王華

摘要：公文處理是辦公室的基礎(chǔ)性工作，主要包括發(fā)文、收文和歸檔三個(gè)部分，其中辦公室審稿、部門閱文和文件歸檔是最重要的三個(gè)環(huán)節(jié)，抓好這三個(gè)主要環(huán)節(jié)，就能大大提高公文處理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：公文處理;發(fā)文;收文;歸檔

一、發(fā)文管理的主要環(huán)節(jié)是辦公室審稿

發(fā)文管理流程通常有8個(gè)環(huán)節(jié)組成：部門起草→部門領(lǐng)導(dǎo)審閱→辦公室秘書審稿→辦公室主任復(fù)審→相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽→主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→辦公室秘書核稿→辦公室文書制發(fā)。

在過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有：

（一）部門起草文件格式不符合要求，質(zhì)量不高。這主要是起草人員文字表達(dá)能力不強(qiáng)，再就是部門領(lǐng)導(dǎo)審稿不仔細(xì)。

（二）部門發(fā)文流程不規(guī)范，不經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審閱或是部門領(lǐng)導(dǎo)提前審閱但不在流程上體現(xiàn)。這主要是發(fā)文部門不遵守發(fā)文規(guī)則，沒有按照既定流程進(jìn)行。

（三）文稿審核把關(guān)不嚴(yán)。主要在于秘書沒有認(rèn)真審稿，辦公室主任沒有復(fù)審。

（四）文件制發(fā)不規(guī)范。主要有格式不規(guī)范，單位名稱使用不規(guī)范，附件、附注標(biāo)識(shí)不準(zhǔn)確等現(xiàn)象，也是辦公室的責(zé)任。

發(fā)文管理最重要的環(huán)節(jié)在辦公室。對發(fā)文經(jīng)常出現(xiàn)的問題，除了要加強(qiáng)對相關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)外，更重要的是辦公室審核，秘書人員要仔細(xì)核對，嚴(yán)格把關(guān)，對不符合要求的文稿要予以駁回，要嚴(yán)格要求發(fā)文流程的每個(gè)環(huán)節(jié)都養(yǎng)成認(rèn)真仔細(xì)、層層把關(guān)的良好習(xí)慣，這樣就會(huì)大大提高文件的制發(fā)質(zhì)量。

二、收文管理的重要環(huán)節(jié)是部門閱文

收文管理流程一般有8個(gè)環(huán)節(jié)組成：文書接收文件→辦公室主任審批→分管領(lǐng)導(dǎo)批示意見→文書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門→部門領(lǐng)導(dǎo)閱辦文件→文件返回至文書→文書反饋辦文結(jié)果→文書結(jié)束流程。

收文流程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有：

（一）領(lǐng)導(dǎo)批示意見不明晰。當(dāng)一個(gè)文件需要多個(gè)部門共同處理時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的批示就要清楚地分配工作，要明確牽頭部門和配合部門的職責(zé)，否則就會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)部門相互“依賴”，相互推脫，造成文件處理不及時(shí)、辦理不到位。

（二）文件處理定向不準(zhǔn)確。主要表現(xiàn)在不能嚴(yán)格區(qū)分“辦理文件”與“閱知文件”，以“閱”代辦的問題時(shí)有發(fā)生。例如需要部門辦理的文件，部門領(lǐng)導(dǎo)的簽署意見應(yīng)包括“是否辦理，如何辦理，結(jié)果如何”三方面內(nèi)容，但有些部門領(lǐng)導(dǎo)只是簡單地填寫“已閱”，造成“辦件”按“閱件”處理，部門辦理環(huán)節(jié)就不能有效落實(shí)文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示;另一方面即使文件已經(jīng)妥善處理，但由于閱辦單上的顯示只是“已閱”“已辦”等字眼，不能明確顯示辦理情況，為事后查詢和追溯造成批辦無果的現(xiàn)象。

（三）文件處理流程不簡練。有的部門在閱文時(shí)，環(huán)節(jié)層次過多，無論科長、副科長是否分管這項(xiàng)工作，所有領(lǐng)導(dǎo)都將文件看一遍，人員一多，流轉(zhuǎn)不暢，造成辦理超時(shí)。

