楊景惠 姜昕

[摘? ? 要] 財務(wù)共享服務(wù)中心在現(xiàn)代企業(yè)中的使用已經(jīng)普遍化，其以共享性為核心的服務(wù)理念，成為企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理的優(yōu)化轉(zhuǎn)型必不可少的一環(huán)。同時，財務(wù)共享服務(wù)在企業(yè)中的應(yīng)用需要完善的內(nèi)部控制體系的支持，二者在實際應(yīng)用中伴隨著一系列問題的產(chǎn)生。所以，本文由財務(wù)共享對內(nèi)部控制的影響為切入點進(jìn)行分析，提出企業(yè)財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制應(yīng)運而生的問題，目的是為企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)提供建設(shè)性意見。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè);財務(wù)共享;內(nèi)部控制;信息安全

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 01. 029

[中圖分類號] F275;F239.45? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2020）01- 0064- 02

1? ? ? 財務(wù)共享模式對內(nèi)部控制的影響

1.1? ?財務(wù)共享模式提高財務(wù)人員的工作效率

財務(wù)共享模式使得財務(wù)人員從傳統(tǒng)的財務(wù)工作中脫離出來，將最原始的錄入憑證、登記賬簿以及許多中間環(huán)節(jié)等業(yè)務(wù)實現(xiàn)高度的信息共享，通過網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)傳遞。財務(wù)共享將財務(wù)人員高效地集中在財務(wù)流程的最終環(huán)節(jié)，這同時也是對財務(wù)人員有著更高的要求，其需要將注意力集中在業(yè)務(wù)的全局把控和財務(wù)報表分析上。通過對報表的研究與解讀，為管理層提供對決策有用的財務(wù)信息。

1.2? ?財務(wù)共享模式降低企業(yè)成本

無論是對于集團整體還是對于集團子公司，財務(wù)共享模式在一定程度上都會降低企業(yè)管理成本以及控制運營成本。財務(wù)共享模式是將集團內(nèi)部以及集團與子公司之間信息的實現(xiàn)共享，提供一系列的共享服務(wù)以提高運營效率，從而降低運營成本。集團內(nèi)部各個職能部門之間以及集團與子公司之間建立統(tǒng)一的共享模式，達(dá)到節(jié)約企業(yè)的管理成本的效果。

1.3? ?財務(wù)信息產(chǎn)生不確定性

在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式下，企業(yè)財務(wù)人員對發(fā)生的每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)有清晰的了解，包括經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容、發(fā)生的雙方、相關(guān)數(shù)據(jù)等信息[1]。但在財務(wù)共享模式下，由于經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)信息是通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)在線共享，財務(wù)人員無法確保相關(guān)信息的真實性和準(zhǔn)確性，這樣就導(dǎo)致如果業(yè)務(wù)流程中一個小的環(huán)節(jié)產(chǎn)生錯誤，那么整個財務(wù)數(shù)據(jù)鏈就會整體出現(xiàn)問題。

1.4? ?財務(wù)人員的工作情緒發(fā)生改變

財務(wù)人員在傳統(tǒng)模式下對企業(yè)的財務(wù)流程整體有著十分的了解，這樣才能保證自身工作的正常開展。但是在財務(wù)共享模式中，財務(wù)人員可以直接利用共享中心的財務(wù)數(shù)據(jù)，將自己所負(fù)責(zé)的工作重復(fù)進(jìn)行即可。長此以往，財務(wù)人員會對工作失去新鮮感，產(chǎn)生厭煩情緒。

2? ? ? 財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制存在的問題

2.1? ?人才和組織架構(gòu)面臨挑戰(zhàn)

由于財務(wù)共享模式在企業(yè)中的應(yīng)用，財務(wù)人員的職能發(fā)生改變，由原來的線下處理業(yè)務(wù)變成線上填寫單據(jù)、線上審批、線上集中結(jié)算等線上業(yè)務(wù)處理。在財務(wù)共享建設(shè)初期，財務(wù)人員職能的轉(zhuǎn)變很可能會影響員工的技能發(fā)展水平以及不相容崗位的職權(quán)等[2]。在財務(wù)共享模式下，財務(wù)人員的基礎(chǔ)技能將會有所減退，不利于他們的個人職業(yè)發(fā)展。企業(yè)財務(wù)共享模式建設(shè)初始階段，人員的變動以及職能的轉(zhuǎn)變對于財務(wù)部門內(nèi)部以及整個集團來說都是一個挑戰(zhàn)。

