王紅燕 杜保鑫

摘 要：第四次工業(yè)革命的強(qiáng)勢來臨，使全世界進(jìn)入信息化時(shí)代，大量電子產(chǎn)品的引入，使我們越來越感嘆生活的便捷，越來越多的文件采用電子文件的形式進(jìn)行保存，在保存的過程中，由于電子文件越來越多，文件歸檔形式就需要具體劃分了。本文研究了當(dāng)下兩種電子文件歸檔管理模式，并提出了一些見解。

關(guān)鍵詞：電子文件;歸檔管理;探究管理模式

電子信息的便捷式，人們越來越多的采用電子文件進(jìn)行文件保存，越來越多的企業(yè)誕生、越來越多的交易進(jìn)行、越來越多的事件需要記錄，這就造成電子文件的數(shù)量如雨后春筍般爆發(fā)增多，目前人們所推崇的有兩種管理模式，其中一種叫做“單套制”管理模式，相對應(yīng)的另一種叫做“雙套制”管理模式，近幾年，主要采用“雙套制”對電子文件進(jìn)行歸檔管理，但是由于電子文件的數(shù)量實(shí)在是太多了，并且還處于不斷增多的狀態(tài)，這種“雙套制”管理模式，在一定領(lǐng)域中，不能滿足人們對電子文件歸檔的需求，這就把“單套制”管理模式的優(yōu)勢發(fā)揮出來了，那么，我國工作單位究竟采用“單套制”歸檔管理模式，還是“雙套制”歸檔管理模式呢？還是將兩種規(guī)范管理模式相結(jié)合，根據(jù)實(shí)際情況巧妙運(yùn)用呢？下文將重點(diǎn)分析兩種歸檔管理模式的利弊。

1 簡要談一談這兩種歸檔管理模式

1.1 對“單套制”歸檔管理模式的定義

從字面意義上來說，就是按照較為單一的方法，對電子文件進(jìn)行管理。較科學(xué)的理解，“單套制”歸檔管理模式，就是把電子文件管理流程和業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)交接，巧妙的利用電子簽章技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)等到文件整理完成后，向檔案室申請，直接提交歸檔文件，這種歸檔管理模式是貫穿于文件形成到文件保存好整個(gè)生命歷程中的，是比較單一的運(yùn)行模式。這種全程監(jiān)控似的歸檔管理模式，保證了在文件整個(gè)行程過程中，避免出現(xiàn)非電子形式文件，研究人員，將這種管理模式命名為“單軌制”運(yùn)行管理模式。

1.2 對“雙套制”歸檔管理模式的早期定義

“雙套制”歸檔管理模式，相比較“單套制”歸檔管理模式而言，是比較復(fù)雜的。這種電子文件歸檔管理模式，是在電子文件即將歸檔時(shí)，同時(shí)保存好這份文件的電子版和紙質(zhì)版是同一份文件的電子版紙質(zhì)版，共同儲(chǔ)存，呈現(xiàn)出一切資源皆可利用的電子文件歸檔管理模式。兩位王教授，曾經(jīng)把這種管理模式進(jìn)行科學(xué)性闡述，認(rèn)為這是一種可以永久保存具有重要價(jià)值的電子文件歸檔管理模式，這種管理模式可將電子文件轉(zhuǎn)化為機(jī)械技術(shù)文件，也可轉(zhuǎn)化為模擬記錄文件，從而達(dá)到雙套保存的目的，這種雙重保障，確保了電子文件的實(shí)用性，真實(shí)性。研究人員，將這種更嚴(yán)操作更為復(fù)雜的電子文件歸檔管理模式，稱之為“雙軌制”運(yùn)行管理模式。

“雙套制”歸檔管理模式是電子文件的電子版和紙質(zhì)版，同時(shí)得到保存，在工作人員需要文件時(shí)，可以非常方便的獲取不同形式的文件。

2 談一談電子文件歸檔管理模式的發(fā)展歷程

2.1 目前使用的“雙套制”電子文件歸檔管理模式的發(fā)展經(jīng)過

在人類社會(huì)剛剛進(jìn)入信息化時(shí)代時(shí)，電子文件這種新穎的東西，剛剛誕生于人類社會(huì)中是存在本身的缺陷不足的，人類在對電子文件進(jìn)行歸檔保護(hù)的過程中出現(xiàn)了一些問題，電子文件在保存過程中容易出現(xiàn)飛電子形式的文件產(chǎn)生，會(huì)造成電子文件的可利用率降低，還原性降低，真實(shí)性降低。因此人們?yōu)榱烁玫谋Ｕ想娮游募睦寐?，發(fā)明了“雙套制”電子文件歸檔管理模式，是電子文件，在安全領(lǐng)域，實(shí)施文件的電子版、紙質(zhì)版雙重保存，這在當(dāng)時(shí)的世界里是一種非?？茖W(xué)化合理化的電子文件歸檔管理模式。

這種電子文件歸檔管理模式巧妙的解決了，在當(dāng)時(shí)的社會(huì)里，電子文件保存過程中遇到的文件消失，文件封鎖等情況造成的文件法律效力降低，可證實(shí)性較低的問題，紙質(zhì)版的管理模式也解決了保存電子信息的技術(shù)不足的問題。好多學(xué)者將這種電子文件歸檔管理模式，稱之為是一種“時(shí)代的無奈之舉”。

