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        試論建設(shè)檔案在工程管理中的作用分析

        2020-03-23 06:11:23周洪平
        卷宗 2020年2期
        關(guān)鍵詞:優(yōu)化措施

        周洪平

        摘 要:建設(shè)檔案在工程管理中具有舉足輕重的利用價值。本文列舉了常見的檔案管理問題并針對性提出相關(guān)解決問題。此外對建設(shè)檔案在工程管理中的重要性做具體陳述,概括來說建設(shè)檔案是工程項(xiàng)目質(zhì)量控制的有效利用工具,是質(zhì)量監(jiān)督和維護(hù)的憑據(jù),是工程核算的數(shù)據(jù)支持,并有力反映了企業(yè)的工程管理水平。

        關(guān)鍵詞:建設(shè)檔案;憑證依據(jù);優(yōu)化措施

        我國現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)一步加快,越來越多的工程弊病也隨之突顯出來,但企業(yè)卻因以往的檔案不健全,建設(shè)檔案管理方式的不恰當(dāng)與管理人員的不專業(yè)性、檔案內(nèi)容的不完整拖慢了工作效率,困擾著企業(yè)發(fā)展。因此有必要對建設(shè)檔案在工程管理中的作用進(jìn)行分析,提高相關(guān)部門對建設(shè)檔案重要性的認(rèn)識。

        1 建設(shè)檔案的概念及涉及范圍

        建設(shè)檔案主要是指建設(shè)工程從設(shè)計(jì)到施工、竣工期間所涉及的一系列文件內(nèi)容。它主要包括工程階段準(zhǔn)備文件如建設(shè)計(jì)劃通知書、立項(xiàng)書等、監(jiān)理文件如監(jiān)理規(guī)劃、工程竣工總結(jié)、質(zhì)評意見書等、施工文件如沉降觀測記錄、鋼筋接頭試驗(yàn)報告等、竣工驗(yàn)收文件如室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢測報告、防雷檢測報告等,這些都屬于建設(shè)檔案中所涉及的具體內(nèi)容。一般情況下,建設(shè)檔案除了記錄建設(shè)工程在建設(shè)階段所接觸到的所有文本資料、技術(shù)工藝等,還對后期工程竣工驗(yàn)收及維護(hù)管理等方面內(nèi)容進(jìn)行了采集。此外,建設(shè)檔案還包含建設(shè)工程在建設(shè)期間所實(shí)施的擴(kuò)建、拆除等活動的信息內(nèi)容,及設(shè)計(jì)圖紙、原始勘測材料等。通過對建設(shè)檔案管理實(shí)施有效的控制可有利于提高建設(shè)工程的管理質(zhì)量。

        2 建設(shè)檔案的管理現(xiàn)狀

        就目前建設(shè)檔案在工程管理過程中的發(fā)展趨勢來看,在建設(shè)工程中存在一些值得借鑒的管理經(jīng)驗(yàn),比如設(shè)置了專門的檔案管理部門等,但仍存在一些亟待改進(jìn)的問題。主要可歸納為以下四個方面:1)施工檔案缺乏時效性和完整性。這是由于施工過程中缺少收集歸納施工操作的崗位,使得施工記錄不能及時跟進(jìn),導(dǎo)致施工真實(shí)信息丟失。這類滯后導(dǎo)致檔案記錄問題長時間積壓,積少成多,影響著檔案整理的規(guī)范化,信息化;2)管理方式不得當(dāng),在建設(shè)工程檔案管理工作中所涉及的文字資料及技術(shù)報告等內(nèi)容較為復(fù)雜,這就導(dǎo)致建設(shè)檔案的類型較為多樣,在整理期間往往既耗費(fèi)時間又影響效率。所以,在新時代背景下需要工作人員合理運(yùn)用信息化技術(shù)對建設(shè)檔案進(jìn)行管理。然而事實(shí)上仍有很大一部分工作人員依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄工程信息,這樣不但不利于檔案保管,而且還會占用較大的場地空間,會造成工程管理無法達(dá)到預(yù)期效果。另外,還有些許工作人員對于新管理模式的認(rèn)識不夠充分,忽略了信息化設(shè)備的升級與保養(yǎng)工作,導(dǎo)致建設(shè)檔案管理工作無法滿足實(shí)際需求;3)建設(shè)檔案記錄缺乏真實(shí)性且作業(yè)人員及歸檔人員的不專業(yè),有關(guān)操作部門之間的工作銜接溝通障礙較大,信息交流不順暢,導(dǎo)致歸檔后的項(xiàng)目檔案利用價值不高;4)管理制度不完善,只有所制定的建設(shè)檔案管理制度足夠健全且涵蓋的內(nèi)容較為全面,才能確保建設(shè)檔案在工程管理中發(fā)揮出真正的作用,故而需根據(jù)當(dāng)前建設(shè)檔案的具體要求對原有管理制度內(nèi)容及時進(jìn)行補(bǔ)充,讓其實(shí)用性更強(qiáng)[1]。

