周洪平

摘 要：建設檔案在工程管理中具有舉足輕重的利用價值。本文列舉了常見的檔案管理問題并針對性提出相關解決問題。此外對建設檔案在工程管理中的重要性做具體陳述，概括來說建設檔案是工程項目質量控制的有效利用工具，是質量監(jiān)督和維護的憑據(jù)，是工程核算的數(shù)據(jù)支持，并有力反映了企業(yè)的工程管理水平。

關鍵詞：建設檔案;憑證依據(jù);優(yōu)化措施

我國現(xiàn)代化建設的進一步加快，越來越多的工程弊病也隨之突顯出來，但企業(yè)卻因以往的檔案不健全，建設檔案管理方式的不恰當與管理人員的不專業(yè)性、檔案內容的不完整拖慢了工作效率，困擾著企業(yè)發(fā)展。因此有必要對建設檔案在工程管理中的作用進行分析，提高相關部門對建設檔案重要性的認識。

1 建設檔案的概念及涉及范圍

建設檔案主要是指建設工程從設計到施工、竣工期間所涉及的一系列文件內容。它主要包括工程階段準備文件如建設計劃通知書、立項書等、監(jiān)理文件如監(jiān)理規(guī)劃、工程竣工總結、質評意見書等、施工文件如沉降觀測記錄、鋼筋接頭試驗報告等、竣工驗收文件如室內環(huán)境質量檢測報告、防雷檢測報告等，這些都屬于建設檔案中所涉及的具體內容。一般情況下，建設檔案除了記錄建設工程在建設階段所接觸到的所有文本資料、技術工藝等，還對后期工程竣工驗收及維護管理等方面內容進行了采集。此外，建設檔案還包含建設工程在建設期間所實施的擴建、拆除等活動的信息內容，及設計圖紙、原始勘測材料等。通過對建設檔案管理實施有效的控制可有利于提高建設工程的管理質量。

2 建設檔案的管理現(xiàn)狀

就目前建設檔案在工程管理過程中的發(fā)展趨勢來看，在建設工程中存在一些值得借鑒的管理經驗，比如設置了專門的檔案管理部門等，但仍存在一些亟待改進的問題。主要可歸納為以下四個方面：1）施工檔案缺乏時效性和完整性。這是由于施工過程中缺少收集歸納施工操作的崗位，使得施工記錄不能及時跟進，導致施工真實信息丟失。這類滯后導致檔案記錄問題長時間積壓，積少成多，影響著檔案整理的規(guī)范化，信息化;2）管理方式不得當，在建設工程檔案管理工作中所涉及的文字資料及技術報告等內容較為復雜，這就導致建設檔案的類型較為多樣，在整理期間往往既耗費時間又影響效率。所以，在新時代背景下需要工作人員合理運用信息化技術對建設檔案進行管理。然而事實上仍有很大一部分工作人員依舊采用傳統(tǒng)的紙質檔案記錄工程信息，這樣不但不利于檔案保管，而且還會占用較大的場地空間，會造成工程管理無法達到預期效果。另外，還有些許工作人員對于新管理模式的認識不夠充分，忽略了信息化設備的升級與保養(yǎng)工作，導致建設檔案管理工作無法滿足實際需求;3）建設檔案記錄缺乏真實性且作業(yè)人員及歸檔人員的不專業(yè)，有關操作部門之間的工作銜接溝通障礙較大，信息交流不順暢，導致歸檔后的項目檔案利用價值不高;4）管理制度不完善，只有所制定的建設檔案管理制度足夠健全且涵蓋的內容較為全面，才能確保建設檔案在工程管理中發(fā)揮出真正的作用，故而需根據(jù)當前建設檔案的具體要求對原有管理制度內容及時進行補充，讓其實用性更強[1]。

