袁玉菊
摘 要:在國家機關、事業(yè)單位等相關企業(yè)的日常經(jīng)營管理中,會產(chǎn)生大量的資料及文書檔案,而文書檔案管理作為企業(yè)管理工作中的組成部分之一,對企業(yè)運營效率和質(zhì)量都有重要影響。在市場競爭越來越大的情況下,很多企業(yè)都在逐步開展管理機制改革,希望能促進企業(yè)效能化發(fā)展。文章則針對這一情況先闡述了文書檔案管理的內(nèi)涵和特點,再具體分析了文書檔案管理在企業(yè)效能化發(fā)展中具有的意義,最后從信息化文書檔案管理機制角度分析文書檔案整理工作的優(yōu)化策略。
關鍵詞:文書檔案;效能化;企業(yè)管理
文書檔案是國家機關、企事業(yè)單位日常開展行政事務活動中所形成的重要資料,其不僅能反映單位經(jīng)營狀況,還能給單位戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展提供重要依據(jù)。在我國行政事業(yè)單位工作和管理機制改革不斷深入的情況下,文書檔案整理工作面臨著更高的要求。為了提高事業(yè)單位管理質(zhì)量,促進效能化發(fā)展,有必要對文書檔案整理工作的意義和策略進行分析。
1 文書檔案整理工作的含義和特點分析
在行政事業(yè)單位的行政管理活動當中,會形成很多資料文件,同時專業(yè)人員還會出具一些文字性、數(shù)據(jù)性的資料,這些資料便是文書檔案。文書檔案的內(nèi)容記錄了事業(yè)單位日常管理和發(fā)展活動的相關資料,也包含了大量重要信息,其形式包括但不僅限于報告、通知、通告、計劃、會議記錄等。文書檔案整理,就是事業(yè)單位由相關崗位人員主導、各部門負責人及辦事人員配合,將文書檔案進行分類、妥善保存,并在單位相關活動需要時及時提供相關資料的過程[1]。
從文書檔案及整理工作的含義和內(nèi)容可以看出來,文書檔案具有信息內(nèi)容多、重要性級別高等特點,也就意味著文書檔案整理工作需要具有足夠的專業(yè)性和耐心。高質(zhì)量的文書檔案整理工作,對事業(yè)單位的日常管理發(fā)展都有重要意義。
2 文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要性和意義分析
2.1 有利于構(gòu)建成熟的檔案體系
前文已提到,事業(yè)單位的文書檔案內(nèi)容豐富、信息量大且十分重要,而這些文書檔案的保存及調(diào)取速度,直接會影響事業(yè)單位各部門工作的開展,對單位效能化發(fā)展有重要影響。文書檔案整理作為檔案管理中至關重要的工作,需要構(gòu)建一套成熟、嚴謹?shù)臋n案體系,在該體系下,文書檔案資料才能得到妥善保管和高效應用。首先,高質(zhì)量的文書檔案整理工作有利于保證所有資料文件的完整性,通過嚴謹?shù)恼砗涂茖W保存,避免資料遺失或損壞;其次,通過對單位行政管理工作產(chǎn)生的文件以及具有記錄性質(zhì)的文件進行收集、分類,在科學性的編目體系下進行保存,有利于提高后續(xù)查找、提取和使用這些資料的便捷性;最后,文書檔案整理過程中還可以基于詳細的檔案體系,來對相關資料進行對比和分析,甚至出具相關數(shù)據(jù)對比和分析報告,將有利于提高文書檔案資料的利用價值。
2.2 有利于促進檔案信息資源的開發(fā)
事實上,從根本性的角度來講,文書檔案整理工作的核心目的就是為了更好利用這些資料,提高單位工作質(zhì)量。顯然,如果所有文件和資料被簡單保存,不進行分類和細化,在后續(xù)的查找和使用方面會存在嚴重問題。因此,通過文書檔案整理來提升檔案資料的完整性、系統(tǒng)性,將有利于事業(yè)單位其他部門人員對這些資料和信息資源進行開發(fā)。當然,文書檔案整理工作雖然是基礎性工作,但是對提升文書檔案資料價值有重要意義[2]。
2.3 有利于規(guī)范單位工作和管理機制
