部萍

[摘 要]事業(yè)單位每年收到的國(guó)撥資金能否合理合規(guī)地用在刀刃上并產(chǎn)生相應(yīng)效益?zhèn)涫荜P(guān)注。合同是發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)資金收付的基礎(chǔ)，事業(yè)單位的合同管理對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制的能力尤為重要。文章分析了事業(yè)單位合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制的意義，分析現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)務(wù)提出建設(shè)性建議。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位;合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制;現(xiàn)狀及問(wèn)題;策略建議

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.36.105

合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制是體現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)控嚴(yán)松程度的度量之一，也是單位權(quán)益維護(hù)、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的重要手段。事業(yè)單位多有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)，如辦公室或法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合同管理的相關(guān)工作，從合同簽訂前的供應(yīng)商評(píng)估篩選，到合同簽訂時(shí)的把控，再到合同執(zhí)行過(guò)程中的日常監(jiān)管，以及合同結(jié)束后驗(yàn)收檢查，進(jìn)行全流程的管理，期望做好風(fēng)險(xiǎn)控制工作。只有做好合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制，才能更好地支撐事業(yè)單位的工作，才能更好地服務(wù)社會(huì)和公眾，更好地為社會(huì)做貢獻(xiàn)。

1 意義

1.1 把控好國(guó)撥資金的使用是事業(yè)單位的重要職責(zé)

事業(yè)單位重要的資金來(lái)源之一是國(guó)撥資金，這是與企業(yè)資金來(lái)源上的一個(gè)很大區(qū)別，企業(yè)是通過(guò)自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)得到收入，扣除成本和稅收后的剩余利潤(rùn)作為企業(yè)下一年發(fā)展和開(kāi)拓市場(chǎng)的資本金，而事業(yè)單位每年收入的重要來(lái)源之一是國(guó)撥資金，是中央財(cái)政直接撥款。而中央財(cái)政收入的主要來(lái)源之一是納稅人的錢(qián)，因此事業(yè)單位在花費(fèi)時(shí)有責(zé)任和義務(wù)使其發(fā)揮最大的效用，要產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，不能辜負(fù)和浪費(fèi)納稅人的血汗錢(qián)，因此事業(yè)單位肩負(fù)把控好國(guó)撥資金使用的重要職責(zé)，每一筆資金的使用都要嚴(yán)格把控，嚴(yán)格防范單位內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)，確保國(guó)撥資金的恰當(dāng)準(zhǔn)確使用。

事業(yè)單位財(cái)政資金的收付多采用零余額賬戶(hù)支付的方式，日常支付時(shí)均要輸入支付令，并且按月報(bào)送資金的執(zhí)行情況，因此資金支付方面往往能夠做到按照規(guī)定支取。但是為支付資金簽訂的合同，卻是一個(gè)可能存在重大隱患的地方，因此合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制十分必要。

1.2 合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制是把控好國(guó)撥資金使用的重要途徑

事業(yè)單位資金的收付離不開(kāi)合同的簽訂和執(zhí)行，因此合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制是把控好國(guó)撥資金使用的重要途徑。很多事業(yè)單位都結(jié)合國(guó)家相應(yīng)制度和單位具體情況制定《合同管理辦法》《采購(gòu)管理辦法》等類(lèi)似規(guī)章制度，來(lái)規(guī)范單位合同管理流程，期望可以做到風(fēng)險(xiǎn)控制。

特別是像項(xiàng)目眾多的科研類(lèi)事業(yè)單位、高校，每年會(huì)收到大量金額的科研經(jīng)費(fèi)或者企業(yè)給予的經(jīng)費(fèi)，因此簽訂大量的項(xiàng)目合同，有些合同達(dá)百萬(wàn)甚至千萬(wàn)人民幣。再或者如醫(yī)院類(lèi)公益型事業(yè)單位，需要采購(gòu)大量的醫(yī)療設(shè)備和器械，就比如這次新冠肺炎疫情暴發(fā)，醫(yī)院采購(gòu)大量的呼吸機(jī)等醫(yī)療設(shè)備，金額更是十分巨大。以上經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)生都離不開(kāi)合同，因此各類(lèi)事業(yè)單位合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制十分必要。

2 現(xiàn)狀及問(wèn)題

2.1 單位不重視合同管理，缺少風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)

2012年4月16日，中共中央國(guó)務(wù)院發(fā)布《關(guān)于分類(lèi)推進(jìn)事業(yè)單位改革的指導(dǎo)意見(jiàn)》，正式拉開(kāi)了事業(yè)單位改革的序幕。改革一方面是使事業(yè)單位更能適應(yīng)當(dāng)前不斷推進(jìn)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，另一方面是調(diào)整事業(yè)單位體制結(jié)構(gòu)更能適應(yīng)政府和社會(huì)的需要。隨著改革日漸深入，很多事業(yè)單位發(fā)生了極大的變化，重新煥發(fā)出生機(jī)和活力。

