張晶

【摘要】學(xué)院辦公室作為學(xué)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著全院重要的工作，尤其是在高校不斷擴(kuò)招的背景下，學(xué)院辦公室的作用更加重要。學(xué)院辦公室行政管理工作的水平，直接關(guān)系到整個(gè)學(xué)院決策、服務(wù)以及學(xué)生管理等各項(xiàng)事務(wù)的展開效率。文章首先對(duì)高校學(xué)院辦公室職能特點(diǎn)進(jìn)行簡要分析，然后對(duì)學(xué)院辦公室如何提升行政管理工作效率進(jìn)行探討，為確保學(xué)院教學(xué)、科研、學(xué)生管理工作的順利開展提供強(qiáng)有力的保障。

【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)院辦公室;職能;行政管理

學(xué)院辦公室是學(xué)院的核心部門，教學(xué)、科研、學(xué)生管理等各項(xiàng)工作的順利開展，都以學(xué)院辦公室為核心。學(xué)院辦公室為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的工作提供具有建設(shè)性的意見，為學(xué)院作出的各項(xiàng)決策提供有利的參考依據(jù)，為教學(xué)科研工作提供重要保障，為學(xué)生管理工作提供良好服務(wù)。因?yàn)閷W(xué)院辦公室的工作覆蓋范圍廣，涉及事項(xiàng)繁雜，所以增加了學(xué)院辦公室的工作難度，對(duì)工作人員提出了一定的挑戰(zhàn)。學(xué)院辦公室作為重要的職能部門，一定要明確自身的工作職能，樹立創(chuàng)新服務(wù)的工作理念，健全各項(xiàng)規(guī)章管理制度，加強(qiáng)工作人員綜合素質(zhì)的提升，高效開展辦公室行政管理工作，促進(jìn)高校的健康穩(wěn)定發(fā)展。

一、高校學(xué)院辦公室的職能特點(diǎn)

（一）服務(wù)性。服務(wù)是學(xué)院辦公室工作的重點(diǎn)，也是重要的職能特點(diǎn)。學(xué)院辦公室要承擔(dān)對(duì)內(nèi)對(duì)外全方面的服務(wù)，對(duì)內(nèi)要服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生、校內(nèi)各個(gè)部門，對(duì)外要做好各項(xiàng)聯(lián)絡(luò)工作。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處于整個(gè)學(xué)院的核心地位，主導(dǎo)學(xué)院的各項(xiàng)工作，擁有決策權(quán)。但是由于學(xué)院工作事務(wù)繁雜，所以學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)主要對(duì)學(xué)院進(jìn)行宏觀把控，具體決策的執(zhí)行還需要學(xué)院辦公室來完成。所以學(xué)院辦公室要深刻領(lǐng)會(huì)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的意圖，順利完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項(xiàng)決策。為教師和學(xué)生服務(wù)是學(xué)院辦公室的重要職責(zé)，學(xué)院是教書育人的場(chǎng)所，所以辦公室要為教師和學(xué)生提供一切服務(wù)保障，有效解決教師和學(xué)生中的各類問題，確保教師能夠?qū)Ｗ⒂诳蒲信c教學(xué)，確保學(xué)生能夠?qū)Ｐ膶W(xué)習(xí)。學(xué)院內(nèi)部部門較多，為了確保學(xué)院各項(xiàng)工作的順利開展，辦公室要將各個(gè)部門有機(jī)聯(lián)系起來，為各個(gè)部門的工作交流提供保障。辦公室還是學(xué)院對(duì)外聯(lián)系的窗口，學(xué)院與外部其他部門的交流，學(xué)院的活動(dòng)以及接待任務(wù)，都需要辦公室來完成。所以服務(wù)型是學(xué)院辦公室重要的職能特點(diǎn)，也是辦公室工作的重要職責(zé)。

（二）瑣碎性?，嵥樾允菍W(xué)院辦公室的重要職能特點(diǎn)，因?yàn)閷W(xué)院辦公室承擔(dān)學(xué)院的教學(xué)、科研、學(xué)生管理、人事、總務(wù)、財(cái)務(wù)、黨務(wù)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等各項(xiàng)工作，而每項(xiàng)工作中又包含諸多的工作內(nèi)容，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，都會(huì)對(duì)學(xué)院工作造成一定的影響。院領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)安排、學(xué)院決策的制定和執(zhí)行、各部門的協(xié)調(diào)、公文的起草、各項(xiàng)活動(dòng)的組織、人才引進(jìn)以及職稱評(píng)審、外賓的接待等各項(xiàng)工作，都需要辦公室親力親為，事無巨細(xì)，每一項(xiàng)工作的開展都關(guān)系到學(xué)院的正常運(yùn)行，所以面對(duì)瑣碎的工作內(nèi)容，需要辦公室工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心和細(xì)心，認(rèn)真對(duì)待每項(xiàng)工作，確保學(xué)院各項(xiàng)工作高效開展。

