陳敏

中圖分類號：F230 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-130-02

摘 要 財務與檔案管理工作信息化早已十分普遍，但是在實施新《會計檔案管理辦法》前依托信息技術生成和存儲的電子會計信息的性質(zhì)界定一直不明確，傳輸、歸檔存儲以及銷毀等流程也沒有相應的管理依據(jù)。本文就目前新《會計檔案管理辦法》下企事業(yè)單位電子會計檔案管理進行深入思考，基于對電子會計檔案特點及管理要求的分析，闡述當前管理工作所面臨的制度保障體系不完整不配套、專業(yè)技術人才稀缺、電子會計檔案的有效性等得不到保障以及檔案信息安全面臨多方面威脅等問題，進而提出了相應的解決措施。

關鍵詞 會計檔案管理 電子檔案 改進策略

隨著信息化技術在財務管理以及企業(yè)運營等領域的應用，以數(shù)字化文件形式生成、傳輸和存儲的會計信息越來越多，幾乎涵蓋了所有傳統(tǒng)會計檔案的內(nèi)容。而鑒于電子檔案的存儲和再利用有極為顯著的優(yōu)點，因此為認可電子會計檔案法律效力和規(guī)范其管理工作，也為了進一步完善信息化時代背景下會計檔案管理，國家于2016年頒布實施了新的管理辦法。

一、電子會計檔案特點及其管理工作特殊性

隨著新管理辦法的實施，電子會計檔案被認可為會計檔案的一部分。而且有了鑒定電子會計檔案合法性、有效性的標準，提出了以單一電子文檔形式保存的會計檔案應符合的條件，規(guī)定了其在企事業(yè)單位內(nèi)部以及內(nèi)外部之間傳輸交接時應遵循的原則。為在企事業(yè)單位的會計檔案管理工作中鑒別電子檔案信息的完整、真實以及可靠性等提供了依據(jù)。但是與此同時由于數(shù)字化會計信息的載體、流通媒介以及調(diào)取使用方式都發(fā)生了根本變化，因此其管理技術和方法也有了新的特征和要求。

（一）電子會計檔案的特點

電子會計檔案生成于特定的計算機軟件系統(tǒng)，是會計人員利用財務管理軟件對相關信息進行分析處理后生成的數(shù)字化文件。與對應的傳統(tǒng)紙質(zhì)會計憑證、報表等檔案文件資料相比，首先電子會計檔案的內(nèi)容需要在特定的計算機軟硬件環(huán)境下才能查閱和修改，不僅計算機的軟硬件系統(tǒng)需要滿足一定條件，還需要配備特定版本的財務管理軟件，從而才能順利讀取存儲介質(zhì)上的會計檔案信息。其次，電子會計檔案既可以通過網(wǎng)絡以電子文件方式完成傳遞，也可以借助磁盤等移動存儲設備進行轉(zhuǎn)移和交接，而無論哪種方式，接收設備的軟硬件系統(tǒng)都需要滿足前述條件。

（二）電子會計檔案管理工作的特殊性

由于電子會計檔案以特定的數(shù)字化文件形式存儲于各類設備中，因此其內(nèi)容處于虛擬狀態(tài)。而且由于其生成、傳遞過程也由計算機軟件運行以及網(wǎng)絡渠道完成，因此確保檔案信息的完整、準確與真實涉及到多方面技術的應用。首先，對于以移動存儲設備為載體的電子會計檔案，由于存儲介質(zhì)外部環(huán)境因素或人為操作失誤，就有可能造成部分數(shù)據(jù)丟失或破壞，而這種情況理論上難以查覺。其次，電子會計檔案信息從生成到歸檔保管有多個環(huán)節(jié)暴露于網(wǎng)絡環(huán)境中，而具有交互與共享性的網(wǎng)絡環(huán)境存在黑客攻擊、病毒以及竊取機密信息等問題，因此電子會計檔案信息的安全、完整以及真實性隨時受到威脅。而這些問題都有賴于精通計算機網(wǎng)絡安全、檔案管理以及會計信息管理技術的團隊來解決，也需要有十分嚴明的制度規(guī)范各個環(huán)節(jié)的工作。