合同是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行下的產(chǎn)物，在事業(yè)單位改革之前，很多事業(yè)單位較少接觸合同，而在改革后事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了更好地與市場(chǎng)連接，簽訂合同成為必要的事情，因此合同管理漸漸成為事業(yè)單位的重要管理內(nèi)容之一。但是目前部分事業(yè)單位暫時(shí)對(duì)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，一方面是受老觀念的影響， 還沒(méi)有適應(yīng)當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，沒(méi)有意識(shí)到合同背后可能面臨的風(fēng)險(xiǎn);另一方面是由于使用的是國(guó)撥資金，年年按時(shí)撥付金額穩(wěn)定的特點(diǎn)，讓部分事業(yè)單位人員缺乏像使用自有資金時(shí)的警惕性，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)。

2.2 管理制度不健全，管理質(zhì)量缺少保證

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，制度是合同管理的重要保障。目前事業(yè)單位一般都已經(jīng)建立《合同管理制度》《采購(gòu)管理辦法》等相關(guān)制度，涵蓋招投標(biāo)、洽談、簽訂、日常管理和驗(yàn)收等事宜，已經(jīng)解決了制度有無(wú)的問(wèn)題，但是一些具體問(wèn)題和細(xì)節(jié)還要完善，因此制度不夠健全。并且制度要定期修訂，才能保證管理時(shí)的有據(jù)可查。

在合同的日常管理中，管理的質(zhì)量是一個(gè)十分重要的問(wèn)題，它關(guān)系著單位的內(nèi)控水平和風(fēng)險(xiǎn)情況，只有管理的質(zhì)量達(dá)標(biāo)，制度才能發(fā)揮真正的效果。目前，單位的歸口部門(mén)如辦公室或法務(wù)部門(mén)缺乏對(duì)合同的日常管理，特別是合同眾多的單位，相關(guān)部門(mén)沒(méi)有更多的精力去管理合同的日常執(zhí)行，基本上依靠訂立合同的部門(mén)自主報(bào)送合同的實(shí)施情況，合同管理質(zhì)量嚴(yán)重缺少保證。

2.3 管理不注重細(xì)節(jié)，最終因小失大

合同管理需要關(guān)注細(xì)節(jié)，否則千里之堤潰于蟻穴。有的合同訂立卻不寫(xiě)訂立時(shí)間，在最后一頁(yè)的簽章處年月日處空空如也。那這份連簽訂時(shí)間都沒(méi)有的合同，法律效力到底有多大呢？還有書(shū)寫(xiě)細(xì)節(jié)錯(cuò)誤，合同中提及的數(shù)字的大小寫(xiě)不一致、小數(shù)點(diǎn)位置錯(cuò)誤、文字書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤、語(yǔ)法錯(cuò)誤等。這樣的小細(xì)節(jié)只要翻開(kāi)合同都能看到，是不是簽訂部門(mén)和合同管理部門(mén)都有責(zé)任指出這一問(wèn)題，保證合同的完整性。

或者有些合同明明已經(jīng)過(guò)了相應(yīng)的結(jié)束時(shí)間，相應(yīng)的尾款卻沒(méi)有支付。往往都是到了財(cái)務(wù)部門(mén)實(shí)際支付的時(shí)候發(fā)現(xiàn)簽訂部門(mén)提交的附件中的合同顯示已經(jīng)結(jié)束一年甚至兩年三年的時(shí)間，此時(shí)詢(xún)問(wèn)簽訂部門(mén)延期支付的原因卻得不到合理的解釋?zhuān)旧嫌酶鞣N理由搪塞過(guò)去。單位的合同管理部門(mén)應(yīng)該定期梳理合同進(jìn)展情況，對(duì)于超期的情況要簽訂部門(mén)列明原因并催促簽訂部門(mén)盡快解決合同問(wèn)題，減少或避免出現(xiàn)延期支付過(guò)長(zhǎng)的情況。不要因?yàn)樾〖?xì)節(jié)因小失大。

2.4 合同審批協(xié)同合作有限，部門(mén)間溝通交流不足

目前很多事業(yè)單位訂立合同采用審批的方式，由發(fā)起人提交，層層審批后合同才能簽訂，一定程度上控制了合同的部分風(fēng)險(xiǎn)，但是審批協(xié)同合作有限，部門(mén)間溝通交流不足，審批人往往只會(huì)關(guān)注和自己相關(guān)的合同條款，比如辦公室或法務(wù)部門(mén)更多的關(guān)注點(diǎn)是合同范式符合標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部門(mén)更多關(guān)注金額多少、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)有多高，簽訂部門(mén)更多關(guān)注要求交付的東西能否按時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)交付。因此，往往忽略了合同的整體情況。

