易蘭

[摘 要] 人事檔案管理在醫(yī)院當(dāng)中具有明顯的職能性工作特質(zhì)，具有較高的管理責(zé)任性，將PDCA循環(huán)模式應(yīng)用在某三甲醫(yī)院人事檔案管理中，通過對人事檔案管理部門各職能人員工作加以有效關(guān)聯(lián)和協(xié)調(diào)，能夠有效提高人事檔案管理效率，保障檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性及真實(shí)性，因此，文章就PDCA循環(huán)在某三甲醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用加以研究、思考，致力于提升醫(yī)院人事檔案管理效率，有效發(fā)揮PDCA循環(huán)對檔案管理的促進(jìn)作用。

[關(guān)鍵詞] PDCA循環(huán)；某三甲醫(yī)院；人事檔案管理；應(yīng)用思考

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著當(dāng)前信息化時(shí)代的到來，信息傳播速度的不斷加快，醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程也在不斷提升。人事檔案作為醫(yī)院管理層級中的重要部門，對醫(yī)院工作人員晉升考核、職稱評定、薪資組成等方面均起到一定的決定性作用，具有顯著的參考價(jià)值及管理性作用[1]。提高醫(yī)院人事檔案的管理效率，能夠使醫(yī)院人事檔案內(nèi)容更具完整性及可查詢性，是醫(yī)院組成中不可或缺的一部分，對醫(yī)院人事檔案管理開展PDCA循環(huán)模式，通過對醫(yī)院人事檔案管理工作流程及工作內(nèi)容的有效規(guī)范，能夠使醫(yī)院人事檔案管理更具先進(jìn)性和科學(xué)性，全面促進(jìn)醫(yī)院人事檔案的有效管理實(shí)效，對醫(yī)院各級職能的管理及醫(yī)院未來的發(fā)展具有一定的導(dǎo)向性作用[2]。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）硬件條件問題

醫(yī)院人事檔案需進(jìn)行多次整理備份，因此以往醫(yī)院人事檔案普遍是以多份形式呈現(xiàn)。并存放于醫(yī)院檔案室當(dāng)中，但隨著時(shí)間的推移，醫(yī)院工作人員會發(fā)生職能、就職、離職、死亡等諸多人員變動，由此造成了醫(yī)院人事檔案數(shù)量眾多，整理及更新上存在一定的滯后性。醫(yī)院檔案室的使用面積處于固定狀態(tài)，室內(nèi)環(huán)境較為封閉，沒有良好的通風(fēng)設(shè)施，過多的紙質(zhì)檔案，會因管理時(shí)效性的差異，出現(xiàn)遺漏、霉變、內(nèi)容丟失等情況，從而使醫(yī)院人事檔案的使用效率降低，一旦需進(jìn)行查找，會出現(xiàn)嚴(yán)重的尋找困難，同時(shí)產(chǎn)生一定的疾病傳播效率。

（二）科技性問題

醫(yī)院人事檔案用紙普遍選用較為輕薄的紙張，對檔案人信息資料加以手工記錄，以便縮減儲存占用空間，但在以往的取放查閱過程中，多見檔案因管理、使用不當(dāng)，出現(xiàn)嚴(yán)重污損、資料信息損壞現(xiàn)象，同時(shí)還可見信息資料錯(cuò)誤、信息資料錄入不全等情況，對醫(yī)院人事檔案建立意義及檔案使用效率產(chǎn)生嚴(yán)重影響。此外，醫(yī)院人事檔案管理人員，在對所需檔案進(jìn)行查閱中，因延續(xù)傳統(tǒng)調(diào)閱方式，從而使醫(yī)院人事檔案管理時(shí)效性始終處于落后狀態(tài)[3]。

（三）人員問題

醫(yī)院人事檔案工作人員普遍是其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，缺乏檔案管理專業(yè)知識，對醫(yī)院人事檔案管理意義及管理內(nèi)容、工作責(zé)任等方面存在一定的認(rèn)知不足，因此無法對醫(yī)院人事檔案做到有效管理。因醫(yī)院人事檔案人員專業(yè)能力不足，在日常工作中，有一定的隨意性和個(gè)人行為習(xí)慣，由此影響醫(yī)院人事檔案管理效率及工作質(zhì)量[4]。此外，醫(yī)院對人事檔案工作的管理較為松散，缺乏有針對性的檔案專業(yè)技能培訓(xùn)和提升的學(xué)習(xí)安排，從而使醫(yī)院人事檔案管理工作效率及職能作用得不到有效提升，降低醫(yī)院檔案工作的開展效率。

二、PDCA的意義

PDCA循環(huán)是一種較為高效的部門職能關(guān)聯(lián)體系，系統(tǒng)性地將管理劃分為計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理四個(gè)階段，以此為管理工作的開展中心，依據(jù)工種特質(zhì)，對工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致劃分和區(qū)別，使工作流程及工作內(nèi)容更為清晰明了，作為質(zhì)量管理當(dāng)中的基礎(chǔ)管理實(shí)施方法，對工作的有效開展具有顯著的促進(jìn)意義，從而使工作效率及工作時(shí)效性得到有效提高，因此具有較強(qiáng)的先進(jìn)性及科學(xué)性[5]。

PDCA循環(huán)起始為發(fā)現(xiàn)問題，開展問題形成原因及導(dǎo)致問題因素等方面信息的整理，由此對問題解決方式加以針對性的規(guī)劃和分析，同時(shí)預(yù)設(shè)解決結(jié)果和成效，明確可執(zhí)行性后，對問題解決方法加以實(shí)踐，如問題順利解決，便可對其成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，以此制定相應(yīng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)制度，如問題并未解決，即可帶回到PDCA循環(huán)起始，重新開始新一輪的規(guī)劃和分析。