（三）協(xié)調(diào)性。協(xié)調(diào)性是辦公室的重要職能特點(diǎn)之一，不僅要協(xié)調(diào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與基層之間的關(guān)系，還要協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部各個(gè)部門之間的關(guān)系。因?yàn)閷W(xué)院領(lǐng)導(dǎo)是在宏觀層面對(duì)學(xué)院的發(fā)展進(jìn)行掌控，所以學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)制定的各項(xiàng)決策都需要辦公室來執(zhí)行，然后將執(zhí)行的結(jié)果反饋給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)。辦公室還可以將學(xué)院基層存在的問題反映給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，以便學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策判斷。因?yàn)閷W(xué)院的運(yùn)轉(zhuǎn)是多個(gè)部門的高效配合，所以辦公室要做好各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)工作，確保各項(xiàng)報(bào)告和文件的高效傳達(dá)，協(xié)調(diào)好部門之間存在的矛盾，做好溝通工作，促進(jìn)各個(gè)部門之間的高效配合。做好學(xué)院與外部各部門的協(xié)調(diào)工作，宣傳學(xué)院的正面形象，做好學(xué)院與對(duì)外各部門的交流溝通。學(xué)院辦公室做好協(xié)調(diào)工作，是高效開展行政管理工作的重要基礎(chǔ)，也是促進(jìn)高校發(fā)展的重要保障。

二、提高辦公室行政管理工作效率的措施

（一）明確學(xué)院辦公室工作職能。學(xué)院辦公室作為高校的基層教學(xué)行政管理組織，工作任務(wù)繁重，職責(zé)重大。為了確保學(xué)院中各項(xiàng)工作的高效開展，學(xué)院辦公室要明確自身的工作職能，各個(gè)崗位的工作人員都要明確自身的工作職責(zé)，只有這樣才能夠確保各個(gè)環(huán)節(jié)的有效銜接，最大限度發(fā)揮辦公室行政管理的工作潛能，使組織效能最大化。在明確工作職能后，有利于辦公室制定出完善的工作規(guī)劃，工作人員在確定自身的工作職責(zé)后，才能夠有針對(duì)性地提升自身的業(yè)務(wù)能力，各項(xiàng)工作的銜接也會(huì)更加順暢，每個(gè)人都能夠各負(fù)其責(zé)，有效促進(jìn)學(xué)院辦公室工作效能的提升。

（二）樹立正確的管理理念。學(xué)院辦公室在明確工作職能后，就應(yīng)該樹立正確的管理理念，確保行政管理工作的高效開展。學(xué)院辦公室充當(dāng)著后勤保障的角色，事無巨細(xì)，所以在工作態(tài)度上一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，以服務(wù)的心態(tài)待人、辦事。部分學(xué)院辦公室在工作中存在被動(dòng)的思想，往往在事情發(fā)生后進(jìn)行總結(jié)和反思，這不利于學(xué)院各項(xiàng)工作的發(fā)展進(jìn)程。所以學(xué)院辦公室應(yīng)該改變這種工作理念，應(yīng)該在工作中充分發(fā)揮主動(dòng)性、前瞻性、預(yù)見性，在工作的過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索工作中存在的規(guī)律，然后制定出具有前瞻性的規(guī)劃，合理安排各項(xiàng)工作，避免因?yàn)橥话l(fā)事件的發(fā)生而影響到學(xué)院教學(xué)管理工作的進(jìn)行。主動(dòng)性是一種工作理念，不能被動(dòng)接受，要主動(dòng)關(guān)注，只有真正將辦公室的行政管理工作重視起來，才能夠主動(dòng)為其服務(wù)，不僅要總結(jié)學(xué)院內(nèi)部的工作經(jīng)驗(yàn)，還要不斷學(xué)習(xí)其他院校的先進(jìn)管理理念，結(jié)合自身院校的實(shí)際情況，做好預(yù)案和各種準(zhǔn)備工作，從而提高學(xué)院辦公室的管理效率。