特別是像簽訂采購(gòu)設(shè)備、大量物資簽訂的合同，數(shù)量多金額大，需要各個(gè)部門(mén)的協(xié)同交流，需求部門(mén)提出需求包括型號(hào)、數(shù)量和大概金額，采購(gòu)部門(mén)篩選比對(duì)確定供應(yīng)商并將相應(yīng)報(bào)價(jià)反饋給需求部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)核算予以資金支撐，單位領(lǐng)導(dǎo)最終敲定采購(gòu)方案。因此，一次采購(gòu)行動(dòng)涉及多個(gè)部門(mén)的協(xié)同和溝通，協(xié)同和溝通得越好，越能保證采購(gòu)的順利完成和單位利益最大化。

2.5 管理手法落后，存在較大的管理隱患

雖然很多事業(yè)單位加強(qiáng)了合同的管理，但是更多的是合同的收集存檔，定期要求簽訂部門(mén)報(bào)送合同執(zhí)行情況和匯總，可能是半年收集一次或者一年收集一次的靜態(tài)管理，僅僅是做信息的收集和歸檔，甚至有的事業(yè)單位還手工登記合同管理情況，管理手法落后，存在較大的管理隱患。

很多事業(yè)單位沒(méi)有做到對(duì)合同執(zhí)行前的審批、簽署論證，也沒(méi)有組織專(zhuān)業(yè)人員，如法務(wù)人員等就合同質(zhì)量、付款條件、違約責(zé)任等進(jìn)行有效評(píng)估，在簽訂后的執(zhí)行中也沒(méi)有關(guān)注合同進(jìn)展情況及存在的隱患及問(wèn)題，合同執(zhí)行完畢后也沒(méi)有關(guān)注后期是否還有找后賬的隱患。這樣的一個(gè)前、中、后的動(dòng)態(tài)管理鏈條沒(méi)有形成，管理隱患較大。

3 事業(yè)單位解決合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制問(wèn)題的建議

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，重視合同管理

事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，重視合同管理，特別是單位領(lǐng)導(dǎo)層要深刻認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性，引導(dǎo)單位各相關(guān)部門(mén)做好合同管理的相關(guān)工作。一方面，合同是事業(yè)單位對(duì)外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的重要資料，記錄著從招投標(biāo)開(kāi)始到合同執(zhí)行完成的詳細(xì)內(nèi)容;另一方面，合同是單位重大決策不可或缺的參考依據(jù)，是未來(lái)同類(lèi)型合同簽訂的基礎(chǔ)和參照。因此加強(qiáng)合同管理，不僅是規(guī)范對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為，維護(hù)單位合法權(quán)益和遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章的要求，還是助力事業(yè)單位規(guī)范化管理和業(yè)務(wù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

事業(yè)單位的辦公室、項(xiàng)目管理部或法務(wù)部門(mén)要統(tǒng)一管理單位的合同，統(tǒng)一制定規(guī)范合同管理制度，統(tǒng)一審核合同的合理性和恰當(dāng)性。目前，很多事業(yè)單位都使用內(nèi)部的辦公系統(tǒng)，如合同系統(tǒng)、法務(wù)系統(tǒng)等，在合同訂立前會(huì)有相應(yīng)的審批流程，審批流程走完合同才能簽訂，但是對(duì)于合同的執(zhí)行和結(jié)束卻缺乏相應(yīng)的管理，因此仍存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

3.2 增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，完善合同管理制度

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，合同已經(jīng)成為買(mǎi)賣(mài)雙方建立溝通和橋梁的基礎(chǔ)，事業(yè)單位作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的一員，要切實(shí)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，完善管理制度。事業(yè)單位合同管理部門(mén)要給合同簽訂部門(mén)從合同訂立、履行、變更和解除、糾紛處理給予一定指導(dǎo)，可以定期組織合同管理培訓(xùn)，幫助簽訂部門(mén)人員加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，學(xué)習(xí)把控合同的關(guān)鍵點(diǎn)，切實(shí)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

如果沒(méi)有培訓(xùn)和指導(dǎo)，很少有人會(huì)踏踏實(shí)實(shí)坐下來(lái)認(rèn)真地看合同的條款，思考其中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，再加上經(jīng)驗(yàn)不足，往往都是在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)才會(huì)查看合同的內(nèi)容。因此，要想最大限度規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位必須增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，合同管理部門(mén)要做好相應(yīng)的指導(dǎo)工作，合同簽訂部門(mén)要嚴(yán)格依照?qǐng)?zhí)行。

