劉娜

摘 要：?jiǎn)挝婚_(kāi)展工作的過(guò)程中，辦公室成為核心部門(mén)，其中涉及的復(fù)雜的工作要進(jìn)行合理完善。檔案工作是辦公室工作中的重要方面。實(shí)行規(guī)范化管理工作模式，提升管理的效率和質(zhì)量。然后，從實(shí)際情況分析，檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，涌現(xiàn)出了問(wèn)題，這會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案管理所彰顯出的系統(tǒng)性和專(zhuān)業(yè)性，要在規(guī)范化管理工作中，提升管理素質(zhì)和質(zhì)量。所以，文章立足檔案管理工作的實(shí)際情況，完成了規(guī)范化管理舉措。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率;提高途徑

辦公室開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，要提升工作的效率和質(zhì)量。在提高工作效率質(zhì)量的過(guò)程中，制定出完善的途徑。從辦公室檔案管理的遵循原則出發(fā)，讓工作十分嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容上要十分準(zhǔn)確。同時(shí)，面對(duì)辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題，要對(duì)其引起重視，從問(wèn)題的有效解決角度出發(fā)，對(duì)其進(jìn)行合理的完善和整合。通過(guò)優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作激發(fā)，實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的順利發(fā)展和進(jìn)步。

1 辦公室檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

第一，沒(méi)有對(duì)辦公室檔案管理工作引起重視。在開(kāi)展工作的時(shí)候，專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)關(guān)注檔案管理，但是在其他的單位中就忽視了檔案管理工作。其他單位領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)注點(diǎn)放在了業(yè)務(wù)上，明顯沒(méi)有十分重視檔案管理工作。同時(shí)，在沒(méi)有認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作重要意義的情況下，運(yùn)用傳統(tǒng)管理理念和形式進(jìn)行工作，資金等投入不夠完善導(dǎo)致檔案管理工作沒(méi)有充足的支撐。這樣，辦公室檔案管理工作擁有了安全風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)檔案管理工作的順利開(kāi)展起到了不良影響。

第二，辦公室檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，并沒(méi)有較強(qiáng)的信息安全意識(shí)。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在運(yùn)用的過(guò)程中，從社會(huì)發(fā)展角度出發(fā)，辦公室檔案管理工作隨之出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變。這樣，從之前的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代信息化儲(chǔ)存管理形式，管理理念上也出現(xiàn)了變化。由封閉式的管理形式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放式的檔案管理形式。在這樣的環(huán)境下，也出現(xiàn)了很多安全性問(wèn)題。一些人就會(huì)對(duì)其中存在的漏洞進(jìn)行檔案損壞，檔案信息面臨著泄露等不良安全問(wèn)題[1]。在檔案庫(kù)遭受了攻擊的情況下，單位就會(huì)受到影響。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

2.1 提高檔案管理工作的重視

對(duì)辦公室檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善，實(shí)行多種的舉措，讓各個(gè)部門(mén)對(duì)其引起關(guān)注和重視。在此情況下，形成正確的認(rèn)識(shí)和理解。第一，辦公室檔案管理工作人員要對(duì)檔案管理工作引起一定的重視。針對(duì)工作人員開(kāi)展定期的培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員對(duì)檔案管理知識(shí)和技巧進(jìn)行合理化掌握。在這其中，工作人員就可以認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)辦公室發(fā)展所產(chǎn)生的重要意義。第二，形成科學(xué)和完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，這可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行約束和監(jiān)督，實(shí)行嚴(yán)格和謹(jǐn)慎的態(tài)度。對(duì)檔案信息進(jìn)行合理處理，讓檔案工作人員開(kāi)展管理工作的時(shí)候擁有十足的成就感。最終，讓各個(gè)部門(mén)工作人員為檔案管理工作做出自己的

