杜蔚明

[摘 要] 信息技術(shù)高速發(fā)展，現(xiàn)如今，已經(jīng)深入到各行各業(yè)，對(duì)工作的開展產(chǎn)生了巨大的影響，也深刻地改變了人們的生活。數(shù)字檔案有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，那就是它便于傳輸，易于管理，大大提高了檔案相關(guān)工作的效率。但是，在實(shí)際建設(shè)數(shù)字檔案資源的過程中，仍然暴露出了一些問題，需要相關(guān)人員提高重視。文章簡(jiǎn)單分析了數(shù)字檔案資源建設(shè)在實(shí)際實(shí)施過程中遇到的一些分析，總結(jié)原因，并提出相應(yīng)的解決方法。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字檔案；資源建設(shè)；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，電子政務(wù)的開展也受到了數(shù)字技術(shù)的影響。當(dāng)前，數(shù)字檔案越來越豐富，數(shù)字檔案的建設(shè)也加快了腳步，為公眾提供更高質(zhì)量的服務(wù)。一直以來，數(shù)字檔案資源的建設(shè)水平在一定程度上反映了國(guó)家的信息技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r。我國(guó)近些年雖然加大力度對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行建設(shè)，但是，要想讓數(shù)字檔案的發(fā)展道路更加順暢，檔案資源越來越豐富，相關(guān)人員有必要對(duì)現(xiàn)存的問題有所了解，選擇正確的方法來進(jìn)行解決。

一、數(shù)字檔案資源建設(shè)的現(xiàn)存問題

（一）資源收集渠道不夠通暢

信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)的引入使得人們辦公的效率大大提升，單位時(shí)間內(nèi)的工作量增加，傳統(tǒng)工作模式中的同樣工作量所消耗的時(shí)間也大幅縮短。過去，人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理時(shí)，通常需要對(duì)大量的紙質(zhì)文件進(jìn)行操作，在面對(duì)數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案時(shí)，人工的弊端越發(fā)明顯。比如，人工操作可能由于疏忽造成檔案遺失。而應(yīng)用數(shù)字檔案管理模式，檔案管理的效率得到了顯著提升，檔案管理的準(zhǔn)確性也能夠得到保障，極大地避免了人工操作的各種風(fēng)險(xiǎn)。而電子檔案出現(xiàn)以后，信息在局域網(wǎng)內(nèi)傳遞，檔案館可以更加充分地發(fā)揮檔案的作用，讓檔案資源建設(shè)更加多元化。然而，現(xiàn)階段，我國(guó)數(shù)字檔案資源的收集渠道還不夠通暢，有些部門在制定數(shù)字檔案時(shí)遇到了一定的困難，影響了檔案部門和政府部門的業(yè)務(wù)對(duì)接，降低了數(shù)字檔案管理的效率[1]。

（二）數(shù)字檔案資源建設(shè)不夠規(guī)范

數(shù)字檔案的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，離不開統(tǒng)一化數(shù)據(jù)的規(guī)范，尤其在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的利用非常充分，如果在進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)的過程中不能按照特定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，數(shù)字檔案的建設(shè)有可能在某一階段受阻，不能達(dá)到預(yù)期的效果。另外，數(shù)字檔案建設(shè)缺少規(guī)范最直接的體現(xiàn)就是在檔案格式上。目前，數(shù)字檔案的格式主要有DOC、RTF、TXT等，數(shù)字檔案的文本檔案格式大都是DOC格式，這種格式存儲(chǔ)量大，對(duì)文本檔案的編輯比較簡(jiǎn)單。另外，對(duì)于圖片格式的數(shù)字檔案來說，還有JPEG、TIFF、PDF和CEB等格式，不同的格式具有不同的特點(diǎn)，在進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)時(shí)，我國(guó)很多地區(qū)普遍存在對(duì)格式的把控不夠嚴(yán)格的問題，對(duì)數(shù)字檔案資源建設(shè)缺乏規(guī)范，是造成現(xiàn)階段問題的主要原因之一[2]。

