王艷敏

摘 要：檔案記錄社會發(fā)展與進(jìn)步，是人類精神文明和價值凝聚的產(chǎn)物，所以做好辦公室檔案管理工作對事業(yè)單位來說具有重要意義與作用，軍糧供應(yīng)單位更是如此。社會發(fā)展、進(jìn)步，事物跟隨社會發(fā)展不斷開拓、創(chuàng)新，檔案管理也不例外。新形勢下，軍糧供應(yīng)單位辦公室檔案管理如何創(chuàng)新是本文研究的重點(diǎn)，提出管理創(chuàng)新手段，僅供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢下：軍糧供應(yīng)單位;辦公室檔案管理;創(chuàng)新手段

自軍糧供應(yīng)體制改革以來，糧食部門軍糧供應(yīng)職能進(jìn)一步加強(qiáng)，機(jī)構(gòu)更加健全，制度完善，管理規(guī)范化，供應(yīng)順暢，保障官兵生活穩(wěn)定。糧食市場全面放開新形勢下，軍糧供應(yīng)單位管理部門必須加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，做好辦公室檔案管理工作，確保軍糧質(zhì)量，全面貫徹軍糧政策，才能按時、按質(zhì)、按量、按品種保障部隊(duì)用糧。

1 辦公室檔案管理的作用

辦公室檔案資料作為單位日常工作產(chǎn)生的基本資料，主要是對各項(xiàng)工作情況的記錄，這對于單位發(fā)展來說具有重要意義。具體表現(xiàn)為：辦公室檔案管理為單位管理者各項(xiàng)決策開展提供更加全面而真實(shí)的信息，幫助管理者做出正確判斷和決策，有助于各部門之間工作的有效銜接，提高整體工作效率。各項(xiàng)工作開展提供重要基礎(chǔ)資料，提供工作實(shí)施參考資料[1]。針對日常管理工作展開評價都和參考檔案資料確定最終評價結(jié)果，便于管理層對基層工作準(zhǔn)確評價，輔助績效管理;軍糧供應(yīng)單位管理體制改革，引入社會化人才機(jī)制，檔案管理不單單只是對各種信息資料的記錄、統(tǒng)計(jì)，已經(jīng)在新形勢下變?yōu)榛A(chǔ)資料的動態(tài)化管理，提高具備數(shù)據(jù)信息的同時還為其他職能部門提供各種資料，并將它們有效組合。單位管理制度天氣歐證、資源調(diào)配都可依靠檔案管理完成，管理效率顯著提升。

2 軍糧供應(yīng)單位辦公室檔案管理工作存在的問題

2014年國家頒布《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意》以下簡稱為《意見》文件，要求部門根據(jù)自身實(shí)際情況貫徹落實(shí)文件內(nèi)容，但由于大多數(shù)部門單位在檔案管理方面存在的問題過多，管理人員不能全面了解檔案管理工作內(nèi)容，甚至存在檔案管理人員不重視檔案管理，最終造成檔案遺失或損毀。

檔案結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化。根據(jù)調(diào)查表明，有很多部門存在檔案資源結(jié)構(gòu)不合理的情況，不僅是軍糧供應(yīng)單位，軍隊(duì)后勤部門和事業(yè)的那位都存在這樣的問題，檔案利用效率低，不能有效分配人力資源，檔案內(nèi)容分類混亂，最終導(dǎo)致檔案提取效率低。

檔案共享度低[2]。辦公室檔案文件是軍糧供應(yīng)單位信息保存的主要途徑，實(shí)現(xiàn)資源共享才能保障工作效率的提升，但由于檔案資源信息化、數(shù)字化，工作量巨大，單位相關(guān)資金和人力投入少，最終造成檔案共享度低。

檔案保管條件問題。檔案管理場所必須要保障檔案文件的安全，具有防水、防塵、防曬和防潮的功能，但從當(dāng)前軍糧供應(yīng)單位辦公室檔案貯存現(xiàn)狀來看，依然達(dá)不到以上功能全具備的要求，加上檔案量多，管理?xiàng)l件達(dá)不到要求，必須會損壞當(dāng)年文件的完整性。

3 檔案管理創(chuàng)新思路探索

3.1 突破人工檔案管理局限

人工檔案材料編寫模式下，文件起草、內(nèi)容修改以及后期整理、歸檔都是人工完成的。通過對現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的利用，在檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)幫助人工完成上述內(nèi)容，文件起草、修改等流程在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支撐下有效連接。檔案管理信息化、數(shù)字化是當(dāng)前檔案管理規(guī)范的重點(diǎn)與發(fā)展方向[3]。

