易蘭
[摘 要] 人事檔案管理在醫(yī)院當(dāng)中具有明顯的職能性工作特質(zhì),具有較高的管理責(zé)任性,將PDCA循環(huán)模式應(yīng)用在某三甲醫(yī)院人事檔案管理中,通過(guò)對(duì)人事檔案管理部門各職能人員工作加以有效關(guān)聯(lián)和協(xié)調(diào),能夠有效提高人事檔案管理效率,保障檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性及真實(shí)性,因此,文章就PDCA循環(huán)在某三甲醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用加以研究、思考,致力于提升醫(yī)院人事檔案管理效率,有效發(fā)揮PDCA循環(huán)對(duì)檔案管理的促進(jìn)作用。
[關(guān)鍵詞] PDCA循環(huán);某三甲醫(yī)院;人事檔案管理;應(yīng)用思考
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
隨著當(dāng)前信息化時(shí)代的到來(lái),信息傳播速度的不斷加快,醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程也在不斷提升。人事檔案作為醫(yī)院管理層級(jí)中的重要部門,對(duì)醫(yī)院工作人員晉升考核、職稱評(píng)定、薪資組成等方面均起到一定的決定性作用,具有顯著的參考價(jià)值及管理性作用[1]。提高醫(yī)院人事檔案的管理效率,能夠使醫(yī)院人事檔案內(nèi)容更具完整性及可查詢性,是醫(yī)院組成中不可或缺的一部分,對(duì)醫(yī)院人事檔案管理開(kāi)展PDCA循環(huán)模式,通過(guò)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作流程及工作內(nèi)容的有效規(guī)范,能夠使醫(yī)院人事檔案管理更具先進(jìn)性和科學(xué)性,全面促進(jìn)醫(yī)院人事檔案的有效管理實(shí)效,對(duì)醫(yī)院各級(jí)職能的管理及醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展具有一定的導(dǎo)向性作用[2]。
一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀
(一)硬件條件問(wèn)題
醫(yī)院人事檔案需進(jìn)行多次整理備份,因此以往醫(yī)院人事檔案普遍是以多份形式呈現(xiàn)。并存放于醫(yī)院檔案室當(dāng)中,但隨著時(shí)間的推移,醫(yī)院工作人員會(huì)發(fā)生職能、就職、離職、死亡等諸多人員變動(dòng),由此造成了醫(yī)院人事檔案數(shù)量眾多,整理及更新上存在一定的滯后性。醫(yī)院檔案室的使用面積處于固定狀態(tài),室內(nèi)環(huán)境較為封閉,沒(méi)有良好的通風(fēng)設(shè)施,過(guò)多的紙質(zhì)檔案,會(huì)因管理時(shí)效性的差異,出現(xiàn)遺漏、霉變、內(nèi)容丟失等情況,從而使醫(yī)院人事檔案的使用效率降低,一旦需進(jìn)行查找,會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的尋找困難,同時(shí)產(chǎn)生一定的疾病傳播效率。
(二)科技性問(wèn)題
醫(yī)院人事檔案用紙普遍選用較為輕薄的紙張,對(duì)檔案人信息資料加以手工記錄,以便縮減儲(chǔ)存占用空間,但在以往的取放查閱過(guò)程中,多見(jiàn)檔案因管理、使用不當(dāng),出現(xiàn)嚴(yán)重污損、資料信息損壞現(xiàn)象,同時(shí)還可見(jiàn)信息資料錯(cuò)誤、信息資料錄入不全等情況,對(duì)醫(yī)院人事檔案建立意義及檔案使用效率產(chǎn)生嚴(yán)重影響。此外,醫(yī)院人事檔案管理人員,在對(duì)所需檔案進(jìn)行查閱中,因延續(xù)傳統(tǒng)調(diào)閱方式,從而使醫(yī)院人事檔案管理時(shí)效性始終處于落后狀態(tài)[3]。
(三)人員問(wèn)題
