王雪純

【摘要】近些年，我國高等教育招生數(shù)量不斷增加，給國內(nèi)諸多高等院校教育教學工作的開展帶來了較大的壓力。為了滿足高校擴招后在教育教學等方面的實際需求，國內(nèi)諸多高校開展的基建項目不斷增加。面對高校的擴建，為了保證高校發(fā)展的有序性、穩(wěn)定性，做好基建檔案管理工作，對日后高校的維權(quán)、發(fā)展等具有重大影響。所以，本文將針對國內(nèi)高校基建檔案管理工作進行研究，確保檔案管理工作得到科學規(guī)劃與健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高等院校;基建檔案;檔案管理;科學規(guī)劃;發(fā)展

受中央政策的積極影響，中國高等教育行業(yè)發(fā)展勢頭強勁，很多高校都已經(jīng)完成了多輪擴建，實現(xiàn)了高校內(nèi)部教學基礎(chǔ)設(shè)施的完善及教學用地的擴建，有效滿足了教育教學工作開展的需求。由于高校在發(fā)展規(guī)劃中涉及大量基建項目，為了保證高?；üぷ魅蘸笥袚?jù)可循，科學規(guī)劃高?；n案管理工作，才能改善高?；n案管理規(guī)劃科學性，促進其實現(xiàn)健康發(fā)展。

一、高?；n案管理的必要價值

首先，高校在擴張、建設(shè)、完善基礎(chǔ)設(shè)施等過程中，可以借助基建檔案重現(xiàn)歷史、證明歷史。高校往往具有幾十年甚至上百年的發(fā)展歷史，每一次高?；椖康膶嵤?，都會對高校的整體面貌、日后發(fā)展產(chǎn)生較大的影響。做好高?；n案資料的管理，有助于記錄、回顧高校的建校、擴建歷史，同時也是高校檔案材料中十分具有說服力、可信度、文本化的重要檔案之一。其次，未來對高校建設(shè)項目進行考察、完善、擴建、修復(fù)、檢驗等工作的開展中，可以利用保留的基建檔案材料為相關(guān)工作的開展提供寶貴的數(shù)據(jù)支持，所以做好高?；n案管理工作，對高校日后的建設(shè)、發(fā)展十分重要。比如高校以后的校園改造，或者線路鋪設(shè)，還有高校以后擴建和重組機構(gòu)，都需要參考和查看以前的數(shù)據(jù)資料，同時，當高校基建項目出現(xiàn)質(zhì)量問題或權(quán)益紛爭時，還可以運用高?；n案充當主要證據(jù)或依據(jù)。最后，做好高?；n案管理工作的科學規(guī)劃與發(fā)展，有助于提高高校基建檔案的利用價值。比如，當其他高校在同等規(guī)?；蛞?guī)模相似的擴張建設(shè)中，可以參照已經(jīng)完成擴建的高?；n案，并以此為基礎(chǔ)進行擴建方案的設(shè)計、優(yōu)化，從而就降低了高?；ㄔO(shè)計方案違反規(guī)范性、科學性的概率。所以，高?；n案能夠為相關(guān)項目的擴建、建設(shè)提供參照，進一步提高了基建檔案的應(yīng)用價值，改善了高校社會化服務(wù)的水平。

二、高?；n案管理科學規(guī)劃與發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題

（一）缺乏高?；n案管理思想。國內(nèi)諸多高校十分重視基建項目的管理及建設(shè)質(zhì)量，往往基建項目從施工到驗收需要花費數(shù)年時間，待檢驗通過后，相關(guān)的基建資料會被收錄到高校檔案館中進行管理。但是，檔案館在歸檔基建材料時存在檔案不完整、組卷規(guī)范性差、分類不標準等問題。而有的施工單位做完工程，就把資料帶走了，要想補齊是不可能的事情;高校基建處工作繁忙，建設(shè)任務(wù)一直比較繁重，如果抽出專人和大量的時間整理檔案，顯然更是不可能;而且高校在擴建、重組期間，檔案管理處員工經(jīng)常調(diào)整，經(jīng)常發(fā)生“資料在館內(nèi)，管理資料的人卻被調(diào)走了，最終誰都找不到資料”的尷尬現(xiàn)象，這嚴重影響了高校的檔案管理工作效果。

（二）缺乏完善的基建檔案管理制度與保障性管理措施。國內(nèi)諸多高校雖然以《普通高校檔案管理辦法》要求為核心，展開了檔案管理工作，不過各高校之間的發(fā)展存在較大的差異，一味地根據(jù)管理辦法開展相關(guān)工作，往往不符合實情。這就使得高校缺乏完整、有效的基建檔案管理制度、辦法對基建檔案管理工作進行規(guī)范、管控。而且，部分高校的基建檔案管理沒有納入高校發(fā)展的年度工作計劃，崗位責任不明，對于檔案管理員的責任劃分不清。另外，高校未能根據(jù)自身建設(shè)發(fā)展實際狀況制定基建檔案管理細則，使得各崗位管理職責模糊不清，影響了操作流行的規(guī)范性。