2.2? ?企業(yè)內(nèi)部控制活動存在弊端

財務(wù)共享模式的形成，使得所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)都集中在共享平臺上，管理者也在不斷完善和優(yōu)化信息平臺。隨著企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的不斷增多，管理者會根據(jù)自身的實際情況增加財務(wù)信息系統(tǒng)。但由于信息和系統(tǒng)的雙重疊加，管理者可能會因為通知不及時或者沒有對業(yè)務(wù)及時處理，導(dǎo)致財務(wù)信息重復(fù)，從而增加財務(wù)人員的業(yè)務(wù)量，甚至可能會出現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)錯誤的情況。 這種情況不僅沒有體現(xiàn)財務(wù)共享模式下的便利化，還降低了財務(wù)信息處理的效率，影響企業(yè)內(nèi)部控制管理。

2.3? ?財務(wù)信息的安全無法保證

在財務(wù)共享模式下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)高度集中在財務(wù)共享中心，由財務(wù)共享中心統(tǒng)一進(jìn)行處理、歸集和分配，這都需要電子信息技術(shù)的支持，這大大提高了企業(yè)財務(wù)處理的工作效率。但同時電子信息的安全無法確保，可能會有惡意競爭的行為，對公司重要信息進(jìn)行竊取或者監(jiān)控[3]。因為財務(wù)共享體現(xiàn)的是財務(wù)系統(tǒng)中各個環(huán)節(jié)通過網(wǎng)絡(luò)有序?qū)?，如果在某一環(huán)節(jié)上出現(xiàn)漏洞，那么也會影響整個財務(wù)數(shù)據(jù)的安全，這一問題的產(chǎn)生對企業(yè)內(nèi)部控制提出來新的要求。

2.4? ?財務(wù)部門內(nèi)部監(jiān)督出現(xiàn)弊端

財務(wù)共享模式在集團的運行，使得很多分公司和子公司內(nèi)部只保留一個財務(wù)人員進(jìn)行一些必須在現(xiàn)場處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的事項[4]。這就出現(xiàn)了一名財務(wù)人員負(fù)責(zé)多項職務(wù)的情況，不相容職務(wù)分離不能被有效執(zhí)行，財務(wù)人員的舞弊行為也時有發(fā)生，而集團考慮到節(jié)約成本方面也不能對財務(wù)人員的行為進(jìn)行有效監(jiān)督和控制。內(nèi)部審計并沒有對財務(wù)共享模式下的財務(wù)信息進(jìn)行實時監(jiān)控，仍然進(jìn)行事后審計。這就導(dǎo)致一些財務(wù)問題不能被及時發(fā)現(xiàn)，影響整體財務(wù)流程的運行。財務(wù)共享下的內(nèi)部監(jiān)督體制不完善和內(nèi)部審計的效率低下，是企業(yè)集團需要重視的一個問題。

3? ? ? 財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制存在問題的對策

3.1? ?企業(yè)內(nèi)部建立科學(xué)的人才和組織架構(gòu)

企業(yè)應(yīng)明確財務(wù)人員在共享模式下的職責(zé)，建立良好的機制體制。集團財務(wù)新格局形成財務(wù)控制與管控、財務(wù)交易處理和業(yè)務(wù)分析支持三者的循環(huán)往復(fù)的格局，財務(wù)交易處理以會計稽核、對會計業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)操作等業(yè)務(wù)為主，業(yè)務(wù)分析與支持以分析為主，財務(wù)控制和管控則以規(guī)劃和管理為主，這三個部分需要不同的高素質(zhì)財務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)的處理。對財務(wù)人員的管理方面，企業(yè)可以對員工進(jìn)行實時考核和獎勵，激發(fā)員工工作的積極性，也可以使員工的工作技能進(jìn)步。在部門內(nèi)外部制定輪崗制度，讓員工可以熟悉整個財務(wù)的工作流程。部門內(nèi)部進(jìn)行工作技能的定時培訓(xùn)以及新老員工的經(jīng)驗分享，并鼓勵員工做好職業(yè)規(guī)劃。

