施永利

【摘要】? 預(yù)算單位國(guó)庫(kù)支付回單是單位財(cái)務(wù)的重要原始憑證，是期末進(jìn)行對(duì)賬的重要依據(jù)，也是審計(jì)查詢的重要依據(jù)。由于預(yù)算單位國(guó)庫(kù)支付不能實(shí)現(xiàn)諸如企業(yè)網(wǎng)上銀行自助打印的功能，預(yù)算單位會(huì)計(jì)人員在打印處理回單上耗時(shí)又耗力。文章采用Access工具將國(guó)庫(kù)支付網(wǎng)上的回單信息巧妙地轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)庫(kù)信息并充分和財(cái)務(wù)信息相匹配，實(shí)現(xiàn)自由實(shí)時(shí)打印，解決了回單打印整理問(wèn)題，極大地提高了回單處理的效率。

【關(guān)鍵詞】? Access回單;打印

【中圖分類號(hào)】? F232? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】? A? 【文章編號(hào)】? 1002-5812（2019）17-0105-02

一、預(yù)算單位國(guó)庫(kù)支付回單打印現(xiàn)狀分析

經(jīng)過(guò)十幾年的建設(shè)，我國(guó)財(cái)政資金的支付已經(jīng)建立起了比較完善的國(guó)庫(kù)集中支付模式，預(yù)算單位在實(shí)行國(guó)庫(kù)集中支付后，出現(xiàn)了兩種支付方式，一種是授權(quán)支付，另一種是直接支付，目前直接支付的占比越來(lái)越大，有些地方財(cái)政直接支付的比例已經(jīng)達(dá)到了95%以上。授權(quán)支付時(shí)預(yù)算單位根據(jù)自行開具的授權(quán)支付單存根聯(lián)和原始憑證一并記賬，直接支付時(shí)預(yù)算單位根據(jù)代理銀行開具的《財(cái)政直接支付入賬通知書》（簡(jiǎn)稱回單）及有關(guān)原始憑證記賬。單位直接支付時(shí)由單位在國(guó)庫(kù)集中支付網(wǎng)上申請(qǐng)，財(cái)政相關(guān)處室審核，再通知代理銀行支付，從單位申請(qǐng)到銀行拿到回單要有2—3天的時(shí)間，單位通常是定期到銀行打印回單，并將回單分插在憑證后面。近年來(lái)財(cái)政也進(jìn)行了改革，在國(guó)庫(kù)集中支付網(wǎng)上的支付憑證欄增加了直接支付入賬通知書打印欄，但由于單位憑證記賬和銀行支付存在著2—3天的差異，再加上財(cái)政審批直接支付時(shí)由于內(nèi)控分工的要求，財(cái)政審批的順序和單位申請(qǐng)的順序也不一致，導(dǎo)致單位記賬的憑證順序和國(guó)庫(kù)集中支付網(wǎng)上打印的回單順序不一致，在單位業(yè)務(wù)量比較大的情況下，財(cái)務(wù)人員將回單插入會(huì)計(jì)憑證往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

為解決上述問(wèn)題，有兩種方式可以考慮，一是考慮將回單打印好后單獨(dú)裝訂，目前有少部分單位這樣處理，但這種處理方式有不太合規(guī)的方面，因?yàn)椤敦?cái)政國(guó)庫(kù)管理制度改革資金支付管理暫行辦法》明確規(guī)定，對(duì)財(cái)政直接支付的支出，預(yù)算單位根據(jù)代理銀行開具的《財(cái)政直接支付入賬通知書》及有關(guān)原始憑證記賬，而且采用這種方式會(huì)計(jì)憑證的順序和通知書的處理順序完全不一致，造成了將來(lái)對(duì)賬、審計(jì)等工作的麻煩，不利于單位的財(cái)務(wù)管理;二是將回單標(biāo)上記賬憑證號(hào)，然后分插到相對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證后面，這種方式是完全符合規(guī)定的，但手工查找核對(duì)確認(rèn)憑證號(hào)要花費(fèi)很多時(shí)間。若能采用簡(jiǎn)便的方法在裝訂憑證時(shí)實(shí)時(shí)打印出回單附在憑證后，這樣就可以有效地節(jié)約查找的時(shí)間，然而目前財(cái)政國(guó)庫(kù)網(wǎng)上的打印并不具備這樣的功能。