        3 建設(shè)檔案在工程管理中的重要性

        建設(shè)檔案在工程管理中起著較為重要的作用,主要包括以下方面:1)它是工程施工過程中的有效工具,可記錄項(xiàng)目資金的流向、策劃、施工時間節(jié)點(diǎn),施工作業(yè)操作數(shù)據(jù)、項(xiàng)目過程中各個節(jié)點(diǎn)的負(fù)責(zé)人員,施工建設(shè)材料的采用等等,利用建設(shè)檔案工程設(shè)計(jì)師可以對相關(guān)設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)方案的變更等、形成對比參照,有效查找設(shè)計(jì)資料,進(jìn)行技術(shù)交流報告等,通過查閱檔案資料,可以有效節(jié)約時間成本,提高工作效率。工程驗(yàn)收部門利用施工檔案可清晰查看工程施工進(jìn)度,反應(yīng)當(dāng)下工況,記錄總工程竣工狀況、建筑工程竣工狀況以及其他專業(yè)竣工狀況,對工程驗(yàn)收階段的工作提供查閱工具,由于檔案管理人員對于檔案保存嚴(yán)加保管,所呈現(xiàn)的資料內(nèi)容均為現(xiàn)場真實(shí)記錄,因此為驗(yàn)收人員提供有力素材。積極利用施工檔案,可減輕各個環(huán)節(jié)的時間成本,并在項(xiàng)目進(jìn)行中有效規(guī)避因施工程序遺漏造成的返工問題,有效提高企業(yè)生產(chǎn)效益;2)它是工程質(zhì)量監(jiān)督和維護(hù)的憑證依據(jù),也是工程竣工維護(hù)、改建擴(kuò)建的約束資料。一旦建設(shè)檔案不完善將直接影響竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)的進(jìn)度。建設(shè)期間需利用儀器設(shè)備,而在建設(shè)檔案中記錄了使用情況、混凝土等配料比例試驗(yàn)報告、試驗(yàn)樣本的留存等,為工程質(zhì)量的核查提供真實(shí)依據(jù)。同時工程項(xiàng)目中的設(shè)計(jì)圖、施工圖、工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)紀(jì)律情況、作業(yè)偷工減料情況都可根據(jù)檔案數(shù)據(jù),清晰明了的找到問題環(huán)節(jié),交付相關(guān)質(zhì)量問題處理單位,查處相關(guān)部門(人)的相關(guān)責(zé)任,對國家的質(zhì)量監(jiān)管起到重要意義[2]。

