■劉 雯/河南科技學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院

一、前言

隨著“一帶一路”倡議的不斷推進(jìn)，中國(guó)對(duì)外交流與合作不斷深化和加強(qiáng)，同世界各國(guó)的貿(mào)易往來(lái)也日漸頻繁。商務(wù)函電，作為商務(wù)活動(dòng)中重要的溝通媒介，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高效傳遞與交換。

對(duì)于商務(wù)函電寫(xiě)作的研究，大部分學(xué)者集中在語(yǔ)言、寫(xiě)作原則和課程設(shè)計(jì)等方面。楊秋怡（2018）通過(guò)對(duì)比英漢思維差異，研究其對(duì)商務(wù)函電寫(xiě)作的影響。魏國(guó)平（2005）對(duì)商務(wù)函電的語(yǔ)言特征、語(yǔ)篇特征、語(yǔ)法特征及詞匯特征進(jìn)行了詳盡分析。葉秀琪（2017）對(duì)商務(wù)函電教學(xué)模式改革進(jìn)行研究，提出了基于 CLIL 模式的 4CS（content，communication， cognition， cultures）教學(xué)理念。由于各國(guó)文化的不同，商務(wù)函電溝通不可避免會(huì)面臨各種問(wèn)題，但關(guān)于文化差異對(duì)商務(wù)函電寫(xiě)作影響方面的研究較少。這些問(wèn)題產(chǎn)生的原因以及如何解決這些問(wèn)題值得思考和探索。

二、文化差異及造成的商務(wù)函電溝通障礙

不同文化有其獨(dú)特的特點(diǎn)，而溝通障礙的產(chǎn)生是多種文化差異因素交互的結(jié)果。

（一）高低語(yǔ)境文化

在現(xiàn)實(shí)交流中，交流雙方所傳遞的信息有的主要來(lái)自于交際語(yǔ)言本身，而有的則主要來(lái)自于交流的場(chǎng)合，即語(yǔ)境。根據(jù)信息來(lái)源方式的不同，愛(ài)德華·霍爾把多樣性的文化劃分為了兩類(lèi)，即高語(yǔ)境文化和低語(yǔ)境文化。高語(yǔ)境文化是指在此種文化背景中，交際信息的創(chuàng)造和實(shí)現(xiàn)不主要依賴(lài)于交際語(yǔ)言本身，而主要依賴(lài)于語(yǔ)言交流的場(chǎng)合和語(yǔ)境。中國(guó)文化、拉丁文化以及日本文化都屬于典型的高語(yǔ)境文化。低語(yǔ)境文化是指在此種文化的語(yǔ)言交際過(guò)程中，交際信息的創(chuàng)造主要依靠交際語(yǔ)言本身而非交際語(yǔ)境，像美國(guó)、加拿大以及多數(shù)歐洲地區(qū)的文化都屬于低語(yǔ)境文化（竇衛(wèi)霖，2011）。例如，中國(guó)人很多時(shí)候講求意會(huì)、弦外之音以及語(yǔ)言表達(dá)的委婉和隱晦，但是如果這樣的語(yǔ)言出現(xiàn)在商務(wù)函件中，對(duì)于低語(yǔ)境文化的人來(lái)說(shuō)容易出現(xiàn)溝通障礙，因?yàn)樗麄兒茈y理解蘊(yùn)含在文化背景中的信息。

