張華紅 王慧群

【摘要】新修訂的《會計檔案管理辦法》2016年正式實施。3年多來，對加強(qiáng)會計檔案管理、有效保護(hù)和利用會計檔案起到了積極的推動作用。但在實施過程中還存在著思想認(rèn)識不到位、人員素質(zhì)跟不上、實施步伐不夠快等問題。本文試從會計檔案管理的特點和作用入手，進(jìn)一步明確方向，提出切實加強(qiáng)會計檔案管理工作的對策和措施。

【關(guān)鍵詞】會計檔案管理;思考;對策

一、會計檔案管理工作的特點及作用

（一）會計檔案的概念內(nèi)涵。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他有關(guān)財務(wù)會計工作應(yīng)予集中保管的會計核算專業(yè)材料。根據(jù)概念，可作以下的理解：一是它是會計核算的產(chǎn)物。會計工作政策法規(guī)、制度辦法、預(yù)算、財務(wù)計劃總結(jié)等則不屬于會計檔案的范疇。二是會計檔案是重要的憑證和史料。它作為一種原始記錄，以豐富的數(shù)據(jù)信息記載著各單位經(jīng)濟(jì)活動。通過查閱會計檔案，不僅可以評價效率和效果，更可以為經(jīng)濟(jì)預(yù)測和財務(wù)決策提供依據(jù)和參考。三是它包含的內(nèi)容較廣。不僅有會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)會計報告類，還有其他會計材料類，如不同版本的財務(wù)軟件、存儲會計數(shù)據(jù)的磁盤、光盤等等。

（二）會計檔案的特點。會計檔案具有原始憑證性、系統(tǒng)性和連續(xù)性，與文書檔案、科技檔案等其他類型的檔案相比，它更有著自己獨有的特點，主要表現(xiàn)在三個方面：一是形成范圍的廣泛性。一個經(jīng)營單位，只要經(jīng)濟(jì)單獨核算，就會形成自己的會計檔案。它在社會的各領(lǐng)域無處不在。二是檔案類別的穩(wěn)定。社會上會計工作的種類繁多，但是會計核算的方法、工作程序以及形成材料成分是一致的，即主要是會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。便于整理分類，有利于管理制度的制定和實際操作的規(guī)范、統(tǒng)一。三是外在形式的多樣。會計的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分;財務(wù)報告由于有文字、表格、數(shù)據(jù)而出現(xiàn)了不同紙張規(guī)格等;會計憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異，長短參差不齊。這要求在會計檔案的整理和保管方面，需從實際出發(fā)，不能照搬照抄管理其他門類檔案的方法。

（三）會計檔案的重要性。作為國家檔案的重要組成部分，會計檔案在單位內(nèi)部控制和經(jīng)營決策中具有極其重要的作用：首先，它是單位總結(jié)經(jīng)濟(jì)管理經(jīng)驗的重要資料。能夠提供經(jīng)濟(jì)演變的歷史信息，從編制會計憑證到形成會計賬簿直至最終產(chǎn)生會計報表，形成了一個完整的賬務(wù)體系，直接反映了各項經(jīng)濟(jì)狀況。其次，它是單位開展經(jīng)濟(jì)活動預(yù)測、決策等財務(wù)分析工作的重要依據(jù)。對編制單位財務(wù)預(yù)決算、開源節(jié)流及加強(qiáng)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理等方面都具有重要作用。再次，它是打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域腐敗犯罪的重要依據(jù)，是司法部門查處違法亂紀(jì)問題，檢查、監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動等的重要工具。

二、當(dāng)前會計檔案管理的新方向

2016年我國實施了新修訂《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“新辦法”），這是《會計檔案管理辦法》自1984年首次頒布以來的第三次修訂。新辦法有以下亮點：

（一）擴(kuò)大會計檔案的范圍，增加并明確了電子會計檔案的管理要求。重新界定會計檔案的范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備、形成、傳輸和存儲的電子會計檔案;可以利用電腦、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息手段去管理會計檔案;滿足一定條件時，單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計檔案資料，可僅以電子形式歸檔保存;要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交等。電子會計檔案的納入，為會計檔案更好服務(wù)單位、服務(wù)日益蓬勃的互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)提供政策支持。