三、PDCA循環(huán)在甲醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

（一）開展計(jì)劃

PDCA循環(huán)的應(yīng)用，首先應(yīng)從醫(yī)院實(shí)際角度出發(fā)，對醫(yī)院工作人員職能、個(gè)人信息、所屬編制等方面入手，以此構(gòu)建檔案信息整理模式，對不完整、存在缺失的檔案，應(yīng)提高對醫(yī)院工作人員信息資料的采集效率，借助檔案的補(bǔ)充性特質(zhì)，完善和制定醫(yī)院人事檔案管理規(guī)章制度，并對當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理所存在的問題及成因加以研究和探索，以此從根源上針對醫(yī)院人事檔案管理職能效用、工作內(nèi)容、工作流程等方面實(shí)施系統(tǒng)化計(jì)劃，并對醫(yī)院人事檔案的主、次影響作用進(jìn)行明確區(qū)分[6]。

因此，在對實(shí)施措施及計(jì)劃進(jìn)行制定時(shí)，管理者應(yīng)從多方面、多角度對醫(yī)院人事檔案管理職能作用加以考量，同時(shí)對醫(yī)院人事檔案管理所需物資及人員進(jìn)行細(xì)致羅列，以此觀察醫(yī)院人事檔案管理中計(jì)劃開展的可行性及執(zhí)行效率，從而使計(jì)劃對醫(yī)院人事檔案管理職能的調(diào)整作用發(fā)揮到最大，增強(qiáng)計(jì)劃開展的時(shí)效性。

（二）計(jì)劃執(zhí)行

計(jì)劃執(zhí)行要選定準(zhǔn)確的執(zhí)行時(shí)長，以此觀察計(jì)劃對醫(yī)院人事檔案管理工作的影響效用。就某三甲醫(yī)院人事檔案管理中PDCA循環(huán)的執(zhí)行，時(shí)間選定為2年，對人員配備上以一名醫(yī)院人事檔案管理人員負(fù)責(zé)千人檔案為工作內(nèi)容，根據(jù)醫(yī)院人事檔案數(shù)量，配備相應(yīng)數(shù)量的管理人員，并對醫(yī)院人事檔案管理人員開展專業(yè)技能培訓(xùn)，通過醫(yī)院人事檔案管理人員對醫(yī)院人事檔案管理知識、管理方式、管理作用及工作開展意義等方面內(nèi)容的講解，使醫(yī)院人事檔案管理人員對工作職責(zé)及醫(yī)院人事檔案管理重要性形成明確認(rèn)知，從而使醫(yī)院人事檔案管理工作人員的職能意識及管理能力得到有效提升[7]。

就醫(yī)院人事檔案分類上，可參照醫(yī)院工作人員就職方式的不同，對醫(yī)院人事檔案進(jìn)行分類管理，編制類職工檔案由醫(yī)院自主保存，而編制外職工檔案可交于檔案管理中心或其他社會服務(wù)性質(zhì)管理單位保存，以此分化醫(yī)院人事檔案管理部門工作人員工作內(nèi)容，提升管理工作開展效率。此外，就檔案管理，還可借助當(dāng)前先進(jìn)的信息科技技術(shù)，錄入電子檔案，以此增強(qiáng)檔案保存效率，方便醫(yī)院人事檔案查閱使用。

（三）實(shí)踐查驗(yàn)

計(jì)劃實(shí)施一段時(shí)間后，參照醫(yī)院人事檔案管理工作開展情況，對此前所制作的醫(yī)院人事檔案管理工作計(jì)劃進(jìn)行細(xì)致查驗(yàn)。首先，應(yīng)對計(jì)劃落實(shí)程度及執(zhí)行情況進(jìn)行信息采集及整理，與計(jì)劃所預(yù)設(shè)的結(jié)果進(jìn)行對比，對落實(shí)效率較好，應(yīng)用成效較高的計(jì)劃內(nèi)容和落實(shí)存在偏差性等問題成因開展進(jìn)一步研究、分析，由此復(fù)議醫(yī)院人事檔案管理計(jì)劃所制定形式、內(nèi)容等方面的可行性，將上述情況進(jìn)行統(tǒng)一匯總及整理，以此帶回到PDCA循環(huán)當(dāng)中，就問題點(diǎn)進(jìn)行更為深化的研究和剖析，并對醫(yī)院人事檔案管理計(jì)劃進(jìn)行更為細(xì)致的制定，以此突破醫(yī)院人事檔案管理工作開展中所存在的執(zhí)行問題及執(zhí)行困難度，有效提高計(jì)劃的實(shí)施效率，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的有效開展[8]。

（四）總結(jié)處理

通過上述檢驗(yàn)，應(yīng)用PDCA循環(huán)對醫(yī)院人事檔案管理工作有明顯改進(jìn)推動作用，由此可見，醫(yī)院人事檔案管理工作的開展中，工作人員對醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)知及管理技能的有效提升，是完善并促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作良性開展的必然因素，同時(shí)，建立良好、完善的醫(yī)院人事檔案管理制度，也是規(guī)范醫(yī)院人事檔案工作開展的有效促進(jìn)因素。因此，加強(qiáng)對醫(yī)院人事檔案管理部門工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，改良醫(yī)院人事檔案管理部門工作制度，具有較高的影響作用。

四、結(jié)語

綜上所述，將PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理當(dāng)中，能夠使醫(yī)院人事檔案管理部門的工作職能效用得到顯著提升，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的時(shí)效性，從而有效保障醫(yī)院職工和醫(yī)院整體的多方面利益。

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