鄭崇明

[摘 要]會(huì)議決策是公共決策最為核心的環(huán)節(jié)。既有的關(guān)于公共決策文獻(xiàn)總體上聚焦于會(huì)議決策過程，而忽視了對(duì)會(huì)議決策場(chǎng)景的檢視。通過對(duì)會(huì)議決策參與觀察的經(jīng)驗(yàn)歸納，打開了公共決策的黑箱，呈現(xiàn)出會(huì)議決策的真實(shí)世界。在會(huì)議決策場(chǎng)景中，時(shí)間的有限性、生理的穩(wěn)定性、注意力的分配、利益的平衡性、語言的準(zhǔn)確性、偶發(fā)事件等都與會(huì)議決策質(zhì)量密切相關(guān)。有效管理和控制會(huì)議時(shí)間有助于改善會(huì)議決策質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]公共決策;參與式觀察;時(shí)間管理

一、研究問題

在現(xiàn)實(shí)生活中，人們有時(shí)會(huì)對(duì)政府出臺(tái)的政策不認(rèn)同，甚至對(duì)某些政策感到不可思議。如果聽到社會(huì)公眾對(duì)政策有著這樣那樣的抱怨，那說明政策肯定出問題了，或者說決策質(zhì)量不高，政策難以有效回應(yīng)社會(huì)公眾的需求。這就需要對(duì)公共決策進(jìn)行深刻地審思。事實(shí)上，政策的決策過程常常充滿非理性，反復(fù)無常，并且缺乏協(xié)調(diào)性……政策形成的每一個(gè)環(huán)節(jié)如政策議程、政策形成、政策制定、政策評(píng)估①等都可能影響到?jīng)Q策的質(zhì)量。為了提高決策質(zhì)量，人們圍繞決策過程進(jìn)一步分析了元政策、政策問題、制度環(huán)境、政策制定主體、利益集團(tuán)、社會(huì)公眾、新聞媒介、專家學(xué)者、權(quán)威人士、決策體制②等與決策質(zhì)量之間的關(guān)系。不難看出，這些影響因素比較全面地闡述了其與決策質(zhì)量之間的關(guān)系，但這些因素僅僅是靜態(tài)的一般性概括，而缺乏對(duì)公共決策的動(dòng)態(tài)場(chǎng)景呈現(xiàn)。更為重要的是，決策是對(duì)公共資源的權(quán)威性分配，會(huì)議決策處于公共資源分配的核心環(huán)節(jié)，即會(huì)議決策。

在現(xiàn)代民主國(guó)家，會(huì)議不僅是公共決策的載體，更是公共決策的最后環(huán)節(jié)。換言之，公共決策更是通過會(huì)議來作出的，而會(huì)議也是公共政策合法性的基本形式。因此，會(huì)議開得好不好不僅與決策質(zhì)量的高低密切相關(guān)，更決定著公共資源的配置是否有效。圍繞如何提高會(huì)議決策的質(zhì)量，人們從不同的角度進(jìn)行了研究，較為常見的思路是遵循過程邏輯，即從會(huì)議決策的議題設(shè)置、議題篩選、會(huì)議安排、方案設(shè)計(jì)、意見征詢、方法選擇、程序設(shè)計(jì)、工具選擇、執(zhí)行評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)進(jìn)行探討③。著名的“羅伯特議事規(guī)則”更是對(duì)會(huì)議的每一個(gè)環(huán)節(jié)都做了詳細(xì)的闡述。這些研究對(duì)于改善決策質(zhì)量提供了豐富的理論認(rèn)知，但卻缺乏深入會(huì)議決策場(chǎng)景的微觀觀察。