對單位相關文書檔案資料進行整理,該過程中相關人員也會對資料的齊全性和規(guī)范性進行檢查,通過這種方式不僅可以規(guī)范其他部門相關工作中所形成的資料的規(guī)范性,還能對單位工作者的日常工作進行監(jiān)督。事實上,很多事業(yè)單位關于規(guī)范工作行為、加強工作監(jiān)督的機制,都是基于完善的文書檔案體系而建立的,所以說,文書檔案整理工作是提高事業(yè)單位工作規(guī)范性、加強管理的關鍵。
2.4 對促進單位可持續(xù)發(fā)展有重要作用
進一步來講,文書檔案資料實際上是事業(yè)單位相關人員日常工作的成果,也是記錄和反映其工作質(zhì)量的主體。因此,通過文書檔案整理,將這些資料進行系統(tǒng)化的保存,可以方便工作人員隨時查閱和分析相關資料,一方面有利于工作人員進行工作自審自查,另一方面也給單位工作質(zhì)量評價和管理提供了便利。也就是說,事業(yè)單位通過高質(zhì)量的文書檔案整理工作,可以全面提升單位工作效率和質(zhì)量。另外,當代事業(yè)單位通過文書檔案管理的信息化改革,基于信息化檔案系統(tǒng)減少了辦公資源的消耗,同時基于嚴謹規(guī)范的管理機制,也減少了工作人員資源浪費的現(xiàn)象。而這一切與當前我國事業(yè)單位改革的要求高度契合,有助于促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[3]。
3 文書檔案整理促進單位效能化發(fā)展的具體措施
3.1 構(gòu)建數(shù)字化文書檔案體系
在信息技術不斷發(fā)展,我國信息化水平不斷提高的大環(huán)境下,事業(yè)單位文書檔案整理和管理工作也需要重視信息化技術的應用。在構(gòu)建數(shù)字化文書檔案體系時,需要做好相關資源收集和整理[4]。具體包括:將實物性文件和資料通過技術手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件,進行分類儲存;將通過網(wǎng)絡渠道接收到的文檔資料進行整理和儲存;鼓勵相關人員采用信息化辦公方法,通過單位統(tǒng)一的文檔數(shù)據(jù)庫進行上傳和
儲存。
3.2 構(gòu)建文書檔案管理的硬件和軟件系統(tǒng)
事業(yè)單位需要針對文書檔案的整理和管理工作配置相應的硬件,并開發(fā)與之配套軟件,完善的硬件、軟件系統(tǒng)一方面需要滿足辦公人員日常信息化辦公和文檔資料管理、使用的需要,另一方面也需要滿足文檔信息保密性、安全性的保障需求。值得一提的是,在如今云技術越來越成熟的情況下,事業(yè)單位文書檔案的整理和管理還可以利用云技術實現(xiàn)云端儲存,并滿足工作人員跨地區(qū)的資料上傳和下載,基于嚴謹?shù)臋?quán)責機制,來保證文書檔案管理和使用的規(guī)范性。
3.3 加強人才引進和專業(yè)培訓
事業(yè)單位應當深刻意識到文書檔案整理工作對企業(yè)效能化發(fā)展的重要性,積極引進擁有文檔管理專業(yè)知識儲備和可靠職業(yè)素養(yǎng)的專職人才,并組建文書檔案信息化機制建設和維護團隊,為單位的文書檔案管理工作構(gòu)建信息化機制[5]。然后,由這些專業(yè)人員牽頭,對單位所有員工進行針對性培訓,一方面提高所有工作人員的文檔資料規(guī)范性管理意識,另一方面讓團隊熟練掌握文書檔案資料的信息化處理和管理技能。通過這種方式,不僅可以全面提升單位文書檔案管理水平,還可以全面提升單位效能化發(fā)展水平。
4 結(jié)語
綜上所述,文書檔案整理雖然是事業(yè)單位日常發(fā)展管理中的基礎性工作,但是其所承擔的責任和具備的意義對單位日常管理和發(fā)展而言有至關重要的意義。在事業(yè)單位管理機制改革和發(fā)展的過程中,需要深刻意識到文書檔案管理工作的重要性,對傳統(tǒng)工作中存在的不足進行研究,并通過構(gòu)建信息化文書檔案管理機制,來做好文書檔案資料的整理、分類、儲存工作,保證文書檔案資料的安全,并提高其利用價值。只有這樣,才能全面提升事業(yè)單位工作效率和管理水平,促進單位效能化發(fā)展。
參考文獻
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