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        企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的研究

        2019-10-21 16:33:22曹紅環(huán)
        關(guān)鍵詞:實踐應(yīng)用精細(xì)化管理檔案管理

        曹紅環(huán)

        【摘 ?要】本文首先分析了檔案精細(xì)化管理的重要意義,接下來詳細(xì)闡述了新時期檔案精細(xì)化管理影響因素,最后對檔案精細(xì)化管理的實踐應(yīng)用做具體論述,希望通過本文的分析研究,給行業(yè)內(nèi)人士以借鑒和啟發(fā)。

        【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理;檔案管理;實踐應(yīng)用

        引言

        精細(xì)化管理是基于現(xiàn)代社會分工精細(xì)化,以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對新時期管理的現(xiàn)實需要,通過系統(tǒng)化規(guī)則、程序化運(yùn)行和標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用為載體,使管理中的每個流程精準(zhǔn)、高效和協(xié)調(diào)運(yùn)行。全過程控制是指依據(jù)文件生命周期,將能夠預(yù)先設(shè)定的質(zhì)量監(jiān)控和檔案管理業(yè)務(wù)嵌入到文件形成、運(yùn)行及管理的每個環(huán)節(jié),運(yùn)用精細(xì)化管理理念和完善的規(guī)章制度及方法和技術(shù)手段,實現(xiàn)檔全過程的檔案精細(xì)化管理。

        1檔案精細(xì)化管理的重要意義

        1.1推動企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步

        精細(xì)化管理是一種全新的管理方式,將精細(xì)化管理合理的應(yīng)用在檔案管理中,有利于實現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。企業(yè)檔案不僅僅記錄企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)行等各種活動和發(fā)展經(jīng)歷,還為企業(yè)發(fā)展決策提供依據(jù)和參考,是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新進(jìn)步的重要資源,它能悄無聲息地對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生影響。由于企業(yè)檔案中詳細(xì)、全面地記錄了企業(yè)發(fā)展過程中的各種數(shù)據(jù)、資料、信息以及文件憑證等,作為企業(yè)檔案的管理人員,要善于從檔案中尋找有用的內(nèi)容并加以總結(jié),通過對檔案內(nèi)容的精細(xì)化管理,明確檔案管理工作的目標(biāo)和自身的工作價值,實現(xiàn)對企業(yè)效益的促進(jìn)作用,進(jìn)而為企業(yè)下一步發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

        1.2實現(xiàn)企業(yè)管理的科學(xué)化

        企業(yè)內(nèi)部任何一項工作的順利進(jìn)行都離不開人的作用,而人的行為導(dǎo)向需要相應(yīng)的規(guī)章制度,不僅約束行為,還有利于提升工作效率。因此,對于企業(yè)的檔案管理人員,需要建立精細(xì)化管理制度,一方面滿足檔案管理工作中的各方面要求,另一方面明確檔案管理的意義和作用,讓負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員認(rèn)識到自己的責(zé)任,提高工作積極性,這樣才能推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

        2新時期檔案精細(xì)化管理影響因素

        2.1檔案精細(xì)化管理水平有待提高

        檔案管理的環(huán)節(jié)眾多,參與的人員也較為復(fù)雜。從檔案資料形成之初到后期的檔案資料查詢利用,都需要各個參與部門的共同參與。此外,全過程檔案管理,從檔案資料形成、入卷歸檔,到后期的查詢利用等,周期性長。此外,檔案管理人員的流動性大,機(jī)關(guān)部門常將更多的人力、物力和財力投入到業(yè)務(wù)工作中,對于檔案精細(xì)化管理的意識不強(qiáng),影響了檔案資料收集的完整性、歸檔的及時性和整理的規(guī)范性。

        2.2檔案精細(xì)化管理效率有待提高

        我國在檔案領(lǐng)域陸續(xù)出臺了《檔案法》《保密法》《歸檔文件整理規(guī)則》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》等,為檔案管理提供了較為完善的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),但與精細(xì)化管理所需的完備的體制機(jī)制相比,還存在一定差距。以項目檔案管理為例,全過程管理的精細(xì)化檔案管理應(yīng)從項目之初的立項、審批,以及后期的設(shè)計,包括后期的項目審計等,每個階段都應(yīng)將精細(xì)化管理理念融入到檔案管理之中。但從現(xiàn)實來看,由于缺少精細(xì)化的檔案管理體制機(jī)制,導(dǎo)致檔案管理存在部門職責(zé)不清,人員責(zé)任不明確,影響了全過程檔案精細(xì)化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