3.3 重視細(xì)節(jié)管理，強(qiáng)化合同監(jiān)督

合同管理需要重視小細(xì)節(jié)，確實(shí)很多合同條款繁復(fù)，審閱合同需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，因此可能在日常管理中會(huì)忽略一些細(xì)節(jié)，但是等合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)實(shí)際問(wèn)題的時(shí)候，小細(xì)節(jié)可能會(huì)影響合同的效力。

因此，合同管理部門(mén)一方面要耗費(fèi)時(shí)間和精力重視合同在簽訂和日常運(yùn)行中的小細(xì)節(jié)，另一方面也可以做出范式合同，指導(dǎo)簽訂部門(mén)按照范式合同的模板填寫(xiě)補(bǔ)充，這樣會(huì)節(jié)約審核合同的時(shí)間;而在日常運(yùn)行中，也可以充分利用信息技術(shù)，如將合同開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、分期付款金額和時(shí)間都做到辦公系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)合同進(jìn)度實(shí)時(shí)查詢(xún)和跟進(jìn)，保障項(xiàng)目的順利運(yùn)行。

3.4 加強(qiáng)配合，提高合同質(zhì)量

合同訂立鏈條中的部門(mén)要加強(qiáng)配合，提高合同質(zhì)量。合同訂立是合同流程中最為重要的一步，合同一旦簽訂就具備了法律效力，雙方就要開(kāi)始承擔(dān)責(zé)任，因此合同訂立務(wù)必要慎重。特別是一些金額巨大的合同，相關(guān)部門(mén)一定要加強(qiáng)配合，各司其職考察合同中需要注意的關(guān)鍵點(diǎn)，同時(shí)要關(guān)注合同整體的合理性和匹配性，保障單位資金支付的有效性，保證國(guó)撥資金以合理的價(jià)格花費(fèi)在實(shí)處。

雖然實(shí)際工作中部門(mén)協(xié)調(diào)確實(shí)有一定的難度，不同部門(mén)有一定的難處和管理方式，因此部門(mén)協(xié)調(diào)往往耗時(shí)耗力。但是，各部門(mén)人員要有大局觀，要為單位整體考慮，如果以此為出發(fā)點(diǎn)考量，很多問(wèn)題都可以商量并解決。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)要有大局意識(shí)，要統(tǒng)籌管理好各個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)工作，推進(jìn)相關(guān)工作的順利開(kāi)展。

3.5 科學(xué)化管理合同，提高管理水平

隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)大，合同量不斷增多，科學(xué)化管理合同成為必然趨勢(shì)。首先，事業(yè)單位在與其他單位簽訂合同前，可以由辦公室或法務(wù)部門(mén)擬定范式合同，由相關(guān)簽訂部門(mén)負(fù)責(zé)合同審核認(rèn)定并簽訂。其次，針對(duì)已經(jīng)簽訂的合同，辦公室或法務(wù)部門(mén)要開(kāi)展定期或不定期的檢查，并且要重點(diǎn)關(guān)注合同執(zhí)行進(jìn)度情況，一旦發(fā)現(xiàn)有違約或執(zhí)行困難的情況，要及時(shí)劃分風(fēng)險(xiǎn)并采取有效的應(yīng)急手段及時(shí)補(bǔ)救，單位要制定相應(yīng)的懲罰措施予以警醒。最后，要充分利用信息技術(shù)，科技已經(jīng)成為各行各業(yè)中的重要組成部門(mén)，是提高各行各業(yè)工作效率和轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要支撐點(diǎn)，因此合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制也要結(jié)合科學(xué)技術(shù)，幫助單位實(shí)現(xiàn)合同精細(xì)化、信息化管理，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入合同過(guò)程管理中來(lái)，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)合同的動(dòng)態(tài)管理，從而更好地把控合同的實(shí)際情況。

4 結(jié)論

近年來(lái)事業(yè)單位改革與市場(chǎng)日漸接軌，合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制已成為事業(yè)單位內(nèi)控工作的重要組成部分之一。很多單位在合同訂立前會(huì)進(jìn)行考察比較、招標(biāo)比價(jià)，最終確定與之最為匹配的合作商訂立合同，一定程度上減少了合同訂立的風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位一定要按照正常流程、規(guī)范進(jìn)行招投標(biāo)工作簽訂合同。事業(yè)單位要結(jié)合具體情況加強(qiáng)對(duì)合同的日常管理工作，做到事中監(jiān)控。在合同到期完成后，清查是否已經(jīng)事實(shí)完成以及此后是否有找后賬風(fēng)險(xiǎn)。合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制的目的是減少經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)事業(yè)單位的合法權(quán)益，希望事業(yè)單位能夠不斷加強(qiáng)本單位的相關(guān)工作，促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展。

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