摘 要:在現(xiàn)代檔案管理中,檔案信息化屬于一種主要形式,是檔案管理今后發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理工作為滿足社會(huì)發(fā)展的需求,需不斷進(jìn)行檔案信息化建設(shè),將檔案管理的意義與價(jià)值充分凸顯出來(lái)。因此,積極更新檔案管理觀念,引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù),提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)與檔案管理能力,保證檔案管理工作的效率與水平,滿足檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的需求。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化建設(shè);創(chuàng)新研究
1 檔案信息化建設(shè)的概念與特征
1.1 檔案信息化建設(shè)的概念
檔案信息化應(yīng)從廣義與狹義兩方面進(jìn)行分析,從廣義上來(lái)看,檔案信息化是從經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)等方面,對(duì)各個(gè)領(lǐng)域的信息進(jìn)行融合,真正實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與融合。從狹義上來(lái)看,檔案信息化也是將檔案內(nèi)容資料的信息化,隨著信息技術(shù)的發(fā)展,能夠更加突出檔案資料的豐富性與全面性。檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì),就是改變檔案的保存方式,由傳統(tǒng)的實(shí)質(zhì)實(shí)體保存向電子數(shù)字化載體方向過(guò)渡,實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存。借助信息化平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,為后期的檔案信息查閱提供便利。檔案信息化建設(shè),還能提高檔案建設(shè)效率,為大眾提供高質(zhì)量的服務(wù)。
1.2 檔案信息化建設(shè)的特征
在不同的發(fā)展階段,檔案信息化建設(shè)也具有不同的特征,在實(shí)驗(yàn)階段,檔案信息化建設(shè),是對(duì)以往的檔案管理手段進(jìn)行改進(jìn)與完善,將其多元化特點(diǎn)充分體現(xiàn)出來(lái)。在普及階段,開(kāi)發(fā)與應(yīng)用檢索手段,在與計(jì)算機(jī)相關(guān)的領(lǐng)域當(dāng)中,開(kāi)發(fā)與應(yīng)用檔案管理信息及技術(shù),在與計(jì)算機(jī)相關(guān)的領(lǐng)域當(dāng)中,檔案管理信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用與認(rèn)可,其中包含許多編目的普及以及計(jì)算機(jī)輔助立卷。在網(wǎng)絡(luò)階段,使用光盤的儲(chǔ)存能力和應(yīng)用多媒體技術(shù),使計(jì)算機(jī)的主體地位被外界認(rèn)可,在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)得到凸顯。在數(shù)字檔案時(shí)代,建立數(shù)據(jù)庫(kù)與使用電子文件管理網(wǎng)絡(luò),數(shù)字檔案逐漸成為檔案管理的代表。
2 影響檔案信息化建設(shè)的因素
2.1 缺乏對(duì)信息化的認(rèn)知
檔案信息化建設(shè),改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式,創(chuàng)新檔案管理服務(wù)理念,受傳統(tǒng)工作理念的影響,管理人員缺乏正確的認(rèn)知,并沒(méi)有意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的影響。利用信息技術(shù)提高檔案管理水平,保證各個(gè)部門的職能效率。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè),還能夠在檔案管理與查閱方面提供便利,實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。因部分工作人員并沒(méi)有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì),不僅降低了檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì),還會(huì)阻礙檔案管理的變革。
2.2 受傳統(tǒng)錯(cuò)誤觀念影響
在運(yùn)用信息資源的過(guò)程中,因存在錯(cuò)誤的認(rèn)知,是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的主要原因,甚至對(duì)檔案管理水平的提高產(chǎn)生阻礙。受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響,將檔案入館是檔案管理的主要目的,將其長(zhǎng)期保存下來(lái),為后期的查閱提供便利?,F(xiàn)代信息化檔案管理,實(shí)現(xiàn)資源共享是其核心,工作重點(diǎn)由以往的檔案儲(chǔ)存向充分利用檔案資源過(guò)度,為大眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),提高檔案資源利用率,將檔案資源的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)充分凸顯出來(lái)。
3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施
3.1 建立完善檔案管理制度
