李新光 胡德武 林杰 李棟 楊娜 劉名 汪莉

【摘? 要】為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化煙草技術(shù)改造項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的資料管理，發(fā)揮項(xiàng)目資料在工程管理中的巨大價(jià)值，論文致力于明確資料管理的重要性，闡述技改項(xiàng)目資料管理的現(xiàn)狀以及提出資料精細(xì)化管理的理念與實(shí)踐措施，以期為廣大煙草行業(yè)項(xiàng)目建設(shè)者提供參考與借鑒。

【Abstract】In order to normalize， standardize and systematize the data management in the implementation process of tobacco technology transformation project， and give full play to the great value of project data in engineering management， this paper is committed to clarify the importance of data management， elaborate the status quo of data management of technology transformation project， and put forward the concept and practical measures of the fine management of data， so as to provide references and lessons for the majority of project builders in the tobacco industry.

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目資料;“清單式管理”;精細(xì)化管理

【Keywords】project data; "list management"; fine management

【中圖分類號(hào)】F426? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）12-0049-03

1 引言

在工程建設(shè)過(guò)程中，工程質(zhì)量不僅僅與施工相關(guān)，資料的規(guī)范化管理也是提升工程質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。對(duì)資料的規(guī)范化編制與收集，有助于提升資料的真實(shí)性與完整性，進(jìn)而為工程的建設(shè)、驗(yàn)收提供有力的支持和幫助。然而，工程建設(shè)的資料管理因其繁雜性、持續(xù)性，普遍被廣大項(xiàng)目建設(shè)者所忽視，造成了工程資料管理價(jià)值的喪失，影響工程項(xiàng)目的正常建設(shè)。

在煙草行業(yè)EPC工程總承包項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱“項(xiàng)目”）實(shí)施過(guò)程中，不科學(xué)、粗放式的資料管理在更加嚴(yán)格的行業(yè)審計(jì)、檢查要求下，已發(fā)展成為行業(yè)項(xiàng)目管理的痛點(diǎn)與難點(diǎn)。項(xiàng)目的資料管理普遍面臨著分工體系模糊、規(guī)章流程缺乏、管理人員頻繁變動(dòng)等現(xiàn)狀，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，造成了信息滯后、信息錯(cuò)誤、信息虛假等問(wèn)題，嚴(yán)重影響項(xiàng)目工期、質(zhì)量、安全、投控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。為了保障項(xiàng)目的高質(zhì)量建設(shè)，精細(xì)化的資料管理成為了技改項(xiàng)目的現(xiàn)實(shí)所需。本文從技改項(xiàng)目資料管理現(xiàn)狀著手，結(jié)合新業(yè)薄片技改項(xiàng)目的實(shí)踐應(yīng)用與經(jīng)驗(yàn)，探討煙草行業(yè)業(yè)主方技改項(xiàng)目資料管理的方法，以期為煙草行業(yè)廣大項(xiàng)目建設(shè)者提供有益參考和借鑒。

2 項(xiàng)目資料管理的重要性

2.1 政策文件的強(qiáng)制規(guī)定

項(xiàng)目資料管理是政策文件的強(qiáng)制規(guī)定。前期策劃準(zhǔn)備階段，由于煙草行業(yè)多為生產(chǎn)相關(guān)人員為主，難以滿足EPC項(xiàng)目建設(shè)管理的多樣化需求，為了更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目總體目標(biāo)，對(duì)要實(shí)現(xiàn)的功能、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、總工期等進(jìn)行合理的規(guī)劃設(shè)計(jì)，在項(xiàng)目前期策劃階段成立項(xiàng)目建設(shè)分析論證小組，按照“項(xiàng)目策劃→規(guī)劃設(shè)計(jì)→施工→運(yùn)營(yíng)”的流程，與咨詢單位及設(shè)計(jì)單位就EPC總承包建設(shè)模式及內(nèi)部管理管控機(jī)制進(jìn)行多維度的深入溝通，包括項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)與項(xiàng)目定義、項(xiàng)目功能分析與工作任務(wù)分配、與項(xiàng)目決策有關(guān)的組織、管理和經(jīng)濟(jì)方面的論證、與項(xiàng)目決策有關(guān)的技術(shù)方面的論證與策劃、項(xiàng)目決策的風(fēng)險(xiǎn)分析，完成了項(xiàng)目的功能、模式、建設(shè)目標(biāo)及組織策劃。

