張莉莉

[摘 要] 隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息手段層出不窮，大大提高了日常工作的效率。組織的文件管理工作還應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加快文件管理信息化進(jìn)程，及時(shí)更新軟硬件設(shè)施，提高文件管理水平。檔案管理是任何一項(xiàng)工作有效開(kāi)展的根基，無(wú)論是企事業(yè)單位，或者是國(guó)家的政府機(jī)關(guān)，未來(lái)工作規(guī)劃與戰(zhàn)略目標(biāo)編制的前提就是檔案管理工作，而公路檔案管理工作也是如此。目前，公路檔案管理工作信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，其能夠有效提升檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，從而為我國(guó)公路事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展夯實(shí)根基。文章在分析公路檔案管理信息化重要性的前提下，對(duì)提升檔案信息化管理水平進(jìn)行了重點(diǎn)研究。

[關(guān)鍵詞] 檔案 信息化管理 提升策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

基于新時(shí)代環(huán)境下，隨著我國(guó)信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，電子文件憑借著便捷性、共享性等優(yōu)勢(shì)深受認(rèn)可，如今已經(jīng)漸漸取代了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文件，呈現(xiàn)一種信息化發(fā)展趨勢(shì)，不但能夠進(jìn)行復(fù)制拷貝，還能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)傳輸，帶來(lái)技術(shù)層面的保障，所以必須高度重視檔案管理信息化建設(shè)。然而縱觀公路檔案信息化管理現(xiàn)狀，許多方面都暴露出了問(wèn)題，尤其是檔案管理效率與質(zhì)量?；诖耍绾翁岣邫n案信息化管理水平成為了研究的重點(diǎn)。

一、公路檔案管理信息化的重要性

從本質(zhì)上分析，檔案管理是公路管理機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)核心工作內(nèi)容。近些年來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等的推廣與普及，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足新時(shí)代下檔案管理工作需要。面對(duì)龐大的公路工程檔案信息資料，為了能夠立卷歸檔就必須要投入許多人力、物力以及財(cái)力，同時(shí)也要建立比較大的庫(kù)房[1]。但是此種情況下，繁重的檔案工作壓力大，很可能會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，而且檔案資料的檢索與使用也極其的不方便，無(wú)法長(zhǎng)期保存。

2016年，國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出，2020年，我國(guó)檔案管理工作初步完成信息化建設(shè)，并且逐步形成“五位一體”的檔案事業(yè)全新發(fā)展機(jī)制。全方面推行檔案管理信息化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)?；诖?，為了能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，必須要積極促進(jìn)信息技術(shù)與公路檔案管理工作之間的有效融合[2]。

公路檔案管理工作的信息化，能夠在一定程度上控制檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率，而且也有利于檔案信息資料的檢索與使用。

二、提升公路檔案管理工作信息化水平的對(duì)策

（一）優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制，構(gòu)建數(shù)字檔案館

新時(shí)代環(huán)境下，公路檔案管理工作的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種新趨勢(shì)。而檔案管理信息化必須要嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)規(guī)定與制度執(zhí)行，這樣才能夠保障檔案管理信息化的全面落實(shí)。關(guān)于檔案管理工作體系之中的規(guī)定與制度一定要嚴(yán)格遵守，所以應(yīng)該優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制，不斷更新與完善檔案管理制度[3]。目前，隨著公路檔案信息資料的持續(xù)增多，在檔案管理時(shí)應(yīng)構(gòu)建與檔案規(guī)定要求相符合的數(shù)字檔案館，從不同角度、不同層面實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的數(shù)字化管理，保證檔案信息資料的公開(kāi)性、共享性，切實(shí)提升公路檔案管理工作效率與成果。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