從事政策分析的研究者受制于會(huì)議規(guī)則而難以進(jìn)入實(shí)際場(chǎng)景，缺乏深入細(xì)致的觀察。因此，對(duì)理論研究者而言，會(huì)議更多的是一個(gè)傳說。人們對(duì)會(huì)議決策的信息往往通過媒體報(bào)道或者對(duì)參會(huì)者的訪談獲得的。因而這些資料的獲取較為碎片化，也難以系統(tǒng)地加以分析。在有些人看來，會(huì)議只是一個(gè)形式意義的政策合法性工具，決策選擇實(shí)際上在會(huì)議召開前已經(jīng)通過非正式途徑確定好了。然而，事實(shí)卻并非如此，尤其是那些重大事項(xiàng)的決策，不到最后一刻，決策都是充滿變數(shù)的。因此，決策者極其看重會(huì)議在決策中的作用，并力圖通過對(duì)會(huì)議的影響或控制實(shí)現(xiàn)其意圖，并使政策合法化。盡管決策者們深諳會(huì)場(chǎng)控制的各種技巧，但對(duì)于如何有效地管理會(huì)議以提高決策質(zhì)量仍然缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知。此外，雖然“羅伯特議事規(guī)則”被視為有效管理會(huì)議的操作范本，但其西方敘事的邏輯與中國(guó)的決策環(huán)境和決策體制相距甚遠(yuǎn)。因此，通過對(duì)會(huì)議決策場(chǎng)景的實(shí)地觀察，深入分析會(huì)議管理的影響因素，探討會(huì)議管理與決策質(zhì)量之間的關(guān)系就顯得非常必要。

二、會(huì)議決策的一般流程

如上所述，會(huì)議是決策的載體，會(huì)議開得好不好、成不成功直接影響著決策質(zhì)量的高低。因此，會(huì)議是影響決策質(zhì)量的關(guān)鍵因素。而分析這一關(guān)系的前提是要弄清楚會(huì)議是如何開的、如何決策的，即會(huì)議的召開是一個(gè)什么樣的規(guī)則和邏輯順序。從決策數(shù)量的多寡來看，主要分為多議題決策會(huì)議和單議題決策會(huì)議（一般稱為專題會(huì)）。專題會(huì)一般由分管領(lǐng)導(dǎo)主持，而多議題決策會(huì)議則主要由政府及其部門主官（通常稱之為“一把手”）主持。在黨政體制下，黨口和行政口有著各自的主官，行政主官一般主持召開行政決策的辦公會(huì)，黨口主官則主持召開常委會(huì)或黨組會(huì)。一般而言，辦公會(huì)不能作出的決策，往往需要提交常委會(huì)或黨組會(huì)討論。涉及“三重一大”（重大問題決策、重要干部任免、重大項(xiàng)目投資決策、大額資金使用）的需要提交常委會(huì)或黨組會(huì)討論，以體現(xiàn)黨的領(lǐng)導(dǎo)原則。由于多議題決策所需要滿足的條件較單議題決策會(huì)議更為苛刻，因此，本文主要討論多議題會(huì)議與決策質(zhì)量之間的關(guān)系。

為了保證決策的民主性和有效性，政府部門都會(huì)制定出一套完整的、正式的議事規(guī)則。為了客觀地呈現(xiàn)會(huì)議決策的“真實(shí)世界”，下面以某廳廳務(wù)會(huì)為例進(jìn)行描述。廳務(wù)會(huì)是廳領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的例行會(huì)議。從文本上的議事規(guī)則來看，廳務(wù)會(huì)的流程大致包括議題確定、會(huì)議準(zhǔn)備、議題討論、方案抉擇與會(huì)議紀(jì)要等部分。