（三）數(shù)字檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有一定程度的重復(fù)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的各種問題一直以來都困擾著相關(guān)部門，比如，紙質(zhì)檔案容易丟失，存儲(chǔ)起來難度較大，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求較高。但是，在進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)時(shí)，數(shù)據(jù)大都存儲(chǔ)在硬盤里，這也在一定程度上面臨著數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)椴《镜拇嬖?，存?chǔ)在計(jì)算機(jī)中的數(shù)字檔案也不能確保安全，一旦病毒將數(shù)字檔案破壞，檔案庫(kù)將難以恢復(fù)。所以，在進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)時(shí)，紙質(zhì)檔案也仍然在使用中，這雖然相當(dāng)于對(duì)檔案進(jìn)行了一次數(shù)字化備份，但是，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的重復(fù)也在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)[3]。

（四）信息服務(wù)功能有待提高

信息服務(wù)功能不夠完善也是當(dāng)前數(shù)字檔案建設(shè)過程中暴露出來的一個(gè)顯著問題。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，信息技術(shù)的服務(wù)屬性得到了更加充分的體現(xiàn)。信息服務(wù)也因?yàn)榇髷?shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的融合而提高了水平。數(shù)字檔案的距離和人們的生活關(guān)系越發(fā)密切。而且隨著全社會(huì)數(shù)字檔案管理意識(shí)的增強(qiáng)，我國(guó)數(shù)字檔案建設(shè)中信息服務(wù)功能相對(duì)落后的弊端也越發(fā)凸顯。目前，很多地區(qū)存在信息獲取渠道單一，不同網(wǎng)站的信息獲取渠道不同等問題。這時(shí)，用戶面對(duì)特定信息，也只能到不同的網(wǎng)站進(jìn)行搜索。還有一部分網(wǎng)站在維護(hù)工作方面比較不力，網(wǎng)站數(shù)字檔案內(nèi)容陳舊，不能為使用者提供更加深入的內(nèi)容。

二、數(shù)字檔案資源建設(shè)的對(duì)策

（一）以集中管理的形式為核心，確立數(shù)字檔案管理體系

在進(jìn)行數(shù)字檔案資源建設(shè)時(shí)，應(yīng)對(duì)組織進(jìn)行一定程度的優(yōu)化，以便讓制度能夠得到更好的落實(shí)。對(duì)于數(shù)字檔案進(jìn)行管理時(shí)，相關(guān)部門需要對(duì)數(shù)字檔案從產(chǎn)生、存儲(chǔ)到銷毀的全生命周期進(jìn)行管理，以便提高數(shù)字檔案資源的建設(shè)效率。對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行集中式管理還體現(xiàn)在相關(guān)部門要對(duì)數(shù)字檔案的全過程進(jìn)行把控，并建立數(shù)字檔案存儲(chǔ)中心，對(duì)存儲(chǔ)中心和外界相連的網(wǎng)絡(luò)接口進(jìn)行管理和優(yōu)化，做好電子檔案的備份工作，并完善管理制度，讓文件能夠在離線狀態(tài)下進(jìn)行接收，并實(shí)現(xiàn)異地存儲(chǔ)，在網(wǎng)絡(luò)連同時(shí)第一時(shí)間將異地存儲(chǔ)的檔案?jìng)鬏數(shù)酱鎯?chǔ)中心，由中心進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（二）建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案接收標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)之前，根據(jù)檔案庫(kù)的預(yù)期規(guī)模和檔案使用狀況，需要對(duì)數(shù)字檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確。由于數(shù)字檔案不同于傳統(tǒng)檔案，有文本、圖像、音頻、視頻等多種形式，如果不對(duì)接收格式進(jìn)行明確，容易在后續(xù)調(diào)取、查詢等工作進(jìn)行時(shí)出現(xiàn)問題，降低數(shù)字檔案的管理效率。數(shù)字檔案建設(shè)部門需要將檔案建設(shè)工作分為多個(gè)環(huán)節(jié)，從數(shù)字檔案資源的收集工作開始，確定收集方式，確定存儲(chǔ)方式，并針對(duì)檔案的使用進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)計(jì)。整個(gè)數(shù)字檔案資源管理的應(yīng)該具有足夠的協(xié)調(diào)性，不同的部門應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)一的管理下和制度下接收檔案。借助于網(wǎng)絡(luò)，再將檔案匯集到檔案管理中心的數(shù)據(jù)庫(kù)中。檔案館之間也應(yīng)按照特定的制度進(jìn)行資源共享，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文檔的建設(shè)，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，包括系統(tǒng)庫(kù)房的建設(shè)、條碼的管理、安全管理、消防系統(tǒng)管理、消毒熏蒸管理、環(huán)境溫度控制、環(huán)境濕度控制、檔案調(diào)閱和派送等多個(gè)環(huán)節(jié)。在條碼管理中，為了提高檔案查閱的效率，檔案系統(tǒng)那種應(yīng)完善條碼的識(shí)別功能，并定期對(duì)其識(shí)別功能進(jìn)行檢查、優(yōu)化，指派專人24小時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查。另外，消防系統(tǒng)的完善工作也是非常必要的，因?yàn)闊o論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，存儲(chǔ)環(huán)境都要嚴(yán)格保證火災(zāi)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)在最低限度內(nèi)。

