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        互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案管理工作中的問題及策略

        2019-10-20 13:37:36白峰
        商情 2019年45期
        關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)高校檔案管理

        白峰

        【摘要】我國信息技術(shù)在近些年獲得了迅猛發(fā)展,現(xiàn)階段的互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)已經(jīng)在社會各領(lǐng)域中普遍存在。互聯(lián)網(wǎng)理念也實現(xiàn)了高校檔案管理工作效率的提升,為充分發(fā)揮高校檔案管理的重要作用,一方面需要持續(xù)開發(fā)高校檔案管理工作的數(shù)據(jù)資源,另一方面還應(yīng)該不斷提升互聯(lián)網(wǎng)的利用率。本研究基于互聯(lián)網(wǎng)時代,分析高校檔案管理工作中存在的主要問題,并提出檔案管理問題解決的相關(guān)策略。

        【關(guān)鍵詞】高校? 檔案管理? 互聯(lián)網(wǎng)? 問題? 策略

        國家、組織機構(gòu)或者個人為滿足自身發(fā)展需求,通常會記錄或者保存相關(guān)原始資料,比方說,聲像、圖表或者文字等,所存儲的資料被稱為檔案。記錄檔案信息的同時,也會對文化與經(jīng)濟進步形成推動作用,實現(xiàn)社會穩(wěn)定與和諧。而互聯(lián)網(wǎng)時代的信息化檔案管理工作,有助于高校檔案管理與存儲質(zhì)量的提升,能夠充分發(fā)揮高校檔案工作的實用價值,使高校檔案管理人員需求得到滿足。但目前高校檔案管理工作依舊存在很多需要解決的問題,為此,本研究基于互聯(lián)網(wǎng)時代,分析高校檔案管理工作中存在的主要問題,并提出檔案管理問題解決的相關(guān)策略。

        一、互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案管理中存在的問題

        (一)高校缺乏基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

        隨著現(xiàn)代信息化社會迅猛發(fā)展,需要高校檔案管理部門必須對其數(shù)據(jù)信息搜集能力進行不斷提升,以持續(xù)滿足不斷增長的檔案數(shù)據(jù)存儲需求。然而,當(dāng)前很多高校缺乏基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備,導(dǎo)致檔案管理部門無有效的設(shè)備支撐,傳統(tǒng)數(shù)據(jù)信息整理和收集相對比較落后。第一,當(dāng)前高校檔案專業(yè)管理人員比較少,缺乏信息化操作專業(yè)人才,這就對高校檔案數(shù)據(jù)資源的信息化管理形成很大限制作用;第二,高校檔案管理工作依舊在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中停留,當(dāng)前的辦公設(shè)備、場地面積等主要是配合紙質(zhì)檔案管理需要,卻無法滿足信息化檔案管理需求;最后,互聯(lián)網(wǎng)時代下的檔案管理設(shè)施依舊處于發(fā)展階段,很多高校信息化檔案管理系統(tǒng)缺乏完善性,沒有實現(xiàn)檔案使用系統(tǒng)和管理系統(tǒng)的有效連接,導(dǎo)致高校檔案信息化管理價值比較低,檔案管理設(shè)施設(shè)備與軟件不完善等情況,再加上高校有限的檔案信息化管理經(jīng)費,不能與當(dāng)前高校檔案管理需求相滿足。

        (二)紙質(zhì)檔案無法實現(xiàn)數(shù)字化

        實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理,一方面是高校檔案管理的實際需求,另一方面也是互聯(lián)網(wǎng)時代對高校檔案管理提出的新要求,這對實現(xiàn)高校檔案的信息化管理具有重要意義。然而,該艱巨的檔案管理工作依舊處于緩慢發(fā)展階段。第一,很多檔案數(shù)字化操作比較粗糙,具有檔案數(shù)據(jù)信息存在錄入錯誤的情況,當(dāng)前的激光照相、數(shù)碼掃描等技術(shù)無法滿足高校檔案管理需求;第二,高校檔案數(shù)字化管理工程較大,當(dāng)前人力物力很難滿足檔案數(shù)字化管理工作需求,所以造成檔案數(shù)字化管理進程緩慢;第三,由于高校數(shù)據(jù)庫資源越來越充實,這就增加了數(shù)據(jù)信息維護難度,怎樣有效解決數(shù)據(jù)庫資源充實問題,是對高校檔案管理信息化造成制約的一個重要問題。