從議事規(guī)則來看，會(huì)議的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有著制度化的流程安排。首先是廳務(wù)會(huì)議題的確定。在廳領(lǐng)導(dǎo)確定召開廳務(wù)會(huì)后，由辦公室人員向職能部門發(fā)出通知，征集會(huì)議議題。職能部門根據(jù)自身的情況確定是否提交議題，如果需要提交議題上會(huì)，則需填寫《廳務(wù)會(huì)議題征集單》，同時(shí)附上擬決策的議題材料報(bào)分管廳領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)然，廳領(lǐng)導(dǎo)也擁有提出議題的權(quán)力，即廳領(lǐng)導(dǎo)直接提出議題。分管廳領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)議題進(jìn)行充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上（一般都會(huì)召開專題會(huì)進(jìn)行討論），形成較成熟的方案并簽署意見，由職能部門報(bào)送廳辦公室。在初步進(jìn)行材料審核后，廳辦公室將議題呈送廳務(wù)會(huì)主持人（一般為廳長(zhǎng)），并由廳務(wù)會(huì)主持人確定是否將該議題提交上會(huì)。需要說明的是，分管廳領(lǐng)導(dǎo)因故不能參加廳務(wù)會(huì)的，其所分管的議題原則上不列入廳務(wù)會(huì)議題。確因緊急情況需要提交討論的，可由主持人決定是否列入會(huì)議議題。其次是會(huì)議準(zhǔn)備。廳務(wù)會(huì)議題確定后，廳辦公室負(fù)責(zé)發(fā)出會(huì)議通知，告知參會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)、議題順序等具體事宜，同時(shí)在會(huì)議前至少一個(gè)工作日將會(huì)議議題和會(huì)議材料送達(dá)與會(huì)人員。三是議題陳述。廳務(wù)會(huì)必須安排足夠的時(shí)間對(duì)議題進(jìn)行充分討論。每項(xiàng)議題討論前應(yīng)由分管廳領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人介紹情況。因故未到會(huì)的廳領(lǐng)導(dǎo)班子成員的意見，可以書面形式在會(huì)上表達(dá)。凡涉及與會(huì)人員及其家屬個(gè)人利益的議題，本人應(yīng)當(dāng)回避。四是會(huì)議決策。一般情況下，廳領(lǐng)導(dǎo)班子成員才有發(fā)言權(quán)。他們應(yīng)對(duì)每一個(gè)議題進(jìn)行質(zhì)詢、提出建議和決策表態(tài)。最后由廳務(wù)會(huì)主持人根據(jù)多數(shù)人的意見做出決策意見。如果不能形成最后的決定，則按照相關(guān)規(guī)定另行處理，比如提交廳黨組會(huì)議討論。五是會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上形成的。根據(jù)廳務(wù)會(huì)的議事規(guī)則，廳務(wù)會(huì)所討論研究的事項(xiàng)，必須有完整、準(zhǔn)確的原始記錄并定期歸檔妥善保管。會(huì)議結(jié)束后，由廳辦公室按照會(huì)議的內(nèi)容形成會(huì)議紀(jì)要并流轉(zhuǎn)公文。

事實(shí)上，廳務(wù)會(huì)也確實(shí)是按照上述議事規(guī)則來行事的。但在這些看似簡(jiǎn)單的議事規(guī)則的背后，每一個(gè)環(huán)節(jié)都可能影響著決策的質(zhì)量。在議題的確定上，哪些議題能上會(huì)，哪些議題不能上會(huì)，哪些議題排在前面，那些議題排在后面等都影響著決策的質(zhì)量。能否上會(huì)與如何排序?qū)嶋H上是一個(gè)不斷篩選的過程，而這一決定權(quán)在會(huì)議主持人手上。因此，除了議題的輕重緩急，會(huì)議主持人的個(gè)人偏好也影響著議題能否進(jìn)入決策程序以及如何進(jìn)入決策程序，而這些因素對(duì)決策質(zhì)量的影響是不言而喻的。影響決策質(zhì)量最為重要的是會(huì)議討論和決定環(huán)節(jié)。如上所述，按照議事規(guī)則，會(huì)議按擬定的議題名單逐項(xiàng)決策。這一過程一共包括三個(gè)部分：一是由行政職能部門匯報(bào)議題，陳述問題解決的必要性和提出解決問題的方案;二是由具有決策權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)議題進(jìn)行討論，并提出建議或否定意見，會(huì)議的列席者也可以就議題發(fā)表自己的意見，但不具有表決權(quán);三是由會(huì)議主持人在聽取討論意見后進(jìn)行總結(jié)，并就該議題做出最終決定。決策者們互為攻守競(jìng)合，其對(duì)決策質(zhì)量的影響是最根本的。此外，會(huì)場(chǎng)的其他相關(guān)人員如會(huì)議記錄人員的文字記錄是否忠實(shí)地反映了決策者的意圖也影響著決策的質(zhì)量。

