耿丹

【摘要】本文對(duì)高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，對(duì)如何加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行了討論，提出對(duì)策和建議，希望能夠?yàn)楦咝３扇私逃龑W(xué)籍檔案管理提供一些參考。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);高校;成人教育;學(xué)籍檔案管理

學(xué)籍檔案是指學(xué)校在招生、教學(xué)、畢業(yè)等過(guò)程中對(duì)學(xué)生的個(gè)人資料、學(xué)習(xí)情況、考試成績(jī)等資料進(jìn)行記錄的檔案，是學(xué)校進(jìn)行教育管理和發(fā)展的重要資料。高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作有著其獨(dú)特的特點(diǎn)，如何加強(qiáng)信息技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用成為檔案管理工作發(fā)展中的一個(gè)重要問(wèn)題。

一、高校成人教育學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)

（一）多樣性。由于高校成人教育的學(xué)生通常來(lái)自于各行各業(yè)的相關(guān)人員，其在年齡、文化程度等方面存在著較大的差異。因此學(xué)校在辦學(xué)形式上需要根據(jù)學(xué)生的特點(diǎn)采取不同的教學(xué)形式和課程內(nèi)容，如遠(yuǎn)程教育、成人培訓(xùn)班、業(yè)余教育、成人函授教育以及自學(xué)教學(xué)等多種形式。高校成教的這一辦學(xué)特點(diǎn)使其在教學(xué)上有著集中學(xué)習(xí)、分散管理、形式多樣等特點(diǎn)，進(jìn)而在高校成人教育學(xué)籍檔案的管理上也表現(xiàn)出了多樣性的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在檔案種類、形式多樣，內(nèi)容繁雜等方面。

（二）分散性。高校成人教育的一個(gè)重要的特點(diǎn)是在教學(xué)時(shí)間、地點(diǎn)上的不固定，成人教育的學(xué)生通常不需要在學(xué)校中進(jìn)行學(xué)習(xí)。例如，遠(yuǎn)程教育主要依靠網(wǎng)絡(luò)使學(xué)生在任意時(shí)間、任意地點(diǎn)都可以進(jìn)行學(xué)習(xí);成人培訓(xùn)班則主要是通過(guò)與其他單位聯(lián)合辦學(xué)來(lái)對(duì)學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)。由于高校成人教育教學(xué)的分散性，為了更好地對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理，其部分學(xué)籍檔案通常也會(huì)分散于多個(gè)教學(xué)機(jī)構(gòu)或者單位，給高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作的開展造成了不少的困難。

二、信息技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）轉(zhuǎn)變高校成人教育學(xué)籍檔案管理理念。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高校要想更好地實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案管理工作的自動(dòng)化、智能化發(fā)展，首先就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，將成人教育教學(xué)目標(biāo)和高校的管理發(fā)展作為檔案管理工作的切入點(diǎn)，根據(jù)教學(xué)工作的需要完善檔案管理信息化建設(shè)，從而有效將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)引入高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作當(dāng)中。實(shí)現(xiàn)檔案管理、服務(wù)工作的有效提高。

（二）建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。高校成人教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)必須要建立起完善、高效的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。首先，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立起學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并將辦公自動(dòng)化等技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中。其次，要加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的進(jìn)程，并利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類和整理。最后，要考慮檔案管理系統(tǒng)交互界面的便捷性和高效性，例如，系統(tǒng)能夠?qū)n案的屬性或字段進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，提供多種查詢機(jī)制，具有較高的查詢效率和系統(tǒng)性能，檔案的后臺(tái)維護(hù)和更新方便等。

（三）保證檔案資料的持續(xù)更新。隨著高校成人教育工作的不斷開展，學(xué)籍檔案資料的數(shù)量也會(huì)不斷增加。因此需要學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息能夠持續(xù)進(jìn)行更新。在檔案管理工作中，可以通過(guò)利用信息技術(shù)進(jìn)行權(quán)限的分級(jí)管理，高校領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)負(fù)責(zé)人、教師等分別給予不同的檔案輸入權(quán)限，使其能夠及時(shí)對(duì)相關(guān)的學(xué)籍檔案資料進(jìn)行更新，然后檔案管理人員對(duì)更改后的數(shù)據(jù)進(jìn)行審查和批準(zhǔn)后才能錄入系統(tǒng)，使學(xué)籍檔案的可靠性和完整性得到有效提高。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和信息技能水平提出了新的要求。首先，高校必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其能夠更好地應(yīng)用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)理念和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。其次，高校要建立起多層次的檔案管理人才培養(yǎng)體系，建立起完善的人才引進(jìn)和激勵(lì)機(jī)制，建立起一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，從而更好地利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)使高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作獲得更好的發(fā)展。

（五）加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)利用。通過(guò)挖掘成人教育學(xué)籍檔案中潛藏的價(jià)值能夠?yàn)楦咝９ぷ鞯陌l(fā)展起到非常重要的推進(jìn)作用。因此，在高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作中，檔案管理人員要積極利用信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用。例如，通過(guò)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行分析，了解學(xué)生職業(yè)、水平、文化程度的構(gòu)成，并將分析結(jié)果在成人教育工作上進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用;通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)來(lái)收集、記錄和分析學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)，并將分析結(jié)果提供給高校的領(lǐng)導(dǎo)層、各教學(xué)辦公室以及教師進(jìn)行參考，從而使高校成人教育的教學(xué)水平得到提高。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，鑒于高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)，在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意轉(zhuǎn)變管理理念、建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，并保證檔案資料的持續(xù)更新、加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)利用，從而使高校成教學(xué)籍檔案管理工作能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。

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