二、當前電子會計檔案管理存在的問題

雖然新《會計檔案管理辦法》的實施給優(yōu)化企事業(yè)單位會計檔案管理、簡化和規(guī)范電子會計檔案管理工作創(chuàng)造了條件。但是由于技術水平、管理意識和理念、設施以及人才培養(yǎng)相對滯后，目前電子會計檔案管理工作中存在很多問題。

（一）制度保障體系不完整不配套

新《會計檔案管理辦法》不僅對電子會計檔案的管理提出了多項規(guī)范，也改變了很多傳統(tǒng)檔案管理規(guī)定，保管年限、銷毀鑒定以及監(jiān)督程序等都與以往有所不同。但是根據(jù)調(diào)查顯示，由于對檔案管理工作原本就不夠重視，很多企事業(yè)單位、尤其是中小企業(yè)的行政管理部門以及會計人員對新規(guī)定的細節(jié)不夠了解。所以依然沿用原有的檔案管理制度和考核監(jiān)督辦法，使電子會計檔案的管理工作并沒有按照新辦法落實。而檔案管理部門依然用傳統(tǒng)方法處理電子會計檔案，既不能提高檔案管理工作的效率，也無益于會計檔案信息的深度挖掘利用，造成信息資源的浪費。

（二）專業(yè)技術人才稀缺

按照新管理辦法落實電子會計檔案管理，能夠?qū)⒎弦?guī)定的檔案資料以單一的數(shù)字化文件形式歸檔保存和再利用，不僅極大的減少了紙張使用和空間占用，還能讓各部門人員根據(jù)需要通過網(wǎng)絡隨時調(diào)取檔案資料，利用專業(yè)化的軟件對重要的經(jīng)濟活動信息進行深入分析，從而為戰(zhàn)略決策提供可靠詳實的信息支持。但是電子會計檔案資料的管理和再利用有著很高的技術要求，既需要掌握信息技術又應精通檔案管理，還需要有相應的財務常識并了解相關管理軟件，而目前企事業(yè)單位內(nèi)部鮮有具備這些能力的人才。

（三）電子會計檔案的有效性等得不到保障

根據(jù)新《會計檔案管理辦法》，以電子檔案形式保管的會計信息從來源、格式到生成和傳輸都需要滿足一定條件，從而才能被認定為有效。而由于設施、技術性原因或管理人員不具備相應的能力，導致目前多數(shù)企事業(yè)單位的電子會計檔案管理不夠規(guī)范。首先，由于信息生成以及接收設備軟硬件設施不符合要求，無法保證電子會計檔案能夠準確讀取，或者設備輸出的賬簿等電子文件的格式不符合相關規(guī)范要求。其次，由于管理人員技術水平不足或者對電子會計檔案的管理規(guī)定不熟悉，使其無法按照規(guī)范的流程鑒別和監(jiān)督檔案的真實性和有效性。最后要想實現(xiàn)對電子會計檔案生成、傳遞過程的有效監(jiān)控，需要企事業(yè)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡系統(tǒng)有功能完善的管理軟件，對不同部門的計算機等信息化設備的使用狀況、軟件系統(tǒng)的運行等進行監(jiān)督。但是目前受到人才與技術水平的制約，還沒有相對成熟的解決方案。

（四）檔案信息安全面臨多方面威脅

在實施新《會計檔案管理辦法》后，不再要求全部會計檔案以紙質(zhì)介質(zhì)方式輸出和歸檔，因此目前電子會計檔案的安全問題非常突出。由于特殊的生成、存儲與傳輸方式，使電子會計檔案一方面容易在網(wǎng)絡空間被竊取或損壞，導致信息不具備真實、完整性或被惡意利用。另一方面又因為其虛擬化的狀態(tài)，使其在被非法復制、更改或損壞后難以查覺。而電子會計檔案中存在大量的敏感信息，其損毀或遺失的后果比較嚴重。首先，電子會計檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案同樣面臨物理性破壞，自然災害或者環(huán)境溫濕度變化都會威脅其安全。其次，電子會計檔案的保密性受到更多考驗，在其生成、傳輸?shù)酱鎯τ跈n案部門的網(wǎng)絡化設備環(huán)節(jié)都有被攻擊、竊取的可能[3]。最后，由于用于管理和讀取電子會計檔案的計算機、服務器等設備的軟硬件不斷升級，電子會計檔案在新的軟硬件環(huán)境下的存儲和運行也面臨風險。