三、會(huì)議決策質(zhì)量的影響因素

會(huì)議的各個(gè)環(huán)節(jié)都影響著決策的質(zhì)量，其中最為關(guān)鍵的是會(huì)議的議題討論和方案選擇環(huán)節(jié)。為此，需要從會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)節(jié)討論決策質(zhì)量的影響因素。從變量的角度來看，會(huì)議管理得越好，會(huì)議決策的質(zhì)量就越高。通過對(duì)決策會(huì)議場(chǎng)景的實(shí)地觀察，發(fā)現(xiàn)時(shí)間的有限性、生理的穩(wěn)定性、注意力的分配、利益的平衡性、語言的準(zhǔn)確性、偶發(fā)事件等都與會(huì)議決策質(zhì)量密切相關(guān)。

1.時(shí)間的有限性

時(shí)間是會(huì)議決策所面臨的最為稀缺的資源。盡管議事規(guī)則規(guī)定需要對(duì)議題進(jìn)行充分的討論，但事實(shí)上，大多議題所需的討論時(shí)間是非常有限的。因此，在很大程度上，時(shí)間的有限性決定了會(huì)議決策質(zhì)量的高低。根據(jù)筆者對(duì)上百場(chǎng)多議題決策會(huì)議的實(shí)地觀察和測(cè)算，除了個(gè)別特殊情況，大多會(huì)議時(shí)間都是四個(gè)小時(shí)左右，會(huì)議的議題為八個(gè)左右，平均下來，每個(gè)議題從匯報(bào)、討論到?jīng)Q定所需的全部時(shí)間約為二十分鐘。領(lǐng)導(dǎo)班子成員為七人，每人都要對(duì)議題提出建議并表態(tài)，平均一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)意見的時(shí)間不到兩分鐘。可見，時(shí)間的有限性導(dǎo)致了會(huì)議議題的闡述和討論都不充分，難以充分地預(yù)見各種不確定的情形，進(jìn)而影響了決策的質(zhì)量。

2.生理的穩(wěn)定性

作為生命有機(jī)體的個(gè)體，其身體機(jī)能的穩(wěn)定性是有限的。在長(zhǎng)達(dá)數(shù)個(gè)小時(shí)的閉門會(huì)議中，時(shí)間不斷地消耗著決策者的體力、精力和注意力。長(zhǎng)時(shí)間、高強(qiáng)度的會(huì)議使得決策者身心的疲勞和情緒的煩躁呈現(xiàn)出遞增趨勢(shì)。顯而易見，長(zhǎng)時(shí)間地靜坐和思考，甚至是激烈地爭(zhēng)論等，都將耗費(fèi)大量的體力和精力。這樣一來，往往會(huì)因?yàn)轶w力精力的消耗而導(dǎo)致越是排在后面的議題討論越不充分。加之領(lǐng)導(dǎo)往往都是多重任務(wù)在身，有時(shí)候不得不為了處理后續(xù)緊急事宜而選擇不提建議只表態(tài)，以期盡快結(jié)束會(huì)議。由此使得決策非常草率，其決策質(zhì)量也大打折扣。

