鄧小慧

摘要：辦公室文書(shū)檔案管理工作是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于其他各項(xiàng)工作開(kāi)展具有重要意義。為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，辦公室檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)提升對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度，對(duì)如何提升辦公室文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致思考，構(gòu)建完善的辦公室文書(shū)檔案管理制，加強(qiáng)在辦公室文書(shū)檔案管理人員教育的培訓(xùn)，打造一支符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，打造滿(mǎn)足辦公室各項(xiàng)工作需求的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;檔案管理;存在問(wèn)題;提升策略

一、辦公室文書(shū)檔案管理工作何以必要

文書(shū)檔案是指具有一定價(jià)值的能夠轉(zhuǎn)化為文件資料的各類(lèi)檔案，這些檔案的開(kāi)發(fā)利用可以為其他組織和其他科室提供信息檢索和法律憑證，同時(shí)也能夠豐富檔案資源，有利于檔案部門(mén)檔案工作開(kāi)展。

首先，文書(shū)檔案管理能夠?yàn)榻M織內(nèi)部其他科室提供信息檢索服務(wù)。辦公室文書(shū)檔案管理的對(duì)象主要是辦公室進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)宣傳的相關(guān)文件材料，通過(guò)文書(shū)檔案整理和資料挖掘能夠?qū)顒?dòng)開(kāi)展的內(nèi)容及意義進(jìn)行梳理，同時(shí)也能夠有效記載單位和相關(guān)部門(mén)發(fā)生的業(yè)務(wù)，通過(guò)對(duì)這些業(yè)務(wù)資料進(jìn)行科學(xué)合理的挖掘和利用，能夠?yàn)閱挝粌?nèi)部的其他活動(dòng)提供相應(yīng)支撐，為需要相關(guān)機(jī)構(gòu)提供各類(lèi)檢索服務(wù)，有效提升文書(shū)檔案資料的利用效率。

其次，文書(shū)檔案管理工作能夠?yàn)榻M織其他工作開(kāi)展提供法律憑證。很多文書(shū)檔案資料對(duì)于單位建立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)信息進(jìn)行了詳細(xì)記載，真實(shí)反映了單位的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況和活動(dòng)開(kāi)展的各項(xiàng)內(nèi)容，而這些詳實(shí)具有事實(shí)根據(jù)的資料能夠成為各級(jí)管理部門(mén)和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)對(duì)本單位發(fā)生的違法亂紀(jì)事情查處的重要依據(jù)，且這些文書(shū)檔案其自身也具有良好的法律憑證效力，能夠很好地指導(dǎo)組織其他工作開(kāi)展。

最后，文書(shū)檔案管理工作是國(guó)家檔案工作的重要組成部分。當(dāng)前檔案部門(mén)吸收的信息資源也越來(lái)越全面，不僅涉及到經(jīng)濟(jì)社會(huì)文化的各個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)也對(duì)各類(lèi)單位發(fā)展變化的資料進(jìn)行收集，將其作為國(guó)家檔案的重要內(nèi)容[1]。而辦公室文書(shū)檔案管理工作能夠?yàn)闄n案部門(mén)提供最詳盡、真實(shí)、客觀(guān)的歷史資料，是國(guó)家檔案工作的延伸，既關(guān)乎到辦公室其他工作的開(kāi)展，同時(shí)也關(guān)乎到國(guó)家檔案工作的開(kāi)展。

二、辦公室文書(shū)檔案管理工作當(dāng)前存在的主要問(wèn)題

當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理工作還存在重視程度不夠，相應(yīng)制度體系不夠健全，人員素質(zhì)較低等問(wèn)題，這些問(wèn)題都對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作產(chǎn)生了影響。

首先，單位對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作重視程度不夠。個(gè)別單位對(duì)于辦公室文書(shū)檔案管理工作重視程度不足，特別是主要領(lǐng)導(dǎo)更多是將文書(shū)檔案工作管理作為辦公室工作的一項(xiàng)，工作部署效率簡(jiǎn)單，工作人員認(rèn)為文書(shū)檔案管理只是對(duì)相應(yīng)的會(huì)議和活動(dòng)材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的保存，而這些保存的數(shù)據(jù)可能之后并不能發(fā)揮其效用，因而這部分人員放松了對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視。

