周利

摘 要 隨著市場競爭的日益激烈和信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，ERP信息系統(tǒng)越來越多地被企業(yè)運(yùn)用。企業(yè)在ERP系統(tǒng)環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制，所面臨的控制環(huán)境發(fā)生了根本變化，這使企業(yè)內(nèi)部控制面臨新的挑戰(zhàn)和風(fēng)險。如何將ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行有效融合，使兩者在運(yùn)營管理中充分地發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)，成為目前企業(yè)管理中值得研究的現(xiàn)實(shí)問題。本文結(jié)合企業(yè)實(shí)際，分析現(xiàn)階段ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制存在的主要問題，并探尋對策建議，從而為提升企業(yè)總體管理水平、促使企業(yè)持續(xù)健康長遠(yuǎn)發(fā)展提供借鑒意義。

關(guān)鍵詞 ERP系統(tǒng) 內(nèi)部控制 信息技術(shù)

目前，ERP系統(tǒng)已逐漸成為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)增長力和管理水平的有力工具。ERP系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用無疑為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展注入了新的活力，但也對企業(yè)內(nèi)部控制的規(guī)范提出了更高的要求。因此，探討ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制融合的途徑，對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用及企業(yè)管理效率的提高尤為重要。

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制相融合的重要意義

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制既緊密相連，又相互影響，兩者進(jìn)行有效融合具有十分重要的意義。

ERP系統(tǒng)既要符合內(nèi)部控制管理的要求，又要真正為提升內(nèi)部控制服務(wù)。一方面，ERP系統(tǒng)是集信息技術(shù)和控制管理為一體的先進(jìn)管理工具，它作為內(nèi)部控制管理的重要手段之一，是為實(shí)現(xiàn)企業(yè)不斷提升管理效益服務(wù)的。另一方面，ERP系統(tǒng)的設(shè)計具有一定的主觀性，它是根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)本質(zhì)和管理要求，由主觀意識的項(xiàng)目人員進(jìn)行設(shè)計的，它在立項(xiàng)、開發(fā)、實(shí)施、操作等環(huán)節(jié)過程中，都受企業(yè)內(nèi)部控制制度的指導(dǎo)和約束。

在實(shí)際工作中，推行及建設(shè)ERP系統(tǒng)的過程，不是簡單地從手工化到系統(tǒng)化的過程，而是對企業(yè)內(nèi)部控制制度的制定、優(yōu)化以及流程再造的過程。我們不能僅僅把ERP系統(tǒng)看作是辦公軟件，而是要將ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制進(jìn)行有效融合，將企業(yè)的管理思想和內(nèi)部控制要求有效地嵌入ERP系統(tǒng)中，以ERP系統(tǒng)平臺承載內(nèi)部控制，以內(nèi)部控制管理思想來設(shè)計和運(yùn)行ERP系統(tǒng)，從而有效提升企業(yè)的內(nèi)部控制效率和企業(yè)的核心競爭力。

二、現(xiàn)階段ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問題

盡管ERP系統(tǒng)是企業(yè)管理的有效工具和手段，但因其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性、管理水平的有限性、業(yè)務(wù)的多面性等特點(diǎn)，很多企業(yè)的內(nèi)部控制無法與ERP系統(tǒng)有效融合，影響了ERP系統(tǒng)作用的發(fā)揮?，F(xiàn)階段，ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題主要體現(xiàn)在以下4個方面：

（一）內(nèi)部控制體系不科學(xué)，與ERP系統(tǒng)脫節(jié)

內(nèi)部控制體系的內(nèi)容應(yīng)涵蓋企業(yè)經(jīng)營管理的所有方面，貫穿經(jīng)營管理的所有環(huán)節(jié)，因此它應(yīng)是一套科學(xué)規(guī)范的控制體系。

