司徒海羽

摘 要：在進行智慧城市建設(shè)時對于城建檔案管理工作應(yīng)該加強重視，科學(xué)、合理、高效的檔案管理能夠推動我國智慧城市的建設(shè)程度和發(fā)展速度。所以，相關(guān)部門要不斷樹立城建檔案管理的新理念，引進先進的科學(xué)技術(shù)和人才，為城建檔案管理工作提供更加有力的保障。

關(guān)鍵詞：智慧城市;城建檔案管理;措施探討

城建檔案管理工作對于我國智慧城市的建設(shè)具有重要的工作價值，管理價值，經(jīng)濟價值和戰(zhàn)略價值。所以，形成良好的城市檔案管理模式，不僅是推動成智慧城市的建設(shè)，更是順應(yīng)新時代的發(fā)展趨勢。本文將以智慧城市為討論背景，對城建檔案管理中存在的問題進行分析并提供具體的解決措施以供參考。

1 智慧城市背景下城建檔案管理中存在的主要問題

1.1 城建檔案管理工作中的固有問題

在我國智慧城市建設(shè)中城建檔案管理工作中存在的問題可以分為兩部分，一部分是在建設(shè)智慧城市之前城建檔案管理工作就固有的問題，另一部分是在建設(shè)智慧城市中因為新舊交替所造成的工作矛盾和沖擊。對于城建檔案管理工作固有的問題主要體現(xiàn)在城建檔案的收集和管理模式中，城建檔案管理工作與我國的項目建設(shè)工程息息相關(guān)，隨著近些年的發(fā)展我國建設(shè)項目也在不斷增多，并且每一項建設(shè)項目所涉及的部門和內(nèi)部工程數(shù)量也在增多，傳統(tǒng)的檔案收集方式就會造成城建檔案收集工作困難和不完整的問題出現(xiàn)。可以通過電子檔案管理信息共享的方法減少現(xiàn)代城建檔案收集工作的難度，確保城建檔案的完整性。在傳統(tǒng)的城建檔案管理模式中工作人員的參與程度是非常高的，他們不僅需要完成建檔、移交、歸檔、利用等工作內(nèi)容，有需要時還要進行查閱。由于工作任務(wù)量較大就會導(dǎo)致城建檔案管理工作很難高效、準(zhǔn)確的完成，并且在查閱時也會較為繁瑣無法保證工作效率。在解決這一問題時也可以使用城建檔案收集的解決措施，通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段不僅能夠降低人力的需求，減小工作量提高工作效率，還大大方便了查閱的工作減少了不必要的時間浪費[1]。

1.2 新舊交替的矛盾和影響

在建設(shè)智慧城市中對于城建檔案管理的工作模式和方法均進行了較大的改革，現(xiàn)代城建檔案管理工作主要依托于信息技術(shù)手段對檔案進行電子管理和信息共享，實現(xiàn)更加科學(xué)、合理、高效的城建檔案管理效果。但是在實施的過程中也出現(xiàn)了許多模式、內(nèi)容、人員等方面的問題，因為電子檔案管理更加高效和便捷，并且是順應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展趨勢的新型管理形式。這就會對傳統(tǒng)的檔案管理模式造成很大的沖擊，并且隨著智慧城市建設(shè)的不斷深入傳統(tǒng)檔案管理模式已逐步被淘汰。傳統(tǒng)檔案管理的工作人員因受到過往工作背景、經(jīng)驗的影響無法有效的適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的內(nèi)容和方法，又因為現(xiàn)在檔案管理工作主要依托于計算機的運行，但是許多檔案管理人員不會使用計算機，并且還未建立和意識到城建檔案管理新觀念的重要性，造成城建檔案管理工作落后的問題產(chǎn)生。所以，相關(guān)部門要不斷加強管理人員的能力水平和綜合素質(zhì)，定期進行培訓(xùn)并且不斷引進優(yōu)秀的人才進行專業(yè)的管理，提高城建檔案管理工作的整體水平。因為在現(xiàn)代城建檔案管理工作中是進行電子檔案的管理，所以，舊有紙質(zhì)檔案的管理也是檔案管理工作中的重點，確保紙質(zhì)檔案的完整性不僅能夠為電子檔案的輸入提供可靠的資料，并且也能夠加強電子檔案信息的安全性。相關(guān)部門在對紙質(zhì)檔案進行管理時要防止和減少紙質(zhì)檔案的損壞、受潮、蟲蛀等問題的發(fā)生[2]。

2 智慧城市背景下提高城建檔案管理工作的具體環(huán)節(jié)

