王穎

摘? 要：本文以檔案管理中的“收、管、用”這三個主要環(huán)節(jié)為切入點，對檔案管理模式的變革加以分析和闡述，同時從構(gòu)建“大檔案”體制、拓展“大數(shù)據(jù)”資源、建設(shè)“大技術(shù)”平臺、貫穿“大服務”理念四個方面提出高校檔案管理模式的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;模式變革

1? 引言

大數(shù)據(jù)作為一個物質(zhì)名詞概念，具有數(shù)據(jù)規(guī)模大、數(shù)據(jù)類型多、價值密度低和流轉(zhuǎn)速度快等特征。大數(shù)據(jù)這一概念的提出，最重要的意義還在于通過對龐大的含有意義的信息數(shù)據(jù)進行專業(yè)化處理，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的增值。

大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)意義上數(shù)據(jù)的終極價值都在于分析與應用，創(chuàng)造新價值。[1]高校檔案管理工作的主要客體是產(chǎn)生于教學、科研、學生管理等大量的檔案信息，這些檔案信息構(gòu)成了學校的“資源中心”。引入大數(shù)據(jù)概念，促進檔案管理模式提質(zhì)升級，是新時代檔案管理工作的必然要求。

2? 高校檔案管理模式的現(xiàn)狀

在傳統(tǒng)模式下，檔案管理的收集環(huán)節(jié)主要是被動地接收檔案資源，保管環(huán)節(jié)也是以保管傳統(tǒng)實體檔案為主，在利用環(huán)節(jié)則表現(xiàn)為共性的“重藏輕用”問題。

2.1 檔案資源的接收以被動接收為主。檔案資源體系建設(shè)的第一步就是進行檔案資源的接收。

目前，高校各檔案形成單位根據(jù)歸檔范圍和歸檔期限等要求，對需要歸檔的材料進行收集、分類、整理，然后將歸檔材料的案卷級、文件級目錄錄入檔案管理系統(tǒng)，同時上傳相關(guān)材料的電子版。上述各環(huán)節(jié)完成后將歸檔材料移交至學校檔案部門進行保管。所以，對于檔案部門來說就是“交什么就保管什么，交多少就保管多少”。長期以來，檔案部門就是這樣進行著檔案資源的被動接收。

高校檔案工作者已經(jīng)認識到這種被動接收的局限性，已經(jīng)在“走出去”主動開展一些檔案的征集和收集，但效果并不理想。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，究其原因還是檔案部門工作人員主動性思維有欠缺，只有變“被動”為“主動”的數(shù)據(jù)化思維，才能應對大數(shù)據(jù)帶來的檔案工作新問題。

2.2 檔案資源的保管以實體檔案為主。長期以來，高校檔案資源的保管都是以傳統(tǒng)實體檔案為主要保管對象，包括紙質(zhì)檔案、實物檔案、聲像檔案等，其中又以紙質(zhì)檔案占比最多。

近年來，在建設(shè)數(shù)字檔案館的目標指引下，本著“存量數(shù)字化，增量電子化”的原則，各高校都在大力推進檔案數(shù)字化建設(shè)。即使如此，檔案的數(shù)字化資源占比仍較低，主要原因在于高校檔案管理部門整體投入有限，檔案的數(shù)字化加工工作相對滯后，數(shù)字檔案資源也相對匱乏。

2.3 檔案資源的利用仍然是“重藏輕用”。檔案管理的價值是對檔案資源信息進行開發(fā)再利用，即“藏以致用”。

目前，檔案實體信息和數(shù)字信息的有效整合和深度挖掘還相對缺乏。高校檔案機構(gòu)作為學校信息存儲的“資源中心”“信息高地”，檔案實體信息和數(shù)字信息的數(shù)量都在逐年大幅攀升，卻缺乏對這些信息的有效整合和深度挖掘，這使得許多檔案資源長期處于休眠狀態(tài)，一些有價值的珍貴檔案不能發(fā)揮其應有的作用。

高校檔案管理機構(gòu)“重藏輕用”的傳統(tǒng)觀念是導致檔案資源開發(fā)利用不足的首要原因;檔案工作人員自身能力的欠缺和軟件硬件設(shè)施配備的滯后也在一定程度上影響了檔案的開發(fā)再利用。