其次，辦公室文書(shū)檔案管理工作制度體系不夠完善。一些單位只是將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類(lèi)整理，甚至部分工作人員在檔案工作整理過(guò)程中并沒(méi)有嚴(yán)格按照操作流程，導(dǎo)致部分檔案流失。加之由于當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理工作體系不健全，部分部門(mén)和個(gè)人在推進(jìn)檔案管理工作過(guò)程中存在責(zé)任推諉等問(wèn)題，同時(shí)檔案管理工作分工不夠明確，部分工作人員在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中缺少相應(yīng)的工作依據(jù)，也使得檔案管理工作步履維艱。

最后，辦公室文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足。雖然辦公室工作非常復(fù)雜對(duì)于參與的工作人員要求素質(zhì)較高，但在具體工作開(kāi)展過(guò)程中辦公室的部分人員對(duì)于文書(shū)檔案管理工作能力水平有限，缺少相應(yīng)的理論和專(zhuān)業(yè)技能，很難滿(mǎn)足辦公室文書(shū)檔案管理需求。加之部分辦公室將年齡較大的人員分配到文書(shū)檔案管理工作崗位，由于這些人缺少學(xué)習(xí)動(dòng)力，在一定程度上影響了辦公室文書(shū)檔案管理工作效率。

三、辦公室文書(shū)檔案管理工作提升的幾點(diǎn)建議

辦公室作為組織機(jī)構(gòu)處理各項(xiàng)事務(wù)的核心樞紐，在組織內(nèi)部主要起到組織和協(xié)調(diào)功能，辦公室文書(shū)檔案作為辦公室日?；顒?dòng)和日常事務(wù)處理的詳細(xì)記載，能夠?yàn)閱挝黄渌ぷ鏖_(kāi)展提供各類(lèi)依據(jù)。文書(shū)檔案管理能夠?yàn)閱挝还ぷ鏖_(kāi)展提供信息支撐，同時(shí)也有利于單位管理水平的提升，對(duì)于國(guó)家社會(huì)穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展都具有重要意義，因此有必要針對(duì)文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議。

首先，提升單位對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的重視程度。辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視文書(shū)檔案管理工作對(duì)于辦公室全面工作開(kāi)展的重要影響，并主動(dòng)為辦公室文書(shū)檔案管理工作出謀劃策，同時(shí)對(duì)于涉及到辦公室文書(shū)檔案的全局性工作應(yīng)該進(jìn)行認(rèn)真的思考，科學(xué)謀劃近期辦公室文書(shū)檔案工作具體部署。并在具體落實(shí)過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的監(jiān)督，對(duì)于存在的問(wèn)題要及時(shí)指出，對(duì)于存在的優(yōu)點(diǎn)和好的經(jīng)驗(yàn)做法應(yīng)該加以推廣，通過(guò)辦公室領(lǐng)導(dǎo)帶動(dòng)讓全體工作人員對(duì)文書(shū)檔案工作重視。

其次，完善辦公室文書(shū)檔案管理制度體系。在辦公室領(lǐng)導(dǎo)重視基礎(chǔ)之上還應(yīng)該不斷完善文書(shū)檔案管理制度，充分發(fā)揮辦公室文書(shū)檔案制度的功能和作用[2]。為辦公室文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展?fàn)I造良好的外部環(huán)境，進(jìn)一步提升辦公室工作人員對(duì)于文書(shū)檔案的重視程度，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題應(yīng)該以制度的形式加以規(guī)范，提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

最后，提升辦公室檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。無(wú)論是檔案管理工作的具體開(kāi)展，還是檔案管理制度的具體落實(shí)，都需要工作人員來(lái)完成，因此有必要提升工作人員思想認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格規(guī)范相關(guān)流程，加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，進(jìn)一步提升工作人員綜合能力和素質(zhì)，以便更好地開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。

總之，辦公室文書(shū)檔案管理工作是辦公室工作的重要組成部分，辦公室文書(shū)檔案管理水平高低直接影響辦公室工作開(kāi)展效果，高水平的辦公室文書(shū)檔案管理有利于提升辦公室工作水平。因此，辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員應(yīng)該充分重視文書(shū)檔案管理工作的重要意義，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員教育，加強(qiáng)與其他部門(mén)之間溝通，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理規(guī)范化、正規(guī)化，切實(shí)提升辦公室工作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙志闖.基層檔案室文書(shū)檔案管理工作初探[J].北京檔案，2017（6）：38-39.

[2]王富忠.濮陽(yáng)縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案歸檔范圍的調(diào)查報(bào)告[J].檔案管理，2017（5）：67-69.