（二）長(zhǎng)期取向與短期取向文化

吉爾特·霍夫斯泰德提出文化差異的不同維度。其中一個(gè)維度便是長(zhǎng)期取向與短期取向。長(zhǎng)期取向的文化關(guān)注未來(lái)，注重節(jié)儉和堅(jiān)持，能夠犧牲眼前或者短時(shí)間的利益去追求長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益。而短期取向的文化更關(guān)注過(guò)去和現(xiàn)在，認(rèn)為此時(shí)此地才是最重要的。在霍夫斯泰德的調(diào)查中，中國(guó)文化屬于典型的長(zhǎng)期取向文化，在這一維度上的得分為118，而美國(guó)得分僅為29，其文化屬于短期導(dǎo)向文化（陳曉萍，2009）。這一文化差異體現(xiàn)在很多方面，例如，中國(guó)強(qiáng)調(diào)長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，未來(lái)的合作和利益，所以中國(guó)人常常說(shuō)“放長(zhǎng)線，釣大魚(yú)”，而且國(guó)家和政府也常出臺(tái)各種長(zhǎng)期規(guī)劃，例如“十三五規(guī)劃”、“兩個(gè)一百年”奮斗目標(biāo)等。但在很多短期文化取向的西方工業(yè)國(guó)家，短期即時(shí)的利益更被看重。例如，企業(yè)考核的周期較短，有每周考核、月考核、季度考核等，強(qiáng)調(diào)短期績(jī)效。

所以在商務(wù)函件中，特別是報(bào)盤(pán)還盤(pán)信件中，中國(guó)人常常會(huì)說(shuō)“If you can grant us lower discount， we will place larger orders with you in the future”，甚至有時(shí)候?yàn)榱舜俪梢粏紊饣蛘咂谕髞?lái)能夠達(dá)成合作，在第一次交易時(shí)提供很低的價(jià)位。而美國(guó)人往往看重某一單生意能否盈利，如果利潤(rùn)過(guò)低，就很難接受，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為利潤(rùn)率太低將會(huì)是一次失敗的嘗試，完全沒(méi)必要。

（三）思維方式及習(xí)慣用語(yǔ)的差異

曹赟（2017）認(rèn)為中國(guó)人趨于曲線思維。所謂曲線思維，是一種圍繞主題的迂回的思維方式。正如我們習(xí)慣于在談?wù)轮昂唁亯|，最后才表明自己的意圖或者看法。西方人趨于直線思維，即直截了當(dāng)?shù)奶岢鰡?wèn)題和觀點(diǎn)的思維方式。人的思維方式?jīng)Q定著表達(dá)方式和行為方式。很多中國(guó)外貿(mào)業(yè)務(wù)員在撰寫(xiě)商務(wù)信函時(shí)，往往會(huì)寫(xiě)得很長(zhǎng)以示認(rèn)真重視。例如，在回復(fù)客戶(hù)的詢(xún)盤(pán)信件時(shí)，添加過(guò)多關(guān)于公司的介紹和客套的話(huà)語(yǔ)，最后才才會(huì)提到客戶(hù)所關(guān)注的點(diǎn)上。但是外國(guó)客戶(hù)在收到這種郵件后，會(huì)覺(jué)得是在繞彎子。面對(duì)繁雜冗長(zhǎng)、主題難尋的信件，客戶(hù)會(huì)認(rèn)為沒(méi)有可讀性，失去耐心。

有時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)模糊語(yǔ)的情況，例如，我們習(xí)慣說(shuō)“改天有空去你家做客”，但是“改天”可能是明天，一周后，一月后，是不確定的。但是，西方人對(duì)于模糊性的容忍度較差。所以，在商務(wù)函電寫(xiě)作中，模棱兩可的語(yǔ)言會(huì)使客戶(hù)懷疑合作的誠(chéng)意及公司的信譽(yù)。例 如，“Products of our company won several awards and passed national and international authentification.” 這種表達(dá)方式在西方人看來(lái)是沒(méi)有參考價(jià)值的，因?yàn)椴粔蚓唧w，沒(méi)有可信度。

三、跨文化商務(wù)函電寫(xiě)作技巧

（一） 把握商務(wù)函件的發(fā)送時(shí)機(jī)

大多數(shù)商務(wù)函件往來(lái)都是通過(guò)郵件方式進(jìn)行的，如何使客戶(hù)在收到郵件后快速回復(fù)是值得思考的問(wèn)題。外貿(mào)業(yè)務(wù)員發(fā)送出去的開(kāi)發(fā)信、建交函等都石沉大海，很大原因是發(fā)送的時(shí)間不對(duì)。有時(shí)候客戶(hù)的郵箱堆積大量郵件，如果不是往來(lái)郵件，可能會(huì)被當(dāng)作垃圾郵件處理掉。在這種和國(guó)外存時(shí)差的情況下，一方面我們需要及時(shí)回復(fù)客戶(hù)的郵件；另一方面，設(shè)定郵件發(fā)送的時(shí)間，確?？蛻?hù)在上班后打開(kāi)郵箱的第一時(shí)間，收到我們的郵件，這樣客戶(hù)查收回復(fù)的幾率會(huì)增大。

