陳曉菲

摘 要：在我國醫(yī)療體制持續(xù)深入改革的背景下，衛(wèi)生局這一醫(yī)療體系重要構成，愈加凸顯出其基層診療服務重要性。衛(wèi)生局在改革創(chuàng)新過程中留存下了大量的檔案資料，全面記錄了衛(wèi)生局各項歷史活動及業(yè)務狀況，對促進衛(wèi)生局新時期健康持續(xù)發(fā)展方面意義重大。本文立足新時期背景，探究衛(wèi)生局做好檔案管理工作的價值，希望可以起到拋磚引玉的作用。

關鍵詞：衛(wèi)生局;檔案管理;重要性;思考

從檔案管理工作的內(nèi)涵上看，檔案業(yè)務主要針對各類型檔案材料而展開的管理行為，檔案管理需要有一定的載體，如檔案室（館）等，同時需要秉持科學性及規(guī)律性原則，以確保檔案儲存、索引、應用等功能的實現(xiàn)。衛(wèi)生局是發(fā)揮基層醫(yī)療服務職能的主要機構，其檔案類型多，檔案條目多，尤其需要加強檔案的高效化管理[1]。

1 衛(wèi)生局檔案管理基本概述

1.1 衛(wèi)生局檔案的構成

整體上看，衛(wèi)生局在業(yè)務開展及經(jīng)營服務過程中形成的檔案資料主要分為文書檔案及人事檔案兩大部分。其中，文書檔案主要涉及了衛(wèi)生局在工作過程中所形成并使用的，具備一定查閱考證價值的文字或照片資料等。此類檔案通常涵蓋了衛(wèi)生局業(yè)務開展中發(fā)出或收到的文件、記錄、照片、內(nèi)部資料、對外公函等內(nèi)容，在保存上需要分類立卷。人事檔案側重對人這一動態(tài)要素的變化過程進行記錄，在人事檔案的對象及范圍上，廣泛涉及衛(wèi)生局歷史發(fā)展過程中入職工作的流動人員，更為突出強調(diào)的管理內(nèi)容是進入衛(wèi)生局工作的學歷專業(yè)畢業(yè)生、衛(wèi)生局專業(yè)技術人員及衛(wèi)生局各崗位管理人員的個人履歷檔案。

1.2 衛(wèi)生局檔案管理基本要求

首先，針對衛(wèi)生局文書檔案的管理，要把握立卷檔案之間在內(nèi)容及性質(zhì)上的關聯(lián)性，以便于保管及能夠快捷查閱使用為基本原則。在檔案管理的重點上，要圍繞衛(wèi)生局及附屬機構工作業(yè)務過程中形成的文件及檔案為主線。結合衛(wèi)生局各職能部門工作內(nèi)容，對文書檔案材料加以整理，可按照文件檔案的文種、內(nèi)容、時間、作者等要素，對文書檔案整理組卷、確認頁碼、編纂目錄，最后整齊裝訂入庫。為便于查閱檔案及移交卷宗，在文書檔案案卷標題上應對卷內(nèi)檔案明細加以標注，同步寫明檔案保管期限。以年為單位對文書檔案作編號及目錄。

其次，針對衛(wèi)生局人事檔案的管理，把握接收、保管、轉(zhuǎn)遞三個環(huán)節(jié)的相關要求。接收前對人事檔案進行核查，無誤后再予簽收，同步對人事檔案袋進行檢查，檢查內(nèi)容集中于檔案袋封口有無異常或破損。接收后立即進行登記造冊，確保登記無遺漏。保管人事檔案，遵守國家機關關于檔案管理的相關制度流程，抓住人事檔案中有關薪資、職稱及考核三方面重點，收集歸檔要做到及時細致，對重要檔案形成檢索目錄并錄入電腦。在此基礎上，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。轉(zhuǎn)遞人事檔案，嚴格執(zhí)行調(diào)檔手續(xù)，憑證依據(jù)為檔案調(diào)檔通知或證明，檔案外調(diào)時注意做好檔案密封措施，調(diào)出后注銷登記。需注意，雙方登記并索要簽收回執(zhí)。

2 衛(wèi)生局提高檔案管理水平的重要性

2.1 檔案管理是衛(wèi)生局日常管理工作的重要環(huán)節(jié)之一

衛(wèi)生局日常業(yè)務經(jīng)營涉及醫(yī)療各項服務，也涵蓋了衛(wèi)生局實時開展的各類科研活動，在醫(yī)療服務及醫(yī)療科研中形成的有價值的資料較多，對其加以收集并歸納進檔案管理范疇，本身就是衛(wèi)生局日常管理的重要內(nèi)容之一。在新時期衛(wèi)生局面臨更為激烈的市場競爭這一背景下，檔案資料是否齊全完全有價值，已成為衡量衛(wèi)生局醫(yī)療管理及服務水平的主要指標[2]。此外，從衛(wèi)生局不同檔案類型特性上看，各類文書及人事檔案一是全面反映了衛(wèi)生局改制前后的發(fā)展歷程，對衛(wèi)生局經(jīng)營概況進行了全面記錄，是衛(wèi)生局發(fā)展變化規(guī)律的真實“記錄者”;二是預防衛(wèi)生局重要資料外泄的主要手段。衛(wèi)生局檔案眾多，不做專門管理，在增加重要檔案遺失概率的同時，還存在機密檔案泄露的可能性;三是新時期衛(wèi)生局制定戰(zhàn)略決策的依據(jù)及參考。衛(wèi)生局是基層衛(wèi)生政策出臺及執(zhí)行的關口，通過檔案材料，可以借鑒歷史數(shù)據(jù)信息來佐證新方案的可行性。