2.2 項(xiàng)目建設(shè)的現(xiàn)實(shí)所需

工程資料是項(xiàng)目工期、質(zhì)量、安全、投控目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要支撐。在工程建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目資料既是施工建設(shè)與竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，也是相關(guān)工程后期管理、維護(hù)、擴(kuò)改建的主要參考信息。鑒于煙草技改項(xiàng)目的特殊性，項(xiàng)目的規(guī)模較大、施工要求較高，其技改工程資料也更為復(fù)雜[1]。在建設(shè)中所使用材料的檢測(cè)報(bào)告、出廠合格證、使用說(shuō)明等資料，可作為出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題時(shí)的維權(quán)依據(jù);施工方案、施工日志等詳細(xì)記錄是項(xiàng)目監(jiān)理或業(yè)主加以工程進(jìn)度調(diào)控的參考標(biāo)準(zhǔn);施工現(xiàn)場(chǎng)的安全資料為安全管理工作提供了分析材料，且有助于施工項(xiàng)目部落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制;相關(guān)設(shè)計(jì)變更、簽證單、竣工圖、施工單位上報(bào)函件等各類資料，均與工程投控相關(guān)。對(duì)相關(guān)資料的把控、整理和審核，可大大降低項(xiàng)目建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，保障項(xiàng)目的順利建設(shè)。

3 項(xiàng)目資料管理的現(xiàn)狀

3.1 資料管理意識(shí)不強(qiáng)

在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，人們往往更加注重具體的施工、成本控制等問(wèn)題，缺乏對(duì)檔案資料管理的重視。因此，在檔案資料管理中投入的人力和資金相對(duì)較少，導(dǎo)致檔案資料管理效果不理想[2]。除此之外，對(duì)各類各級(jí)資料的分類不到位，缺乏資料管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致資料保存時(shí)的不完整。同時(shí)，部分臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散較快、存在時(shí)間短，由于相關(guān)資料管理人員未及時(shí)跟進(jìn)、主動(dòng)收集工程資料，導(dǎo)致資料的遺漏[3]。

3.2 資料管理要求模糊

在項(xiàng)目管理的過(guò)程中，往往由于規(guī)章制度的不明確、不全面，導(dǎo)致資料管理職責(zé)、管理內(nèi)容的模糊，造成資料管理的問(wèn)題頻發(fā)。例如，資料管理責(zé)任不明確，各人員推諉扯皮導(dǎo)致資料的遺失;檔案資料收集不規(guī)范，導(dǎo)致檔案資料無(wú)法真實(shí)地反映出工程實(shí)際;缺乏明確的資料審核要求及清單，導(dǎo)致一些關(guān)鍵資料雖然遺漏但難以被發(fā)現(xiàn)等。規(guī)章制度的模糊使檔案資料喪失了自身的價(jià)值和作用，進(jìn)而影響項(xiàng)目推進(jìn)。

雖然目前我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)管理規(guī)范，但在實(shí)際過(guò)程中，因項(xiàng)目類型、項(xiàng)目規(guī)模、人員管理能力等現(xiàn)實(shí)情況不一，相關(guān)的管理規(guī)范無(wú)法全面適用于各類型項(xiàng)目的建設(shè)。尤其是煙草行業(yè)的技改項(xiàng)目，因其管理要求、管控要點(diǎn)、建設(shè)程序與普通的民用建筑、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等項(xiàng)目有所不同，相關(guān)管理規(guī)范難以完全適用于技改項(xiàng)目，為技改項(xiàng)目資料管理帶來(lái)了新難題。

3.3 管理人員經(jīng)驗(yàn)有限

資料管理人員的業(yè)務(wù)水平將會(huì)直接影響到檔案資料管理的質(zhì)量和效果。目前，由于工程建設(shè)單位缺乏對(duì)檔案資料管理的重視，導(dǎo)致檔案資料管理人員數(shù)量不足、水平有限，大大影響資料管理質(zhì)量。

對(duì)于煙草行業(yè)而言，煙草工業(yè)企業(yè)主營(yíng)卷煙生產(chǎn)、煙草薄片加工等業(yè)務(wù)，普遍缺乏項(xiàng)目管理專業(yè)人員，于項(xiàng)目建設(shè)的管理工作上面臨較大困難。因資料管理人員配備的不足，人員經(jīng)驗(yàn)的限制，在資料的收集、歸檔、借閱等管理方面時(shí)常碰到難題，影響項(xiàng)目建設(shè)。

4 資料精細(xì)化管理

4.1 精細(xì)化管理介紹

精細(xì)化管理源于發(fā)達(dá)國(guó)家一種企業(yè)管理理念，有別于企業(yè)傳統(tǒng)的“粗放式”管理方法，精細(xì)化管理將企業(yè)管理責(zé)任具體化、明確化和規(guī)范化，以提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力為目的，最大限度地減少管理所占用的資料和降低管理成本[4]。

