李曉麗

【摘要】工會(huì)作為維護(hù)工人合法權(quán)益而自發(fā)形成的工人組織，是黨和廣大職工群眾聯(lián)系的中間渠道，工會(huì)檔案真實(shí)可靠地載錄著工會(huì)工作的進(jìn)行狀況，體現(xiàn)著工會(huì)的服務(wù)價(jià)值，并能為未來(lái)工會(huì)工作的進(jìn)一步開(kāi)展提供重要的參考性依據(jù)和指導(dǎo)。本文簡(jiǎn)述工會(huì)檔案管理中存在的缺陷和工會(huì)檔案管理的功能，分析新時(shí)期工會(huì)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;工會(huì)檔案管理;發(fā)展趨勢(shì)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，當(dāng)前人們的就業(yè)形式多種多樣，工會(huì)組織內(nèi)成員來(lái)自各行各業(yè)，難于統(tǒng)一管理，這就對(duì)工會(huì)檔案信息的搜集、歸檔形成了較大的挑戰(zhàn)，尤其是檔案的查閱以及開(kāi)發(fā)利用就更顯被動(dòng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字信息技術(shù)的快速崛起，工會(huì)檔案管理工作必須要充分運(yùn)用這一先進(jìn)科技，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，對(duì)工會(huì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，提升服務(wù)于廣大職工群眾的范圍和效率，促進(jìn)工會(huì)工作更加科學(xué)健康地發(fā)展。

一、工會(huì)檔案管理中存在的缺陷

工會(huì)檔案管理人員尚未真正意識(shí)到檔案管理的重要性，工會(huì)檔案作為工會(huì)組織最重要的記錄性文件，檔案管理工作水平能夠決定工會(huì)工作是否順利推行。然而在企業(yè)工會(huì)發(fā)展實(shí)際中，一些工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)干部尚未意識(shí)到工會(huì)檔案管理對(duì)于工會(huì)發(fā)展的促進(jìn)作用，認(rèn)為檔案管理只是迎合上級(jí)要求的形式，對(duì)工會(huì)的組織建設(shè)沒(méi)什么實(shí)質(zhì)性的幫助，并未從根本上給予足夠的人力和物力支持，嚴(yán)重制約了工會(huì)檔案管理工作的進(jìn)程。

工會(huì)檔案管理人員專業(yè)水平不高，很多工會(huì)檔案管理人員是由工會(huì)其他職位的人員兼任的，他們往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，不懂得檔案管理的技術(shù)要點(diǎn)，長(zhǎng)此以往，使得工會(huì)的檔案管理處于較為混亂的狀態(tài)，使得檔案的查閱和歸檔工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不利于檔案管理工作的發(fā)展。工會(huì)檔案相關(guān)材料信息的采集和匯總程序不夠科學(xué)規(guī)范，一些工會(huì)沒(méi)有建立起科學(xué)完善的檔案管理制度，使得檔案記錄信息真實(shí)可靠性存疑，更有一些檔案的關(guān)鍵資料缺失，使得檔案管理工作的規(guī)范性較差，嚴(yán)重制約了工會(huì)的科學(xué)發(fā)展。很大程度上而言，工會(huì)檔案管理由于未能及時(shí)地發(fā)揮數(shù)字信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使得整體管理工作處于被動(dòng)滯后的局面，嚴(yán)重阻礙了工會(huì)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，造成工會(huì)其他方面工作開(kāi)展遲滯。

工會(huì)檔案管理工作的順利進(jìn)行首先就從思想上意識(shí)到工會(huì)檔案工作的重要意義，明晰檔案管理工作服務(wù)的方向，檔案管理工作最根本的是要服務(wù)于工會(huì)的廣大職工群眾，檔案信息的采集和整理要和其他相關(guān)部門密切溝通和聯(lián)系，確保信息的準(zhǔn)確程度和全面，要及時(shí)將職工群眾的發(fā)展?fàn)顩r歸納到檔案信息庫(kù)中，提升服務(wù)的質(zhì)量。要著力深入對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，將非機(jī)密的檔案開(kāi)放給職工群眾，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分享和利用，工會(huì)檔案管理過(guò)程中要著力組建和完善檔案的服務(wù)體系，以嚴(yán)格規(guī)范的制度和作業(yè)流程來(lái)確保檔案信息的真實(shí)可靠，及時(shí)更新相關(guān)信息，更好地滿足職工群眾的檔案信息查閱要求，提升服務(wù)的意識(shí)和服務(wù)的質(zhì)量，促進(jìn)工會(huì)檔案工作良性發(fā)展。