3.注意力的分配

影響管理者注意力分配的因素大致包括組織因素、個(gè)人因素和社會(huì)因素。注意力分配實(shí)際上是一個(gè)組織和制度環(huán)境的問題。決策者雖有一定的自主性，但并不能隨心所欲地安排自己的時(shí)間和節(jié)奏。比如會(huì)議議題的排序可以由會(huì)議主持人決定，但會(huì)議決策的最終效果并非完全由他一人所掌控。在會(huì)議進(jìn)行過程中，與會(huì)人員往往根據(jù)議題的深度和廣度來決定自己的注意力分配。如果該議題不屬于自己分管的領(lǐng)域，或者與自己關(guān)系不大，那么，他可以選擇附和。但如果是自己的職責(zé)所在，則會(huì)對(duì)該議題進(jìn)行深入的思考。此外，涉及人、財(cái)、物等重大問題、核心指標(biāo)和關(guān)鍵資源的議題，也將吸引更多的注意力。當(dāng)然，在會(huì)議過程中，注意力往往集中在會(huì)議的前半段，而后半段則因身體機(jī)能、觀點(diǎn)沖突、時(shí)間壓力等因素而導(dǎo)致注意力的消解?？偟膩碚f，決策者的注意力越分散，決策的質(zhì)量就越差。

4.利益的平衡性

按照戴維·伊斯頓的說法，決策就是對(duì)權(quán)威價(jià)值的分配。一批有影響力的學(xué)者就政策該如何制定這一問題所開出的藥方，由于沒有注意到政策過程是一個(gè)政治過程，其理論模式不可避免地遭遇困境④。因此，會(huì)議決策的本質(zhì)是政治，是對(duì)相關(guān)資源的分配。與個(gè)人決策不同，會(huì)議決策是一種集體決策。決策者因其職能分工而分管不同的領(lǐng)域，在一定程度上，他們代表著部門的利益。決策者往往容易從自己所在部門或個(gè)人偏好的角度來分析和思考。涉及的需要解決的議題往往不是依靠某個(gè)單一的部門來實(shí)現(xiàn)的，而是多個(gè)部門相互配合。然而，決策者之間、部門之間都存在著利益的差異。當(dāng)出現(xiàn)利益相互沖突的議題時(shí)，不僅議而不決，甚至還會(huì)產(chǎn)生不利于領(lǐng)導(dǎo)班子團(tuán)結(jié)的矛盾。另一方面，也存在決策者之間為達(dá)成某種交換而進(jìn)行讓步。作為民主決策的重要方式，會(huì)議決策往往能夠集思廣益，但其不足之處在于利益博弈明顯，進(jìn)而導(dǎo)致決策效率低。

5.語言的準(zhǔn)確性

長(zhǎng)期以來，公共行政學(xué)聚焦于官僚制及其技術(shù)。然而作為決策的基本載體，建構(gòu)我們一切的語言卻未得到足夠的關(guān)注。如何通過語言的表達(dá)來傳遞客觀的信息是提高決策質(zhì)量的前提。由于決策者的身份背景、注意力、工作領(lǐng)域、個(gè)體特征等的不同，他們對(duì)同一信息的解讀存在著差異性。具體到會(huì)議決策每一個(gè)環(huán)節(jié)，包括匯報(bào)材料、議題討論、方案選擇與會(huì)議紀(jì)要等，都需要語言的精準(zhǔn)和簡(jiǎn)練。如果決策語言不能有的放矢，則將耗費(fèi)大量的會(huì)議時(shí)間來解釋信息，以求獲得共識(shí)。

6.偶發(fā)事件

會(huì)議過程中的偶發(fā)事件是指在會(huì)議過程中出現(xiàn)的打斷或終止會(huì)議的情況。每一個(gè)決策者都是科層組織中的一個(gè)部分，隨時(shí)需要應(yīng)對(duì)來自組織內(nèi)外部的突發(fā)性事件。根據(jù)筆者的觀察，偶發(fā)事件對(duì)于會(huì)議的決策質(zhì)量具有重大的影響。有的偶發(fā)事件打斷、終止會(huì)議使得議題被擱置或者匆匆走完流程。有的偶發(fā)事件直接影響了決策者的情緒，使得其在決策過程中出現(xiàn)不穩(wěn)定的特征。比如，按照議題安排的順序，第一個(gè)議題完了第二個(gè)議題要立即銜接上，但由于偶發(fā)的情況導(dǎo)致二者之間出現(xiàn)了脫節(jié)，匯報(bào)人遲遲未到，決策者在會(huì)議室久坐等待。決策者，尤其是會(huì)議主持人情緒突然變化轉(zhuǎn)而指責(zé)工作人員，甚至大發(fā)雷霆等都可能出現(xiàn)。這種情緒化的轉(zhuǎn)變使得決策者難以冷靜地全面審視議題而做出非理性的選擇。