醫(yī)院人事檔案工作人員普遍是其他崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái),缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí),對(duì)醫(yī)院人事檔案管理意義及管理內(nèi)容、工作責(zé)任等方面存在一定的認(rèn)知不足,因此無(wú)法對(duì)醫(yī)院人事檔案做到有效管理。因醫(yī)院人事檔案人員專業(yè)能力不足,在日常工作中,有一定的隨意性和個(gè)人行為習(xí)慣,由此影響醫(yī)院人事檔案管理效率及工作質(zhì)量[4]。此外,醫(yī)院對(duì)人事檔案工作的管理較為松散,缺乏有針對(duì)性的檔案專業(yè)技能培訓(xùn)和提升的學(xué)習(xí)安排,從而使醫(yī)院人事檔案管理工作效率及職能作用得不到有效提升,降低醫(yī)院檔案工作的開(kāi)展效率。
二、PDCA的意義
PDCA循環(huán)是一種較為高效的部門職能關(guān)聯(lián)體系,系統(tǒng)性地將管理劃分為計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理四個(gè)階段,以此為管理工作的開(kāi)展中心,依據(jù)工種特質(zhì),對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致劃分和區(qū)別,使工作流程及工作內(nèi)容更為清晰明了,作為質(zhì)量管理當(dāng)中的基礎(chǔ)管理實(shí)施方法,對(duì)工作的有效開(kāi)展具有顯著的促進(jìn)意義,從而使工作效率及工作時(shí)效性得到有效提高,因此具有較強(qiáng)的先進(jìn)性及科學(xué)性[5]。
PDCA循環(huán)起始為發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,開(kāi)展問(wèn)題形成原因及導(dǎo)致問(wèn)題因素等方面信息的整理,由此對(duì)問(wèn)題解決方式加以針對(duì)性的規(guī)劃和分析,同時(shí)預(yù)設(shè)解決結(jié)果和成效,明確可執(zhí)行性后,對(duì)問(wèn)題解決方法加以實(shí)踐,如問(wèn)題順利解決,便可對(duì)其成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié),以此制定相應(yīng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)制度,如問(wèn)題并未解決,即可帶回到PDCA循環(huán)起始,重新開(kāi)始新一輪的規(guī)劃和分析。
三、PDCA循環(huán)在甲醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用
(一)開(kāi)展計(jì)劃
PDCA循環(huán)的應(yīng)用,首先應(yīng)從醫(yī)院實(shí)際角度出發(fā),對(duì)醫(yī)院工作人員職能、個(gè)人信息、所屬編制等方面入手,以此構(gòu)建檔案信息整理模式,對(duì)不完整、存在缺失的檔案,應(yīng)提高對(duì)醫(yī)院工作人員信息資料的采集效率,借助檔案的補(bǔ)充性特質(zhì),完善和制定醫(yī)院人事檔案管理規(guī)章制度,并對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理所存在的問(wèn)題及成因加以研究和探索,以此從根源上針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理職能效用、工作內(nèi)容、工作流程等方面實(shí)施系統(tǒng)化計(jì)劃,并對(duì)醫(yī)院人事檔案的主、次影響作用進(jìn)行明確區(qū)分[6]。
因此,在對(duì)實(shí)施措施及計(jì)劃進(jìn)行制定時(shí),管理者應(yīng)從多方面、多角度對(duì)醫(yī)院人事檔案管理職能作用加以考量,同時(shí)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理所需物資及人員進(jìn)行細(xì)致羅列,以此觀察醫(yī)院人事檔案管理中計(jì)劃開(kāi)展的可行性及執(zhí)行效率,從而使計(jì)劃對(duì)醫(yī)院人事檔案管理職能的調(diào)整作用發(fā)揮到最大,增強(qiáng)計(jì)劃開(kāi)展的時(shí)效性。
(二)計(jì)劃執(zhí)行