（二）完善了會計檔案的銷毀程序，明確了會計檔案出境的管理要求。規(guī)定單位應(yīng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行界定，并形成鑒定意見書。對仍需繼續(xù)保存的，重新劃定保管期限，對確無保存價值的可以銷毀。會計檔案在銷毀時，單位負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)及檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人均需在銷毀清冊上簽字，并刪除財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的程序。單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。可以說簡化銷毀程序，明確了會計檔案的出境管理。

（三）調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，充分發(fā)揮會計檔案的使用價值。規(guī)定會計檔案仍舊包括永久和定期兩類保管期限，但是將其中的定期保管期限從五種統(tǒng)一調(diào)整為10年和30年兩種，同時臨時保管期限也從1年變更為3年。一般民事訴訟的最長時效為20年，作為重要證據(jù)的會計檔案如果保管期限過短，就會失去意義。

三、新形勢下加強(qiáng)會計檔案管理的對策與措施

新辦法為有效管理、保護(hù)和利用會計檔案提供堅強(qiáng)的制度保障，但也提出了更高的管理要求。新的形勢下，結(jié)合新辦法實施過程的實踐經(jīng)驗和問題，認(rèn)為進(jìn)一步規(guī)范會計檔案的管理，需在以下幾方面予以轉(zhuǎn)變和提高：

（一）轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)會計檔案管理意識。針對有的單位“重業(yè)務(wù)、輕檔案”“重業(yè)務(wù)檔案、輕會計檔案”的現(xiàn)象。單位負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人要統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識會計檔案的重要性，指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的裝訂、立卷、歸檔和保管工作，嚴(yán)格按照新辦法的規(guī)定規(guī)范會計日常管理。同時，要提高站位，從遵法守法的法律高度加以認(rèn)識，增強(qiáng)依法管理意識，并為會計檔案管理提供強(qiáng)有力的政策支持和技術(shù)保障。

（二）加大培訓(xùn)，全面提升管理人員素質(zhì)。針對實際管理過程中，一些單位存在的會計人員側(cè)重會計資料的報銷入賬，對歸檔重視不夠;臨時保管會計檔案常常超過3年，臨時保管期間檔案資料沒有按要求分類，放置混亂，造成檔案破損遺失;會計檔案移交程序不規(guī)范，檔案缺失或者查找困難無法移交;會計檔案利用不規(guī)范，在查閱、復(fù)制、借出時不履行相關(guān)手續(xù)等問題。要切實加強(qiáng)會計檔案工作隊伍建設(shè)，加大培訓(xùn)，要求不僅要檔案業(yè)務(wù)“精”、會計知識“熟”，還要具備強(qiáng)烈的責(zé)任心;要規(guī)范并細(xì)化歸檔流程，建立檔案收集的過程化控制的質(zhì)量保證體系;同時，規(guī)范會計檔案利用管理制度，一般情況下，會計檔案利用只限定財務(wù)部門、審計部門人員，因特殊原因其他人員需利用時，應(yīng)登記記錄、陪同跟進(jìn)、全程監(jiān)督，嚴(yán)格杜絕和防止在檔案上篡改、亂涂亂劃、拆換等現(xiàn)象發(fā)生。

（三）加快步伐，促進(jìn)電子檔案的開發(fā)利用。新辦法第一次明確電子會計檔案的合法地位，為電子會計檔案的存在提供了法規(guī)保障和迅猛發(fā)展的廣闊空間。但在實際工作中還存在財務(wù)軟件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不符合相關(guān)要求，會計檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程總體滯后等問題。為此，各單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人要高度重視，優(yōu)先保障電子會計檔案管理的需求;各相關(guān)部門要共同參與，特別是信息部門要給財會部門、檔案管理部門經(jīng)常內(nèi)訓(xùn)，培訓(xùn)處理、保存、管理的規(guī)范性，確保電子會計檔案的安全管理和有效開發(fā)利用。