2.2 檔案管理是衛(wèi)生局順應新時期發(fā)展趨勢的必然要求

當前，我國在花大力氣開展實施醫(yī)療體制改革，由此也放大了基層醫(yī)療組織的職能作用，衛(wèi)生局作為我國醫(yī)療管理服務機構之一，在新時期面臨著供給側改革的機遇和壓力，在機構發(fā)展及品牌打造的過程中，需要緊密圍繞醫(yī)療衛(wèi)生服務能力精準施策。檔案管理在衛(wèi)生局改制發(fā)展中不可或缺，檔案管理的科學化、法制化及規(guī)范化，是衛(wèi)生局開展實施各類惠民舉措的必要保障。例如，衛(wèi)生局在打造縣域醫(yī)療衛(wèi)生共同體或財權事權分開的過程中，各類資料檔案不僅如實記錄了衛(wèi)生局的經(jīng)營活動及業(yè)務管理實踐，還是輔助衛(wèi)生局總結醫(yī)療事業(yè)發(fā)展規(guī)律的重要參考。事實上，衛(wèi)生局在逐步解決基層衛(wèi)生健康事業(yè)通難點的過程中，基層醫(yī)療隊伍也在同步擴大和補強，人事檔案資料逐年增多，檔案管理呈現(xiàn)出一定繁復性，只有把握檔案管理程序及方法，衛(wèi)生局改制工作及后續(xù)發(fā)展才能實現(xiàn)不同業(yè)務層面上的齊頭并進，避免陷入求發(fā)展而輕管理的誤區(qū)。

2.3 檔案管理是維護醫(yī)患兩方正當利益的重要手段

衛(wèi)生局在開展醫(yī)療服務時，同步會產(chǎn)生大量的醫(yī)療檔案，這些檔案入庫保存后，因其具備較強的真實性及完整性，可視為記錄醫(yī)療行為的重要憑證，可用作解決醫(yī)療糾紛，維護醫(yī)患兩方的正當利益的手段。特別是新時期背景下，醫(yī)患關系經(jīng)常處于緊張狀態(tài)，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛問題，借助醫(yī)療檔案的查閱，可以清晰地明確醫(yī)患兩方的責任，避免醫(yī)療糾紛及矛盾加劇。

3 提高衛(wèi)生局檔案管理水平的相關思考

首先，衛(wèi)生局要本著制度為先的原則，嚴格落實檔案管理各項規(guī)章制度。1）衛(wèi)生局檔案管理要注重保密性。檔案的保密性是檔案本質(zhì)屬性之一，衛(wèi)生局內(nèi)存放有未公開開放的各類檔案均視為保密性檔案，要對保密等級及保密范圍加以明確，檔案管理人員要嚴格執(zhí)行保密條例，對檔案內(nèi)容嚴密保守[3]。2）衛(wèi)生局要對檔案管理的硬件條件加以改善，強化安全防范措施。3）衛(wèi)生局檔案借閱要遵守相應的審批程序，檔案歸檔要及時。衛(wèi)生局下屬各科室案卷卷宗，設置專人加以保管。四，定期梳理檔案密級材料，一些利用價值不大的材料分類整理并交衛(wèi)生局檔案室或上級檔案館。

其次，衛(wèi)生局檔案要注重在管理的基礎上提高利用效率。衛(wèi)生局檔案束之高閣并不是萬全之策，應秉持管理與利用并重的思路，提高檔案的利用率。在利用衛(wèi)生局檔案時，要把握以下幾個要點：一，衛(wèi)生局各科室立卷上交的檔案可以在本院檔案室內(nèi)查閱;涉及科室業(yè)務外的檔案資料，由衛(wèi)生局科室分管領導審批。二，檔案查閱以檔案室現(xiàn)場查閱為主，如需借閱，嚴格履行登記流程，明確歸還期限。三，衛(wèi)生局之外的單位查閱局內(nèi)檔案資料，出具介紹信，標注查閱內(nèi)容，報請分管領導審批。四，檔案管理員統(tǒng)一辦理檔案復印業(yè)務。五，借閱檔案，不許轉(zhuǎn)借，保持檔案完整性。六，由衛(wèi)生局成立專門的檔案管理督導小組，檢查檔案管理及使用情況。

4 結語

檔案管理工作是衛(wèi)生局業(yè)務開展及管理實務中的重要環(huán)節(jié)，在新時期衛(wèi)生局經(jīng)營發(fā)展環(huán)境持續(xù)變革的背景下，衛(wèi)生局要發(fā)揮檔案資料在記錄衛(wèi)生局日常工作及醫(yī)療活動的基礎作用，在決策時尋求檔案資料的佐證，在檔案管理中把握管理制度及操作要點，充分發(fā)掘檔案之于衛(wèi)生局持續(xù)發(fā)展的功能價值。

參考文獻

[1]李險峰.淺談衛(wèi)生局檔案管理的重要意義[J].科學與財富，2014，（1）：20.

[2]朱艷秋.如何做好衛(wèi)生局檔案管理工作[J].學周刊，2015，（28）：226.

[3]肖依.做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015，（14）：230-231.