精細(xì)化管理具有四個(gè)基本特征：精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)。

①精：是做精，精益求精，追求最好。做精、求精的過(guò)程需要管理者不斷創(chuàng)新、改良工藝、精打細(xì)算、精益求精。

②準(zhǔn)：是準(zhǔn)確的信息與決策，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和計(jì)量，準(zhǔn)確的時(shí)間銜接和正確的工作方法。

③細(xì)：是操作細(xì)化、管理細(xì)化，特別是執(zhí)行細(xì)化。

④嚴(yán)：是嚴(yán)格控制偏差，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和制度。

精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)在具體工作的每個(gè)環(huán)節(jié)給予一系列細(xì)節(jié)的高度關(guān)注和重視，系統(tǒng)地分析研究、把握每一細(xì)節(jié)，著眼于抓好每個(gè)關(guān)鍵步驟及微小細(xì)節(jié)，以保證預(yù)期目標(biāo)的順利圓滿實(shí)現(xiàn)[5]。

4.2 精細(xì)化管理于資料管理的引申運(yùn)用

將精細(xì)化管理應(yīng)用到資料檔案管理之中，有助于提高資料的管理質(zhì)量、規(guī)范工程實(shí)施流程、提高工程實(shí)施效率，促進(jìn)項(xiàng)目的建設(shè)。圍繞精細(xì)化管理“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”四大原則，資料管理可從以下四大方面進(jìn)行優(yōu)化提升：

①精：制定清單，對(duì)標(biāo)管理，策劃精密。制定資料歸檔清單，對(duì)標(biāo)清單對(duì)歸檔資料進(jìn)行管理，通過(guò)清單的周密策劃，提高歸檔資料質(zhì)量。②準(zhǔn)：明確權(quán)責(zé)，定崗定人，準(zhǔn)確管理。明確資料管理各相關(guān)單位、各相關(guān)人員的職責(zé)，定人定崗，將資料管理的職責(zé)落實(shí)到各具體人員，降低資料管理風(fēng)險(xiǎn)。③細(xì)：流程細(xì)化，要求細(xì)化，執(zhí)行細(xì)化。明確資料收發(fā)、流轉(zhuǎn)的流程要求，細(xì)化資料的借閱、管理、歸檔等要求，通過(guò)細(xì)化的管理，提升資料價(jià)值。④嚴(yán)：制定規(guī)章，嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)格落實(shí)。制定項(xiàng)目資料管理的規(guī)章制度，各相關(guān)人員嚴(yán)格執(zhí)行、嚴(yán)格落實(shí)，促進(jìn)項(xiàng)目資料管理的規(guī)范化。

5 新業(yè)薄片于資料精細(xì)化管理的實(shí)踐應(yīng)用

新業(yè)薄片公司現(xiàn)有一條一萬(wàn)噸/年造紙法再造煙葉生產(chǎn)線，該生產(chǎn)線于2002年開工建設(shè)，2005年正式投產(chǎn)，是國(guó)內(nèi)第一批推出的造紙法再造煙葉生產(chǎn)線。為適應(yīng)現(xiàn)代化生產(chǎn)需求，2017年，經(jīng)國(guó)家煙草專賣局批準(zhǔn)，新業(yè)薄片就地技改項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱“本項(xiàng)目”）正式啟動(dòng)，建設(shè)內(nèi)容包括了新建聯(lián)合工房、配置再造煙葉生產(chǎn)線等。

本項(xiàng)目投資額高、建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜、項(xiàng)目資料煩瑣。針對(duì)本項(xiàng)目的資料管理，新業(yè)薄片公司多措并舉，以期提高資料管理質(zhì)量。

5.1 搭建資料管理架構(gòu)，明確資料管理權(quán)責(zé)

本項(xiàng)目的建設(shè)涉及工程總承包、工程監(jiān)理、跟蹤審計(jì)、招標(biāo)代理等多個(gè)參建單位，流轉(zhuǎn)至業(yè)主單位的信息資料雜亂無(wú)章。根據(jù)各類信息資料流轉(zhuǎn)的實(shí)際情況，新業(yè)薄片公司明確了各類資料接收與轉(zhuǎn)出的接口要求，制定信息流轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)圖（見圖1），各方設(shè)定專人對(duì)接，以提高溝通效率，降低溝通成本，從而有助于工程的順利推進(jìn)。