（四）文件積壓，沒有及時(shí)處理，這是部門處理文件時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)的情況。大多數(shù)職能部門業(yè)務(wù)繁忙，部門領(lǐng)導(dǎo)白天沒有時(shí)間坐下來處理公文，都是下班后利用休息時(shí)間處理白天積壓的文件，但此時(shí)信息交流相對減弱，很多事項(xiàng)的處理過程和結(jié)果不能及時(shí)反映，若是文件一多，查看不仔細(xì)，就會(huì)有遺漏，更容易造成文件積壓。

收文管理最重要的環(huán)節(jié)在部門。針對收文過程經(jīng)常出現(xiàn)的問題，辦公室要加強(qiáng)對公文閱處的管理和要求，制定出相應(yīng)措施，針對閱文時(shí)限、意見的填寫提出明確要求，這樣才能有效避免文件處理不當(dāng)和文件積壓;在部門流轉(zhuǎn)不力的情況下，辦公室有權(quán)利、更有義務(wù)對文件進(jìn)行催辦，提醒部門加快辦理速度，提高整體辦文質(zhì)量。

三、立卷歸檔過程的主要環(huán)節(jié)在辦公室

工作中形成的有查考價(jià)值和保存價(jià)值的文件按照一定的要求組合起來，形成案卷，分類存放于檔案室，這就是文件的立卷歸檔。這個(gè)過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有：

（一）文件歸檔資料不全。一份完整的檔案文件由正式文件、擬文紙和底稿三部分組成，正式文件和擬文紙一般不會(huì)缺失，但底稿就容易出現(xiàn)問題：一是沒有修改痕跡。有時(shí)為了頁面整齊、美觀，會(huì)在某個(gè)環(huán)節(jié)將修改痕跡消除，底稿已同正式文件內(nèi)容完全一樣，沒有了參考價(jià)值;二是電子版底稿不保存。底稿的意義在于修改前后的對比，對辦公室秘書來說，經(jīng)常翻閱底稿，可以研究領(lǐng)導(dǎo)的思路，盡快地寫出符合要求的文章。如果不保存底稿，缺少了可以隨時(shí)查閱、對比的資料，會(huì)給工作帶來諸多不便。

（二）部門外出開會(huì)帶回的文件和上級機(jī)關(guān)對口發(fā)送到部門的文件，沒有按規(guī)定交回辦公室進(jìn)行規(guī)范處理，而是由本部門自行處理，致使文件處理不規(guī)范，辦理不及時(shí)，甚至造成文件丟失，無法歸檔。

（三）不歸紙質(zhì)版文件檔案?，F(xiàn)代企業(yè)提倡無紙化辦公，但對文書檔案部門來說，卻仍然要“兩條腿”走路，也就是說，在進(jìn)行電子版文件歸檔的同時(shí)，必須同時(shí)保存一份紙質(zhì)檔案。因?yàn)楫?dāng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的服務(wù)器發(fā)生故障時(shí)，很容易丟失數(shù)據(jù)，一旦造成數(shù)據(jù)丟失，檔案部門的損失就不可彌補(bǔ)了。

文件的立卷歸檔工作主要在辦公室。辦公室的文書、秘書要加強(qiáng)在公文處理過程中的責(zé)任心，提高對立卷歸檔工作的認(rèn)識(shí)，只有辦公室對這項(xiàng)工作重視了，才會(huì)加強(qiáng)這方面的管理，保證文件處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都不放松。

綜上所述，公文處理是一項(xiàng)需要高度用心負(fù)責(zé)的工作，它既需要辦公室的工作人員認(rèn)真仔細(xì)，嚴(yán)格管理，又需要與多個(gè)部門加強(qiáng)交流，團(tuán)結(jié)合作。整個(gè)處理流程環(huán)節(jié)多，人員廣，但只要抓好了辦公室審稿、部門閱文、辦公室歸檔這三個(gè)主要環(huán)節(jié)，就能讓每一個(gè)環(huán)節(jié)都絲絲相扣不脫節(jié)，大大提高公文處理的質(zhì)量，自然也就能提升辦公室的整體工作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國石化公文處理實(shí)務(wù)手冊[M].中國石化出版社，2017.