        4 建設(shè)檔案在工程管理中的優(yōu)化措施

        1)增強(qiáng)檔案的時效性和完整性。建設(shè)工程相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)全面調(diào)動所有部門配合檔案的整理,培養(yǎng)員工資料存儲和整理的意識。從檔案記錄、收集、整理、歸檔、移交五個環(huán)節(jié)上形成順暢對接保證檔案的時效性,從施工審批、施工會議、施工作業(yè)、施工核算等全流程的跟蹤記錄歸檔確保檔案的完整性[3]。2)創(chuàng)新建設(shè)檔案管理方式。要想保證建設(shè)檔案在工程管理工作中體現(xiàn)出明顯的實(shí)用價值,就應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)新管理方式,具體可從以下三個方面進(jìn)行:(1)提升信息化管理水平,在建設(shè)工程管理工作中,常將建設(shè)檔案當(dāng)成重要的參考工具來指導(dǎo)工程建設(shè)方向。若一味依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案,而忽視電子檔案的應(yīng)用,很容易導(dǎo)致建設(shè)檔案管理方式無法滿足實(shí)際檔案管理需求。故而應(yīng)根據(jù)每個工程項(xiàng)目的具體建設(shè)情況適當(dāng)引進(jìn)信息化技術(shù),利用電子檔案幫助檔案管理人員更高效的完成管理任務(wù);(2)提高管理人員綜合素質(zhì),在工程管理中,可根據(jù)建設(shè)檔案的管理現(xiàn)狀對工作人員進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練,讓其在培訓(xùn)活動中提高自身實(shí)踐能力,并對工程經(jīng)費(fèi)進(jìn)行科學(xué)的分配,由此為建設(shè)檔案的應(yīng)用創(chuàng)造有利的條件;(3)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)參與建設(shè)檔案管理工作。比如可建立適合的電子系統(tǒng),并對建設(shè)工程信息進(jìn)行收集、整理、歸檔,以此提升管理效率,降低失誤率。又或者建立局域網(wǎng),讓工作人員在工程建設(shè)階段能夠及時上傳有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容的信息,這樣可有效實(shí)現(xiàn)資源共享,進(jìn)一步減小工程管理的難度[4]。3)增加建設(shè)檔案的真實(shí)性。為確保施工檔案的真實(shí)性,提高施工檔案的利用價值,企業(yè)、施工單位應(yīng)制定行之有效的歸檔制度,將檔案管理工作與企業(yè)管理有機(jī)結(jié)合,增設(shè)專門的歸檔部門,并對部門工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)。4)完善建設(shè)檔案管理制度。在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范中包括建設(shè)項(xiàng)目在競投標(biāo)、設(shè)計(jì)、采購、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的文字影像資料等要求,并且需要建設(shè)單位全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)檔案的管理工作。因此,項(xiàng)目部門需要對檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善。首先,應(yīng)當(dāng)明確建設(shè)檔案管理工作中崗位職責(zé),并采用分層管理的模式確保新的管理制度內(nèi)容落實(shí)到位,其次,需在建設(shè)單位內(nèi)部設(shè)置專門的歸檔、整理及收集崗位,以檔案管理機(jī)構(gòu)為核心建立良好的溝通機(jī)制,嚴(yán)格遵照國家對建設(shè)項(xiàng)目工程管理方面的法律規(guī)范,讓檔案管理趨于現(xiàn)代化、合理化方向發(fā)展;最后,監(jiān)理部門需核查監(jiān)理合同的完整性,確保保存的建設(shè)檔案內(nèi)容足夠可靠。

        5 結(jié)論

        綜上分析,檔案的價值在于利用。建設(shè)檔案是當(dāng)代企業(yè)發(fā)展、管理的重要工具,為企業(yè)施工提供系統(tǒng)的資料庫,為企業(yè)提高運(yùn)營效率的同時,也是有效解決各類糾紛的有力憑證,從而減少不必要的企業(yè)糾紛,助力企業(yè)健康有序高效發(fā)展。因此當(dāng)代企業(yè)建立健全建設(shè)檔案管理制度是助力自身發(fā)展和社會發(fā)展的必要條件。

        參考文獻(xiàn)

        [1]黃文秀.工程檔案信息電子化管理的技術(shù)要點(diǎn)分析[J].工程建設(shè)與設(shè)計(jì),2019(22):266-267.

        [2]楊文婕.淺談市政工程建設(shè)施工的技術(shù)管理[J].建材與裝飾,2019(31):176-177.

        [3]顧文婷.淺析工程檔案管理問題及措施[J].陜西檔案,2019(05):45+44.

        [4]王志強(qiáng).基于工程檔案管理在建筑工程中的運(yùn)用分析[J].居舍,2019(28):164.

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