任漢中

2015年上海市、浦東新區(qū)兩級檔案部門和保稅區(qū)管理局首創(chuàng)開展了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式探索，在一年多的試點工作中取得明顯成效。上海浦東自貿(mào)區(qū)于2016年出臺《關(guān)于加強中國（上海）自由貿(mào)易試驗區(qū)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的指導(dǎo)意見》，得到了國家檔案局的肯定。同年，國家檔案局發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：在有條件的部門開展電子檔案單套（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）的管理試點。浙江建立了“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”的行政審批電子文件歸檔管理模式，湖北率先在省直機關(guān)實現(xiàn)電子文件線上歸檔工作，這讓我們感覺到檔案管理“單套制”正一步步地向我們走來。

準(zhǔn)確地說，所謂“單套制”的提法并不科學(xué)，在實現(xiàn)數(shù)字化管理過程中，不僅會有雙套，甚至多套，其實“單套制”的倡導(dǎo)者并不在乎單套還是多套，根本實質(zhì)是要拋棄紙質(zhì)檔案的管理方式。對于“單套制”與“雙套制”的討論已經(jīng)曠日持久，終究是紙上談兵，而“單套制”的試點才剛剛起步，管理的效果需要時間來驗證，我們有理由相信，全面實施“單套制”檔案管理模式還有很長的一段路要走。

從檔案管理發(fā)展史來看，檔案管理模式的建構(gòu)是由人類社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來推動的，但最終結(jié)果是由檔案管理的社會職能需要和歷史責(zé)任所決定的，先進的技術(shù)只是檔案管理選擇的對象，而不是決定因素。今天我們面對電子數(shù)據(jù)、電子文件將會呈現(xiàn)指數(shù)級增長的現(xiàn)狀，檔案管理面臨的選擇要比歷史上載體的選擇復(fù)雜得多，因為要改變的不僅是載體，而且還包括運行和管理方式，以及檔案管理理念等全方位的更新，急于解困的心情是可以理解的，而持謹(jǐn)慎的態(tài)度也應(yīng)該得到尊重。

首先，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理最大的區(qū)別在于，“單套制”數(shù)字化管理方式中的“檔案”是不能直接識讀的，不僅歸檔程序復(fù)雜，而且重復(fù)再現(xiàn)的要求也十分苛刻，需要建立一套技術(shù)系統(tǒng)維持運行，還要追隨技術(shù)的進步不斷地更新技術(shù)條件與設(shè)備，其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，便會形成無法識讀的“死檔”;為了安全，還得備份保存;為長久保存檔案還需要定期或不定期地對“檔案”進行轉(zhuǎn)錄。可見，數(shù)字化管理模式的管理程序更復(fù)雜，條件要求更高，依賴性更強，而且運營成本不菲。在如此背景之下，“單套制”提倡者提出的幾大優(yōu)勢，如“提高工作效率、降低保管成本、提升管理效益”等，與其所面臨的風(fēng)險相比是不能相提并論的。

其次，檔案管理中一個最重要的原則是尊重來源。檔案是社會生活的原始記錄，保留記錄的原狀是基本要求。如果社會生活中形成原始記錄信息已經(jīng)全面實現(xiàn)單套制，檔案就應(yīng)該是單套制，而還在運行雙套制，或者多套制，那么檔案管理應(yīng)該實施雙套制或多套制。檔案部門不能因為管理上的需要而改變檔案形成的原生狀況。在當(dāng)前的技術(shù)與環(huán)境下，電子文件的真實、完整、有效性、安全性問題還未完全解決，不具有完全的檔案價值。社會生活中人們對電子文件的證據(jù)性還在遲疑和謹(jǐn)慎觀望之中，如《電子簽名法》雖已經(jīng)頒布實施十多年了，電子簽名也沒有得到廣泛應(yīng)用，也就是說，電子文件在憑證和信用上目前還未取得檔案的等級，急于將紙質(zhì)記錄材料逐出歷史舞臺是在改變歷史狀況。

其三，我們應(yīng)該保持一份清醒，切不可盲目相信“單套制”就是檔案管理的必然選擇，既然是試點，就可能有兩種截然相反的效果，試點結(jié)果出來之前，誰能說“單套制”就一定是檔案管理的發(fā)展方向。上世紀(jì)80年代就有過深刻的教訓(xùn)：有專家去國外開眼界，看到了美國成熟的縮微膠卷的檔案管理技術(shù)，回國后就急于上馬縮微攝影項目，導(dǎo)致大量外匯購進的縮微攝影設(shè)備不久就被計算機技術(shù)淘汰，被迫閑置的設(shè)備成了棄之不舍的雞肋;而相反，美國人在紙張統(tǒng)一檔案載體的1000多年時還在使用羊皮紙，而受國寶般待遇的三份重要文件卻因此成為無價之寶，美國人的“保守落后”也未影響他們200年間在檔案管理方面迅速占據(jù)世界領(lǐng)先地位。在現(xiàn)代社會，技術(shù)更新的周期會越來越短，而檔案工作者采取的策略應(yīng)該是以謹(jǐn)慎求永恒，沒必要用遠未成熟的技術(shù)拿檔案去承擔(dān)風(fēng)險，因為一旦出錯我們沒有改正錯誤的機會。

其四，“單套制”的電子文件已經(jīng)不具備紙質(zhì)檔案的原始特性，而且在不斷轉(zhuǎn)錄中會失去的更多，這已經(jīng)突破了檔案管理的底線，而將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案大量轉(zhuǎn)化為電子文件則是對檔案工作職業(yè)操守的放棄。因此，在收藏有大量歷史檔案的檔案機構(gòu)內(nèi)，全面實現(xiàn)“單套制”恐怕是完全不可能的。而新產(chǎn)生的電子文件則有待政策體系的完善和技術(shù)的成熟，使之在真實性、穩(wěn)定性、原生性等方面達到檔案管理的要求，才可以以“單套制”成為檔案的新成員。

（作者單位：湖北大學(xué)歷史文化學(xué)院? ? 來稿日期：2019-07-23）