摘 要：醫(yī)院辦公室檔案管理內(nèi)容主要包含有病例、人事、文書以及生相等等，這些都是醫(yī)院工作的原始記錄。在信息技術(shù)不斷發(fā)展之下，給醫(yī)院檔案管理工作提出了越來越高的要求，因而這就需要對其實施進一步的優(yōu)化探索?；诖?，本文將從當下檔案管理存在的問題入手分析，最后重點探討優(yōu)化建設(shè)途徑。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;辦公室檔案管理;優(yōu)化建設(shè)

一、 引言

在管理醫(yī)院辦公室檔案的過程中，實施信息化管理是非常重要的，但是目前在其管理當中還是存在較大的問題，比如信息安全比較弱、過于依賴各項設(shè)備等等。將其辦公室檔案進行優(yōu)化能夠進一步提升醫(yī)院的社會及經(jīng)濟效益，并進一步促進資源利用率的提升，確保檔案信息資源的作用可以被充分發(fā)揮出來。因此，這就需要對其檔案管理工作實施進一步的優(yōu)化。

二、 存在的問題

（一） 安全意識薄弱

有關(guān)檔案安全所涉及的內(nèi)容相對比較多，并且相關(guān)管理人員的安全意識一般都比較薄弱，所以這就導致檔案經(jīng)常會被損壞。對于紙質(zhì)檔案而言，比如，在梅雨天氣的時候以及其他陰雨天氣中不做好防潮措施就會致使文件被損壞;在晚上的時候倘若其管理人員沒有做好防盜工作，那么就有可能會導致檔案被丟失;在天氣比較干燥的時候如果沒有做好防火工作，那么就有可能會引發(fā)火災(zāi)。對于電子檔案而言，在進行管理的過程中如果相關(guān)人員沒有加強安全防范，那么就會使整體網(wǎng)絡(luò)處于不安全的環(huán)境之中，進而導致系統(tǒng)被損毀，防火墻崩潰，進而感染木馬病毒以及被黑客入侵，最終使檔案資料被盜或者是直接損壞;如果管理人員自身缺乏一定的安全意識，并未對資料進行備份，那么在資料被損毀之后就有可能會無法復原;如果在調(diào)取檔案的時候，管理人員沒有在應(yīng)用完畢之后將其放回原處，那么也會導致檔案丟失。

（二） 與時代發(fā)展不符

信息技術(shù)在不斷進步，時代在不斷發(fā)展，但是當下很多醫(yī)院的檔案管理都是在使用傳統(tǒng)的管理方法，進而導致無法滿足時代的基本需求。原先的檔案管理模式不僅費時費力，還無法保證管理人員的工作效率;還有一些醫(yī)院其相關(guān)管理人員存在學歷低、專業(yè)能力薄弱以及科學知識缺乏等問題，因而導致檔案長期以來都沒有實施良好的整理和歸類。傳統(tǒng)的管理模式在其檔案的查找、利用以及保存方面都存在一定的問題，致使檔案自身的價值無法被有效發(fā)揮出來。所以實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化就必須要以先進的管理模式作為基礎(chǔ)。

三、 優(yōu)化建設(shè)措施

（一） 提升人員管理意識

對于醫(yī)院來說應(yīng)該先對管理人員實施思想教育，使其明確檔案資料本身的重要性，進而明確自身工作的重要性，這樣他們才會擔負起責任，在具體工作的時候才會做到認真仔細。對于檔案管理者來說，還需要讓其明確在收集檔案資料的過程中需要注意的各方面問題，并在資料保存的過程中將天氣等因素考慮進去，做好防潮、防火以及防盜等方面的工作，確保檔案資料可以一直處在安全的狀態(tài)之下，進而才能夠在保存的過程中不會出現(xiàn)問題，破壞資料的完整性。

為了進一步確保檔案管理工作，還應(yīng)該要進一步強化源頭管理，建立起來相應(yīng)獎懲制度，進而提升管理人員的工作積極性與責任心，防止在工作的過程中出現(xiàn)失誤，這樣一來在給人員提供信息資料的時候就能夠保證及時性與準確性。在具體實施源頭管理的時候還應(yīng)該要讓各個科室都參與進來，并進一步明確檔案管理的重要性，由此實現(xiàn)相互之間的協(xié)作管理。為了將各個科室人員的積極性提升上去，還需要在其年終評審的過程中將檔案管理加入進去，對于表現(xiàn)優(yōu)異的可以給予相應(yīng)的物質(zhì)及精神獎勵，從而提升其管理責任心和管理意識。