除了時(shí)差可能造成的郵件處理障礙外，目標(biāo)國(guó)家的文化節(jié)日等也要考慮在內(nèi)。例如，在穆斯林齋月期間，他們的上班時(shí)間一般是早上八點(diǎn)到下午兩點(diǎn)，所以郵件發(fā)送最好是在這期間，或者上午十點(diǎn)左右。齋月期間，人們白天不能吃喝，所以上午客戶(hù)的精神狀態(tài)較好，下午會(huì)出現(xiàn)疲倦，此時(shí)進(jìn)行郵件往來(lái)，效果較差。值得一提的是，并非每一個(gè)西方國(guó)家都過(guò)圣誕節(jié)，一些阿拉伯國(guó)家像沙特、阿聯(lián)酋、敘利亞等是不過(guò)圣誕節(jié)的。此外，不同國(guó)家慶祝感恩節(jié)的時(shí)間也不盡相同，加拿大的感恩節(jié)在每年的十月中旬，美國(guó)的感恩節(jié)在每年11月的第四個(gè)星期四，而歐洲人則不過(guò)感恩節(jié)。同樣，我們的春節(jié)對(duì)于外國(guó)客戶(hù)來(lái)說(shuō)是不放假的，所以商務(wù)函件往來(lái)時(shí)應(yīng)注意文化差異，在遇到節(jié)假日時(shí)，應(yīng)提前告知客戶(hù)可能出現(xiàn)的延遲回復(fù)。此外，送上祝福時(shí)應(yīng)注意避免把祝福發(fā)錯(cuò)人，或者在錯(cuò)誤的時(shí)間發(fā)送節(jié)日祝福，影響交流與合作。

（二）設(shè)計(jì)商務(wù)函電的寫(xiě)作內(nèi)容

1、明確寫(xiě)作目的

在撰寫(xiě)商務(wù)函電時(shí)首先要明確寫(xiě)作目的，不管是關(guān)于價(jià)格的討論，還是關(guān)于交貨方式的協(xié)商等?；谖鞣娇蛻?hù)直線思維的特點(diǎn)，在一開(kāi)始，我們可以減少大量的鋪墊，直接表明寫(xiě)作目的，例 如“Thanks for your inquiry and prices for your desired products are as follows.”或者“I write this letter in order to……” 此外，寫(xiě)作中最好有清晰的標(biāo)題，對(duì)于客戶(hù)所關(guān)注的點(diǎn)，例如價(jià)格、付款方式等可以加粗顯示，增加函件的易讀性。

2、了解客戶(hù)需求

商務(wù)函電寫(xiě)作雖然不是面對(duì)面的談判，卻是另一種形式的溝通、試探與博弈。不同的客戶(hù)在詢(xún)價(jià)時(shí)都抱持一個(gè)共同目標(biāo)，那就是要買(mǎi)到物美價(jià)廉的商品或者以最好的價(jià)格出售商品。不同的是，一些客戶(hù)，例如印度地區(qū)的客戶(hù)屬于價(jià)格敏感型，所以在商務(wù)函電寫(xiě)作中，過(guò)高的價(jià)格會(huì)使他們直接放棄。對(duì)于這種客戶(hù)，應(yīng)直接拋出自己能做出的折扣，并表達(dá)合作意愿。歐美以及日本客戶(hù)，對(duì)于產(chǎn)品的品質(zhì)要求較高，可以重點(diǎn)展示產(chǎn)品細(xì)節(jié)和優(yōu)勢(shì)，必要時(shí)候在函件溝通是提到樣品寄送。若樣品價(jià)格不高，可直接在函件中表達(dá)“Free samples will be provided for your reference”。如果樣品價(jià)格過(guò)高，可委婉表述我方需求 “The sample will cost 200USD， but we will refund the charge if you confirm the order”。一方面有機(jī)會(huì)讓客戶(hù)更好地了解產(chǎn)品，另一方面減少損失。

