陳曉紅

摘 要：檔案管理信息化發(fā)展是大數(shù)據(jù)時代背景下的重要趨勢，也是有效推動高校改革與發(fā)展的時代要求，如今云計算、互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)等快速發(fā)展，為高校檔案信息化發(fā)展提供了全新且可靠的支持。為此，如何有效落實信息化管理成為高校檔案管理工作要點(diǎn)，本文基于此研究了大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化價值與措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;高校;檔案管理;信息化

引言

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作具備了新型的管理技術(shù)，檔案管理工作方式也因此而不斷發(fā)生變化，只有全面更新檔案管理工作方式、不斷完善檔案管理工作理念，才能真正有效提高高校檔案管理工作質(zhì)量，將信息化檔案管理工作的價值充分發(fā)揮出來。目前，高校檔案管理信息化建設(shè)依然存在著一些問題，使信息化管理價值無法有效發(fā)揮，為了能夠改善這一情況，本文對大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化價值、現(xiàn)狀以及措施進(jìn)行了分析：

一、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化價值

1.能夠提供海量數(shù)據(jù)信息

傳統(tǒng)高校檔案管理工作方式經(jīng)常會面臨著數(shù)據(jù)信息量較少、數(shù)據(jù)信息收集不全面等特征。在大數(shù)據(jù)時代背景之下，數(shù)據(jù)信息豐富，來源多樣，信息傳輸實效性也較強(qiáng)，能夠有效滿足高校對于各種信息數(shù)據(jù)的需求。高校檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)量已經(jīng)開始從傳統(tǒng)的 GB 向 TB 級別擴(kuò)展，現(xiàn)有的檔案管理工作人員明顯無法滿足檔案數(shù)據(jù)信息收集與管理，但是在大數(shù)據(jù)時代背景之下，海量信息支撐就能有效實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息安全性、可讀性等價值的有效挖掘，這樣就能有效解決檔案數(shù)據(jù)信息資源不足等問題。數(shù)據(jù)存儲方式的不斷變化與發(fā)展，也促使數(shù)據(jù)信息存儲效率在不斷提升，有效解決了傳統(tǒng)高校檔案管理過程中存在的存儲維護(hù)成本較高、存儲能力較弱等情況。

2.能夠有效滿足數(shù)據(jù)挖掘需求

傳統(tǒng)檔案管理工作大多是以文字檔案管理為主體，文字檔案承載信息量較小，無法實現(xiàn)對人物、事件等多方面動態(tài)化描述，也無法有效實現(xiàn)對相關(guān)業(yè)務(wù)工作動態(tài)化跟蹤，在一定程度上抑制了檔案管理工作效率。但是，在大數(shù)據(jù)時代背景之下進(jìn)行高校檔案管理工作，就能有效實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的深入挖掘與分析，就能在各種數(shù)據(jù)模型支撐下對各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提取、分類，從而及時尋找到它們之間的聯(lián)系，進(jìn)一步提高了高校檔案數(shù)據(jù)信息存在的價值。

3.有效擴(kuò)展了檔案管理系統(tǒng)

只有做到按照大數(shù)據(jù)處理需求來進(jìn)行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)擴(kuò)展，才能對各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效管理，從而更好地滿足數(shù)據(jù)信息處理需求。云計算技術(shù)促使傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)得到了擴(kuò)展，現(xiàn)有的管理系統(tǒng)一定要以其作為構(gòu)架來設(shè)計，這樣才能更好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源、存儲資源等功效，進(jìn)一步降低了高校檔案數(shù)據(jù)信息維護(hù)成本，同時有效提升了檔案信息化管理系統(tǒng)智能化水平。

二、高校檔案管理信息化現(xiàn)狀

1.認(rèn)識不足

高校檔案管理信息化發(fā)展是一項較為重要的任務(wù)，可是在管理實踐過程中認(rèn)識不足也是降低工作質(zhì)量的重要問題之一。在高校檔案管理過程中，最為常見的問題就是將信息化管理理解為將檔案文獻(xiàn)數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)直接等同于檔案信息化建設(shè)。在這種管理意識之下，高校檔案管理工作質(zhì)量自然也就無法得到提升。

2.制度體系不完善

管理制度體系不夠完善也是信息化管理過程中存在的問題之一。檔案管理制度體系不完善，促使電子檔案收集、歸檔、整理、存儲與利用等一系列工作不夠規(guī)范。為此，高校檔案管理過程中，一定要積極構(gòu)建電子文件歸檔管理制度、移交制度、維護(hù)制度，電子檔案利用、鑒定、保密等制度。除此之外，在高校檔案信息化管理過程中，因為各方面原因這一項工作也尚未有效落實下去，檔案管理信息化工作沒有及時納入到單位規(guī)章制度以及工作流程之中。

3.管理技術(shù)不夠先進(jìn)

高校檔案信息化管理過程中，管理技術(shù)不夠先進(jìn)也是較為顯著的問題之一。在構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系、明確相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)軟硬件環(huán)境時明顯缺少對信息技術(shù)的判斷能力，在選用相關(guān)系統(tǒng)的時候，管理工作人員也缺少前瞻性，沒有對信息技術(shù)發(fā)展軌跡展開合理的預(yù)見，這也就無法保障信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在今后工作中的應(yīng)用，檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展性無從談起。