二、工會(huì)檔案管理的顯著功能

（一）傳承功能。對(duì)工會(huì)來(lái)說(shuō)，檔案是對(duì)其長(zhǎng)期工作情況的真實(shí)見(jiàn)證，記錄著工會(huì)一直以來(lái)的活動(dòng)開(kāi)展情況、工作經(jīng)驗(yàn)等，這些重要的信息財(cái)富，能夠?yàn)楣?huì)保持良好的形象，并為工會(huì)價(jià)值體系的建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，工會(huì)檔案中體現(xiàn)出來(lái)的組織和價(jià)值能夠增強(qiáng)職工對(duì)工會(huì)及其工作的認(rèn)同，形成職工之間的強(qiáng)大凝聚力，讓工會(huì)干部在工作中更具積極性與主動(dòng)性，進(jìn)而保證工會(huì)組織的健康發(fā)展。

（二）憑據(jù)功能。工會(huì)檔案是對(duì)工會(huì)工作內(nèi)容、任務(wù)以及問(wèn)題處理方案和結(jié)果的集中反映，有著特殊的參考作用，為工會(huì)開(kāi)展工作、解決問(wèn)題提供憑據(jù)和借鑒，方便工會(huì)工作人員查詢信息之用，為工會(huì)的后續(xù)發(fā)展提供可靠的信息依據(jù)，為工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)正確決策提供準(zhǔn)確參考，對(duì)工會(huì)組織的良好建設(shè)和健康發(fā)展有著現(xiàn)實(shí)意義。例如，企業(yè)經(jīng)過(guò)推優(yōu)評(píng)選出來(lái)的勞動(dòng)模范，工會(huì)都會(huì)建立相應(yīng)的檔案，而這些檔案能夠隨著法律的完善和發(fā)展政策的健全而保證勞動(dòng)模范享受醫(yī)療、退休等方面的補(bǔ)助和待遇，可以說(shuō)，工會(huì)檔案正是職工享受合法權(quán)益的憑據(jù)。

（三）佐證功能。工會(huì)組織的最主要職能就是維護(hù)全體職工的合法權(quán)益。工會(huì)檔案是為職工維權(quán)的真實(shí)記錄，全面、客觀、準(zhǔn)確地記錄了維權(quán)過(guò)程中產(chǎn)生和應(yīng)用到的數(shù)據(jù)和信息，因此，工會(huì)檔案可以被用作維護(hù)職工合法權(quán)益的證據(jù)材料，起到證明作用。例如，在職工維權(quán)的過(guò)程中使用到的合同，產(chǎn)生的答復(fù)文件及維權(quán)結(jié)果等，都可以作為重要的佐證。工會(huì)檔案的完整性、真實(shí)性能夠?yàn)槁毠ぞS護(hù)合法權(quán)益提供佐證，并且促進(jìn)工會(huì)組織功能的發(fā)揮。

（四）指導(dǎo)與制約功能。工會(huì)檔案是對(duì)工會(huì)開(kāi)展工作過(guò)程中的行為、準(zhǔn)則、制度等的真實(shí)保存，工會(huì)全體工作人員在工作中的表現(xiàn)，包括態(tài)度和具體行為都要處于規(guī)范的指導(dǎo)和制約之下，工會(huì)檔案保管就是工會(huì)長(zhǎng)期工作和發(fā)展中形成的規(guī)范。工會(huì)檔案對(duì)工會(huì)工作的記錄和管理，能夠號(hào)召?gòu)V大工會(huì)工作人員，在無(wú)形中指導(dǎo)著他們的具體工作，制約著他們的工作行為。