但有些企業(yè)內(nèi)部控制體系與ERP信息系統(tǒng)的實(shí)際情況脫節(jié)，有的企業(yè)沒有根據(jù)ERP系統(tǒng)的要求來設(shè)置內(nèi)部控制體系;有的沒有充分認(rèn)識制度有效執(zhí)行的重要性，沒有整體的網(wǎng)絡(luò)安全意識，沒有完善的監(jiān)督機(jī)制和長效機(jī)制等。這些都嚴(yán)重影響了企業(yè)內(nèi)部控制的有效實(shí)施。

（二）內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)不合理，無法適應(yīng)ERP系統(tǒng)帶來的控制環(huán)境變化

ERP系統(tǒng)的實(shí)施使得企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生變化，相應(yīng)的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)和崗位設(shè)置較之以往也有很大改變。在規(guī)范的ERP系統(tǒng)環(huán)境下，管理結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出流程化、扁平化的特點(diǎn)，主觀人為因素被削弱，內(nèi)部控制層次明顯減少，控制效率更高。

但有些企業(yè)對內(nèi)部控制環(huán)境的理解不夠深入，特別是管理層對內(nèi)部控制的管理理念認(rèn)識不到位。這導(dǎo)致企業(yè)沒有建立規(guī)范的內(nèi)部控制環(huán)境，組織結(jié)構(gòu)不合理，崗位分工不清晰，職責(zé)權(quán)限不明確，無法有效地將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到實(shí)際工作中，不能充分發(fā)揮內(nèi)部控制的積極作用。

（三）業(yè)務(wù)流程控制不到位，ERP系統(tǒng)無法覆蓋全部關(guān)鍵控制點(diǎn)

ERP的應(yīng)用，使企業(yè)的工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，使部門間的配合更加順暢，使各生產(chǎn)運(yùn)營環(huán)節(jié)無縫對接，減少損耗，有利于管理者全面客觀掌握經(jīng)營的全過程。

但有些企業(yè)業(yè)務(wù)流程沒有跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，不能滿足內(nèi)部控制的要求;有的業(yè)務(wù)流程并不是全面的控制，對生產(chǎn)運(yùn)營各環(huán)節(jié)沒有實(shí)現(xiàn)全覆蓋;有的只針對重要業(yè)務(wù)部門或部分業(yè)務(wù)流程進(jìn)行控制，未將有效關(guān)鍵控制點(diǎn)全部引入ERP系統(tǒng)中，導(dǎo)致控制環(huán)節(jié)出現(xiàn)了漏洞，影響了內(nèi)部控制的效果。

（四）人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不足，影響ERP系統(tǒng)運(yùn)行效果

ERP系統(tǒng)的設(shè)計運(yùn)行與信息管理人員是分不開的。有些系統(tǒng)管理人員缺乏責(zé)任心，缺乏主動性，缺乏應(yīng)對變化的能力，只負(fù)責(zé)系統(tǒng)正常運(yùn)行的維護(hù);對ERP系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)掌握不夠深入，對內(nèi)部控制知識了解不夠全面，對ERP系統(tǒng)整體的內(nèi)部控制管理考慮不到位。這使得系統(tǒng)中很多問題得不到真正的解決，很多統(tǒng)計分析功能未被充分挖掘運(yùn)用。

ERP管理模式采用的是集成系統(tǒng)，覆蓋了供產(chǎn)銷、人財物等管理工作，幾乎涉及企業(yè)所有部門和員工。但很多員工對系統(tǒng)認(rèn)知不足，對流程不熟悉，責(zé)任心不夠，學(xué)習(xí)主動性不強(qiáng)，這導(dǎo)致一些人為的不當(dāng)操作，從而出現(xiàn)很多錯誤信息、問題數(shù)據(jù)等，直接影響系統(tǒng)運(yùn)行的效果。

三、改進(jìn)ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的對策建議

（一）建立科學(xué)的內(nèi)部控制體系

科學(xué)規(guī)范的內(nèi)部控制體系，是企業(yè)取得ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制效果的前提和保障，對保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、提高管理效率、防范企業(yè)風(fēng)險都有顯著的作用。該體系的構(gòu)建包括以下4個方面：