事實(shí)上，檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)直接決定著公路檔案管理成果。所以公路主管機(jī)構(gòu)必須定期組織工作人員參與培訓(xùn)與教育活動(dòng)，幫助檔案管理工作人員學(xué)習(xí)新的知識(shí)、新的理念，不斷提升自身素養(yǎng)，掌握扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)與能力，從而成為合格、優(yōu)秀的檔案管理工作人員[4]。而檔案管理工作信息化的推進(jìn)，許多電子文件已經(jīng)漸漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，這就要求檔案管理工作人員進(jìn)一步認(rèn)知電子檔案，緊追時(shí)代發(fā)展步伐，學(xué)習(xí)信息化管理理念、方法等，從各個(gè)方面提高檔案信息化管理綜合能力[5]。除此之外，必須要高度重視文件歸檔管理。針對(duì)電子文件的鑒定，基本分為介質(zhì)文件保密等級(jí)、內(nèi)容的完善性與真實(shí)性等方面，其中電子文件真實(shí)性鑒定指的是文件內(nèi)容、背景信息是否與原始狀態(tài)進(jìn)行對(duì)比檢查，而電子文件完善性鑒定指的是對(duì)文件內(nèi)容、背景信息的完善性展開(kāi)嚴(yán)格檢查[6]。

（三）高度重視檔案信息化管理從檔案信息化管理角度分析，作為檔案管理工作人員必須要及時(shí)更新理念，從思想上對(duì)檔案信息化管理予以重視，認(rèn)真履行工作職責(zé)，側(cè)重于檔案信息化管理建設(shè)[7]?；诖?，公路檔案管理機(jī)構(gòu)與工作人員需要積極宣傳，將檔案信息化管理作為重點(diǎn)工作內(nèi)容。與此同時(shí)，檔案管理工作人員也要不斷學(xué)習(xí)與汲取信息化知識(shí)，對(duì)傳統(tǒng)思想、觀點(diǎn)等進(jìn)行更新，綜合性研究檔案信息化管理提出的要求，不斷的學(xué)習(xí)與掌握各項(xiàng)信息技術(shù)，從而為檔案信息化管理創(chuàng)造技術(shù)支持。此外，公路檔案管理機(jī)構(gòu)需要優(yōu)化管理機(jī)制，讓檔案管理工作人員進(jìn)一步了解檔案信息化管理情況，然后在各個(gè)方面重視檔案信息化管理工作[8]。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的共享

數(shù)字化作為檔案信息化管理的根本性前提，需要促進(jìn)紙質(zhì)文件朝向電子文件發(fā)展，構(gòu)建檔案信息資料庫(kù)，由此能夠有效處理紙質(zhì)文件嚴(yán)重占據(jù)空間以及檔案管理工作效率低下等有關(guān)問(wèn)題，而且還可以滿足檔案管理機(jī)構(gòu)關(guān)于信息資料的實(shí)際需要[9]。在構(gòu)建檔案信息庫(kù)之后，必須要不斷地補(bǔ)充檔案資料，及時(shí)更新與優(yōu)化檔案信息庫(kù)，從而才可以提高檔案管理的完善性、有效性以及全面性。與此同時(shí)，作為公路檔案管理機(jī)構(gòu)還需要有效發(fā)揮信息技術(shù)等優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資料的可靠性與安全性，也要打造一個(gè)科學(xué)的檔案信息資料共享平臺(tái)，全面實(shí)現(xiàn)信息資料的共享，此種情況下就能夠拓寬檔案信息資料的檢索與使用路徑，通過(guò)共享平臺(tái)全方面了解與把握公路檔案信息，不僅為檔案管理人員的工作提供有利條件，也為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供新的動(dòng)力[10]。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)公路事業(yè)的發(fā)展，關(guān)于公路檔案管理工作提出了新要求、新目標(biāo)，尤其是檔案信息化管理。基于此，作為公路檔案管理機(jī)構(gòu)與檔案管理工作人員，必須要在思想層面高度重視檔案信息化管理，優(yōu)化與創(chuàng)新檔案信息化管理機(jī)制，構(gòu)建數(shù)字檔案館，打造檔案信息資料共享平臺(tái)，同時(shí)要求檔案管理工作人員不斷的學(xué)習(xí)信息化知識(shí)與技術(shù)，提高自身的業(yè)務(wù)能力與綜合素養(yǎng)，從而在各個(gè)方面提升公路檔案信息化管理水平。

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