（二） 運用先進的管理方式

原先的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當下醫(yī)院的發(fā)展需求，所以，這就需要將這種傳統(tǒng)管理方式加強改進。其中，可以先對用戶的真實情況加強調(diào)查與整理，從中找出相應(yīng)的信息重點，并將其當作管理的突破口。在檔案管理過程中，為了實現(xiàn)信息化建設(shè)的進一步發(fā)展，還需要不斷加強信息化建設(shè)。從網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、流程簡化以及立卷改革等內(nèi)容入手，逐一對其進行突破和加強，進而在確保經(jīng)濟效益的過程中，實現(xiàn)相應(yīng)的社會效益。在系統(tǒng)之中將醫(yī)院檔案錄入進去，還應(yīng)該要細化工作的每一項環(huán)節(jié)，然后再歸入同一個系統(tǒng)之中，進而確保管理的有序性。為了進一步確保檔案在管理的過程中保持基本的完整性，實現(xiàn)價值的進一步延伸，還應(yīng)該要將電子文件管理流程和歸檔流程進一步規(guī)范，進而實現(xiàn)整個醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化和信息化。

（三） 工作開展需要循序漸進

在具體的檔案管理過程中還應(yīng)該始終運用全局的眼光去對待。在其檔案管理過程中，要想利用和開發(fā)信息資源的話，還應(yīng)該要對其結(jié)構(gòu)體系進一步觀察，注重其完整性和科學性特征，這是因為這兩項特征主要與醫(yī)院的社會和經(jīng)濟效益緊密相關(guān)。在具體實施檔案管理的時候，還應(yīng)該要循序漸進，逐層遞進，進而保證實現(xiàn)管理工作的可持續(xù)發(fā)展。不僅如此，在具體實施管理工作的時候，還需要進一步加強檔案資源建設(shè)，充分實現(xiàn)信息化管理。并加強對管理方式的創(chuàng)新，最后促進整個醫(yī)院檔案管理工作的良性發(fā)展。

（四） 加強物質(zhì)與技術(shù)的支持

物質(zhì)支持主要包含有在檔案管理工作之中涉及的設(shè)備、存儲空間以及環(huán)境內(nèi)容等等;技術(shù)支持主要指具有極強專業(yè)性的管理人員所掌握的先進的計算機技術(shù)以及專業(yè)技術(shù)等。物質(zhì)與技術(shù)支持兩者之間缺一不可，一旦兩者相互脫離，那么勢必會會導致檔案信息資源開發(fā)及管理無法實現(xiàn)。因而，這就需要加強對其檔案管理物質(zhì)方面以及技術(shù)方面的支持，進而實現(xiàn)檔案管理的長效性發(fā)展。

（五） 構(gòu)建起檔案信息資源開放服務(wù)中心

實施檔案管理最主要的目的就是服務(wù)與醫(yī)院的工作難過，所以實施資源信息的科學合理開放，是所有檔案管理人員最重要的職責與使命。因此，在其管理過程中還需要重視起來檔案信息資源開放服務(wù)工作，進而實現(xiàn)檔案信息的有效利用，進一步促進醫(yī)院的良性發(fā)展。

四、 結(jié)束語

在實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源優(yōu)化建設(shè)的過程中應(yīng)該要從意識與行為兩個方面入手。通過對這兩方面內(nèi)容的優(yōu)化建設(shè)，并在管理的過程中緊跟時代發(fā)展步伐，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)實現(xiàn)信息化管理，進而促進檔案管理工作的優(yōu)化及完善。在這之中要進一步提升安全意識，在行為上要從源頭抓起，循序漸進;并強化物質(zhì)及技術(shù)支持，實現(xiàn)醫(yī)院社會與經(jīng)濟效益的提升。

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作者簡介：

邱彬，四川省內(nèi)江市，內(nèi)江市市中區(qū)全安鎮(zhèn)衛(wèi)生院。