3.2? ?加強財務(wù)信息安全管理

對于整個財務(wù)系統(tǒng)的安全維護(hù)是推進(jìn)財務(wù)共享中心建設(shè)的重要事項。企業(yè)應(yīng)該對信息系統(tǒng)的供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，確保財務(wù)系統(tǒng)本身不存在漏洞。以SAP管理系統(tǒng)為例，其在企業(yè)中的應(yīng)用很廣泛，在應(yīng)用之前必須簽訂技術(shù)和安全保障協(xié)議，這提高了財務(wù)共享服務(wù)的安全系數(shù)。同時，對于財務(wù)共享平臺的維護(hù)，企業(yè)需要配備專業(yè)的團隊進(jìn)行日常的監(jiān)控和維護(hù)。企業(yè)可以設(shè)置信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)兩大中心，對企業(yè)的硬件和軟件進(jìn)行運營監(jiān)測，增加財務(wù)共享平臺的安全系數(shù)。

3.3? ?加強集中化管理和流程標(biāo)準(zhǔn)化

從傳統(tǒng)模式向財務(wù)共享模式的轉(zhuǎn)變，需要業(yè)務(wù)流程的再造以及業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化。為確保財務(wù)人員是按照標(biāo)準(zhǔn)的流程進(jìn)行工作的，企業(yè)財務(wù)部門可以制作財務(wù)流程的必備手冊以供財務(wù)人員學(xué)習(xí)和熟練流程。集團通過對業(yè)務(wù)流程的改造，使各子公司的流程逐漸標(biāo)準(zhǔn)化。整個集團的各個分支都在同一個標(biāo)準(zhǔn)化流程下工作，會大大提高集團的財務(wù)處理效率。企業(yè)要對于財務(wù)共享服務(wù)平臺制定出明確的實施細(xì)則，依據(jù)制定的各項規(guī)章制度，對財務(wù)人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和管理，從而達(dá)到更好的內(nèi)部控制。

3.4? ?優(yōu)化內(nèi)部監(jiān)督體制

對于子公司財務(wù)人員的不相容職務(wù)分離的問題，需要集團管理人員高度的自覺性，應(yīng)該清楚地意識到財務(wù)是企業(yè)運轉(zhuǎn)的核心部分，所以對財務(wù)工作的監(jiān)督和管理是重要環(huán)節(jié)。集團可以充分發(fā)揮獨立董事的評價作用，獨立董事對于企業(yè)財務(wù)信息的收集與獲取可以通過不同的途徑，他們有別于企業(yè)的內(nèi)部審計和外部審計，他們對企業(yè)的財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制體系的評價更加客觀和公正。獨立董事提出的一些建設(shè)意見和改進(jìn)方法，有利于企業(yè)內(nèi)部控制體系的完善。

4? ? ?結(jié)? ? 語

財務(wù)共享模式的已經(jīng)在現(xiàn)代企業(yè)中逐漸普及，與傳統(tǒng)的財務(wù)模式相比，其大大提高了企業(yè)財務(wù)流程的效率和財務(wù)信息應(yīng)用的準(zhǔn)確度。財務(wù)工作人員的工作效率也得到很大的提高，因為許多中間煩瑣的手工環(huán)節(jié)被線上流程所取代，使得基礎(chǔ)財務(wù)工作被取代。同時，由于財務(wù)人員以及財務(wù)流程的減少，使得企業(yè)的管理成本和營運成本也大幅度降低。但內(nèi)部控制體系所出現(xiàn)的一些問題，也是企業(yè)集團需要采取措施應(yīng)對的。企業(yè)可以通過對人員和組織架構(gòu)的改進(jìn)、加強信息安全、實現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化和加強監(jiān)督等方式對集團以及各分子公司進(jìn)行管理。

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