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        事業(yè)單位的檔案裝訂整理有效開展策略分析

        2020-03-27 12:23:05傅鴻飛
        卷宗 2020年3期
        關(guān)鍵詞:開展策略檔案事業(yè)單位

        摘 要:在事業(yè)單位的管理工作中,檔案管理則是其重要的工作內(nèi)容,而檔案裝訂整理作為檔案管理工作的重要內(nèi)容,有效的開展檔案裝訂整理工作,能夠?yàn)槭聵I(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供更好的指導(dǎo)。隨著時(shí)代的變遷,事業(yè)單位的檔案裝訂整理工作面臨的外部環(huán)境愈加復(fù)雜、嚴(yán)峻,檔案裝訂整理的過程中也存在著很多的問題,嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的開展,很難有效的保證檔案管理工作的質(zhì)量。鑒于此,本篇文章對事業(yè)單位檔案裝訂整理的有效開展策略進(jìn)行了分析。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案;裝訂整理;開展策略

        檔案管理對事業(yè)單位協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作的開展具有重要的作用,而檔案裝訂整理則是其工作的重要環(huán)節(jié),有效的檔案裝訂整理能夠?yàn)闄n案管理工作的開展提供便利。裝訂整理后的檔案,不僅文件順序規(guī)整、外表美觀,還方便檔案管理人員對檔案的管理與保護(hù),為今后檔案的調(diào)用提供便利,更好的為單位其他工作提供服務(wù)。因此,在現(xiàn)今這個(gè)時(shí)代下,事業(yè)單位則需要做好檔案裝訂管理工作,借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢,探索出更多的檔案裝訂整理的方法,實(shí)現(xiàn)檔案裝訂整理工作的有效開展。

        1 事業(yè)單位檔案裝訂整理的工作現(xiàn)狀

        1.1 對于檔案裝訂整理工作不夠重視

        很多事業(yè)單位對于檔案管理工作不夠重視,依舊停留在“你交我收,你不交我不管”的工作狀態(tài),在檔案裝訂整理的過程中缺乏技術(shù)含量。由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與工作人員對于檔案裝訂整理工作的不夠重視,導(dǎo)致檔案管理工作不能夠有效的開展,很難為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)運(yùn)行提供服務(wù)。

        1.2 檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

        在很多事業(yè)單位的檔案管理中,一般是由文秘人員來兼職檔案的管理工作,并沒有設(shè)置專門檔案管理部門與人員的崗位與編制。但是,由于文秘人員還需要負(fù)責(zé)本單位的參觀接待工作,對于檔案的裝訂與整理缺乏責(zé)任意識(shí),嚴(yán)重的影響到了檔案裝訂整理工作的效率與質(zhì)量。

        1.3 檔案裝訂整理工作不夠規(guī)范化

        事業(yè)單位在建立之初,一般是由政府各部門之間的協(xié)調(diào)與合作完成的,其中涉及的部門較多,資料涉及的范圍也較廣,檔案管理的工作內(nèi)容繁多,并且任務(wù)較重。但是,事業(yè)單位并沒有專門的檔案管理部門,沒有形成健全的檔案管理機(jī)制,更沒有專業(yè)的檔案管理人員對文案資料進(jìn)行搜集與整理,最終導(dǎo)致檔案裝訂整理工作不夠規(guī)

        范化。

        1.4 檔案管理工作信息化程度不夠高

        現(xiàn)階段的社會(huì)正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期,信息化社會(huì)的發(fā)展趨勢已成為必然,信息技術(shù)得到了各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用與推廣。在事業(yè)單位的運(yùn)行中,也逐漸的借助計(jì)算機(jī)開展檔案管理工作,有效的提升了檔案裝訂整理工作的效率與質(zhì)量。但是,事業(yè)單位對于信息技術(shù)的應(yīng)用處于淺層次的階段,并沒有將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來,很難有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

        2 事業(yè)單位檔案裝訂管理工作的有效開展策略

        2.1 優(yōu)化的檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

        首先,在檔案管理部門的日常工作中,則需要定期對工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與考核,不斷的提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)與技術(shù)水平,為檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。其次,在檔案管理部門的日常工作中,管理層則需要對工作人員進(jìn)行思想政治教育,不斷的增強(qiáng)檔案裝訂整理人員的責(zé)任意識(shí)與政治覺悟,促使檔案裝訂整理人員能夠做好本職工作,不斷的提升事業(yè)單位的檔案管理水平。

