張董雅

摘要：在當(dāng)代，秘書工作成為一項十分重要的工作。參謀助手、承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)、調(diào)查研究、信息督查，是秘書工作的幾項基本職能。辦公室是一個單位的重要部門，直接服從領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)全局員工，不管在公文處理、會議服務(wù)、后勤管理、檔案管理還是組織協(xié)調(diào)、服務(wù)接待等方面的工作都需要做得很細(xì)致和周到。因此，秘書作為辦公室的一個重要角色，必須具備“通才”、“全才”，具備超強的職業(yè)素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代秘書;職業(yè)素養(yǎng);職業(yè)能力

秘書素養(yǎng)即秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是指秘書人員經(jīng)過學(xué)習(xí)和實踐所達(dá)到的水平和境界?！吨腥A人民共和國國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)秘書》規(guī)定： 秘書應(yīng)當(dāng)“具備較強的文字與語言表達(dá)能力、綜合協(xié)調(diào)能力與合作能力、邏輯思維與分析能力等”。大致包括道德修養(yǎng)、知識水平、能力結(jié)構(gòu)、心理素質(zhì)等。本文通過對秘書人員基本素養(yǎng)進(jìn)行分析，提出秘書人員必須具備的職業(yè)素養(yǎng)，才能真正做好秘書工作。

一、秘書的知識素養(yǎng)

隨著社會主義市場經(jīng)濟的逐步完善，對秘書人員的要求越來越高，這就要求現(xiàn)代秘書人員應(yīng)該向復(fù)合型人才方面發(fā)展，所具備的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)該系統(tǒng)化、全面化。

1、具備扎實的基礎(chǔ)知識和理論知識

秘書人員必須注重學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀，注重理論聯(lián)系實際，在實踐中不斷進(jìn)步。同時具備過硬的基礎(chǔ)知識，掌握聽、說、讀、寫能力，有扎實的文字功底，能夠熟練地制作各種公文，掌握一門或數(shù)門外語。

2、熟練地掌握專業(yè)知識和專業(yè)技能

現(xiàn)代秘書必須通曉本組織的業(yè)務(wù)，熟練地掌握本組織的經(jīng)營活動和發(fā)展戰(zhàn)略，及時收集和處理與本單位相關(guān)的信息，同時應(yīng)該熟悉各種法律法規(guī)，不越權(quán)、不失職。

3、廣博的知識結(jié)構(gòu)

現(xiàn)代秘書工作性質(zhì)決定其涉及面廣、接觸的層面大，這就要求秘書人員要廣涉各方面知識，包括社會科學(xué)、自然科學(xué)各個領(lǐng)域的知識。要盡可能掌握國際政治、金融、軍事、公共關(guān)系、文學(xué)藝術(shù)等知識。

二、秘書的能力素養(yǎng)

面對知識經(jīng)濟和科技、人才競爭的壓力時代對秘書工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，除了具有科學(xué)的預(yù)見和廣博的知識，集多能于一身，還要構(gòu)建自身的能力結(jié)構(gòu)，

1.寫作能力。秘書人員要寫好公文和應(yīng)用文，應(yīng)具有語法、修辭、邏輯知識，應(yīng)掌握大量的詞匯和不同的句式，應(yīng)具有公文和應(yīng)用文文體知識，應(yīng)掌握常用漢字和簡化字，掌握標(biāo)點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉(zhuǎn)化為寫作能力。

2.溝通表達(dá)能力。秘書應(yīng)會說一口標(biāo)準(zhǔn)而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對領(lǐng)導(dǎo)講話要簡明扼要，對群眾講話切忌啰嗦冗長、拖音帶腔，要做到都以一顆真誠的心來對待。。另外，隨著國際化交流的日益頻繁，懂得外語并能很流利地運用外語進(jìn)行交流與溝通成了衡量人才的一個重要標(biāo)準(zhǔn)之一。

3.具備實用技術(shù)操作能力。隨著現(xiàn)代化辦公的普及要求現(xiàn)代秘書能靈活應(yīng)用各種現(xiàn)代辦公設(shè)備，以便提高辦文效率和處理信息的能力。熟練掌握和使用計算機成為現(xiàn)代秘書的基本技能。熟練掌握打印文件、接發(fā)郵件、查詢網(wǎng)上信息等日常的工作事務(wù)。

4.公關(guān)協(xié)調(diào)能力。文秘人員的公關(guān)協(xié)調(diào)能力包括溝通能力、協(xié)調(diào)能力、組織能力、輔助決策能力和應(yīng)變能力。一方面，協(xié)調(diào)本單位、本企業(yè)內(nèi)部上下級、各職能部之間的和諧關(guān)系，營造一個互助、奮發(fā)向.上的工作氛圍。另一方面，協(xié)調(diào)是調(diào)處矛盾，協(xié)調(diào)各部門]實施應(yīng)急預(yù)案，順利化解危機、幫助單位或企業(yè)渡過難關(guān)。

5.具有主動性和一定的先行能力。秘書時刻想到領(lǐng)導(dǎo)的需要，工作走在前面，要有前瞻性，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供需求，主動協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作既能減輕領(lǐng)導(dǎo)的壓力，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)提高工作成效。秘書在領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)中起到參謀的作用。

三、秘書的職業(yè)素養(yǎng)

作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責(zé)， 認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項工作。要有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。

1.德才兼?zhèn)洌缘聻橹?。一個合格的秘書，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無名英雄。自覺履行各項職責(zé)，忠于職守，熱愛本職。秘書工作性質(zhì)，決定其工作主要是實干。要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干，當(dāng)秘書為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀輔助的時候，工作責(zé)任重大，要做到小心謹(jǐn)慎，戒驕戒躁，不能粗枝大葉。只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的;沒有一個全心全意為人服務(wù)的心，是當(dāng)不了一個秘書的。

2.當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”。由于秘書人員直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，對領(lǐng)導(dǎo)提供精力和智力補償，因而人們常稱秘書為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”。然而，秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責(zé)。注重進(jìn)言技巧，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征，選擇適當(dāng)場合和最佳時機，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見，“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。

3.嚴(yán)守機密。保守機密既是紀(jì)律要求，又是自覺地行為和良好的習(xí)慣。秘書人員知密度很深，既是保密重點對象，又是泄密重點對象。秘書人員要具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習(xí)慣。不該說的，絕對不說，守口如瓶;不該看的，絕對不看;不該記錄的，絕對不記錄。不在私人通信上或公共場所失密泄密，要談吐有止。嚴(yán)守相關(guān)部門的機密，不在任何場合向任何人炫耀和泄露，以免造成損失。

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