1.制定和執(zhí)行完善的內(nèi)部控制制度。ERP系統(tǒng)集成了企業(yè)各業(yè)務(wù)功能模塊，企業(yè)要跟上時代的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，就必須全面建設(shè)和優(yōu)化ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)的內(nèi)部控制制度。如建立會計系統(tǒng)控制制度，包括會計崗位職責(zé)、會計工作流程、資金管理制度、資產(chǎn)管理制度、采購與付款管理、銷售與收款管理、財務(wù)風(fēng)險控制等;另外，還包括建立不相容職務(wù)相分離制度、審批權(quán)限管理制度、客戶信用管理制度等。

建立完善的內(nèi)部控制制度是企業(yè)提升管理水平的關(guān)鍵，但更重要的是，企業(yè)必須嚴(yán)格貫徹落實(shí)內(nèi)部控制制度才能有效發(fā)揮其作用。在執(zhí)行過程中，要不定期檢查制度執(zhí)行的效果，發(fā)現(xiàn)不合理的地方及時改進(jìn)。同時，通過內(nèi)部控制制度的建設(shè)與執(zhí)行，讓企業(yè)部門間建立起有效的聯(lián)動機(jī)制，促進(jìn)部門間的協(xié)作和監(jiān)督，以保證ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制得到真正有效的發(fā)揮。

2.建立系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。ERP系統(tǒng)是企業(yè)全部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)平臺，也是內(nèi)部控制的有效手段。ERP系統(tǒng)的安全性十分重要，一旦被破壞，將給企業(yè)帶來巨大的損失。企業(yè)應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全意識，加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)。首先，依照國家相關(guān)法律法規(guī)政策，制定安全管理的總體方針和安全策略。其次，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、重要程度、涉密等級等，確定系統(tǒng)的安全等級，根據(jù)安全等級建立系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的各項(xiàng)管理制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行管理等重要環(huán)節(jié)。制定管理人員和操作人員的日常操作規(guī)程，從而形成由安全政策、管理制度、操作規(guī)程等構(gòu)成的全面的、系統(tǒng)的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，以保證ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

3.建立完善的監(jiān)督機(jī)制。積極實(shí)施內(nèi)外部審計，建立完善的監(jiān)督機(jī)制，降低ERP系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)設(shè)立內(nèi)部審計部門，加強(qiáng)內(nèi)部控制評估，加強(qiáng)對ERP系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的檢查與監(jiān)督，特別是對風(fēng)險控制環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險點(diǎn)。企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)第三方外部審計機(jī)構(gòu)對系統(tǒng)的維護(hù)和對操作過程進(jìn)行檢查，對內(nèi)部控制的設(shè)計和運(yùn)行進(jìn)行評估，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，并加以整改，從而提高企業(yè)的內(nèi)部控制管理水平。

4.建立長效機(jī)制。隨著企業(yè)的發(fā)展、業(yè)務(wù)流程的變化、內(nèi)部控制要求的提高，ERP系統(tǒng)將不適應(yīng)新的需求。企業(yè)應(yīng)建立健全長效機(jī)制，適時對ERP系統(tǒng)進(jìn)行評估，適時修改ERP系統(tǒng)的功能設(shè)置、控制流程和控制措施，及時優(yōu)化內(nèi)部控制體系，從而隨時保證系統(tǒng)和體系的規(guī)范性、健全性和合理性。

（二）優(yōu)化和完善內(nèi)部控制環(huán)境

企業(yè)內(nèi)部環(huán)境是指對企業(yè)內(nèi)部控制制度建立和運(yùn)行產(chǎn)生影響和制約的各種內(nèi)部因素，它是內(nèi)部控制實(shí)施的基礎(chǔ)。具體體現(xiàn)為：

1.建立合理的組織結(jié)構(gòu)。建立有利于ERP環(huán)境下的組織結(jié)構(gòu)，包括依法設(shè)置股東大會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理等，使得所設(shè)立的各職能部門真正發(fā)揮監(jiān)管作用。