（三）對(duì)信息資源進(jìn)行優(yōu)化配置

相關(guān)部門應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的數(shù)字檔案信息進(jìn)行更加充分的利用，讓檔案資源發(fā)揮價(jià)值，對(duì)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化配置，讓數(shù)字檔案能夠在不同信息系統(tǒng)之間進(jìn)行傳輸，完善信息資源共享平臺(tái)。檔案建設(shè)時(shí)，應(yīng)多個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)合，采購(gòu)電子文獻(xiàn)資源，同時(shí)做好紙質(zhì)檔案的備份工作，根據(jù)當(dāng)?shù)靥厣Y(jié)合大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算等技術(shù)，建設(shè)檔案共享平臺(tái)，并對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行資源的配置，做好分類工作。另外，還需要依托CALIS平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源平臺(tái)的創(chuàng)新。當(dāng)前，對(duì)數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)時(shí)，應(yīng)從云服務(wù)這一方面入手：首先，應(yīng)促進(jìn)機(jī)構(gòu)打通共享渠道，通過網(wǎng)絡(luò)按照特定的規(guī)則進(jìn)行共享。其次，除了讓平臺(tái)之間實(shí)現(xiàn)資源共享以外，還要讓用戶之間實(shí)現(xiàn)資源的共享。另外，數(shù)字檔案庫(kù)的建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，普通用戶不光是檔案的使用者，還是檔案庫(kù)的建設(shè)者，應(yīng)給予他們一定的上傳檔案的權(quán)限，并在共建數(shù)字檔案庫(kù)的過程中，對(duì)云服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)。最后，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，在進(jìn)行數(shù)字檔案資源的建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)打造多元的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案平臺(tái)，并和新媒體進(jìn)行融合，為數(shù)字檔案的傳播打造更好的環(huán)境。

（四）提高數(shù)字檔案信息服務(wù)工作的質(zhì)量

在信息時(shí)代，人們?cè)陂L(zhǎng)時(shí)間接觸先進(jìn)的信息技術(shù)的同時(shí)，逐漸形成了大數(shù)據(jù)的意識(shí)。而且，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進(jìn)一步方便了人們的生活，大大提升了人們的工作效率，在進(jìn)行數(shù)字檔案資源建設(shè)和檔案管理時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)讓檔案公開化、信息化，目的是為公眾提供更好的檔案服務(wù)。數(shù)字檔案庫(kù)應(yīng)當(dāng)使用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行整合，并分門別類地為檔案建設(shè)不同的網(wǎng)站，并為不同的網(wǎng)站建立統(tǒng)一的檢索平臺(tái)，進(jìn)一步為公眾使用檔案創(chuàng)造方便條件。

三、結(jié)語

數(shù)字檔案的建設(shè)是大勢(shì)所趨，也是我國(guó)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的必然結(jié)果。數(shù)字檔案資源能夠極大地方便檔案使用者，為檔案相關(guān)工作創(chuàng)造條件。另外，數(shù)字檔案管理起來也更加輕松，對(duì)環(huán)境條件的要求較低。不過，在實(shí)際建設(shè)數(shù)字檔案資源的過程中，經(jīng)常面臨各種各樣的困難，相關(guān)人員要對(duì)這些問題有所了解，并選擇正確的方法予以解決。文章就簡(jiǎn)單分析了數(shù)字檔案建設(shè)中的普遍問題，并提出了相應(yīng)的參考解決方法，希望對(duì)我國(guó)數(shù)字檔案資源建設(shè)工作有所幫助。

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