杜彥賓

摘 要：作為高校的文化和信息中心，高校圖書館的服務(wù)模式發(fā)生重大變化。受傳統(tǒng)的圖書館管理思想理念和服務(wù)理念的影響，當(dāng)前的高校圖書館的內(nèi)部控制雖然較以前有了很大的提高，但是在管理理念、人員配置、制度建設(shè)和執(zhí)行方面仍存在問題，因此，從內(nèi)部控制的五要素進(jìn)行分析，提出相關(guān)的解決對(duì)策，以期對(duì)圖書館的管理起到一定的啟示作用。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;內(nèi)部控制;對(duì)策

中圖分類號(hào)：G251;G258.6? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? 文章編號(hào)：1673-291X（2019）20-0186-02

引言

隨著高校圖書館服務(wù)模式的重大變化，加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的必要性也驟然增加。當(dāng)前，高校圖書館的內(nèi)部控制雖然較以前有了很大的提高，但是仍存在內(nèi)部控制建設(shè)全員參與度不高、內(nèi)部權(quán)力制約機(jī)制有待強(qiáng)化、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制不健全、信息化建設(shè)不完備、相關(guān)專業(yè)人才儲(chǔ)備相對(duì)不足等問題。

一、高校圖書館內(nèi)部控制存在的問題和不足

（一）內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

目前，我國高校圖書館的管理模式多數(shù)是分管校長領(lǐng)導(dǎo)下的館長負(fù)責(zé)制：分管副校長總體負(fù)責(zé)圖書館;圖書館的日常運(yùn)行管理由圖書館館長負(fù)責(zé)，實(shí)行館長負(fù)責(zé)制;圖書館內(nèi)設(shè)相關(guān)科室領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)完成圖書館的各項(xiàng)具體工作。由于管理理念等多方面的原因，許多圖書館的管理者對(duì)內(nèi)部控制的重要性和必要性沒有深度的理解和認(rèn)識(shí)，錯(cuò)誤地認(rèn)為內(nèi)部控制就是會(huì)計(jì)控制，這種對(duì)內(nèi)部控制認(rèn)識(shí)的偏差會(huì)嚴(yán)重影響圖書館內(nèi)部控制建設(shè)的主動(dòng)性和積極性。

高校圖書館工作人員對(duì)于內(nèi)部控制的相關(guān)知識(shí)和管理理念也沒有充分的、全面的認(rèn)識(shí)和了解，在業(yè)務(wù)工作和理論研究工作方面，往往都將關(guān)注重心放到了圖書館的具體業(yè)務(wù)中，對(duì)內(nèi)部控制缺乏足夠的重視。這些錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)會(huì)嚴(yán)重影響圖書館內(nèi)部控制相關(guān)制度建設(shè)和執(zhí)行效果。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制不健全

因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)管理思想的和內(nèi)部控制認(rèn)知的局限等方面的影響，未能對(duì)整體層面和業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分的識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)，圖書館管理者風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)有待提高。

高校圖書館對(duì)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的相關(guān)技術(shù)，如風(fēng)險(xiǎn)分析會(huì)、調(diào)查和流程風(fēng)險(xiǎn)分析等缺乏應(yīng)有的了解和應(yīng)用，未能全面分析相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。不能科學(xué)地對(duì)圖書館整體層面的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和應(yīng)對(duì);在相關(guān)業(yè)務(wù)層面，缺乏業(yè)務(wù)流程梳理和關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)分析，對(duì)具體業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)未能及時(shí)識(shí)別，更缺乏科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)分析，最終導(dǎo)致未能建立有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制的缺失導(dǎo)致在整體層面和業(yè)務(wù)層的內(nèi)部控制措施缺乏全面性、系統(tǒng)性和針對(duì)性。

（三）控制活動(dòng)不全面

由于缺乏風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，造成相應(yīng)的內(nèi)部控制活動(dòng)不全面，缺乏系統(tǒng)性和針對(duì)性。對(duì)于業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)缺乏相應(yīng)的控制措施，不相容職務(wù)分離控制、合同控制、實(shí)物控制、績效考核控制等控制活動(dòng)未能得到良好的體現(xiàn)。有些圖書館未制定相應(yīng)的制度，導(dǎo)致管理者和館員在具體的業(yè)務(wù)中按照自己的理解和歷史經(jīng)驗(yàn)實(shí)施相關(guān)業(yè)務(wù)，嚴(yán)重影響圖書館的工作效果和效率;有些圖書館僅僅是依照國家的法律法規(guī)和學(xué)校的規(guī)定制定了一些控制制度，但相關(guān)的控制措施和制度不全面，不能全面覆蓋圖書館的重要業(yè)務(wù)范圍;有些制度過于籠統(tǒng)，可操作性不強(qiáng)，導(dǎo)致在執(zhí)行相關(guān)業(yè)務(wù)的時(shí)候出現(xiàn)理解上的偏差;有些制度未能夠根據(jù)圖書館業(yè)務(wù)的發(fā)展和服務(wù)模式的發(fā)展及時(shí)予以更新、完善。