2.2 保存電子信息技術(shù)欠缺直接造成“雙套制”歸檔管理模式盛行

隨著電子產(chǎn)品的普及，電子文件的不斷應(yīng)用，我們都知道，電子文件的識(shí)別非常依賴電子系統(tǒng)，在文字的讀取、處理、轉(zhuǎn)化、生成、顯示、刪除、銷毀，或者是保存等步驟，都必須借助電子系統(tǒng)、電子軟件才能完成。在這種狀態(tài)下，如果電子系統(tǒng)出現(xiàn)系統(tǒng)故障或者電子軟件無法打開時(shí)，我們所需要的電子文件就無法讀取，所需要的內(nèi)容就無法呈現(xiàn)，如果在電子系統(tǒng)遭遇病毒時(shí)，我們的電子文件可能會(huì)造成數(shù)據(jù)流失，這在公司企業(yè)、政府部門會(huì)形成不可估量的損失。電子文件在當(dāng)時(shí)真是的，無法實(shí)現(xiàn)長期保存，若想一直得到這個(gè)文件，就需要造成文件反復(fù)存取，這種行為可能會(huì)使文件本身受到一定的傷害。這時(shí)，我們又發(fā)明了磁盤光盤等電子文件儲(chǔ)備“可移動(dòng)型倉庫”，但是這樣問題就來了，我發(fā)明的存儲(chǔ)設(shè)備比較脆弱，持久性較低，一旦更新存儲(chǔ)設(shè)備，那么里面的文件極有可能發(fā)生丟失。明知道，這種方法并不好，介于當(dāng)時(shí)的技術(shù)水平受限，只好采取另一種保存方法——紙質(zhì)版保存。

我國的四大發(fā)明之一就是紙張的出現(xiàn)，我國人民可以非常自信的說出，紙張的質(zhì)量就是棒，紙質(zhì)版的文件，在保存過程中具有非常強(qiáng)的穩(wěn)定性，這種保存時(shí)間比電子文件的保存時(shí)間要長很多，并且，隨時(shí)需要可以隨時(shí)存取，不需要借助電子系統(tǒng)電子軟件，不需要在特定的電子設(shè)備前提下完成存取過程。

2.3 社會(huì)要求保證文件的法律效力，這又推動(dòng)了“雙套制”歸檔管理模式的發(fā)展

人們制作電子文件，是為了節(jié)省儲(chǔ)存空間，在以后需要資料的過程中能夠快速查找，但電子文件的存在，并不如紙質(zhì)文件穩(wěn)定。推動(dòng)“雙套式”歸檔管理模式開展的原因，一方面是，在政府部門，行政事業(yè)單位，制作電子文件是必須考慮電子文件的存儲(chǔ)時(shí)間和文件的可使用度。如果要解決一場法律糾紛，這場案件的起因經(jīng)過，由電子文件進(jìn)行記錄，在此電子文件進(jìn)行保存，轉(zhuǎn)換，讀取的過程中，一旦出現(xiàn)程序問題，或者系統(tǒng)一旦出現(xiàn)病毒，那么這份文件的資料，極容易丟失，這對法律的正確判決產(chǎn)生極大影響。為了避免這種情況的發(fā)生，我國也采用了紙質(zhì)版保存方法。另一方面，由于電子文件特別容易刪改、拷貝、重新保存等，這就造成了電子文件的可信度降低。因?yàn)殡娮游募谶M(jìn)行刪改拷貝的過程中，并沒有留下任何痕跡。這就容易造成機(jī)密的泄露，和情報(bào)的錯(cuò)誤傳輸。

有學(xué)者曾經(jīng)提出，國家頒布了《檔案法實(shí)施辦法》《合同法》《電子簽名法》等法律法規(guī)，這是承認(rèn)電子文件具有極強(qiáng)法律效率的表現(xiàn)。這一點(diǎn)，本文并不否認(rèn)，國家的確頒布相關(guān)法律法規(guī)保護(hù)電子文件的法律效力，但與此同時(shí)?！稒n案法實(shí) 施辦法》側(cè)重縮微品，《合同法》只是將其納入合同之中，而《電子簽名法》的適用范圍只存在于民事活動(dòng)，并沒有將電子文件富裕非常強(qiáng)大的法律效力，這種情況下，仍需要紙質(zhì)版的文件。

2.4 傳統(tǒng)觀念，阻礙了電子文件的發(fā)展

我國是一個(gè)只長大過，自從發(fā)明了紙張，就一直依賴于紙質(zhì)版的行事規(guī)則，在處理法律案件，企業(yè)糾紛等大型案件，或者是民事訴訟等小型案件時(shí)，都傾向于采用紙質(zhì)版文件材料。對于廣大人民群眾來講，人們并不太信任，能夠隨意刪改，卻不留下痕跡的電子文件;對于專業(yè)處理文件檔案的成員來講，人們對文件歸檔管理模式，并沒有作出深入分析，電子文件的應(yīng)用處于初步階段，發(fā)展尚未成熟，還面臨著許多技術(shù)困難，這就造成文件檔案管理人員，傾向于采用傳統(tǒng)文件管理方案。

3 結(jié)束語

無論是“雙套制”歸檔管理模式，還是“單套制”歸檔管理模式，都是為了適應(yīng)不同時(shí)代的需求，更好的為人類社會(huì)服務(wù)。如果流程復(fù)雜的“雙套制”歸檔管理模式，弊端太多，那么不妨順應(yīng)新時(shí)代的召喚，嘗試采用“單套制”歸檔管理模式。

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