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        淺析如何提高高校辦公室檔案管理工作效率

        2019-12-09 02:01:11謝曉光
        當代旅游 2019年6期
        關(guān)鍵詞:檔案管理現(xiàn)狀措施

        摘要:高校辦公室檔案是檔案管理工作的重要組成部分,涉及面廣,信息量大。近年來,隨著教育體制改革的全面實施,原有的辦公室檔案管理以不適應(yīng)時代的發(fā)展,在這個信息時代,要重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用,強化管理,充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息在辦公室檔案管理中的功能,才能使辦公室檔案管理工作更加完善。本文闡述了檔案管理工作的現(xiàn)狀以及提高檔案管理工作效率采取的措施。

        關(guān)鍵詞:辦公室;檔案管理;現(xiàn)狀;措施

        一、高校辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

        (一)檔案管理意識淡薄,利用率不高

        長期以來,檔案管理工作在大多數(shù)人眼里認為無關(guān)緊要,沒有認識不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性,這是檔案管理工作得不到重視的一個重要原因。

        (二)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

        現(xiàn)在的高職院校的檔案管理人員大多數(shù)就不是專業(yè)的檔案出身,缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn),管理檔案的手段就比較落后,嚴重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。加之領(lǐng)導(dǎo)對檔案的不重視,就臨時配備或者用教師兼職代替檔案管理員。

        (三)硬件設(shè)施不達標

        學(xué)校檔案應(yīng)完整的記錄學(xué)校各方面的工作,為學(xué)校發(fā)展留下真實的軌跡。但目前很多學(xué)校普通存在的現(xiàn)象:一是檔案室的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件不符合要求,容易是檔案遭受缺失受損。二是檔案保管設(shè)備不齊全,規(guī)格不一,不能滿足新時期檔案多樣化的需要。

        二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率

        (一)健全和完善辦公室辦檔案管理制度

        要管理好檔案,需要檔案室的領(lǐng)導(dǎo)高度重視,有效推動檔案管理機制的完善,強化辦公室檔案管理制度的建設(shè)。根據(jù)需要,設(shè)立專門的檔案資料室,對檔案進行有序分類,保證其有序地存儲,同時,要進行標注,以方便后期進行查閱;在進行存放的時候,不讓將其存儲在安全性不高的低樓層,要對門窗進行加固,安裝護欄,保證存放的安全性。對于內(nèi)部關(guān)鍵性文件,要進行單獨保管,對保密期限進行及時更新。隨著存放時間的久遠,要進行檔案機密程度的調(diào)整,根據(jù)需要升高或者降低保密級別。對于一些不具有保密性質(zhì)的文件,要進行及時處理,進行重新存放和標注。對于這些工作,為了強化監(jiān)督,要兩個以上的人員同時在場,達到良好的互相監(jiān)督。在檔案管理的樓層和檔案是內(nèi),需按照監(jiān)控器,目的是方便調(diào)查。

        (二)提高檔案管理人員素質(zhì)

        (1)檔案管理人員必須要有較高的思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì),要做到精通業(yè)務(wù)。一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識,結(jié)合實際,檔案人員需學(xué)習(xí)《檔案從業(yè)人員必讀》、《歸檔文件整理標準》、《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等,不斷提高了檔案人員的專業(yè)知識水平和文化理論素養(yǎng),使檔案管理工作邁上新臺階奠定了堅實的基礎(chǔ);另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),運用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進技術(shù)設(shè)備,提高管理水平,跟上辦公自動化步伐。

        (2)強化檔案收集 ?檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié),因此,要改進檔案管理工作,必須得加強檔案的收集管理工作。首先,要規(guī)范檔案的范文,對檔案進行分類和編排,再將收集到的檔案按類目進行整理和保管;然后,要規(guī)范檔案的文書范文工作,在將收集到的檔案進行分門別類之后,要對檔案再進行文字編號和正文提料,對檔案提取主題詞,再做好附件處理,方便以后使用和管理檔案;再次,第二步實現(xiàn)以后,要對檔案再進行目錄編號,以方便后期的檢索工作。

        (3)促進辦公室檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的提升。對于辦公室檔案管理人員而言,要緊跟時代步伐,積極開展相關(guān)職業(yè)培訓(xùn),深化對檔案管理及保密性的認識,增強思想觀念,在一定程度上提升檔案管理的水平。對于管理人員,要重視針對保密的法制教育,同時,也要帶動企業(yè)人員增強對檔案管理的重要性的認識,認清其工作的復(fù)雜性和艱巨性,對檔案管理起到積極的協(xié)助和支持的作用。在培訓(xùn)和教育的作用下,增強人員的法律意識和責(zé)任意識,在具體的培訓(xùn)中,重視人員專業(yè)性的培養(yǎng),保證管理人員都能夠獨立開展檔案管理工作,明確工作的核心,掌握操作技能。

        (三)加強硬軟件建設(shè),保證檔案管理工作質(zhì)量

        (1)硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障,同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立綜合檔案室,添購檔案管理設(shè)施設(shè)備,分類存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

        (2)發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)在辦公室檔案管理工作中的作用,實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。在辦公室檔案管理中,要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)的功能,采用電子化的處理手段,強化對檔案文件的管理。這種模式能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的分類處理,提高檔案資料的管理效率,加強資料整理的及時性,方便資料的檢索;與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案管理,網(wǎng)絡(luò)電子信息化大大提高了工作效率,同時強化了辦公室檔案管理工作的精準性。

        近年來,我們依照《檔案法》《檔案法實施辦法》等法律、法規(guī),不斷強化檔案工作,開展文書立卷當年清工作,對上年度形成的各類有保存價值的文件材料全部整理歸檔。在做好文書檔案工作的同時,我們還注重了聲像、照片、電子文件等檔案的收集整理,從源頭上確保檔案資源在載體和門類上的齊全完整。結(jié)合實際,制定了《檔案管理制度》,指定專人負責(zé)管理,做到隨辦隨歸,開口管理。制度管理上做到了嚴格管理,規(guī)范使用,保證了檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。對各類檔案的建立,堅持四個統(tǒng)一,即明確統(tǒng)一的檔案盒、統(tǒng)一的檔案袋、統(tǒng)一編碼和代碼、統(tǒng)一檔案柜。為了依法、規(guī)范、有序地整合檔案資源建設(shè),規(guī)范歸檔的檔案,按檔案類別規(guī)范標準注冊、編目,及時入庫上架,檔案的規(guī)范管理,極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。

        結(jié)束語

        管理好辦公室檔案對單位的其它工作具有輔助作用,所以,完善辦公室檔案管理制度,加強辦公室檔案管理人員的管理意識,實現(xiàn)信息化管理是提高檔案管理效率的有效途徑。信息網(wǎng)絡(luò)化改變了傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式,它的出現(xiàn)使辦公室檔案管理工作更加有序,對提高員工的工作效率也更加有效。

        參考文獻:

        [1]宋勝華.提高辦公室檔案管理工作效率的策略探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2015(20):225-226.

        [2]李養(yǎng)崢.論如何提高辦公室檔案管理工作效率[J].中文信息2017(12):21.

        [3]周楓,辛梅菊.做好學(xué)校檔案管理工作初探[J].山東檔案,2005(05).

        作者簡介:

        謝曉光(1966-),重慶墊江人,學(xué)士,副教授,重慶工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案科科長,研究方向:機械、土壤肥料。

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