任漢中

2015年上海市、浦東新區(qū)兩級(jí)檔案部門(mén)和保稅區(qū)管理局首創(chuàng)開(kāi)展了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式探索，在一年多的試點(diǎn)工作中取得明顯成效。上海浦東自貿(mào)區(qū)于2016年出臺(tái)《關(guān)于加強(qiáng)中國(guó)（上海）自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》，得到了國(guó)家檔案局的肯定。同年，國(guó)家檔案局發(fā)布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：在有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案單套（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）的管理試點(diǎn)。浙江建立了“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢(xún)”的行政審批電子文件歸檔管理模式，湖北率先在省直機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)電子文件線(xiàn)上歸檔工作，這讓我們感覺(jué)到檔案管理“單套制”正一步步地向我們走來(lái)。

準(zhǔn)確地說(shuō)，所謂“單套制”的提法并不科學(xué)，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理過(guò)程中，不僅會(huì)有雙套，甚至多套，其實(shí)“單套制”的倡導(dǎo)者并不在乎單套還是多套，根本實(shí)質(zhì)是要拋棄紙質(zhì)檔案的管理方式。對(duì)于“單套制”與“雙套制”的討論已經(jīng)曠日持久，終究是紙上談兵，而“單套制”的試點(diǎn)才剛剛起步，管理的效果需要時(shí)間來(lái)驗(yàn)證，我們有理由相信，全面實(shí)施“單套制”檔案管理模式還有很長(zhǎng)的一段路要走。

從檔案管理發(fā)展史來(lái)看，檔案管理模式的建構(gòu)是由人類(lèi)社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來(lái)推動(dòng)的，但最終結(jié)果是由檔案管理的社會(huì)職能需要和歷史責(zé)任所決定的，先進(jìn)的技術(shù)只是檔案管理選擇的對(duì)象，而不是決定因素。今天我們面對(duì)電子數(shù)據(jù)、電子文件將會(huì)呈現(xiàn)指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)的現(xiàn)狀，檔案管理面臨的選擇要比歷史上載體的選擇復(fù)雜得多，因?yàn)橐淖兊牟粌H是載體，而且還包括運(yùn)行和管理方式，以及檔案管理理念等全方位的更新，急于解困的心情是可以理解的，而持謹(jǐn)慎的態(tài)度也應(yīng)該得到尊重。

首先，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理最大的區(qū)別在于，“單套制”數(shù)字化管理方式中的“檔案”是不能直接識(shí)讀的，不僅歸檔程序復(fù)雜，而且重復(fù)再現(xiàn)的要求也十分苛刻，需要建立一套技術(shù)系統(tǒng)維持運(yùn)行，還要追隨技術(shù)的進(jìn)步不斷地更新技術(shù)條件與設(shè)備，其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，便會(huì)形成無(wú)法識(shí)讀的“死檔”;為了安全，還得備份保存;為長(zhǎng)久保存檔案還需要定期或不定期地對(duì)“檔案”進(jìn)行轉(zhuǎn)錄。可見(jiàn)，數(shù)字化管理模式的管理程序更復(fù)雜，條件要求更高，依賴(lài)性更強(qiáng)，而且運(yùn)營(yíng)成本不菲。在如此背景之下，“單套制”提倡者提出的幾大優(yōu)勢(shì)，如“提高工作效率、降低保管成本、提升管理效益”等，與其所面臨的風(fēng)險(xiǎn)相比是不能相提并論的。

其次，檔案管理中一個(gè)最重要的原則是尊重來(lái)源。檔案是社會(huì)生活的原始記錄，保留記錄的原狀是基本要求。如果社會(huì)生活中形成原始記錄信息已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)單套制，檔案就應(yīng)該是單套制，而還在運(yùn)行雙套制，或者多套制，那么檔案管理應(yīng)該實(shí)施雙套制或多套制。檔案部門(mén)不能因?yàn)楣芾砩系男枰淖儥n案形成的原生狀況。在當(dāng)前的技術(shù)與環(huán)境下，電子文件的真實(shí)、完整、有效性、安全性問(wèn)題還未完全解決，不具有完全的檔案價(jià)值。社會(huì)生活中人們對(duì)電子文件的證據(jù)性還在遲疑和謹(jǐn)慎觀望之中，如《電子簽名法》雖已經(jīng)頒布實(shí)施十多年了，電子簽名也沒(méi)有得到廣泛應(yīng)用，也就是說(shuō)，電子文件在憑證和信用上目前還未取得檔案的等級(jí)，急于將紙質(zhì)記錄材料逐出歷史舞臺(tái)是在改變歷史狀況。

其三，我們應(yīng)該保持一份清醒，切不可盲目相信“單套制”就是檔案管理的必然選擇，既然是試點(diǎn)，就可能有兩種截然相反的效果，試點(diǎn)結(jié)果出來(lái)之前，誰(shuí)能說(shuō)“單套制”就一定是檔案管理的發(fā)展方向。上世紀(jì)80年代就有過(guò)深刻的教訓(xùn)：有專(zhuān)家去國(guó)外開(kāi)眼界，看到了美國(guó)成熟的縮微膠卷的檔案管理技術(shù)，回國(guó)后就急于上馬縮微攝影項(xiàng)目，導(dǎo)致大量外匯購(gòu)進(jìn)的縮微攝影設(shè)備不久就被計(jì)算機(jī)技術(shù)淘汰，被迫閑置的設(shè)備成了棄之不舍的雞肋;而相反，美國(guó)人在紙張統(tǒng)一檔案載體的1000多年時(shí)還在使用羊皮紙，而受?chē)?guó)寶般待遇的三份重要文件卻因此成為無(wú)價(jià)之寶，美國(guó)人的“保守落后”也未影響他們200年間在檔案管理方面迅速占據(jù)世界領(lǐng)先地位。在現(xiàn)代社會(huì)，技術(shù)更新的周期會(huì)越來(lái)越短，而檔案工作者采取的策略應(yīng)該是以謹(jǐn)慎求永恒，沒(méi)必要用遠(yuǎn)未成熟的技術(shù)拿檔案去承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)橐坏┏鲥e(cuò)我們沒(méi)有改正錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)。

其四，“單套制”的電子文件已經(jīng)不具備紙質(zhì)檔案的原始特性，而且在不斷轉(zhuǎn)錄中會(huì)失去的更多，這已經(jīng)突破了檔案管理的底線(xiàn)，而將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案大量轉(zhuǎn)化為電子文件則是對(duì)檔案工作職業(yè)操守的放棄。因此，在收藏有大量歷史檔案的檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)，全面實(shí)現(xiàn)“單套制”恐怕是完全不可能的。而新產(chǎn)生的電子文件則有待政策體系的完善和技術(shù)的成熟，使之在真實(shí)性、穩(wěn)定性、原生性等方面達(dá)到檔案管理的要求，才可以以“單套制”成為檔案的新成員。

（作者單位：湖北大學(xué)歷史文化學(xué)院? ? 來(lái)稿日期：2019-07-23）