（四）信息溝通機(jī)制不暢通

信息的傳遞與溝通在內(nèi)部控制中起到重要的保障作用。高新圖書館在信息與溝通機(jī)制建設(shè)方面存在不完善、不科學(xué)的問題，嚴(yán)重影響內(nèi)部控制發(fā)揮相應(yīng)的職能和效果。在傳統(tǒng)管理模式下，高校圖書館在信息的傳遞機(jī)制建設(shè)上，片面重視信息信縱向傳遞中自上而下信息傳遞渠道建設(shè)，忽視信息縱向傳遞中自下而上和信息橫向的傳遞渠道建設(shè)。在內(nèi)部控制制度執(zhí)行過程中，由于缺乏相關(guān)信息溝通機(jī)制的建設(shè)，信息未能得到有效的傳遞和分享，造成管理者信息不對(duì)稱、圖書館館員對(duì)于相關(guān)制度的理解出現(xiàn)偏差、控制制度被誤解和抵制等情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響內(nèi)部控制的效率和效果。

（五）監(jiān)督體系不完善

外部監(jiān)督方面，我國大部分高校的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，審計(jì)獨(dú)立性較差。很多高校的審計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置在財(cái)務(wù)部門或者與紀(jì)檢監(jiān)察部門合署辦公，審計(jì)的獨(dú)立性受到影響。在內(nèi)部審計(jì)職能方面，大部分學(xué)校的內(nèi)部審計(jì)的重點(diǎn)僅是放在財(cái)務(wù)方面，未實(shí)施有效的管理審計(jì)和經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)，不能有效地對(duì)圖書館的內(nèi)部控制進(jìn)行高效的評(píng)價(jià)和監(jiān)督。

圖書館內(nèi)部監(jiān)督方面，高校圖書館未能建立舉報(bào)制度和反舞弊機(jī)制，或者舉報(bào)和反舞弊制度未能得到有效應(yīng)用，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)不當(dāng)或違規(guī)行為，投訴等相關(guān)監(jiān)督機(jī)制缺失或者無效，存在民主監(jiān)督流于形式等問題。

二、完善高校圖書館內(nèi)部控制的相關(guān)對(duì)策

（一）優(yōu)化控制環(huán)境

良好的內(nèi)部控制環(huán)境是圖書館實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)條件。管理者方面，首先要樹立現(xiàn)代科學(xué)管理的意識(shí)，積極學(xué)習(xí)科學(xué)的管理方法;其次，充分認(rèn)識(shí)內(nèi)部控制的必要性和重要性，積極主動(dòng)參加相關(guān)培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制理解和認(rèn)識(shí)。館員方面，在館員的招聘和引進(jìn)階段，著重考核職業(yè)道德和相關(guān)業(yè)務(wù)能力;在能力開發(fā)和維持階段，積極拓展和增加在職培訓(xùn)的形式和次數(shù)，拓展館員視野，促進(jìn)館員服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新的提高，使館員充分理解科學(xué)管理的必要性和重要性;日常管理過程中，實(shí)施制度管理和相互監(jiān)督。

（二）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

高校圖書館應(yīng)提高風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制的建設(shè)。根據(jù)圖書館服務(wù)于全校師生的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)圖書館的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面的分析和評(píng)估。

首先要從整體層面進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和分析，利用分析的相關(guān)技術(shù)和方法，重點(diǎn)分析圖書館整體層面的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性以及風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生帶來損失的嚴(yán)重程度。其次，分析圖書館目前內(nèi)部控制組織狀況和實(shí)施情況。比如，內(nèi)部控制制度是否完備，是否覆蓋了所有圖書館的重要業(yè)務(wù);相關(guān)制度是否科學(xué)，能否有效應(yīng)對(duì)圖書館目前及可預(yù)測的未來的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn);所有重大業(yè)務(wù)是否按照相關(guān)制度執(zhí)行。最后，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析的結(jié)果，確定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，比如風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避等。

具體業(yè)務(wù)活動(dòng)層面，（1）預(yù)算管理方面，重點(diǎn)分析年度預(yù)算的編制是否科學(xué)，是否符合圖書館目前的資產(chǎn)配置，能否完成相應(yīng)的年度目標(biāo)，專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)和日常業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的使用是否按照相關(guān)制度規(guī)定執(zhí)行;（2）分析收支管理，重點(diǎn)分析支出事項(xiàng)是否按照規(guī)定流程和制度進(jìn)行;（3）資產(chǎn)管理方面，重點(diǎn)分析圖書館資產(chǎn)的管理的現(xiàn)狀和效果，比如，是否定期或者不定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行清查與盤點(diǎn)，是否按照資產(chǎn)管理的相關(guān)制度進(jìn)行資產(chǎn)處置。

（三）健全控制活動(dòng)