        2.2 建立健全檔案管理工作機(jī)制

        在檔案管理工作開展的過程中,必須建立健全檔案管理工作機(jī)制,確保檔案管理工作人員能夠嚴(yán)格的遵守檔案管理的規(guī)章制度,有效的進(jìn)行檔案裝訂整理工作,才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。因此,事業(yè)單位的檔案管理部門就要建立健全檔案管理工作機(jī)制,通過管理方法與技術(shù)的創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的優(yōu)化與完善,有效的提升檔案裝訂整理工作的效率和質(zhì)量,為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供便利,進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

        2.3 規(guī)范事業(yè)單位的歸檔范圍

        事業(yè)單位的歸檔范圍主要是以事業(yè)單位的實(shí)際活動(dòng)為依據(jù),檔案整理的內(nèi)容能夠清晰的反映出事業(yè)單位的每一項(xiàng)日常活動(dòng)。因此,事業(yè)單位對于接收的資料,首先就要確定資料內(nèi)容的歸屬,確保事業(yè)單位的資料有效的實(shí)現(xiàn)歸檔,避免發(fā)生檔案遺漏的問題。另外,檔案整理的內(nèi)容也是對事業(yè)單位職能與業(yè)務(wù)方面的反映,其將單位的隸屬關(guān)系、運(yùn)用價(jià)值等作為歸檔的出發(fā)點(diǎn),確保不會(huì)遺漏有價(jià)值的問價(jià)。此外,事業(yè)單位還需要增強(qiáng)對歸檔文件的裝訂整理,確保檔案的完

        整性。

        2.4 明確事業(yè)單位的保管期限

        事業(yè)單位的檔案管理中,對于保管年限的分類,一般為永久和定期。永久保存則是指對檔案進(jìn)行永久保存管理,事業(yè)單位對具有長遠(yuǎn)價(jià)值的檔案則會(huì)定為無期限的保存。定期保存則是對檔案分期限進(jìn)行保存,一般為10年和30年兩種。明確事業(yè)單位檔案保管的期限,能夠?yàn)闄n案歸檔編排裝訂提供便利,工作人員對檔案進(jìn)行編號(hào)時(shí),可以依據(jù)檔案的保管期限進(jìn)行分類,永久保存的檔案編襯流水件號(hào),而10年、30年保管期限的歸檔文件中不允許混編一個(gè)流水號(hào)。

        2.5 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化

        在新時(shí)代的社會(huì)發(fā)展中,信息技術(shù)的優(yōu)勢越來越凸顯,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化也是時(shí)代發(fā)展的需求。因此,事業(yè)單位就要對當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的形勢有清晰的認(rèn)識(shí),不斷的增強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先,事業(yè)單位就要增加對檔案管理投入,為其配置信息化設(shè)備,對工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn),有效的保證工作人員能夠應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展工作;其次,則需要事業(yè)單位借助計(jì)算機(jī)建立對應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),對檔案資料信息實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)性的管理,有效的提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

        3 結(jié)束語

        如上所述,檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容,對于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)運(yùn)行具有重要的作用。作為檔案裝訂整理的工作人員,就要依據(jù)本單位的檔案管理工作情況,不斷的學(xué)習(xí)與借鑒先進(jìn)的檔案管理方法,使檔案管理工作更好的適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。另外,檔案裝訂整理工作人員還要具有較好的保密意識(shí)與責(zé)任意識(shí),定期對檔案進(jìn)行整理,對檔案進(jìn)行妥善的保存,實(shí)現(xiàn)本單位檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李艷.事業(yè)單位檔案管理問題與優(yōu)化路徑探究[J].國際公關(guān),2019(12):192+194.

        [2]劉宏.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].中外企業(yè)家,2019(29):125.

        [3]武月慶.事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與對策[J].中外企業(yè)家,2019(24):104-105.

        [4]張薇.淺談事業(yè)單位檔案裝訂整理工作[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2012(36):202.

        作者簡介

        傅鴻飛(1985-),男,漢,湖北省漢川市,副科長,檔案館員,碩士研究生,研究方向:人事檔案。

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