需要指出的是，上述影響因素并不是單方面地影響會(huì)議決策的質(zhì)量，而是多個(gè)因素交織在一起，共同影響著會(huì)議質(zhì)量的高低。上述分析在一定程度上回應(yīng)了公共政策何以低效的問題。在已有的公共政策分析研究中，何以改進(jìn)公共政策是公共政策理論與實(shí)踐關(guān)注的焦點(diǎn)。然而，長(zhǎng)期以來，我們關(guān)于公共決策的認(rèn)知游離于其核心之外。一方面，我們對(duì)于公共決策的研究往往對(duì)標(biāo)西方基準(zhǔn)。同為公共決策，固然有著其一般的規(guī)律， 問題是如何引起政府官員的關(guān)注、備選方案是怎樣產(chǎn)生的、政府議程是如何建立的等都是公共政策關(guān)心的問題。然而，同樣的問題在不同的場(chǎng)景下有著不同的邏輯。不同國(guó)家的政治體制決定了其決策規(guī)則，因而公共決策質(zhì)量受到特定因素的影響。另一方面，公共政策分析者，尤其是中國(guó)的公共政策分析者，受制于特定的約束，往往都不能深入到公共決策的場(chǎng)景中，因而難以揭開公共決策的黑箱，也難以通過對(duì)公共決策過程的系統(tǒng)描述來歸納公共決策的理論與命題。而本文正是在這個(gè)意義上對(duì)政府部門的決策過程做了一些有益的觀察和思考，從而有助于我們深入地認(rèn)知公共決策的影響因素，為改善公共決策質(zhì)量提供幫助。

四、提高會(huì)議決策質(zhì)量的建議

在上述影響會(huì)議決策質(zhì)量的諸多重要因素中，時(shí)間的有限性、生理的穩(wěn)定性、注意力的分配、利益的平衡性、語言的準(zhǔn)確性、偶發(fā)事件都與時(shí)間相關(guān)。長(zhǎng)期以來，人們對(duì)會(huì)議的抱怨集中起來也就是會(huì)議多、時(shí)間長(zhǎng)、效果差。尤其是在轉(zhuǎn)型社會(huì)背景下，政府職能的擴(kuò)張與任務(wù)的增長(zhǎng)使得公職人員不得不疲于奔命于各種會(huì)議?！安皇窃陂_會(huì)，就是在去開會(huì)的路上”生動(dòng)地體現(xiàn)了文山會(huì)海的情形。由于會(huì)議決策涉及社會(huì)公眾的切身利益，參加會(huì)議成為政府公職人員重要任務(wù)。為此，

“八項(xiàng)規(guī)定”提出要精簡(jiǎn)會(huì)議活動(dòng)，切實(shí)改進(jìn)會(huì)風(fēng)。改善會(huì)議決策質(zhì)量，需要抓住影響會(huì)議決策的核心要素，即管理和控制會(huì)議時(shí)間?；诖耍P者圍繞會(huì)議的時(shí)間管理這一關(guān)鍵因素提出以下建議，即細(xì)化會(huì)議管理的時(shí)間分配。會(huì)議的議事規(guī)則總體上仍然是粗線條的，其所作出的規(guī)定也大多是原則性的。然而，會(huì)議決策的現(xiàn)場(chǎng)與文本刻畫的議事規(guī)則相距甚遠(yuǎn)。因此，要提高會(huì)議決策的質(zhì)量，就需要細(xì)化會(huì)議管理的時(shí)間分配。