二、采用Access設(shè)計(jì)回單打印

針對(duì)上述狀況，筆者嘗試用Access來(lái)解決回單打印的問(wèn)題。根據(jù)國(guó)庫(kù)支付網(wǎng)上報(bào)表欄中的支付信息直接導(dǎo)出Excel表，注意要?jiǎng)h除表頭和表尾的合計(jì)（這兩行是合并單元格的方式，將表導(dǎo)入Access中時(shí)，合并單元格是不能導(dǎo)入的），同時(shí)不建議刪除表列，盡管電子表的列很多是沒(méi)用的，但在Access中處理數(shù)據(jù)是可以選擇性使用表列的，這樣可有效減少修改的工作量。打開Microsoft Access 2010，建立數(shù)據(jù)庫(kù)Database1，在該數(shù)據(jù)庫(kù)中導(dǎo)入國(guó)庫(kù)支付信息Excel表，形成數(shù)據(jù)庫(kù)中的名為“第一頁(yè)”的表，然后對(duì)該表在創(chuàng)建功能下嚴(yán)格按照國(guó)庫(kù)網(wǎng)上代理銀行的回單格式和內(nèi)容（見(jiàn)上頁(yè)表1）進(jìn)行設(shè)計(jì)。

對(duì)于標(biāo)題、固定內(nèi)容可選擇設(shè)計(jì)工具中的文本框、標(biāo)簽框設(shè)計(jì)，并按照上表內(nèi)容準(zhǔn)確填寫，對(duì)于需要自動(dòng)生成的內(nèi)容（即上頁(yè)表1中標(biāo)*的內(nèi)容），可選擇“添加現(xiàn)有字段”功能自由地選擇添加相關(guān)字段，按照上頁(yè)表1格式通過(guò)調(diào)整報(bào)表設(shè)計(jì)中各對(duì)象的格式將報(bào)表設(shè)計(jì)成和回單一樣的格式。表1中有一個(gè)較難處理的問(wèn)題是大寫金額的問(wèn)題（標(biāo)“**”），由于國(guó)庫(kù)導(dǎo)出的Excel表中只有小寫金額，沒(méi)有對(duì)應(yīng)的大寫金額，對(duì)此有兩種處理方式，一種是在導(dǎo)入前就在Excel表中增加一列大寫金額，并用函數(shù)自動(dòng)將人民幣小寫金額轉(zhuǎn)換成大寫金額，假設(shè)小寫金額為A1格，大寫金額B1格=IF（A1<=0，）TEXT（INT（A1），[dbnum2]人民幣G/通用格式‘）&元&IF（INT（A1*10）-INT（A1）*10=0，IF（INT（A1）*（INT（A1*100）-INT（A1*10）*10）=0，，‘零），TEXT（INT（A1*10）-INT（A1）*10，[dbnum2]&‘角）&IF（（INT（A1*100）-INT（A1*10）*10）=0，‘整，TEXT（（INT（A1*100）-INT（A1*10）*10），[dbnum2]）&‘分））。然后可以運(yùn)用拖動(dòng)“十字”的方式將小寫金額自動(dòng)轉(zhuǎn)換成大寫金額，這樣導(dǎo)入Access中大寫金額字段就有了。另一種是在表格設(shè)計(jì)中選擇大寫金額欄后選擇金額，然后在金額的控件來(lái)源中將上述函數(shù)寫入，也可以生成大寫金額（詳見(jiàn)圖1）。