三、改進電子會計檔案管理的策略

（一）依據(jù)新辦法完善管理制度

電子會計檔案信息的生成過程、在企事業(yè)單位內(nèi)部以及單位之間的傳輸都對信息的真實、完整與準確有重要影響。而在新辦法下進行電子會計檔案管理，要想確保其在各方面都符合規(guī)定，應從完善管理制度著手。首先，依據(jù)新辦法中的相關條款，對原有管理制度的細則進行補充和修改，增加關于電子會計檔案真實性、可靠性鑒別與信息交接規(guī)范等內(nèi)容，并且更新關于檔案保管年限以及銷毀流程等方面的條款。其次，完善原有檔案管理制度中的監(jiān)督考核部分內(nèi)容，根據(jù)新的管理辦法明確相關人員的職責，以便確保電子會計檔案文件在各個環(huán)節(jié)得到妥善處理。

（二）培育人才并組建專業(yè)技術團隊

由于電子會計檔案管理涉及到檔案、財務、網(wǎng)絡安全以及信息技術等多方面的專業(yè)技術，因此為讓新辦法框架下的會計檔案管理工作盡快規(guī)范化，應組建專門的技術團隊并著力培養(yǎng)具備全面知識和技能的人才。首先，可以從原有的企事業(yè)信息化管理技術保障團隊中選拔人才，基于其對計算機和網(wǎng)絡技術的了解，對這部分人員進行電子會計檔案相關知識的培訓，使其熟悉檔案管理法律法規(guī)、電子會計檔案的管理辦法以及安全管理特點，從而具備從事電子會計檔案管理的能力。其次，要組建技術保障團隊從事網(wǎng)絡系統(tǒng)維護、研發(fā)安全管理軟件并確保電子會計檔案的有效性和信息安全。通過確保電子會計檔案與各相關部門設備的系統(tǒng)兼容性、對財務管理軟件系統(tǒng)進行維護更新，以及對信息來源進行追蹤和鑒定，使電子會計檔案符合新辦法的要求。此外，通過研發(fā)后臺監(jiān)控系統(tǒng)軟件，對單位內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)登錄、操作以及信息上傳下載等行為進行監(jiān)督，以便及時發(fā)現(xiàn)異常并確保電子會計檔案信息的完整性和真實性。

（三）完善軟硬件設施，保障檔案信息安全

為了優(yōu)化電子會計檔案管理并提升其利用價值，應對檔案管理部門的軟硬件設施進行完善和升級。首先，針對電子會計檔案的存儲與管理特點，開辟專用空間并確保環(huán)境中沒有影響電子檔案存儲設備安全的因素，根據(jù)電子檔案資料的備份存儲需要，將原始和備份檔案的存儲設備分別保存在不同地點。其次，應構建關于電子會計檔案資料的數(shù)據(jù)庫，將所有檔案的生成背景信息、使用的財務軟件版本、讀取信息所需計算機軟硬件條件以及歸檔日期、備份情況等一一記錄。并且通過檔案部門管理系統(tǒng)設置信息檢索和更新提醒等功能，以便管理人員隨時掌握所有電子會計檔案的狀態(tài)。對于存儲時間達到一定長度的文件資料及其介質(zhì)進行檢查，根據(jù)需要進行重新復制，以防因介質(zhì)損壞導致信息損毀。最后應構建完善的網(wǎng)絡安全體系，對來自互聯(lián)網(wǎng)的黑客攻擊、計算機病毒以及異常操作進行實時監(jiān)控和預警，從而確保電子會計檔案管理系統(tǒng)的安全。

四、結語

在信息化和網(wǎng)絡化的背景下，新《會計檔案管理辦法》契合目前會計信息網(wǎng)絡化生成、傳輸與利用的需要，是提升企業(yè)運營效率并充分利用會計信息優(yōu)化戰(zhàn)略決策的保障。而電子會計檔案的管理則面臨多方面的挑戰(zhàn)，只有按照相關規(guī)定完善內(nèi)部管理體系和規(guī)范各個環(huán)節(jié)的工作流程，盡快解決技術與人才方面的困難，從而才能確保電子會計檔案信息的質(zhì)量與安全。

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