3 建設檔案在工程管理中的重要性

建設檔案在工程管理中起著較為重要的作用，主要包括以下方面：1）它是工程施工過程中的有效工具，可記錄項目資金的流向、策劃、施工時間節(jié)點，施工作業(yè)操作數(shù)據(jù)、項目過程中各個節(jié)點的負責人員，施工建設材料的采用等等，利用建設檔案工程設計師可以對相關設計圖紙、設計方案的變更等、形成對比參照，有效查找設計資料，進行技術交流報告等，通過查閱檔案資料，可以有效節(jié)約時間成本，提高工作效率。工程驗收部門利用施工檔案可清晰查看工程施工進度，反應當下工況，記錄總工程竣工狀況、建筑工程竣工狀況以及其他專業(yè)竣工狀況，對工程驗收階段的工作提供查閱工具，由于檔案管理人員對于檔案保存嚴加保管，所呈現(xiàn)的資料內容均為現(xiàn)場真實記錄，因此為驗收人員提供有力素材。積極利用施工檔案，可減輕各個環(huán)節(jié)的時間成本，并在項目進行中有效規(guī)避因施工程序遺漏造成的返工問題，有效提高企業(yè)生產效益;2）它是工程質量監(jiān)督和維護的憑證依據(jù)，也是工程竣工維護、改建擴建的約束資料。一旦建設檔案不完善將直接影響竣工驗收環(huán)節(jié)的進度。建設期間需利用儀器設備，而在建設檔案中記錄了使用情況、混凝土等配料比例試驗報告、試驗樣本的留存等，為工程質量的核查提供真實依據(jù)。同時工程項目中的設計圖、施工圖、工程技術標準、作業(yè)紀律情況、作業(yè)偷工減料情況都可根據(jù)檔案數(shù)據(jù)，清晰明了的找到問題環(huán)節(jié)，交付相關質量問題處理單位，查處相關部門（人）的相關責任，對國家的質量監(jiān)管起到重要意義[2]。

4 建設檔案在工程管理中的優(yōu)化措施

1）增強檔案的時效性和完整性。建設工程相關單位應當全面調動所有部門配合檔案的整理，培養(yǎng)員工資料存儲和整理的意識。從檔案記錄、收集、整理、歸檔、移交五個環(huán)節(jié)上形成順暢對接保證檔案的時效性，從施工審批、施工會議、施工作業(yè)、施工核算等全流程的跟蹤記錄歸檔確保檔案的完整性[3]。2）創(chuàng)新建設檔案管理方式。要想保證建設檔案在工程管理工作中體現(xiàn)出明顯的實用價值，就應當積極創(chuàng)新管理方式，具體可從以下三個方面進行：（1）提升信息化管理水平，在建設工程管理工作中，常將建設檔案當成重要的參考工具來指導工程建設方向。若一味依賴傳統(tǒng)紙質檔案，而忽視電子檔案的應用，很容易導致建設檔案管理方式無法滿足實際檔案管理需求。故而應根據(jù)每個工程項目的具體建設情況適當引進信息化技術，利用電子檔案幫助檔案管理人員更高效的完成管理任務;（2）提高管理人員綜合素質，在工程管理中，可根據(jù)建設檔案的管理現(xiàn)狀對工作人員進行強化訓練，讓其在培訓活動中提高自身實踐能力，并對工程經費進行科學的分配，由此為建設檔案的應用創(chuàng)造有利的條件;（3）運用網絡技術參與建設檔案管理工作。比如可建立適合的電子系統(tǒng)，并對建設工程信息進行收集、整理、歸檔，以此提升管理效率，降低失誤率。又或者建立局域網，讓工作人員在工程建設階段能夠及時上傳有關項目建設內容的信息，這樣可有效實現(xiàn)資源共享，進一步減小工程管理的難度[4]。3）增加建設檔案的真實性。為確保施工檔案的真實性，提高施工檔案的利用價值，企業(yè)、施工單位應制定行之有效的歸檔制度，將檔案管理工作與企業(yè)管理有機結合，增設專門的歸檔部門，并對部門工作人員進行系統(tǒng)的專業(yè)培訓。4）完善建設檔案管理制度。在建設項目檔案管理規(guī)范中包括建設項目在競投標、設計、采購、監(jiān)理、竣工驗收等環(huán)節(jié)的文字影像資料等要求，并且需要建設單位全面負責項目建設檔案的管理工作。因此，項目部門需要對檔案管理制度進行相應的完善。首先，應當明確建設檔案管理工作中崗位職責，并采用分層管理的模式確保新的管理制度內容落實到位，其次，需在建設單位內部設置專門的歸檔、整理及收集崗位，以檔案管理機構為核心建立良好的溝通機制，嚴格遵照國家對建設項目工程管理方面的法律規(guī)范，讓檔案管理趨于現(xiàn)代化、合理化方向發(fā)展;最后，監(jiān)理部門需核查監(jiān)理合同的完整性，確保保存的建設檔案內容足夠可靠。

5 結論

綜上分析，檔案的價值在于利用。建設檔案是當代企業(yè)發(fā)展、管理的重要工具，為企業(yè)施工提供系統(tǒng)的資料庫，為企業(yè)提高運營效率的同時，也是有效解決各類糾紛的有力憑證，從而減少不必要的企業(yè)糾紛，助力企業(yè)健康有序高效發(fā)展。因此當代企業(yè)建立健全建設檔案管理制度是助力自身發(fā)展和社會發(fā)展的必要條件。

參考文獻

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[3]顧文婷.淺析工程檔案管理問題及措施[J].陜西檔案，2019（05）：45+44.

[4]王志強.基于工程檔案管理在建筑工程中的運用分析[J].居舍，2019（28）：164.