4.管理方面存在漏洞

高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，管理方面存在漏洞也是較為常見的問題之一。首先，學(xué)校對于檔案管理信息化建設(shè)工作沒有制定出合理且具有前瞻性的規(guī)劃，也沒有構(gòu)建建設(shè)管理組織，在這種情況下，高校檔案管理建設(shè)項目自然也就缺少技術(shù)、資金、政策等多方面的支持。其次，高校在檔案信息化管理與建設(shè)過程中，還存在著盲目建設(shè)等問題，具體而言在建設(shè)過程中不重視投入產(chǎn)出比，在籌備過程中購置了大量的高新技術(shù)設(shè)備，這也就造成了不必要的浪費(fèi)。最后，高校檔案信息流通方面的問題也一直是信息化管理過程中的問題之一，例如，各類檔案信息不夠平衡、檔案信息加工不夠及時、檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用不夠合理等多方面。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化措施

上述分析中概述了大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案信息化價值與現(xiàn)狀，為了發(fā)揮其有效價值，改善信息化管理與建設(shè)中存在的問題，筆者也提出了以下幾點(diǎn)措施建議。

1.及時更新管理理念

在大數(shù)據(jù)時代背景之下，高校檔案信息化管理工作質(zhì)量要想得以提升，高校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門一定要及時更新工作理念，全面認(rèn)識大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵與需求，及時擺脫傳統(tǒng)思維束縛，充分借助于現(xiàn)代資源以及現(xiàn)代技術(shù)來展開檔案管理工作，以此來真正將大數(shù)據(jù)與檔案管理工作有效結(jié)合在一起，從而有效推動高校檔案管理工作質(zhì)量。

2.做好檔案管理制度化建設(shè)及組織管理

大數(shù)據(jù)時代背景下，高效檔案管理工作質(zhì)量要想得以提升，還需要做好檔案管理制度化建設(shè)以及組織管理建設(shè)。首先，檔案管理部門負(fù)責(zé)人一定要明確檔案管理工作，將其納入到本單位信息化總體規(guī)劃以及年度考核之中。學(xué)校可以結(jié)合實際情況來構(gòu)建綜合性數(shù)字檔案室，這樣就能有效實現(xiàn)各種門類、載體電子檔案數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)一與管理，從而有效滿足數(shù)字化檔案管理工作需求。在這一過程中一定要為其配備專職檔案管理工作人員，同時積極構(gòu)建出完善的單位檔案信息化管理制度，這樣就能更好地實現(xiàn)電子檔案收集、歸檔、整理與利用，最大程度保障管理工作真實性、完整性與有效性。

3.做好軟硬件建設(shè)

要想真正做好高校檔案管理信息化建設(shè)工作，在實際工作過程中還需要加大資金支持，有效提升軟硬件辦公條件，促進(jìn)信息化管理工作效率和質(zhì)量得以提升。檔案信息化建設(shè)是無法離開軟硬件支持的，所以在管理過程中不僅要從制度上提高重視，還需要做好基礎(chǔ)資金支持。第一，做好硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，具體包含了必要的數(shù)字檔案室等硬件設(shè)施，比如，服務(wù)器、可供存儲電子檔案數(shù)據(jù)光盤、磁盤、磁帶機(jī)等數(shù)據(jù)保管等設(shè)備，這樣才能更好地滿足電子檔案管理需求。第二，做好軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，具體包含了數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)以及氣體相關(guān)必須要具備的軟件，這樣就能更好地實現(xiàn)電子文件存儲、收集與管理，同時真正能夠與單位OA系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)來有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。第三，做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，可以連通電子政務(wù)網(wǎng)，將高校檔案管理與同級數(shù)檔案館聯(lián)系在一起，以此來有效實現(xiàn)在線數(shù)據(jù)移交與共享。最后，做好庫房現(xiàn)代化建設(shè)，例如，可以對檔案管理庫房進(jìn)行溫濕度采集與監(jiān)控。

4.加強(qiáng)檔案管理人員教育與培訓(xùn)

大數(shù)據(jù)時代背景之下，高校檔案管理信息化價值要想得以發(fā)揮，檔案管理人員素質(zhì)也是其中較為重要的一點(diǎn)，所以還需要加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)與教育，這樣能夠有效提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。首先，可以提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，讓其積極參與到各類信息化技能專業(yè)培訓(xùn)之中，讓其積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方式提高其管理技能;其次，加強(qiáng)安全教育，讓其能夠意識到信息安全管理的重要性。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代背景之下，高校檔案管理工作也面臨著全新的要求與挑戰(zhàn)，身處在這種背景之下，如何有效促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)也成為高校檔案管理工作質(zhì)量有效提升的關(guān)鍵。為此，高校在檔案管理過程中，一定要準(zhǔn)確意識到信息化管理的價值，結(jié)合教學(xué)現(xiàn)狀來展開合理管理與創(chuàng)新，從而真正有效提升高校檔案管理質(zhì)量，將檔案管理的價值充分發(fā)揮出來。

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（作者單位：中北大學(xué)信息商務(wù)學(xué)院）