管理人員在檔案立卷工程中，由于是在自己主觀意識主導(dǎo)下完成檔案分類，雖然滿足分類規(guī)范需求，但由于個人能力素質(zhì)之間的差距，導(dǎo)致不同人員在檔案分類上存在明顯區(qū)別，最終導(dǎo)致檔案管理分類不規(guī)則，對后期檔案文件管理和查閱帶來不利影響。通過對計(jì)算機(jī)的使用，代替人工，對文件條目內(nèi)容打印，再根據(jù)文件形成順序有序分類，提高檔案歸檔準(zhǔn)確性，歸檔效率提升，人工操作失誤大大降低。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)能力

軍糧供應(yīng)單位辦公室檔案管理人員每天的工作內(nèi)容比較繁雜，工作量較大，所以會有著更高的要求，而檔案管理人員更要保持責(zé)任心，具備良好職業(yè)道德，態(tài)度積極向上且具與奉獻(xiàn)精神;專業(yè)化程度高，檔案管理知識儲備容量多，同時會使用現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段[4]。當(dāng)檔案管理人員具備上述條件，才能不斷提高自身綜合業(yè)務(wù)能力。

新形勢下，綜合素質(zhì)人才一直以來都是社會急需人才，檔案管理也注重對著這方面人才的收納，高素質(zhì)人才不僅了解國內(nèi)相關(guān)檔案法律法規(guī)，還對國外先進(jìn)管理知識有所了解，并能夠依照國家相關(guān)法律依法管理，創(chuàng)新優(yōu)化，積極開拓檔案管理新領(lǐng)域，從而為新形勢下的軍糧供應(yīng)單位辦公室檔案管理工作難過做出巨大貢獻(xiàn)。

3.3 創(chuàng)新辦公室檔案管理理念

理念創(chuàng)新是辦公室檔案管理創(chuàng)新的基石。要想實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作創(chuàng)新，單位領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員必須創(chuàng)新管理思想，提高創(chuàng)新意識。針對當(dāng)前自身檔案管理現(xiàn)狀深入分析，檔案管理人員才能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有管理中存在的問題，找到管理工作創(chuàng)新的切入點(diǎn)。一名優(yōu)秀、合格的辦公室檔案管理人員，必須樹立服務(wù)意識，這是辦公室檔案管理創(chuàng)新的重點(diǎn)[5]。辦公室檔案管理工作人員必須及時跟新自身檔案管理思想，樹立檔案管理與服務(wù)目標(biāo)，緊跟時代發(fā)展，摒棄傳統(tǒng)落后陳舊管理思想。

軍糧供應(yīng)單位要加強(qiáng)對管理人員思想解放工作。從內(nèi)部入手，讓員工意識到檔案存在的意義與管理的作用，這樣一來，服務(wù)意識才能在每位檔案管理員工心中扎根。檔案管理人員不僅要服務(wù)部隊(duì)，更要服務(wù)于單位內(nèi)部每位相關(guān)人員。被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，為需求者主動提供檔案信息，促進(jìn)辦公室檔案管理創(chuàng)新順利開展。

3.4 檔案管理創(chuàng)新手段

檔案管理工作服務(wù)于其它種類的工作，所以檔案管理要以使用者利益為基準(zhǔn)，確保用戶使用效率，方便檔案查閱人員、提取人員能夠在最短時間內(nèi)獲取所需信息;創(chuàng)新服務(wù)手段。要求檔案管理人員積極學(xué)習(xí)和創(chuàng)新管理手段，結(jié)合傳統(tǒng)管理模式，吸納傳統(tǒng)管理優(yōu)勢，并在此基礎(chǔ)上開拓創(chuàng)新，這里要注意不可全面覆蓋，保留傳統(tǒng)有效管理手段的同時，還要引入先進(jìn)管理手段，確保新老用戶使用便捷。除此之外，還起到引導(dǎo)用戶學(xué)習(xí)新的查閱、調(diào)取方式，讓用戶懂得如何操作現(xiàn)代技術(shù)和查閱工具。依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)并將此作為檔案管理主要管理手段，提升信息服務(wù)率，檔案管理透明度增強(qiáng)，使用便捷性和安全性提高，檔案管理部門逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化水平信息管理部門[6]。檔案保存價值發(fā)揮，檔案信息利用率提高。

3.5 檔案管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

軍糧供應(yīng)單位在辦公室檔案管理方面投資力度小，但可以通過對自身檔案資源的利用，實(shí)現(xiàn)對檔案資源和現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展之間的聯(lián)系的探索，開拓檔案發(fā)展道路，創(chuàng)新檔案管理手段，檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，對現(xiàn)有檔案管理資源充分利用，檔案信息資源價值提升，在社會發(fā)展自身功能價值更加凸顯，從而促進(jìn)社會健康穩(wěn)定發(fā)展。

4 結(jié)語

總之，新形勢下軍糧供應(yīng)單位要想實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理模式的創(chuàng)新，首要任務(wù)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式，依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高管理人員綜合業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新管理理念，提高服務(wù)意識，創(chuàng)新檔案管理方式，確保檔案資源的充分利用，最終促進(jìn)檔案室也可持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮檔案資源的價值與功效。

參考文獻(xiàn)

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