2.設(shè)置明確的崗位職責(zé)，建立完善的崗位管理體系。企業(yè)應(yīng)根據(jù)ERP系統(tǒng)的設(shè)置來制定明確的崗位分工和職責(zé)，建立崗位管理制度，加強(qiáng)控制體系。企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際經(jīng)營需要和內(nèi)部牽制要求，實(shí)行關(guān)鍵崗位分離制與輪崗制，設(shè)置交叉崗位;各崗位既相互制約，又相互獨(dú)立，從而避免舞弊現(xiàn)象，以提高內(nèi)部控制效率。

3.確立管理層在企業(yè)經(jīng)營中的核心地位。管理層對內(nèi)部控制和ERP系統(tǒng)的重視程度是優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境的關(guān)鍵。為推動內(nèi)部控制能在ERP系統(tǒng)下得到有效實(shí)施，必須得到管理層的大力支持，必須加強(qiáng)管理層的內(nèi)部控制意識，從而實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)對企業(yè)的全面管控。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程控制

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，組織機(jī)構(gòu)也逐漸龐大，分工也越來越細(xì)，現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程已不能適應(yīng)企業(yè)的管理需求。企業(yè)就必須對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行變革和優(yōu)化，其核心是結(jié)合現(xiàn)有內(nèi)部控制的需求，將優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程嵌合在ERP系統(tǒng)中。首先，企業(yè)要對內(nèi)部控制進(jìn)行全面評估，對現(xiàn)有流程進(jìn)行重新梳理，識別缺失的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和需要改善的環(huán)節(jié)，細(xì)化核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，使關(guān)鍵控制點(diǎn)發(fā)揮應(yīng)有的控制作用;將ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制工作從制度優(yōu)化、流程整合、措施貫徹等各個環(huán)節(jié)與生產(chǎn)經(jīng)營緊密結(jié)合。其次，業(yè)務(wù)流程要進(jìn)行動態(tài)管理、持續(xù)優(yōu)化，適時調(diào)整流程崗位對應(yīng)表，確保每個員工和相應(yīng)流程準(zhǔn)確對應(yīng)，并切實(shí)執(zhí)行，從而達(dá)到企業(yè)運(yùn)行有序、管理效率更高的目的。

（四）加強(qiáng)全員的系統(tǒng)培訓(xùn)

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，對企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能提出了更高的要求。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)員工的培訓(xùn)和培養(yǎng)。首先，加強(qiáng)系統(tǒng)管理人員職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，為其提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，提高他們對系統(tǒng)的管理控制能力和功能模塊的開發(fā)維護(hù)能力。其次，加強(qiáng)全員職業(yè)素養(yǎng)、管理理念、安全意識等的培養(yǎng)，全面提高全員的責(zé)任心和管理意識。最后，加強(qiáng)全員系統(tǒng)知識的培訓(xùn)，培訓(xùn)全員系統(tǒng)操作知識、業(yè)務(wù)流程、運(yùn)行邏輯及控制關(guān)鍵點(diǎn)等，從而讓全體員工全面了解內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，熟練掌握系統(tǒng)的操作知識，并能有效地將業(yè)務(wù)知識和系統(tǒng)管理知識高度融合，以此提高企業(yè)整體的管理水平。

四、結(jié)語

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的變化，同時也給企業(yè)帶來了機(jī)遇和風(fēng)險。只有將ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制進(jìn)行有效融合，通過建立科學(xué)的內(nèi)部控制制度、良好的內(nèi)部控制環(huán)境、合理的業(yè)務(wù)控制流程、全員的系統(tǒng)培訓(xùn)，才能有效地規(guī)避風(fēng)險，提高經(jīng)營效率，使企業(yè)走向健康持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)的軌道上，從而為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更大的價值。

（作者單位為重慶大學(xué)出版社有限公司）

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