（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)。辦公室作為學(xué)院的中樞部門，對(duì)工作人員的要求較高，必須具備較強(qiáng)的理論水平、政策水平、業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，才能夠成為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的優(yōu)秀助手。尤其是在面對(duì)新時(shí)代、新形勢(shì)、新要求的背景下，學(xué)院辦公室所涉及的業(yè)務(wù)知識(shí)越來越多，工作范圍越來越寬，要想切實(shí)做好辦公室行政管理工作，工作人員就要在知識(shí)、能力和經(jīng)驗(yàn)等方面不斷提升自己，以適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)院辦公室行政管理工作的需求。首先，辦公室工作人員要提升自己的政治素養(yǎng)。為學(xué)院黨政部門服務(wù)是辦公室工作重點(diǎn)之一，所以辦公室工作人員要加強(qiáng)思想政治教育理論學(xué)習(xí)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)黨的路線方針政策和法律法規(guī)，努力提升自身的理論水平和政策水平。其次，加強(qiáng)文化素養(yǎng)的提升。在各種新思想的影響下，學(xué)院中各種新的科研成果、教學(xué)模式、學(xué)生管理模式的更新，對(duì)辦公室工作人員提出了更高的要求。只有不斷學(xué)習(xí)文化知識(shí)，才能夠?qū)Ω黜?xiàng)文件有深入的領(lǐng)悟，形成終身學(xué)習(xí)和善于思考的工作態(tài)度，以適應(yīng)學(xué)院各項(xiàng)新工作的發(fā)展需求。最后，要不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。辦公室工作涉及范圍廣，內(nèi)容繁雜，所以對(duì)辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力要求較高。辦公室工作人員除了要掌握本職務(wù)的知識(shí)外，還要努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理方法和手段，提升自身綜合分析問題的能力，以促進(jìn)辦公室行政管理工作效率的提升。

（四）加速學(xué)院辦公室的信息化管理。在信息技術(shù)高速發(fā)展的形勢(shì)下，學(xué)院辦公室的行政管理工作也應(yīng)該適時(shí)進(jìn)行信息化建設(shè)，采用信息化管理。辦公信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提升行政管理工作效率的重要途徑。首先，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，建立自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，使學(xué)院的會(huì)務(wù)安排、請(qǐng)示報(bào)告、人事管理、教務(wù)管理等各項(xiàng)工作都能夠在信息平臺(tái)中辦公。在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中，要規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)能夠高效處理各項(xiàng)事務(wù)，促進(jìn)各個(gè)部門之間的信息溝通。其次，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建微信群、QQ群，不同的辦公系統(tǒng)可建立不同的群，在群中可以傳達(dá)工作文件，布置教育任務(wù)，開展教學(xué)討論等工作，能夠高效實(shí)現(xiàn)信息傳遞效率，加強(qiáng)各個(gè)部門和同事之間的交流溝通，促進(jìn)工作效率的提升。再次，在學(xué)院中建立意見交流平臺(tái)，學(xué)院中的廣大師生都可以參與進(jìn)來，將學(xué)院日常工作中存在的問題以及自己的建議在平臺(tái)中展示出來，促進(jìn)辦公的公開化和民主化，為辦公室工作改革提供更加全面的依據(jù)。辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)信息化管理，可以加速信息的傳遞和共享，對(duì)提升辦公室行政管理工作效率具有重要的意義。

（五）完善學(xué)院辦公室行政管理規(guī)章制度。任何工作的運(yùn)行都需要完善的規(guī)章管理制度，只有嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，才能夠在實(shí)際工作中做到有據(jù)可依，有章可循，確保工作的高效運(yùn)行。對(duì)于學(xué)院辦公室的行政管理工作而言更是如此，由于辦公室的工作事項(xiàng)比較繁雜，有時(shí)還會(huì)面臨各種突發(fā)事件和臨時(shí)事務(wù)，如果缺乏完善的規(guī)章管理制度，就容易導(dǎo)致工作的混亂和失誤，從而影響到學(xué)院正常工作的開展。所以學(xué)院辦公室應(yīng)該根據(jù)學(xué)院的實(shí)際情況，制定完善的辦公室行政管理規(guī)章制度，一定要符合學(xué)院的實(shí)情，并且能夠高效執(zhí)行。只有完善的規(guī)章管理制度，才能夠讓辦公室工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，在繁忙的工作中能夠做到有條不紊。規(guī)章管理制度制定后，還需要強(qiáng)有力的執(zhí)行，所以要做好日常的監(jiān)督管理，確保各個(gè)工作崗位都能夠嚴(yán)格按照規(guī)章管理制度操作，有效提升辦公室工作效率。

三、結(jié)語

辦公室作為學(xué)院基層行政管理組織，其工作質(zhì)量和效率關(guān)系到整個(gè)學(xué)院各項(xiàng)工作的開展?fàn)顩r。因?yàn)閷W(xué)院辦公室承擔(dān)的職責(zé)較重，所以要深刻認(rèn)識(shí)到自身職能的重要性，以科學(xué)的視角做好工作規(guī)劃，能夠根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求不斷創(chuàng)新工作理念和方法，加強(qiáng)辦公室工作人員綜合素質(zhì)的提升，完善各項(xiàng)規(guī)章管理制度建設(shè)，促進(jìn)辦公信息化建設(shè)，展開科學(xué)的考評(píng)機(jī)制。學(xué)院辦公室行政管理水平和效率的提升，為高校決策、科研、教學(xué)、管理各項(xiàng)工作的開展創(chuàng)造了有利的條件。

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