高校圖書館首先要根據(jù)圖書館業(yè)務(wù)特點(diǎn)，科學(xué)合理地分析內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位，根據(jù)關(guān)鍵崗位，按照不相容職務(wù)分離和牽制的原則，設(shè)置相應(yīng)的內(nèi)設(shè)部門，并科學(xué)合理地劃分各部門的權(quán)限和責(zé)任，構(gòu)建相互制約和相互監(jiān)督的機(jī)制。

具體來講，科學(xué)合理地劃分采編、典藏、流通、信息咨詢、情報(bào)研究、系統(tǒng)維護(hù)、軟件開發(fā)、硬件維護(hù)等部門或者崗位，明確各部門或崗位辦理業(yè)務(wù)的權(quán)限、范圍和責(zé)任，制定科學(xué)的審批程序。對(duì)于重大的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，必須實(shí)施集體決策和會(huì)簽制度;各個(gè)部門或者崗位的館員在崗位授權(quán)范圍內(nèi)行使其職權(quán)、辦理相應(yīng)的業(yè)務(wù)。

在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理過程中，加強(qiáng)預(yù)算管理的約束機(jī)能，圖書館所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)都要在預(yù)算內(nèi)按照相應(yīng)制度執(zhí)行。重視圖書館相關(guān)資產(chǎn)的日常管理制度的建設(shè)，并根據(jù)情況確定定期清查制度或不定期抽查制度。

（四）加強(qiáng)信息溝通

完善崗位設(shè)置是信息和溝通進(jìn)行的有效條件。高校圖書館應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容和內(nèi)部控制的需求，按照成本和效益的原則、效率和效益原則，對(duì)圖書館內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，改變傳統(tǒng)金字塔式的管理結(jié)構(gòu)，促進(jìn)信息的橫向傳播;多樣化圖書館內(nèi)部與外部信息溝通機(jī)制建設(shè)，利用信息化設(shè)備充分提高內(nèi)設(shè)部門之間信息的效率和效果，充分利用各種報(bào)紙、網(wǎng)站、微信等信息傳遞媒介與外界進(jìn)行信息溝通和交流，以此提高服務(wù)的針對(duì)性和有效性。并根據(jù)讀者的信息需求，增加新的服務(wù)部門，增加信息溝通的渠道，拓展和增強(qiáng)服務(wù)職能。充分利用各種類型的會(huì)議、各種主題的座談會(huì)、文化活動(dòng)、建議和投訴信箱、內(nèi)部刊物等各種信息溝通的方式加強(qiáng)圖書館內(nèi)部的信息溝通交流，提高管理的效率和效果。

（五）完善監(jiān)督機(jī)制

外部監(jiān)督方面，建立有效的外部監(jiān)督與評(píng)價(jià)體系，充分依托高校內(nèi)部審計(jì)部門或機(jī)構(gòu)，對(duì)內(nèi)部控制的建設(shè)和執(zhí)行不斷加大力量進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

內(nèi)部監(jiān)督方面，構(gòu)建舉報(bào)制度和反舞弊機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不當(dāng)或違規(guī)行為;制定投訴與反舞弊流程，對(duì)外部和內(nèi)部充分宣傳，對(duì)收到的投訴和反舞弊信息認(rèn)真分析、調(diào)查并及時(shí)向有關(guān)部門或者人員反饋;定期召開圖書館師生見面會(huì)，搜集相關(guān)建議和意見;有效實(shí)施圖書館重大館務(wù)公開制度，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)工作人員的民主監(jiān)督意識(shí)，以提高內(nèi)部控制的效率和效果。

充分利用外部監(jiān)督與內(nèi)部監(jiān)督，對(duì)內(nèi)部控制體系運(yùn)行的效果進(jìn)行測試、評(píng)價(jià)，針對(duì)存在的缺陷，及時(shí)完善相關(guān)制度和措施。

結(jié)語

在不斷拓展服務(wù)模式和服務(wù)內(nèi)容的形勢下，高校圖書館內(nèi)部控制建的必要性也日趨顯現(xiàn)。通過不斷地提高圖書館管理者和館員的內(nèi)部控制理念，優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，對(duì)圖書館進(jìn)行全面的風(fēng)險(xiǎn)分析、評(píng)估和應(yīng)對(duì)，結(jié)合圖書館自身特點(diǎn)科學(xué)制定內(nèi)部控制實(shí)施方案，加強(qiáng)溝通機(jī)制的建設(shè)，不斷提高信息溝通的效率，加強(qiáng)內(nèi)外部監(jiān)督和評(píng)價(jià)體系的建設(shè)，為內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供保障，從而提高圖書館管理的效果和效果。

此外，高校圖書館內(nèi)部控制建設(shè)要根據(jù)高校的規(guī)模、學(xué)科特點(diǎn)等自身狀況，并結(jié)合高校的發(fā)展?fàn)顩r和辦學(xué)理念，科學(xué)建設(shè)并不斷優(yōu)化，從而達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)管理的目的。

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