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天,在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中,需要制定完善的規(guī)章制度與要求。因此,建立完善的檔案信息化管理制度,對(duì)于后期各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展具有重要意義。建立完善的網(wǎng)絡(luò)制度,統(tǒng)一調(diào)度檔案工作人員的職責(zé),建立檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò),其中應(yīng)包含各個(gè)崗位工作人員的協(xié)調(diào)配合,明確劃分每位工作人員的職責(zé),設(shè)立一名組負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)信息化檔案的總體管理。檔案信息化建設(shè)中的每位工作人員都應(yīng)秉承著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)定期對(duì)每位員工進(jìn)行培訓(xùn),讓其主動(dòng)學(xué)習(xí)和研究相關(guān)的法律知識(shí),將其應(yīng)用到實(shí)際的工作當(dāng)中解決各項(xiàng)問(wèn)題,真正做到學(xué)以致用,在實(shí)際的過(guò)程中設(shè)立相關(guān)規(guī)章制度,滿足檔案信息化管理的良好運(yùn)行。
3.2 加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理
隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立,越來(lái)越多的文件被傳送至網(wǎng)絡(luò),電子文件管理的重要性由此得到凸顯。通過(guò)開(kāi)展電子文件管理工作,有效保存重要的信息,將檔案信息的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)充分凸顯出來(lái),并具有重要的發(fā)展意義。因此,加強(qiáng)電子文件的管理,第一,建立專業(yè)的技術(shù)部門,管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò),提高電子文化的專業(yè)化與制度化,保證電子文件的管理能力。第二,做好與電子文件相關(guān)的處理工作,在管理電子文件的過(guò)程中,相關(guān)工作人員需及時(shí)接受、處理、保存電子檔案,有針對(duì)性的對(duì)文件格式進(jìn)行修改完善,保證電子文件管理的時(shí)效性。第三,做好電子文件的保存問(wèn)題,因單子文件的形成時(shí)間有限,在電子文件管理的過(guò)程中,解決電子文件的保存問(wèn)題,定期復(fù)制需要長(zhǎng)期儲(chǔ)存的文件,避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
3.3 提高檔案管理人員素養(yǎng)
檔案管理效率,與檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)有著必然關(guān)聯(lián),因此,提高檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng),甚至影響今后發(fā)展趨勢(shì)。為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng),從以下幾方面進(jìn)行深入研究。首先,選擇專業(yè)素養(yǎng)過(guò)硬的工作人員,檔案管理人員的工作任務(wù)并非單純的存放檔案,還應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存與接受,修改完善檔案格式,檔案管理人員應(yīng)不斷豐富自身計(jì)算機(jī)知識(shí)與實(shí)踐能力,定期開(kāi)展培訓(xùn)工作,提高檔案管理人員的綜合能力。其次,根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況,開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)工作,隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理人員應(yīng)不斷的學(xué)習(xí)與進(jìn)步,滿足社會(huì)發(fā)展的需求,通過(guò)定期培訓(xùn)的方式,增加管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備能力,提高管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。最后,建立完善的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,將檔案管理人員安排在最合適的崗位,充分發(fā)揮工作人員的主觀能動(dòng)性,提高檔案管理工作能力與效率。
4 結(jié)語(yǔ)
在信息化的時(shí)代背景下,檔案信息化建設(shè),是檔案工作改革的必然發(fā)展趨勢(shì)。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式,既能夠合理運(yùn)用檔案資源,還能夠提高檔案管理能力。因此,檔案管理人員應(yīng)用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度,對(duì)各方面信息進(jìn)行搜集與處理,不斷提高自身工作質(zhì)量與效率。除此之外,檔案管理部門還可引入創(chuàng)新性思維,滿足檔案信息化建設(shè)全面發(fā)展的需求,提高檔案管理水平。
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作者簡(jiǎn)介
張智娟,檔案助理館員,昆明市呈貢區(qū)人民政府雨花街道辦事處,大學(xué)本科,研究方向:檔案管理。