首先要做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。有效控制會(huì)場(chǎng)的時(shí)間實(shí)際上是把會(huì)議的諸多工作移向了前端，即會(huì)議的準(zhǔn)備工作。根據(jù)筆者的觀察，一個(gè)好的議題匯報(bào)所需要的時(shí)間不超過五分鐘，而一個(gè)差的議題匯報(bào)則要耗費(fèi)十分鐘甚至以上的時(shí)間。二者的區(qū)別就在于有沒有在會(huì)前把準(zhǔn)備工作做足。因此，在會(huì)議決策之前，業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)一定要召開專題會(huì)議，專題會(huì)議的主要任務(wù)就是做可行性研究分析和方案設(shè)計(jì)，形成一系列明確的動(dòng)議，也就是具體、明確、可操作的行動(dòng)建議。如果這些議題在上會(huì)前沒有經(jīng)過專題會(huì)議的充分論證，決策者就需要耗費(fèi)大量的時(shí)間去深究議題的來龍去脈。就會(huì)前工作準(zhǔn)備而言，專題會(huì)至少要明確以下幾個(gè)要素，即當(dāng)前面臨的問題是什么，這一問題在全局中處于什么位置，解決這一問題可能的方案有哪些，每一種方案需要哪些資源的支持等等?？偟膩碚f，會(huì)前準(zhǔn)備工作就是要明確問題和制定方案。需要說明的是，會(huì)前工作的方案制定是非常必要的。議題提交上會(huì)是讓決策者做選擇題，而不是做判斷題，更不是做分析題。如果這些工作能夠得到有效的開展，則有助于決策時(shí)間更加聚焦，也有助于決策質(zhì)量的改善。

其次要相對(duì)固定匯報(bào)時(shí)間。如上所述，會(huì)議決策是做選擇題，而不是做判斷題，更不是回答為什么。因此，議題的匯報(bào)人必須簡(jiǎn)明扼要地闡述議題情況，尤其是要明確要解決什么樣的問題，有哪些方案可以解決問題，每一個(gè)方案各自存在著什么樣的外部約束等。領(lǐng)導(dǎo)班子所要做的僅僅是根據(jù)匯報(bào)人的陳述，從全局的角度做出方案選擇。因此，會(huì)場(chǎng)管理實(shí)施細(xì)則完全可以規(guī)定匯報(bào)人的陳述時(shí)間，超過時(shí)間自動(dòng)終止陳述，并直接進(jìn)入下一個(gè)議題。這樣做的目的是為了倒逼匯報(bào)人在準(zhǔn)備匯報(bào)材料時(shí)做足功夫去凝練問題，精簡(jiǎn)文字，去思考如何才能更好切入主題，如何呈現(xiàn)PPT演示內(nèi)容等。只有會(huì)前做了精心準(zhǔn)備才能避免會(huì)上大而無當(dāng)、無的放矢的情形。對(duì)于匯報(bào)者而言，需要掌握一些基本的技能技巧。比如為了節(jié)約時(shí)間，可以省去不必要的客套話，開門見山直接陳述問題。匯報(bào)者應(yīng)對(duì)決策者可能詢問的問題作出預(yù)評(píng)估，即在開會(huì)之前就要做好相應(yīng)的問題準(zhǔn)備，以便會(huì)上能夠隨時(shí)回應(yīng)。此外，匯報(bào)者還應(yīng)攜帶一名助手參會(huì)，同時(shí)場(chǎng)外也要配備一名助手，隨時(shí)應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的情況。