對(duì)報(bào)表中內(nèi)容的格式、字體等調(diào)試后，即可很方便地生成和代理銀行一樣的回單（詳見(jiàn)表2）。

三、打印回單的處理及回單規(guī)范性問(wèn)題

（一）打印回單的處理

通常打印的回單在裝訂憑證時(shí)要分插到每一張對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證后，實(shí)際工作中經(jīng)常是按編號(hào)排好會(huì)計(jì)憑證，然后在一批回單中查找憑證對(duì)應(yīng)的回單，耗時(shí)又耗力。為了更有效地處理回單，可以有兩種解決方法。方法一：在上述Access報(bào)表中設(shè)計(jì)查找功能，比如按單位名稱、按金額查找，在裝訂憑證時(shí)逐個(gè)實(shí)時(shí)打印回單附在相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證后。方法二：可以將財(cái)務(wù)對(duì)賬工作和回單處理充分結(jié)合，即在國(guó)庫(kù)支付系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出支付明細(xì)的Excel表，通過(guò)排序（通?？梢园粗Ц督痤~排序）并輔以摘要等信息將財(cái)政國(guó)庫(kù)支付和單位財(cái)務(wù)支付金額核對(duì)一致，單位財(cái)務(wù)支付信息中的憑證號(hào)就很方便地匹配到了國(guó)庫(kù)支付信息中去，這樣打印回單時(shí)可以按憑證號(hào)排序方便快捷地打印出回單。需要注意的是，如果財(cái)務(wù)系統(tǒng)的憑證號(hào)是文本格式，自動(dòng)排序時(shí)并不能按照數(shù)值自然順序排列，這時(shí)需要將文本憑證號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)值再進(jìn)行排序，Excel中的文本格左上方的“！”可以很方便地將文本轉(zhuǎn)換成數(shù)值?；貑蔚捻樞蚝蜁?huì)計(jì)憑證的順序都是按照會(huì)計(jì)憑證號(hào)從小到大排列，裝訂憑證時(shí)只要依次分插在憑證后面即可。從上述方法對(duì)比可以看出，方法一要多次查詢信息、多次打印信息，方法二將回單處理和財(cái)務(wù)對(duì)賬融合在一起，回單可以一次性打印，也不存在找回單問(wèn)題，省時(shí)又省力。筆者建議采用第二種方法。

（二）單位自行打印回單規(guī)范性問(wèn)題

目前對(duì)于單位自行打印回單會(huì)計(jì)制度并沒(méi)有一個(gè)明確的規(guī)定，單位自行打印的回單從實(shí)質(zhì)上來(lái)說(shuō)并不是銀行的真正回單，但不管是財(cái)政網(wǎng)上打印的還是導(dǎo)出財(cái)政數(shù)據(jù)在Access中打印的，筆者認(rèn)為，只要反映的內(nèi)容是真實(shí)完整的就是有效的。為了防止相關(guān)的舞弊行為，回單打印的功能不得由出納人員負(fù)責(zé)，防止出現(xiàn)出納人員為了掩蓋支付舞弊而人為修改打印數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

四、結(jié)束語(yǔ)

使用Access方式打印回單，不僅提高了會(huì)計(jì)憑證處理的效率，還提高了回單在其他方面的使用效率，比如報(bào)賬人員需要準(zhǔn)確的支付信息時(shí)可以在Access中快速尋找和打印，回單也可以以電子方式方便地傳送給使用人，甚至還可以將這些支付信息進(jìn)行分析、加工形成圖表信息，然而這些功能在財(cái)政國(guó)庫(kù)支付網(wǎng)上是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。希望本文的方法能夠給預(yù)算單位的會(huì)計(jì)人員提供有效的幫助。X

【主要參考文獻(xiàn)】

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[ 2 ] 財(cái)政部，中國(guó)人民銀行.關(guān)于印發(fā)《國(guó)庫(kù)集中支付業(yè)務(wù)電子化管理暫行辦法》的通知[S].財(cái)庫(kù)[2013]173號(hào).

[ 3 ] 張強(qiáng).Access 2010中文版入門與實(shí)例教程[M].北京：電子工業(yè)出版社，2011.

[ 4 ] 徐衛(wèi)克.Access 2010基礎(chǔ)教程[M].北京：中國(guó)原子能出版社，2012.