        二、互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案管理策略

        (一)創(chuàng)建高校檔案信息數(shù)據(jù)庫

        若想使高校檔案管理信息化水平得到不斷提升,使高校檔案管理能夠滿足互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展需求,就應(yīng)該從紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)庫管理模式,創(chuàng)建更為完善的高校檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),由此方可實現(xiàn)高校檔案管理的信息化與數(shù)字化,從而實現(xiàn)高校檔案管理工作的互聯(lián)網(wǎng)需求。第一,通過現(xiàn)代信息技術(shù)對高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)進行不斷完善,重視互聯(lián)網(wǎng)時代下的數(shù)據(jù)檔案制度建設(shè)與數(shù)據(jù)策略;第二,重視高校數(shù)據(jù)庫存儲數(shù)據(jù)處理技術(shù)的更新完善,使高校數(shù)據(jù)檔案處理能力得到不斷提升,根據(jù)時代需要對檔案中存儲的視頻、圖片以及聲音等資料進行廣泛收集,由此才可實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)價值;最后,提升高校檔案數(shù)據(jù)存儲分析各類數(shù)據(jù)信息能力,尤其是應(yīng)該加大關(guān)于學(xué)生、科研等信息分析處理能力,由此方可充分發(fā)揮高校數(shù)據(jù)庫檔案價值,為高校教學(xué)工作與行政決策提供重要依據(jù)。

        (二)實現(xiàn)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

        高校若想充分發(fā)揮信息檔案重要作用,就應(yīng)該通過信息化檔案管理建設(shè),以標(biāo)準(zhǔn)化模式,使高校檔案管理水平得到不斷提高,確保高校檔案智能化應(yīng)用功能得以實現(xiàn),通過互聯(lián)網(wǎng)快速傳遞相關(guān)檔案數(shù)據(jù),以充分發(fā)揮高校檔案的應(yīng)用價值。第一,通過現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn),分類管理高校數(shù)據(jù)檔案,在分類管理前提下,基于互聯(lián)網(wǎng)為用戶提供標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理服務(wù);第二,實現(xiàn)高校檔案存儲與管理格式化,使高校檔案制作控制工作得到不斷加強,為檔案存儲和制作規(guī)范性提供重要保障;第三,通過標(biāo)準(zhǔn)化方式使高校檔案管理信息化得以實現(xiàn),有效解決傳統(tǒng)檔案管理問題,確保檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理,實現(xiàn)高校數(shù)據(jù)檔案在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中實現(xiàn)共贏與共享的目的。

        (三)實現(xiàn)高校檔案個性化管理

        信息化迅猛發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代,要求為用戶提供更為個性化服務(wù),從而使不同服務(wù)對象需求得到滿足,互聯(lián)網(wǎng)時代一方面需要不斷提升高校檔案質(zhì)量,另一方面還應(yīng)該使檔案服務(wù)水平得到提升。第一,基于現(xiàn)階段的大數(shù)據(jù)技術(shù),綜合管理高校檔案信息,實現(xiàn)檔案管理部門的智能化,同時為檔案管理部門提供更為智能化檔案操作界面,從而使檔案管理人員需求得到滿足;第二,通過科學(xué)方式篩選檔案數(shù)據(jù)信息,通過推送方式將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息傳遞給高校的教師與學(xué)生,以提升高校檔案管理工作的主動性;第三,依照檔案使用者個性化需求,應(yīng)該專門研究數(shù)據(jù)檔案,通過溝通等方式使用戶個性化需求得到滿足,由此才可推動高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

        三、總結(jié)

        互聯(lián)網(wǎng)時代下,增加了高校和檔案關(guān)系的密切性,檔案為高等院??蒲小⒔虒W(xué)以及管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ),必須充分發(fā)揮檔案服務(wù)價值與功能,才能推動檔案管理工作的健康發(fā)展。所以,應(yīng)依照互聯(lián)網(wǎng)時代特征,創(chuàng)建科學(xué)、合理的高校檔案管理方式,從而使高校檔案數(shù)據(jù)管理水平得到不斷提升。

        參考文獻(xiàn):

        [1]呂莎莎.信息化時代高校檔案管理工作的問題及策略[J]. 神州, 2017,(31).

        [2]姚萍.高校檔案管理工作中存在的問題以及應(yīng)對策略[J]. 教育教學(xué)論壇, 2015,(7).

        [3]尹黎莉. “互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新[J]. 長江叢刊, 2016,(18).

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