3? 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革

高校檔案的主要特點是來源多、數(shù)量大、價值密度低、數(shù)據(jù)形成快。這些特點與大數(shù)據(jù)的基本特征相契合。因此，在大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式必將發(fā)生一場大的變革。

3.1 檔案資源的接收將更多采用“主動獲取”。利用計算機手段直接從學校各網(wǎng)站、各管理系統(tǒng)獲取有效的檔案數(shù)據(jù)信息，將成為今后檔案資源的主要接收方式并逐步實現(xiàn)由“被動接收”向“主動獲取”的轉(zhuǎn)變。

應用信息抓取技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)絡直接歸檔，不僅要將檔案管理系統(tǒng)與學校各職能管理系統(tǒng)相對接，同時還要對信息進行及時分辨，以獲取有價值的數(shù)據(jù)信息，自動歸檔至檔案管理系統(tǒng)。

在歸檔過程中，需要制定相應的數(shù)字資源歸檔標準，使電子文件、音頻、視頻等數(shù)據(jù)信息能夠規(guī)范地進入檔案信息數(shù)據(jù)庫，為將來檔案資源的有效整合奠定基礎(chǔ)。

3.2 檔案資源的構(gòu)成將逐步實現(xiàn)“數(shù)字化覆蓋”。運用大數(shù)據(jù)思維，推進高校建設(shè)“數(shù)字檔案館”。高校檔案館引入大數(shù)據(jù)管理方式，擴大檔案數(shù)據(jù)信息資源總量，力爭實現(xiàn)館藏檔案資源的“數(shù)字化覆蓋”。

在推進“存量數(shù)字化”的同時，做好與學校各管理系統(tǒng)間的對接，推進“增量電子化”，豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫總量，為大數(shù)據(jù)技術(shù)應用打下數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

3.3 檔案資源的開發(fā)利用將轉(zhuǎn)向“藏用并重”。大數(shù)據(jù)時代，檔案職業(yè)應轉(zhuǎn)向知識和信息的科學管理、優(yōu)質(zhì)提供和快捷傳播。[2]

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，確立“藏用并重”的新思維，對現(xiàn)有的檔案信息資源進行深度整合、深入挖掘，通過對各類信息關(guān)聯(lián)性的研究，揭示隱藏在其背后的內(nèi)在規(guī)律，從而預測事物發(fā)展，為科學決策提供有力的信息保障。

4? 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的發(fā)展

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理模式應向構(gòu)建“大檔案”體制、拓展“大數(shù)據(jù)”資源、建立“大技術(shù)”平臺、貫穿“大服務”理念四個方面轉(zhuǎn)變，以適應大數(shù)據(jù)環(huán)境，做好新形勢下的檔案管理工作。

4.1 構(gòu)建“大檔案”體制?！按髾n案”這一概念最早是由孫嘉焯在其文章《試論“大檔案”》中提出的。“大檔案”不僅是一個技術(shù)性的名詞概念，更是一種新的檔案觀、方法論。[3]將“大檔案”的理念引入高校檔案管理，構(gòu)建“大檔案”管理體制，符合高校檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。

確立“大檔案”管理理念。通過多種形式的宣傳，營造“大檔案”管理的氛圍，形成“大檔案”聯(lián)動格局，讓師生認識自己是檔案材料的形成者。

完善“大檔案”網(wǎng)絡體系。已建成的檔案管理網(wǎng)絡體系要不斷予以完善，及時開展檔案法規(guī)宣講、業(yè)務培訓和進行監(jiān)督指導。在“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的原則下，檔案管理機構(gòu)與各部門之間要密切協(xié)作、相互配合、各司其職，確保檔案資料和信息數(shù)據(jù)及時、完整、準確地接收保管。

對接“大數(shù)據(jù)”管理模式。建立適應大數(shù)據(jù)特征的檔案管理平臺，構(gòu)建開放式高校檔案管理格局，走出“信息孤島”窘境，高效地完成檔案管理的各項任務。

4.2 拓展“大數(shù)據(jù)”資源。大數(shù)據(jù)研究專家舍恩伯格指出，在大數(shù)據(jù)時代，人們處理的數(shù)據(jù)從樣本數(shù)據(jù)變成全部數(shù)據(jù)。對此，拓展信息數(shù)據(jù)的收集途徑，豐富大數(shù)據(jù)資源十分重要。