        3檔案精細(xì)化管理的實踐應(yīng)用

        3.1運(yùn)用精細(xì)化理念做好檔案整理和歸檔工作

        管理人員首先應(yīng)確保所搜集檔案資料的科學(xué)性和完整性,然后結(jié)合各種類型的檔案運(yùn)用多樣化的方式或方案對各種檔案進(jìn)行管理,以此確保檔案類別的清晰。同時,就各種等級或類別的檔案,應(yīng)將檔案歸檔的全過程完整記錄好,防止損害、丟失檔案,從而確保檔案檔案后期使用的準(zhǔn)確性和便利性。最后,運(yùn)用精細(xì)化方式展開檔案的歸檔工作,檔案管理人員應(yīng)確保檔案歸檔的條理性,并根據(jù)完善的企業(yè)檔案管理模式,竭盡全力提高自身的檔案管理水平,為企業(yè)醫(yī)療工作的順利開展提供方便。

        3.2建立健全檔案管理流程

        隨著社會的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,檔案工作的任務(wù)、管理方式、服務(wù)對象、工作環(huán)境等均發(fā)生了極大的改變,在檔案工作中開始廣泛應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。所以,建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍,是加強(qiáng)檔案管理的重要任務(wù)。使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化順利實現(xiàn)的主要目標(biāo)就是將檔案保管利用價值最大化、案卷完整化、檢索利用便捷化。對文件立卷歸檔的實效性進(jìn)行嚴(yán)格把握,只能對完成的現(xiàn)行文件材料和文件任務(wù)進(jìn)行歸檔或立卷,沒有完成的不能歸檔、立卷;展開合理的立卷分工,對歸檔的重點(diǎn)予以明確。不斷深化改革,使檔案管理工作發(fā)生了極大的改變。在新時期、新任務(wù)背景下,檔案管理工作顯得尤為重要。

        3.3提高企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能

        要想實現(xiàn)信息化管理精細(xì)化,必須做到如下幾點(diǎn):第一,要對信息化管理的特征予以確定,也就是網(wǎng)絡(luò)立足于節(jié)點(diǎn)傳播、網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的集成化利用、網(wǎng)絡(luò)具有安全風(fēng)險等,對這些特征的產(chǎn)生和發(fā)展原因進(jìn)行分析,將相關(guān)的管理計劃制定出來。第二,就檔案管理信息化的特征對崗位責(zé)任進(jìn)行劃分,使各個崗位工作人員的職業(yè)技能精細(xì)化順利實現(xiàn)。不管是對信息化管理的特征進(jìn)行分析,還是使專崗專責(zé)專人的精細(xì)化順利實現(xiàn),都需要檔案管理工作者的職業(yè)技能和需要相符,所以,將企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能提高成為促進(jìn)精細(xì)化管理順利實現(xiàn)的重要途徑,建議企業(yè)對檔案管理工作者展開專職培訓(xùn),也就是借助相關(guān)的測試和考核對現(xiàn)有檔案管理工作人員在信息化檔案管理中的工作能力進(jìn)行分析,如硬件監(jiān)督檢查的能力、網(wǎng)絡(luò)安全管理的能力、檔案資料收集分類的能力等。根據(jù)當(dāng)前工作人員的工作偏好展開崗位劃分并做好相關(guān)職業(yè)技能培訓(xùn),讓他們可以在適合的崗位上充分發(fā)揮工作能力;就那些缺乏人才的崗位,如網(wǎng)絡(luò)完全管理等,應(yīng)引入專業(yè)人才。

        結(jié)語

        隨著社會的發(fā)展,檔案精細(xì)化管理已成為當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的重要方法。企業(yè)重視檔案管理,培養(yǎng)管理與利用的服務(wù)意識,需要檔案管理人員在工作中,結(jié)合企業(yè)的實際情況,積極探究檔案精細(xì)化管理實踐應(yīng)用方法,完善檔案管理體系,充分發(fā)揮出檔案管理的作用和意義,進(jìn)而為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造更好的條件。

        參考文獻(xiàn):

        [1]謝家祝.檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的實踐應(yīng)用[J].城建檔案,2017(06):75-76.

        [2]盧瑤.探析企業(yè)檔案精細(xì)化管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(06):122.

        (作者單位:華能河南中原燃?xì)獍l(fā)電有限公司)

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