2.1 城建檔案管理機制

城建檔案管理機制對于智慧城市的建設(shè)和城建檔案的管理有著重要的意義和作用，通過對智慧城市建設(shè)中檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、管理結(jié)構(gòu)進行明確的制定和詳細的劃分，能夠有效的提高我國城建檔案管理工作的實效性，并且在建立城建檔案管理系統(tǒng)時也要將檔案信息和檔案內(nèi)容進行更為系統(tǒng)化的分類，確保城建檔案管理工作的科學(xué)、合理和高效性。首先，在建立智慧城市檔案管理體系時要確保檔案信息的原始數(shù)據(jù)的真實性和有效性，這就需要相關(guān)部門要對檔案收集的操作流程進行規(guī)范，對收集人員的行為進行約束，建立良好的監(jiān)督機制，確保信息數(shù)據(jù)的完整性和真實性。其次，要加強各個部門行業(yè)之間的聯(lián)系確保檔案信息管理工作能夠落實到位，并且也要不斷結(jié)合安全監(jiān)管機制對管理標(biāo)準(zhǔn)進行調(diào)整，提高城建檔案管理工作的安全性。最后，因為智慧城市檔案管理的核心內(nèi)容是將信息進行有效的集中整合，讓城建檔案的信息能夠為我國智慧城市的建設(shè)提供有效的價值依據(jù)，所以，相關(guān)部門要建立聯(lián)動協(xié)調(diào)機制確保智慧城市檔案信息能夠得到有效的集中和利用，并要不斷優(yōu)化信息管理流程和檔案管理結(jié)構(gòu)，提高我國城建檔案管理的發(fā)展水平和管理能力[3]。

2.2 管理信息體系

在智慧城市檔案管理工作中主要是依托信息技術(shù)手段實現(xiàn)檔案管理信息平臺的搭建和運行，為確保信息平臺的運行水平和工作效率，相關(guān)部門還應(yīng)建設(shè)管理信息體系進一步加強信息管理工作的有效性，并且對檔案管理工作中的規(guī)范和行為進行明確的規(guī)范。比如，在建立管理信息體系時可以在各個部門各個行業(yè)中建立統(tǒng)籌聯(lián)動機制、監(jiān)管機制和動態(tài)化管理機制，統(tǒng)籌聯(lián)動機制是為了確保部門行業(yè)的有效運行，監(jiān)管機制是為了提高檔案管理工作的真實準(zhǔn)確性，而動態(tài)化管理機制是為了應(yīng)對在智慧城市建設(shè)中出現(xiàn)的規(guī)劃和系統(tǒng)問題，確保檔案信息能夠結(jié)合智慧城市的發(fā)展目標(biāo)和實際需求提供有利的參考價值，保障智慧城市的建設(shè)質(zhì)量，以上是在建立管理信息體系時的運行管理思參考。因為智慧城市檔案管理工作主要依托于計算機，所以，相關(guān)部門也要不斷提高信息平臺的服務(wù)水平，完善信息平臺的接收功能，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢為單位和人員提供更加便利、高效的服務(wù)[4]。

2.3 數(shù)字化加工機制

建立數(shù)字化加工機制能夠?qū)χ腔鄢鞘薪ㄔO(shè)中的檔案信息進行集中的管理和有效的整合，為我國傳統(tǒng)城市的轉(zhuǎn)型和升級提供有效的信息支持，加強智慧城市的建設(shè)程度和發(fā)展速度。數(shù)字化加工機制的建立主要是對傳統(tǒng)城建檔案中的信息進行數(shù)字加工，拓展傳統(tǒng)城建檔案信息的有效程度，加深檔案信息的價值利用，在建立數(shù)字化加工機制時要確保該機制的系統(tǒng)性、一體性，才能夠有效的確保數(shù)字化加工機制的控制結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性和有效性[5]。首先，要不斷優(yōu)化和整合城建檔案的信息內(nèi)容，要根據(jù)不同層級的結(jié)構(gòu)、不同的管控模式對城建檔案資料進行動態(tài)化、數(shù)字化的管理和調(diào)整，并且也要確保在對城建檔案信息進行數(shù)字化處理時能夠有效的發(fā)揮它的精準(zhǔn)性，為組織和行業(yè)提供更加有效的信息價值[6]。

3 結(jié)語

新型城建檔案管理模式對于智慧城市的建設(shè)有著重要的推動作用，相關(guān)部門要加強新型城建檔案管理的建設(shè)工作，不斷提高人員素質(zhì)和技術(shù)水平，并不斷引進先進的技術(shù)和專業(yè)人才，為我國的智慧城市建設(shè)注入新的活力和動力，不斷向著更高水平、質(zhì)量和要求發(fā)展。

參考文獻

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