馬麗英

[摘 要]隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，檔案管理工作也進(jìn)入了紙質(zhì)檔案與電子文件并存的時(shí)期。本文就電子檔案和紙質(zhì)檔案存在的必要性和合理性以及傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別進(jìn)行了分析與探討。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 電子文件 信息保護(hù) 差異

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）11-0206-01

隨著全球數(shù)字信息化的快速發(fā)展，管理自動(dòng)化及辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，人們進(jìn)行交換文件的手段也逐漸從紙質(zhì)走向電子媒體。這給檔案事業(yè)帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的同時(shí)，也以其全新的管理方式和創(chuàng)新思維模式為檔案管理工作提供了豐富發(fā)展的契機(jī)，而電子檔案的產(chǎn)生就是這種契機(jī)中典型的代表。但隨之而來(lái)的紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個(gè)擺在我們面前的新課題。因此，只有充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的特點(diǎn)及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的本質(zhì)區(qū)別，揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分發(fā)揮這兩種檔案的作用，才能做好檔案存儲(chǔ)和信息共享工作。

一、 紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

就目前檔案管理工作來(lái)看，在紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中存在很多問(wèn)題：一是管理工作人員辦理程序不規(guī)范，技術(shù)能力單一，在實(shí)踐中不能較好的發(fā) 揮開拓與創(chuàng)新意識(shí)，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者并存的現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案受時(shí)代發(fā)展的影響，規(guī)模越來(lái)越小，電子檔案則在信 息技術(shù)的支持下涉及的領(lǐng)域越來(lái)越廣，交叉和融合性發(fā)揮越來(lái)越好。

二、 紙質(zhì)檔案與電子檔案簡(jiǎn)介及特征

紙質(zhì)檔案是人們?yōu)榱思o(jì)念并保存一些有意義的事物而產(chǎn)生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價(jià)值并已歸檔的電子文件，依賴計(jì)算機(jī)的軟硬件及數(shù)據(jù)庫(kù)等，并存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤上，時(shí)刻記錄著人們的真實(shí)活動(dòng)。

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質(zhì)檔案主要具有保存時(shí)間長(zhǎng)、易識(shí)別、存儲(chǔ)形式直觀等優(yōu)點(diǎn)，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時(shí)又 有許多弊端。

三、 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來(lái)管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

1、電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報(bào)告，在這個(gè)過(guò)程中需要經(jīng)過(guò)一定的周期，也就是說(shuō)要對(duì)某項(xiàng)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，應(yīng)先制定一個(gè)固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進(jìn)行發(fā)放、收回。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對(duì)于電子文件就比較簡(jiǎn)便，是通過(guò)一定部門的證明開據(jù)，對(duì)現(xiàn)有的材料進(jìn)行更改，在更改的過(guò)程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒(méi)有嚴(yán)格的驗(yàn)證程序和要求，對(duì)于材料的保密性的要求也并不十分高。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過(guò)對(duì)紙制品資料的存儲(chǔ)進(jìn)行的，也就是說(shuō)在管理過(guò)程中必須要占用一定的空間，而且要嚴(yán)格的控制存儲(chǔ)的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí) 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過(guò)程中，需要工作人員和檔案管理人員進(jìn)行手工的分揀，也就是說(shuō)要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對(duì)各種檔案材料進(jìn)行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問(wèn)題。

5、 電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)某一個(gè)資料的查詢，必須要通過(guò)專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說(shuō)要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、 紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存管理

國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，對(duì)社會(huì)的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時(shí)代的影響，尤其對(duì)傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進(jìn)行根本性的變革。盡管電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢(shì)，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)是電子檔案所無(wú)可比擬的。對(duì)二者進(jìn)行深入一層的分析，便可以發(fā) 現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會(huì)，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔 案是保存和反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時(shí)代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短，長(zhǎng)期并存。

五、 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們可以看出電子文件作為信息化時(shí)代發(fā)展的智慧結(jié)晶，為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識(shí)，更要充分了解到電子文件與其實(shí)施管理上的不同，管理的注意事項(xiàng)。同時(shí)，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，做到與時(shí)俱進(jìn)，滿足信息化發(fā)展的需求。

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