朱翠玲

摘要：檔案是歷史上最真實(shí)的檔案和證據(jù)存放處，沒(méi)有這些檔案，人類歷史上的許多人和事件將變得無(wú)能為力。金融記錄是國(guó)家檔案的一個(gè)重要組成部分，不僅有助于記錄和報(bào)告經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)展情況，而且有助于控制企業(yè)和個(gè)人。隨著社會(huì)信息的迅速發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)記錄的管理必須適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;財(cái)務(wù)檔案管理;作用;問(wèn)題;建議與對(duì)策

一、財(cái)務(wù)檔案管理的重要作用

每個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)交易（“收入、支出等”）都以財(cái)務(wù)記錄的形式記錄和保存。這些似乎是沉默的財(cái)務(wù)記錄，最有說(shuō)服力地證明該公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合政策、制度和違規(guī)行為。同時(shí)，這些檔案已經(jīng)成為歷史悠久的檔案，可以為宏觀經(jīng)濟(jì)政策的制定和組織單位的管理決策提供有用的財(cái)務(wù)信息。審計(jì)機(jī)構(gòu)和檢察機(jī)關(guān)每年審查大量的財(cái)務(wù)記錄，以確保遵守法律和秩序，打擊所有犯罪行為。金融檔案的這些特征決定了在企業(yè)工作中不應(yīng)忽視這些特征。

二、財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

1.財(cái)務(wù)檔案的重視不夠，科學(xué)管理意識(shí)淡薄

一些財(cái)務(wù)工作人員非常重視資金管理、日常會(huì)計(jì)等，但對(duì)財(cái)務(wù)記錄的管理卻沒(méi)有給予足夠的注意;一些財(cái)務(wù)工作人員，特別是會(huì)計(jì)記錄和編制會(huì)計(jì)記錄等會(huì)計(jì)事項(xiàng)的財(cái)務(wù)人員，沒(méi)有在財(cái)務(wù)記錄中收集、分析、存檔和保存有關(guān)資料。由于缺乏對(duì)財(cái)務(wù)記錄管理的認(rèn)識(shí)和對(duì)當(dāng)前財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的重要性的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)處的日常工作與財(cái)務(wù)記錄管理之間缺乏充分的整合。在實(shí)踐中，由于缺乏足夠的知識(shí)專長(zhǎng)，創(chuàng)建的金融檔案，特別是紙面和電子檔案，沒(méi)有按照科學(xué)的檔案管理模式加以管理。例如，某些財(cái)務(wù)檔案管理人員不及時(shí)保存財(cái)務(wù)記錄，他們只會(huì)把這些記錄放在辦公室或不太專業(yè)的會(huì)計(jì)記錄室中，由于電子檔案保存不當(dāng)而造成的財(cái)務(wù)檔案丟失或數(shù)據(jù)丟失，不符合對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)管理的要求。

2.財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全

許多基層企業(yè)的財(cái)務(wù)記錄管理系統(tǒng)不完善或不足，財(cái)務(wù)記錄的要求通常只在單位的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中得到說(shuō)明。許多單位在預(yù)算、清理結(jié)束、收入、支出、采購(gòu)等領(lǐng)域建立了資金管理系統(tǒng)，但沒(méi)有為財(cái)務(wù)檔案的建立、存檔和保存的所有方面建立適當(dāng)?shù)墓芾硐到y(tǒng)。由于這些系統(tǒng)的不足，財(cái)務(wù)檔案管理人員的責(zé)任不明確，管理不善，使整個(gè)單位的財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)增加。

3.財(cái)務(wù)檔案管理的手段落后，信息化程度不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的金融檔案管理模式不再適合當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的金融檔案管理。紙質(zhì)文件存檔方面的困難是眾所周知的，至少有30年的會(huì)計(jì)記錄，由于記錄保存不當(dāng)而造成的損害，無(wú)法查閱這些記錄的后果是不可想象的。同時(shí)，越來(lái)越多的經(jīng)濟(jì)交易以電子數(shù)據(jù)的形式出現(xiàn)，如電子發(fā)票、互聯(lián)網(wǎng)稅、現(xiàn)金轉(zhuǎn)賬、手機(jī)收付款等，對(duì)原始文件格式的這一改動(dòng)也需要對(duì)財(cái)務(wù)記錄作出改動(dòng)，因?yàn)樵嘉募巡辉僖杂部截愋问接“l(fā)，而是以電子形式印發(fā)。然而，許多基本服務(wù)沒(méi)有足夠的電腦化水平來(lái)管理金融檔案，例如電子存儲(chǔ)檔案的能力、缺乏高安全系數(shù)的萬(wàn)維網(wǎng)信息系統(tǒng)、或缺乏處理電子數(shù)據(jù)的適當(dāng)技術(shù)能力和專門知識(shí)。

