吳曉萌

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)生活和科技水平的不斷發(fā)展，各大中小企業(yè)不斷在城市涌現(xiàn)，在企業(yè)之中的辦公室檔案管理也需要跟隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科技水平的不斷變化來(lái)發(fā)展自己。在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代，企業(yè)辦公室管理進(jìn)行改革是用大數(shù)據(jù)時(shí)代的需要是時(shí)代潮流，作為企業(yè)的核心部門之一，辦公室的檔案管理也應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)步。因此，本文基于大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展背景對(duì)于企業(yè)如何有效的提高辦公室檔案管理工作效率進(jìn)行相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;文檔管理;大數(shù)據(jù)分析

企業(yè)辦公室的檔案是企業(yè)保管內(nèi)部資料的重要地方，傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人力，無(wú)論是管理方式還是場(chǎng)地都浪費(fèi)了不少的人力和物力資源，在中國(guó)大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)+的背景下，企業(yè)辦公室的檔案管理也應(yīng)當(dāng)做到與時(shí)俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)有資源優(yōu)勢(shì)改革自身體系，做到創(chuàng)新發(fā)展的同時(shí)兼顧安全與效率。

1 企業(yè)辦公室的檔案管理目前存在的問題

在傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室的檔案管理中，雖然部分企業(yè)也力求創(chuàng)新，但都或多或少的出現(xiàn)如下問題：

1.1 企業(yè)辦公室檔案管理人員和操作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)

在企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)之中，辦公室檔案是重要但是沒有受到足夠重視的部門之一。辦公室檔案管理人員自身對(duì)于檔案的管理都不夠精準(zhǔn)和完整，由于企業(yè)的部門和規(guī)模等因素的影響，辦公室檔案管理往往效率低下，許多管理人員在進(jìn)行檔案分類和管理之時(shí)對(duì)于工作效率和工作方式?jīng)]有過多的要求，自然也無(wú)法做到辦公室檔案管理的創(chuàng)新[1]。

1.2 企業(yè)辦公室檔案管理人員自身素質(zhì)能力不足，檔案管理能力相對(duì)其他部門落后

到目前為止，仍有很多企業(yè)的辦公室檔案管理人員沒有經(jīng)過足夠的培訓(xùn)期就上崗工作，由此造成的員工管理素質(zhì)能力不足、創(chuàng)新能力不足是企業(yè)仍舊無(wú)法達(dá)到效率化和專業(yè)化的核心原因之一。在企業(yè)辦公室檔案的日常保存管理方面，仍舊以原始的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存為主，這樣的儲(chǔ)存不僅需要占據(jù)大量的場(chǎng)地，對(duì)于企業(yè)工作而言還有不必要的消防隱患，因此改革企業(yè)辦公室檔案管理制度勢(shì)在必行。

1.3 企業(yè)對(duì)于辦公室檔案管理不重視，相關(guān)部門人手不足

企業(yè)尤其是大型企業(yè)的辦公室檔案眾多，資料復(fù)雜，想要準(zhǔn)確保存和整理并且在需要時(shí)進(jìn)行查找十分不易。部分企業(yè)對(duì)于陳舊的檔案采取置之不理的行為，不招收更多的人員進(jìn)行辦公室檔案管理的改革，辦公室檔案的人手不足，想要進(jìn)行大型的整理與改革活動(dòng)也顯得有心無(wú)力[2]。

1.4 企業(yè)辦公室檔案管理無(wú)序，信息化、體系化不足

在企業(yè)發(fā)展中后期，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的拓展，越來(lái)越多的部門出現(xiàn)，企業(yè)的檔案管理也越來(lái)越繁瑣，許多企業(yè)對(duì)于眾多的檔案也不加分類不加整理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)于不同類別、不同重要程度的文件檔案進(jìn)行更為細(xì)致、信息、體系的整理。在目前我國(guó)企業(yè)的發(fā)展之中，做到做好的寥寥無(wú)幾。

2 企業(yè)如何提高辦公室檔案管理的效率

如上文所述，既然企業(yè)在辦公室檔系管理中出現(xiàn)了上文的種種問題，如何解決這些問題就成為了企業(yè)更好地發(fā)展自身的首要目標(biāo)。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)以創(chuàng)新為核心，在保證安全和效率的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革：