三、新時(shí)期工會(huì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)分析

近年來(lái)，信息技術(shù)得以全面普及和快速發(fā)展，社會(huì)關(guān)系也日趨復(fù)雜化、多元化，工會(huì)組織的功能也逐漸得以突顯，工會(huì)組織工作的開(kāi)展、管理機(jī)制的制定和服務(wù)內(nèi)容、形式的確定也發(fā)生了深刻的變化，檔案的數(shù)量在逐日增多，檔案管理也體現(xiàn)出了不同以往的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)。

（一）工會(huì)檔案管理的開(kāi)放性不斷提升。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們生活和工作中的必備工具，無(wú)論是國(guó)家還是社會(huì)組織和個(gè)人，交流和互動(dòng)都依托于發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)而得以頻繁滲透，傳統(tǒng)封閉式的檔案管理已經(jīng)不符合時(shí)代發(fā)展的潮流，而檔案資源共享已經(jīng)成為一種大趨勢(shì)。之前，工會(huì)進(jìn)行檔案管理采用的是封閉式的管理，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，檔案管理也愈發(fā)顯示出開(kāi)放性的特性需求，在檔案管理實(shí)踐中應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)十分必要。當(dāng)前，很多工會(huì)在進(jìn)行檔案管理時(shí)已經(jīng)逐步引進(jìn)了先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行紙質(zhì)與數(shù)字化的雙重管理，并且實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享與開(kāi)放，提高了檔案管理工作的效率。

（二）工會(huì)檔案管理工作傾向網(wǎng)絡(luò)化。邁入信息時(shí)代，工會(huì)的檔案管理工作必然朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，不管是檔案信息的采集還是檔案信息的保管和查閱方式都普遍遷移到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，更加便捷和高效，管理起來(lái)也更加省時(shí)省力。例如企業(yè)內(nèi)工會(huì)成員中的家庭困難職工統(tǒng)計(jì)以及補(bǔ)助發(fā)放等問(wèn)題、職工的傷重事故、工會(huì)檔案管理相關(guān)經(jīng)費(fèi)支出、資產(chǎn)的管理審計(jì)等工作都通過(guò)統(tǒng)一的工會(huì)管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行處理，確保工會(huì)工作每一條記錄都有據(jù)可查，提升工會(huì)檔案管理工作的準(zhǔn)確性和效率。

（三）工會(huì)檔案管理的交互更加頻繁。檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性呈現(xiàn)在管理系統(tǒng)的智能化和強(qiáng)烈的交互性，工會(huì)作為工人自發(fā)組織的社會(huì)團(tuán)體，發(fā)揮的是緩解矛盾、協(xié)調(diào)處理糾紛的輔助作用，不具備執(zhí)法權(quán)力，很多時(shí)候工會(huì)組織成員的維權(quán)開(kāi)展需要其他部門的密切配合，例如薪資糾紛需要與勞動(dòng)部門溝通交流，施工建設(shè)等方面的協(xié)調(diào)需要與安全監(jiān)察部門打交道，這就要求工會(huì)的檔案管理要密切考慮到交互性的增強(qiáng)以及方式的多樣。工會(huì)的檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)要注重與其他相關(guān)部門的交互，提升交互質(zhì)量和暢通交互途徑，以實(shí)現(xiàn)交互的效率和可靠性。

四、結(jié)語(yǔ)

工會(huì)檔案管理工作絕不是可有可無(wú)的，它能使工會(huì)組織的價(jià)值建設(shè)以及塑造形象得以廣泛傳承，檔案記錄資料能夠?yàn)楣?huì)未來(lái)的工作開(kāi)展提供真實(shí)可靠的依據(jù)和參考，保留員工維護(hù)自身合法權(quán)益的真實(shí)有效證據(jù)，指導(dǎo)工會(huì)組織的工作開(kāi)展。未來(lái)工會(huì)檔案管理的開(kāi)放程度勢(shì)必會(huì)越來(lái)越強(qiáng)，整體檔案管理傾向于網(wǎng)絡(luò)化、交互頻繁的趨勢(shì)。工會(huì)檔案管理工作要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，建設(shè)更加智能和信息化的檔案管理，促進(jìn)工會(huì)工作的順利開(kāi)展。

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