三、完善基層事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的建議和對(duì)策

1.改變對(duì)基層事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的管理觀念

基本企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的管理需要多方工作人員的支持，例如管理工作人員、財(cái)務(wù)工作人員、檔案員等給予充分的知識(shí)關(guān)注。財(cái)務(wù)記錄是財(cái)務(wù)交易的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是改善整個(gè)單位財(cái)務(wù)管理的一個(gè)關(guān)鍵步驟。與此同時(shí)，必須改變檔案管理的態(tài)度。將財(cái)務(wù)記錄作為檔案管理的一個(gè)重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的一種手段。只有對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理給予真正的知識(shí)上的重視，整個(gè)財(cái)務(wù)管理才能得到改善。

2.配置專業(yè)的檔案裝柜及檔案庫(kù)房

財(cái)務(wù)檔案的管理不僅需要知識(shí)上的關(guān)注，而且需要大量的物質(zhì)支持。例如，通過(guò)建立專門檔案和檔案，確保了金融檔案的完整性。例如，該單位長(zhǎng)期位于高溫濕潤(rùn)地區(qū)，因此很難保存至少30年的紙面檔案。因此，專業(yè)檔案和檔案對(duì)于長(zhǎng)期保存檔案至關(guān)重要。

3.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)字化、信息化

隨著通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等智能生產(chǎn)方式的不斷引進(jìn)，人們的工作方法也在隨之不斷的變化，檔案管理的方式也在不斷的創(chuàng)新。除了印刷檔案之外，金融檔案還包含一系列電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)被記錄、傳遞、儲(chǔ)存、使用等等。這種電子財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)階段以及發(fā)展為檔案管理的最重要工具之一，需要加強(qiáng)。首先，應(yīng)建立計(jì)算機(jī)化的金融檔案軟件和硬件，例如相關(guān)單位可以購(gòu)買一些儲(chǔ)存電子文件的機(jī)械設(shè)備，從而保證在電子文件數(shù)據(jù)不斷增加的同時(shí)也可以讓其安全的儲(chǔ)存。第二，需要改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的信息技術(shù)，特別是財(cái)務(wù)人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)。由于信息和通信技術(shù)的廣泛傳播和使用，目前的財(cái)務(wù)檔案更加依賴計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，并依賴網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)傳輸、保管和使用。因此，為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的自動(dòng)化，必須努力提高基層企業(yè)的信息技術(shù)水平，并向財(cái)務(wù)檔案管理人員提供現(xiàn)代信息技術(shù)技能。作為單位內(nèi)的財(cái)務(wù)干事也應(yīng)當(dāng)定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷的學(xué)習(xí)進(jìn)步，以提高他們的技能和管理，并更好地管理財(cái)務(wù)記錄。

4.完善財(cái)務(wù)檔案管理制度

系統(tǒng)的改進(jìn)是企業(yè)成功的重要保障，是根據(jù)有關(guān)法律和規(guī)章建立一個(gè)科學(xué)和合理的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，以適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際情況，并確保其適用性和運(yùn)作。首先，該系統(tǒng)應(yīng)包括與檔案管理有關(guān)的內(nèi)容，如明確界定財(cái)務(wù)檔案的組成、分類標(biāo)準(zhǔn)、存檔日期、檔案的范圍、移交、移交日期、訪問(wèn)、使用等、保存期等等。第二個(gè)問(wèn)題是明確規(guī)定負(fù)責(zé)檔案管理的官員的職能、職權(quán)范圍等，以規(guī)范工作人員的工作，并將其作為年終審查的一部分。除此之外，雖然以前的法律和規(guī)章主要涉及紙質(zhì)檔案，很少涉及電子記錄的管理，新的法律和條例對(duì)金融檔案的計(jì)算機(jī)化提出了更多的要求。這就需要盡快建立和更新新的電子金融檔案系統(tǒng)，例如關(guān)于建立、收集、排序、檔案移交等的系統(tǒng)。

四、結(jié)束語(yǔ)

基本企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的管理水平必須適應(yīng)新的檔案管理要求，以便最大限度地發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的作用，更好地服務(wù)事業(yè)。信息技術(shù)的迅速發(fā)展給財(cái)務(wù)檔案的管理帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)，因此必須適應(yīng)檔案計(jì)算機(jī)化的總體情況，以提高檔案管理的效率，使財(cái)務(wù)服務(wù)更加有效，更加健全。

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