（三）缺乏高素質(zhì)的檔案管理員工。當前國內(nèi)高校檔案管理部門都有專業(yè)的管理人員對檔案進行管理、維護，但是，由于其缺乏專業(yè)的檔案管理知識，所以管理能力及素質(zhì)相對較差，影響了管理基建檔案工作的效果。首先，檔案管理員需要全程跟蹤基建項目建設(shè)狀況，做好基建檔案信息的動態(tài)記錄與更改，不過高校多數(shù)管理員工往往跟不上工程建設(shè)進度、缺乏良好的理解能力，所以影響了分類歸檔準確性，致使收集、整理的大量基建檔案資料與實際不符。其次，部分檔案管理員工未能有效保護、管理檔案，任意向他人或部門借閱檔案，致使檔案無法及時歸檔，影響了基建檔案的利用價值。

（四）基建檔案管理的信息化水平不高。國內(nèi)諸多高?；n案的信息化管理水平較差，部分高校雖然已經(jīng)開始了檔案管理工作信息化建設(shè)，當也僅僅達到初級水平。首先，仍繼續(xù)沿用紙質(zhì)存儲、人工記錄和分類統(tǒng)計的工作模式，不僅工作量大且容易出錯。其次，檔案管理人員對計算機信息技術(shù)的掌握不足，信息化管理難以落實。

三、高校基建檔案管理的科學規(guī)劃與發(fā)展對策

（一）重視高?；n案管理思想。基建檔案管理工作是檔案管理工作的重點之一，因此，高校檔案管理部門要正視基建檔案的作用，提高對管理基建檔案工作的重視程度，要變被動為主動，基于理論、制度兩個切入點，改善基建檔案管理工作的效果，促使檔案管理更加規(guī)范、科學，確?；n案資料的可靠性、完整性、真實性，并對基建檔案收集、歸檔、應(yīng)用等流程進行完善。同時，要在檔案管理部門引入崗位競爭機制，激發(fā)檔案管理工作者的工作積極性，促使其主動地對基建檔案資料進行整理、維護，確保日后基建檔案資料能夠發(fā)揮利用價值。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? （下轉(zhuǎn)第123頁）

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（二）優(yōu)化高?；n案管理制度、紀律。1.高校應(yīng)科學設(shè)計基建檔案管理制度。相關(guān)高校應(yīng)結(jié)合內(nèi)部狀況，積極研究高?；n案管理工作的性質(zhì)及需求，做好針對性規(guī)定、細則的設(shè)計、落實。同時，要對具體問題展開具體分析，做好具體對策的設(shè)計，提高基建檔案資源的利用效率。2.同步管理高?；椖考盎n案。一是在高?；üこ探ㄔO(shè)中要同步搜集、整理基建檔案資料，要結(jié)合工程各階段實施狀況，做好搜集、整理基建檔案信息等工作;對于隱蔽工程的建設(shè)，管理員工更是要全程追蹤、記錄，做好資料搜集、整理。二是應(yīng)提高檔案資料完整性，當項目驗收工作開始后，檔案人員要做好前期文件的建設(shè)、整理，避免丟失重要數(shù)據(jù)。三是做好檔案管理部門和各部門的溝通，要根據(jù)基建項目特點，安排專業(yè)的管理人員對工程進度進行追蹤，同時要確定工作任務(wù)、責任及要求，保證檔案收集的實效性、可靠性。3.高校應(yīng)以問責機制和考核指標來突出基建檔案管理工作的重要性。構(gòu)建高?；ú块T與檔案管理部門之間職責分明、協(xié)調(diào)合作、相互監(jiān)督的模式，共同完成基建檔案管理工作。

（三）提高檔案管理員工的綜合素質(zhì)及工作能力。首先，高校在發(fā)展中，應(yīng)積極地培養(yǎng)、招聘優(yōu)秀的檔案管理工作人才。比如，高校在日常發(fā)展中，應(yīng)為檔案部門員工提供定期培訓(xùn)、學習活動，幫助檔案管理員工豐富專業(yè)知識、提高綜合素質(zhì)、改善工作能力;或者積極開展道德品質(zhì)學習教學，幫助員工明白檔案管理工作的重要性，為其樹立堅定的工作信念。其次，高校還要從社會上招聘優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案管理工作的開展補充新鮮血液。最后，高校要制定基建檔案管理崗位競爭制度，避免部分人員濫竽充數(shù)，同時還要保證各崗位員工的固定性，降低崗位人員頻發(fā)流動現(xiàn)象。

（四）提高基建檔案管理的信息化水平。高校應(yīng)不斷更新檔案管理設(shè)備，引入信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)及相關(guān)配套的軟硬件設(shè)備，并組織管理人員進行技術(shù)及操作技能學習活動，從而提高高?；n案管理的數(shù)字化水平，實現(xiàn)高?；n案信息化建設(shè)的目標。

四、結(jié)束語

綜上所述，結(jié)合高?；n案管理工作的特點，明確高?；n案管理中出現(xiàn)的問題，并及時地制定、落實相關(guān)問題的處理對策，才有助于實現(xiàn)高?；n案管理的科學規(guī)劃與健康發(fā)展。

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