蔡麗娜

[摘 要]檔案管理向信息化發(fā)展，是時(shí)代的必然，信息技術(shù)的應(yīng)用給繁雜的交通運(yùn)輸部門檔案管理提供了許多方便，節(jié)省成本，減少工作量。本文針對(duì)檔案信息化的應(yīng)用提出了電子文件的管理方法，最后結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，探討了檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)采取的具體措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化建設(shè)；電子文件

引 言

隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來(lái)檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

（二）檔案信息資源建設(shè)

檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。

（三）檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于中國(guó)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

（四）檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

這是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣，關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。

（五）信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

這是檔案信息化成功之本，對(duì)其他各個(gè)要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。在“信息化”的時(shí)代的今天，信息技術(shù)快速發(fā)展，掀起了以數(shù)字革命為特征的 信息技術(shù)浪潮，改變了人們的時(shí)間和空間的概念以及思維方式。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。檔案管理工作也不例外， 同樣需要現(xiàn)代化。目前，我國(guó)各級(jí)檔案管理部門也紛紛加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)。加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，是適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加快檔案現(xiàn)代 化管理的客觀要求，也是提高服務(wù)水平的唯一途徑

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案 現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔 案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

（二）加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵

1.電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展， 越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案 部門之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。

2.電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多， 僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。 三個(gè)部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自 的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

3.做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新 型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始 信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別 和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

4.解決好檔案電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材 料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界 磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保 存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。

總之，加快檔案信息化建設(shè)的步伐，是提高交通運(yùn)輸管理水平的重大舉措，在改善交通運(yùn)輸狀況，發(fā)展經(jīng)濟(jì)方面發(fā)揮著重要的作用。□