5.2 建立文檔編碼體系，保障資料檔案完善

標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的、唯一的文檔編碼可被稱為工程項(xiàng)目文檔的“身份證”，是參與工程項(xiàng)目管理各方統(tǒng)一的，滿足工程項(xiàng)目各階段查詢、調(diào)用、整理歸檔等信息管理要求的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)，是工程項(xiàng)目文檔管理中日益重要的基礎(chǔ)工作[6]。在項(xiàng)目建設(shè)前期，新業(yè)薄片公司對(duì)文檔資料進(jìn)行了編號(hào)策劃，形成了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以解決技改項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中文件缺漏、調(diào)用效率低下等問(wèn)題。

5.3 梳理項(xiàng)目資料清單，提高資料管理質(zhì)量

項(xiàng)目全過(guò)程管理資料煩瑣雜亂，完善的資料清單能發(fā)揮提醒、引導(dǎo)、規(guī)范、監(jiān)督作用，減少管理人員的疏漏和失誤，提高管理人員的工作質(zhì)量與效率。經(jīng)過(guò)多方的咨詢、學(xué)習(xí)、調(diào)研，新業(yè)薄片公司建立了項(xiàng)目業(yè)主方管理的資料清單，并于實(shí)際建設(shè)過(guò)程中不斷完善細(xì)化，清單內(nèi)容（見圖2）覆蓋規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件、報(bào)告、收發(fā)文資料、技術(shù)資料等項(xiàng)目全過(guò)程資料。資料清單既是一張“明細(xì)表”，又是一張“提醒表”，對(duì)提升資料的審核水平、保障資料的收集質(zhì)量、提升資料的收集效率具有很大的幫助。

5.4 建立資料管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理項(xiàng)目資料

完善的管理制度可以保障相關(guān)管理人員工作的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，促使相關(guān)管理工作的履行與落實(shí)。新業(yè)薄片公司在項(xiàng)目建設(shè)前期，建立了針對(duì)技改項(xiàng)目的信息管理制度（見圖3）。制度中明確各單位、各人員的信息管理職責(zé)，規(guī)定各參建單位之間的文件流轉(zhuǎn)流程，細(xì)化檔案的借閱管理要求等，使得項(xiàng)目的資料管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，從而確保項(xiàng)目資料的完善性。

6 清單式資料精細(xì)化管理的成效

6.1 科學(xué)收集文件資料，提高歸檔資料質(zhì)量

針對(duì)項(xiàng)目資料管理存在文件缺漏、錯(cuò)誤等問(wèn)題，本項(xiàng)目所采用的“清單式管理”方案能為技改項(xiàng)目資料的科學(xué)化管理構(gòu)建有效管理體系，明確文件收集的流程及歸檔資料清單，節(jié)省文件反復(fù)流轉(zhuǎn)的溝通成本，避免了因文件錯(cuò)誤、文件遺漏等因素導(dǎo)致的資料問(wèn)題。

6.2 文件分類編碼歸檔，提高信息溝通效率

精細(xì)化資料管理針對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程業(yè)主方所需資料分類統(tǒng)一編號(hào)、記錄歸檔資料信息，完善構(gòu)建資料檔案歸檔目錄與文檔信息編碼體系，在實(shí)現(xiàn)了信息資料完整性的同時(shí)，便于后期資料查閱與借閱，有助于提高信息溝通效率，有序推進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)。

6.3 資料管理有據(jù)可依，降低項(xiàng)目違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)

精細(xì)化的資料管理實(shí)現(xiàn)了資料管理的科學(xué)化、效率化與完善化，有效規(guī)避了各相關(guān)人員篡改項(xiàng)目資料、故意規(guī)避檢查等違法違規(guī)行為，使項(xiàng)目資料能夠真實(shí)反映項(xiàng)目的全過(guò)程建設(shè)情況，在有效應(yīng)對(duì)審計(jì)、上級(jí)檢查的同時(shí)，為后續(xù)項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)營(yíng)提供有效的資料支撐。

7 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)科技水平的日益提升和經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷進(jìn)步，我國(guó)煙草行業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目的管理方法也在不斷改革與發(fā)展。伴隨著煙草行業(yè)技改投資額的擴(kuò)增，項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，工程資料的整理難度也逐漸增加。為防止資料管理問(wèn)題對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全、投控帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，新業(yè)薄片公司力求通過(guò)應(yīng)用精細(xì)化的資料管理方法，形成清晰的資料管理架構(gòu)、細(xì)化的資料管理職責(zé)、清單式的管理工具，將資料管理滲透至項(xiàng)目全生命周期、落實(shí)到建設(shè)的細(xì)微環(huán)節(jié)。

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