2.1 企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視辦公室檔案管理工作，重塑現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系

現(xiàn)代化的管理體系根本是現(xiàn)代化的管理理念。企業(yè)想要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展就必須要實(shí)現(xiàn)由上至下的現(xiàn)代化管理體系。從企業(yè)辦公室檔案管理出發(fā)，管理人員需要明確各員工職能，在明確企業(yè)辦公室檔案管理的內(nèi)容要求和流程 的前提下不斷加強(qiáng)具體員工的操作能力。

2.2 企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立健全規(guī)范的辦公室檔案管理制度，完善檔案管理理念

完善的管理制度也是傳統(tǒng)企業(yè)辦公室檔案管理的轉(zhuǎn)型之路，根據(jù)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)轉(zhuǎn)型之路來(lái)看，大部分企業(yè)對(duì)于檔案管理都做不到足夠的重視，也沒有完善的管理制度來(lái)約束員工的操作流程。因此，想要真正做到企業(yè)的轉(zhuǎn)型，做到企業(yè)加快生產(chǎn)，就必須要改變管理組織原本認(rèn)為的“檔案管理不重要”的理念，將責(zé)任落實(shí)到具體員工身上并提供過規(guī)章制度來(lái)落實(shí)。管理人員也應(yīng)當(dāng)在規(guī)章制度的訂立方面認(rèn)真考慮到員工的權(quán)益，結(jié)合企業(yè)整體利益和員工自身利益做到二者的平衡，這樣才能真正落實(shí)好企業(yè)辦公室檔案改革的制度完善。

2.3 進(jìn)行相關(guān)員工的崗位培訓(xùn)，引導(dǎo)員工適應(yīng)工作

企業(yè)負(fù)責(zé)辦公室檔案管理的具體員工的效率關(guān)系到整個(gè)企業(yè)在后勤和檔案管理方面是否有力。而企業(yè)員工的效率不是一朝一夕成就的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在員工上崗前對(duì)員工做好崗位培訓(xùn)，引導(dǎo)員工熟識(shí)并牢記規(guī)章制度，增強(qiáng)員工自身的責(zé)任意識(shí)和整體意識(shí)，充分意識(shí)到辦公室檔案管理的復(fù)雜性和重要性，減少以往傳統(tǒng)企業(yè)辦公室員工在進(jìn)行檔案管理時(shí)出現(xiàn)的散漫無(wú)序的狀態(tài)。通過對(duì)員工進(jìn)行的崗位培訓(xùn)來(lái)增強(qiáng)員工的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心。

2.4 利用大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)改良企業(yè)信息儲(chǔ)存方式

通原本的企業(yè)信息儲(chǔ)存依靠紙質(zhì)文件進(jìn)行儲(chǔ)存不同，在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的科技推動(dòng)下，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身的思維，在辦公室檔案管理方面做好信息化、數(shù)字化的儲(chǔ)存方式。對(duì)于部分可以儲(chǔ)存到云空間的檔案信息，企業(yè)應(yīng)當(dāng)減少它們?cè)跈n案管理處的紙質(zhì)版，減少無(wú)用且冗雜的紙張文件。在信息化辦公方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立自己的云存儲(chǔ)平臺(tái)，做好平臺(tái)的保密工作和安全工作，將部分可以用電子版文檔代替的紙制版文件按照類別儲(chǔ)存在云平臺(tái)上。

3 結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)企業(yè)想要在現(xiàn)今現(xiàn)代化不斷發(fā)展的過程中做好轉(zhuǎn)型工作，在辦公室檔案管理方面不應(yīng)當(dāng)?shù)粢暂p心。利用云平臺(tái)作為主要存儲(chǔ)陣地，以線上線下相結(jié)合的方式儲(chǔ)存必要的文檔信息，不僅能夠方便企業(yè)員工查閱以及線上整理工作的順利進(jìn)行，還能夠減輕企業(yè)在辦公室檔案管理方面的浪費(fèi)，提高工作的效率，更好地適應(yīng)我國(guó)現(xiàn)代化的步伐。

參考文獻(xiàn)

[1]孫明春.淺談如何做好新時(shí)代檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.291（10）：113+116.

[2]付海濤.淺析如何做好基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（1）：103-103.