第一，加強實體檔案資源建設(shè)。實體檔案是館藏檔案的主要部分，也是檔案數(shù)據(jù)資源的一個主要來源。做好現(xiàn)有實體資源接收工作的同時，還要拓展檔案征集渠道，擴大實體檔案資源總量。

第二，加快“存量數(shù)字化”建設(shè)。實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化是基礎(chǔ)工作，對此，全國“十三五”檔案發(fā)展規(guī)劃中已對各級檔案機構(gòu)提出了明確的要求，高校檔案館需要加大投入，快速推進。

第三，做好“增量電子化”建設(shè)。高校的辦公系統(tǒng)建設(shè)、教學管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等均逐步接入智慧校園管理平臺，為檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)實時、自動歸檔架起了便捷橋梁。高校檔案館應通過網(wǎng)絡技術(shù)手段將檔案管理系統(tǒng)與智慧校園管理平臺相對接，高效完成增量數(shù)據(jù)的館藏建設(shè)工作。

4.3 建設(shè)“大技術(shù)”平臺。與智慧校園管理平臺相適應，高校檔案館應建立“大技術(shù)”平臺。通過“大技術(shù)”平臺，將不同種類、格式和來源的數(shù)據(jù)進行有機集成，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的規(guī)范化整合、存儲和共享利用。

高校檔案管理機構(gòu)對已開放的檔案數(shù)字資源信息，應通過互聯(lián)網(wǎng)建立信息共享平臺，為學校和社會提供利用;對不宜對外公開的檔案數(shù)字化信息，也應在校園網(wǎng)、局域網(wǎng)內(nèi)部提供利用，及時服務于學校的教學、科研、黨政管理等各項工作。

4.4 貫穿“大服務”理念。大數(shù)據(jù)時代檔案服務發(fā)展的方向是社會化、多元化、開放性和先進性，以用戶的個性化需求為導向，強調(diào)網(wǎng)絡化、智慧型的服務。[4]將“大服務”理念貫穿于高校檔案工作中，方能使沉睡的數(shù)據(jù)變成活躍的信息。

首先，個性推送服務理念。高校檔案管理機構(gòu)通過大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，挖掘師生以及各職能部門、教學單位最需要的檔案服務需求，提供精準的、點對點的檔案利用服務。

其次，價值增值服務理念。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對檔案信息進行深入的價值挖掘。通過檔案信息自動分析，為學校發(fā)展發(fā)揮智庫作用。例如，利用學校各年度的基層報表、人事報表、科研報表等數(shù)據(jù)，建立與學校規(guī)模、師資建設(shè)、科研產(chǎn)出等關(guān)聯(lián)模型，預測發(fā)展趨勢，為學校規(guī)劃發(fā)展提供決策依據(jù)。

最后，拓展服務方式理念。大數(shù)據(jù)時代強調(diào)網(wǎng)絡化、智慧型服務。高校檔案機構(gòu)可以充分利用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立微信公眾號服務平臺，展示館藏資源，傳播校園文化，開展在線服務。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代為高校檔案管理模式帶來了新機遇。高校檔案工作者要緊跟時代發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念，更新知識，順勢而為，運用大數(shù)據(jù)思維豐富檔案信息資源，挖掘檔案資源價值，滿足高校日益提升的個性化需求，讓智慧檔案館早日成為現(xiàn)實。

參考文獻：

[1]李彥，王雪君.法制視角下檔案大數(shù)據(jù)研究[J].資源信息與工程，2018（1）：204-206.

[2]曹建忠.大數(shù)據(jù)背景下檔案職業(yè)的突圍與拓展[J].檔案天地，2018（9）：31-34 .

[3]李彥，王雪君.大數(shù)據(jù)背景下高?！按髾n案”管理體制構(gòu)建研究[J].浙江檔案，2018（7）：17-19.

[4]周美蘭.大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源體系建設(shè)的思考[J].山西檔案，2015（1）：68-71.

（作者單位：山東藝術(shù)學院辦公室? 來稿日期：2019-08-10）