貢獻(xiàn)。

2.2 強(qiáng)化信息安全技術(shù)的運(yùn)用

社會(huì)信息化發(fā)展步伐不斷加快的背景下，辦公室檔案管理工作開(kāi)展十分關(guān)鍵，要在安全上引起一定的重視和掌握。這要形成十分明確的安全意識(shí)。工作人員積極參與到各種檔案信息防泄漏工作之中。在加大工作力度的情況下，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，檔案管理工作人員還可以接受相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，單位內(nèi)部定期進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)。讓管理人員借助先進(jìn)的檔案管理理念和形式，讓工作人員擁有較強(qiáng)的安全意識(shí)，也會(huì)形成較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)[2]。這讓安全管理更加有效，防止出現(xiàn)較多的安全問(wèn)題。工作人員形成完善應(yīng)急糾錯(cuò)，針對(duì)檔案管理中存在的安全問(wèn)題進(jìn)行解決。從合理的安全管理制度出發(fā)，對(duì)其中可能會(huì)存在的安全隱患進(jìn)行重點(diǎn)預(yù)測(cè)。針對(duì)安全問(wèn)題制定出合理的應(yīng)急處理舉措，讓問(wèn)題的應(yīng)對(duì)機(jī)制十分優(yōu)質(zhì)，信息安全技術(shù)運(yùn)用帶動(dòng)檔案管理工作的有效發(fā)展。針對(duì)辦公室內(nèi)部信息管理，開(kāi)展加密處理模式。信息數(shù)據(jù)運(yùn)用時(shí)候，要以層層密鑰開(kāi)啟為基礎(chǔ)，保護(hù)辦公室信息數(shù)據(jù)更加安全和高效。

2.3 實(shí)行規(guī)范化檔案信息管理

辦公室檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候，存在一個(gè)十分明顯的特點(diǎn)就是管理的程序展現(xiàn)出規(guī)范化。辦公室檔案展現(xiàn)出程序化管理模式，其中涉及的內(nèi)容往往有檔案調(diào)卷、立卷和存檔。開(kāi)展辦公室檔案程序化工作的時(shí)候，要在管理中對(duì)工程的簡(jiǎn)單流程進(jìn)行確認(rèn)，讓檔案工作更加科學(xué)，祛除那些復(fù)雜的工作內(nèi)容和流程。檔案管理工作人員自身展現(xiàn)出較強(qiáng)的職業(yè)責(zé)任感，讓檔案信息更加準(zhǔn)確，讓檔案管理工作順利開(kāi)展，擁有較強(qiáng)的準(zhǔn)確率[3]。這其中，檔案管理工作人員，會(huì)讓檔案變得真實(shí)，為其他工作的開(kāi)展提供準(zhǔn)備。管理工作要指定專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行管理，開(kāi)展權(quán)限管理模式。信息借閱和瀏覽等要實(shí)行申請(qǐng)等形式，這是進(jìn)一步規(guī)范檔案信息管理工作的基礎(chǔ)和前提。

2.4 提高管理人員的綜合素質(zhì)

開(kāi)展辦公室檔案管理工作的時(shí)候，要讓工作人員認(rèn)識(shí)到自身能力對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善的重要意義。讓檔案工作人員擁有發(fā)展和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。向工作人員傳授更多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案工作人員能夠?qū)ぷ髦兴婕暗母鱾€(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)把握，面對(duì)事件的時(shí)候應(yīng)有較強(qiáng)的處理能力。除此之外，還應(yīng)該給予檔案管理工作人員相應(yīng)的意見(jiàn)，讓各個(gè)部門(mén)之間工作人員進(jìn)行密切溝通和交流，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步和發(fā)展。同時(shí)，讓檔案工作人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，提升操作技能和水平。這會(huì)進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量。辦公人員要學(xué)會(huì)運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件，將其和檔案信息管理結(jié)合，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息管理工作個(gè)性化發(fā)展和高效運(yùn)行。

3 結(jié)論

綜上所述，企業(yè)單位想要獲得發(fā)展，辦公室的檔案管理工作就要不斷得到完善和升華。所以，開(kāi)展辦公室檔案管理工作的時(shí)候，形成規(guī)范化的管理制度，讓管理工作的水平和工作質(zhì)量得到全面提升。日常開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，要對(duì)規(guī)范的流程進(jìn)行重點(diǎn)完善，讓辦公室檔案信息化管理工作擁有較強(qiáng)的工作支撐。工作人員素質(zhì)得到提升，為辦公室的檔案管理工作順利發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉洋.試論提高辦公室檔案管理工作效率的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（21）：86.

[2]林杰.提高辦公室檔案管理工作效率的途徑[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017（14）：222+224.

[3]姚偉燕.辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析與闡述[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：100.