計(jì)劃執(zhí)行要選定準(zhǔn)確的執(zhí)行時(shí)長(zhǎng),以此觀察計(jì)劃對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的影響效用。就某三甲醫(yī)院人事檔案管理中PDCA循環(huán)的執(zhí)行,時(shí)間選定為2年,對(duì)人員配備上以一名醫(yī)院人事檔案管理人員負(fù)責(zé)千人檔案為工作內(nèi)容,根據(jù)醫(yī)院人事檔案數(shù)量,配備相應(yīng)數(shù)量的管理人員,并對(duì)醫(yī)院人事檔案管理人員開(kāi)展專業(yè)技能培訓(xùn),通過(guò)醫(yī)院人事檔案管理人員對(duì)醫(yī)院人事檔案管理知識(shí)、管理方式、管理作用及工作開(kāi)展意義等方面內(nèi)容的講解,使醫(yī)院人事檔案管理人員對(duì)工作職責(zé)及醫(yī)院人事檔案管理重要性形成明確認(rèn)知,從而使醫(yī)院人事檔案管理工作人員的職能意識(shí)及管理能力得到有效提升[7]。
就醫(yī)院人事檔案分類上,可參照醫(yī)院工作人員就職方式的不同,對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行分類管理,編制類職工檔案由醫(yī)院自主保存,而編制外職工檔案可交于檔案管理中心或其他社會(huì)服務(wù)性質(zhì)管理單位保存,以此分化醫(yī)院人事檔案管理部門工作人員工作內(nèi)容,提升管理工作開(kāi)展效率。此外,就檔案管理,還可借助當(dāng)前先進(jìn)的信息科技技術(shù),錄入電子檔案,以此增強(qiáng)檔案保存效率,方便醫(yī)院人事檔案查閱使用。
(三)實(shí)踐查驗(yàn)
計(jì)劃實(shí)施一段時(shí)間后,參照醫(yī)院人事檔案管理工作開(kāi)展情況,對(duì)此前所制作的醫(yī)院人事檔案管理工作計(jì)劃進(jìn)行細(xì)致查驗(yàn)。首先,應(yīng)對(duì)計(jì)劃落實(shí)程度及執(zhí)行情況進(jìn)行信息采集及整理,與計(jì)劃所預(yù)設(shè)的結(jié)果進(jìn)行對(duì)比,對(duì)落實(shí)效率較好,應(yīng)用成效較高的計(jì)劃內(nèi)容和落實(shí)存在偏差性等問(wèn)題成因開(kāi)展進(jìn)一步研究、分析,由此復(fù)議醫(yī)院人事檔案管理計(jì)劃所制定形式、內(nèi)容等方面的可行性,將上述情況進(jìn)行統(tǒng)一匯總及整理,以此帶回到PDCA循環(huán)當(dāng)中,就問(wèn)題點(diǎn)進(jìn)行更為深化的研究和剖析,并對(duì)醫(yī)院人事檔案管理計(jì)劃進(jìn)行更為細(xì)致的制定,以此突破醫(yī)院人事檔案管理工作開(kāi)展中所存在的執(zhí)行問(wèn)題及執(zhí)行困難度,有效提高計(jì)劃的實(shí)施效率,促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的有效開(kāi)展[8]。
(四)總結(jié)處理
通過(guò)上述檢驗(yàn),應(yīng)用PDCA循環(huán)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作有明顯改進(jìn)推動(dòng)作用,由此可見(jiàn),醫(yī)院人事檔案管理工作的開(kāi)展中,工作人員對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)知及管理技能的有效提升,是完善并促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作良性開(kāi)展的必然因素,同時(shí),建立良好、完善的醫(yī)院人事檔案管理制度,也是規(guī)范醫(yī)院人事檔案工作開(kāi)展的有效促進(jìn)因素。因此,加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理部門工作人員的素質(zhì)培養(yǎng),改良醫(yī)院人事檔案管理部門工作制度,具有較高的影響作用。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,將PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理當(dāng)中,能夠使醫(yī)院人事檔案管理部門的工作職能效用得到顯著提升,促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的時(shí)效性,從而有效保障醫(yī)院職工和醫(yī)院整體的多方面利益。
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