一些國(guó)家對(duì)于產(chǎn)品的環(huán)保要求很高，所以在函件中不要使用泛泛的語(yǔ)言表達(dá)產(chǎn)品質(zhì)量好，一定要充分展示出產(chǎn)品的環(huán)保性能并提供具體的參數(shù)來(lái)吸引客戶(hù)。對(duì)于一些高權(quán)利距離文化的國(guó)家，客戶(hù)對(duì)于權(quán)威的重視和依賴(lài)很強(qiáng)。所以如果企業(yè)已經(jīng)和當(dāng)?shù)氐闹髽I(yè)有合作，可以在函件中提到，這樣會(huì)使客戶(hù)更加容易接受。

3、完善寫(xiě)作細(xì)節(jié)

商務(wù)函件的寫(xiě)作格式有很多種，常見(jiàn)的三種是齊頭式、縮進(jìn)式和混合式。針對(duì)不同的客戶(hù)，選擇客戶(hù)常用的格式。

其次，細(xì)節(jié)方面。例如，日期的寫(xiě)法，英式寫(xiě)法，一般遵循日、月、年的順序。2019年6月8日，即 8June， 2019或8 June， 2019。 而美式的期表達(dá)方式通常為月、日、年，即 June 8， 2019，或June 8，2019。 避免書(shū)寫(xiě)為 08/06/2019或者06/08/2019，造成誤解。

最后，商務(wù)函件的寫(xiě)作，如往來(lái)郵件，雖然不似合同般嚴(yán)謹(jǐn)，但在發(fā)送之前務(wù)必要認(rèn)真檢查，避免語(yǔ)法錯(cuò)誤以及重要信息的遺漏或出錯(cuò)。專(zhuān)業(yè)準(zhǔn)確禮貌的表達(dá)將會(huì)給客戶(hù)留下好印象，增加合作的可能性。

（三）擺正商務(wù)函電的寫(xiě)作心態(tài)

商務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行是基于平等互利的基礎(chǔ)。一項(xiàng)對(duì)比對(duì)母語(yǔ)國(guó)家人員和非母語(yǔ)國(guó)家人員在商務(wù)信件寫(xiě)作差異的研究顯示：在這些被調(diào)查的非母語(yǔ)國(guó)家人員中，44%的人在寫(xiě)作時(shí)常常過(guò)于禮貌，例如，“I humbly request you to take into consideration my ardent desire to continue my studies”（竇衛(wèi)霖，2011）。過(guò)于謙虛甚至一味討好的表達(dá)會(huì)讓客戶(hù)感覺(jué)我們對(duì)自己的產(chǎn)品缺乏自信，急于建立業(yè)務(wù)關(guān)系，在后期的談判中將會(huì)處于不利地位。所以在商務(wù)函電寫(xiě)作中，我們既要禮貌表達(dá)，更要自信表達(dá)，強(qiáng)調(diào)對(duì)方跟我們合作能夠?yàn)樗麄儙?lái)的利益。

四、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)同世界各國(guó)交流合作日益密切，商務(wù)函電在商務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮的作用也越來(lái)越大。但文化差異，不管是高低語(yǔ)境、長(zhǎng)期短期取向、權(quán)利距離高低亦或是思維、習(xí)慣及表達(dá)方式的差異，往往直接影響商務(wù)函電的溝通。了解世界各國(guó)的文化差異以及他們對(duì)商務(wù)函電寫(xiě)作的影響，并且靈活運(yùn)用到商務(wù)函電寫(xiě)作中，力求做到謀篇布局符合客戶(hù)思維習(xí)慣，寫(xiě)作內(nèi)容直擊客戶(hù)內(nèi)心需求，將所要表達(dá)的信息進(jìn)行準(zhǔn)確詳細(xì)的編碼，從而順利實(shí)現(xiàn)跨文化商務(wù)函電寫(xiě)作，促進(jìn)對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易發(fā)展。