再次要做好討論時(shí)間的總體控制。會(huì)議時(shí)間的總體控制對(duì)會(huì)議主持人提出了較高的要求。會(huì)議主持人同時(shí)面臨著時(shí)間和討論充分的壓力。一方面，會(huì)議時(shí)間過長(zhǎng)，則意味著決策者的身體機(jī)能消耗越大、注意力越分散，決策質(zhì)量邊際效益遞減。另一方面，會(huì)議議題討論不充分，則可能導(dǎo)致決策質(zhì)量下降，甚至出現(xiàn)重大紕漏。因此，這就對(duì)會(huì)議主持人的時(shí)間把控提出了更高的要求。換言之，會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)對(duì)上會(huì)的每一個(gè)議題做出預(yù)判，尤其要對(duì)會(huì)場(chǎng)時(shí)間做出預(yù)評(píng)估，以便靈活掌控會(huì)場(chǎng)時(shí)間，比如會(huì)場(chǎng)上應(yīng)對(duì)發(fā)言人出現(xiàn)偏題跑題的現(xiàn)象和時(shí)間節(jié)點(diǎn)給予提醒，避免偏離主題的漫談，杜絕無關(guān)緊要的話題，使之將注意力集中到問題上。如果沒有這些細(xì)節(jié)的把控，議題上會(huì)后就可能導(dǎo)致問題不集中，甚至偏離主題，進(jìn)而浪費(fèi)大量的時(shí)間。此外，會(huì)議主持人還應(yīng)在時(shí)間控制和氛圍調(diào)節(jié)方面注意一定的方式方法。

最后是會(huì)議質(zhì)量評(píng)估。會(huì)議決策中的時(shí)間管理和控制是否有效，決策質(zhì)量效果如何等都需要會(huì)后進(jìn)行評(píng)估。然而，會(huì)后評(píng)估這一環(huán)節(jié)在會(huì)議決策流程中非常薄弱。因此，需要對(duì)會(huì)議的時(shí)間管理和決策質(zhì)量建立指標(biāo)體系，嚴(yán)格按照指標(biāo)進(jìn)行測(cè)量。就會(huì)議時(shí)間管理而言，會(huì)議的總體時(shí)間是否得到了有效的掌控，每一個(gè)議題的時(shí)間分配是否合理，會(huì)中休息的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否把握得恰當(dāng)?shù)鹊?。就決策目標(biāo)而言，盡管存在著利益博弈的過程，但公共利益優(yōu)先的準(zhǔn)則是首要的前提。因此，每開完一場(chǎng)會(huì)，都要對(duì)會(huì)議進(jìn)行及時(shí)反饋，做好后續(xù)工作，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)然，這些都對(duì)會(huì)議主持人的行為修養(yǎng)、管理經(jīng)驗(yàn)、情境控制等提出了較高的要求。只有不斷地總結(jié)會(huì)議決策中時(shí)間管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，才能改進(jìn)會(huì)議決策的質(zhì)量。

總的來說，會(huì)議決策是現(xiàn)代政府決策的重要載體，其中時(shí)間是影響會(huì)議決策質(zhì)量的核心變量。會(huì)議時(shí)間的管理是否有效與決策質(zhì)量的高低緊密相關(guān)。會(huì)議時(shí)間管理好了，也就緩解和避免了決策者因生理機(jī)能的消耗而導(dǎo)致注意力不集中的問題，同時(shí)也倒逼發(fā)言人不斷精煉語言，從而提高會(huì)議決策的質(zhì)量。此外，對(duì)決策質(zhì)量進(jìn)行時(shí)間和公共利益優(yōu)先的評(píng)估也是改進(jìn)會(huì)議決策質(zhì)量的重要手段。

注釋：

①吳遜，饒墨仕，豪利特等：《公共政策過程：制定、實(shí)施與管理》，格致出版社，上海人民出版社，2016年版，第3、12頁。

②張國(guó)慶：《公共政策分析》，復(fù)旦大學(xué)出版社，2004年版，第60頁。

③劉成：《基于群體決策理論的高效決策型會(huì)議范式研究》，《中國(guó)民航飛行學(xué)院學(xué)報(bào)》2015年第6期。

④黑堯：《現(xiàn)代國(guó)家的政策過程》，中國(guó)青年出版社，2004年版，第81頁。

（作者系深圳大學(xué)城市治理研究院研究員）

（責(zé)任編輯 王 玉）