段冉

摘 要：結(jié)合流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，梳理總結(jié)其中存在的檔案管理機(jī)構(gòu)不規(guī)范、人事檔案作用弱化、檔案材料收集困難、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案管理經(jīng)費(fèi)保障不足、檔案信息化水平不高等困難和問(wèn)題，探索改善流動(dòng)人員人事檔案管理工作的對(duì)策，為加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作、促進(jìn)人才的合理流動(dòng)提供一點(diǎn)參考。

關(guān)鍵詞：人才服務(wù)機(jī)構(gòu);流動(dòng)人員;人事檔案;難點(diǎn);對(duì)策

人事檔案是記錄個(gè)人出生日期、教育培訓(xùn)、工作經(jīng)歷、職務(wù)任免、職稱情況、獎(jiǎng)勵(lì)處罰、政治面貌、業(yè)務(wù)能力等情況的文件資料，是人力資源管理的重要工具，具有憑證、依據(jù)和參考的作用。在個(gè)人升學(xué)錄取、職稱申報(bào)、職務(wù)晉升、開(kāi)具證明、繳納社會(huì)保險(xiǎn)、辦理退休等情況下，都會(huì)用到人事檔案。流動(dòng)人員人事檔案是人事檔案的重要組成部分，做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人才合理流動(dòng)具有重要的意義。

1 流動(dòng)人員人事檔案的范圍

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事制度改革的不斷深入，我國(guó)的流動(dòng)人員數(shù)量逐漸增加， 流動(dòng)頻率不斷加快，

流動(dòng)人員人事檔案管理隨之應(yīng)運(yùn)而生。根據(jù)中共中央組織部、人力資源社會(huì)保障部、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)、財(cái)政局、國(guó)家檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)﹝2014﹞90號(hào)）精神，流動(dòng)人員人事檔案具體包括：非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員的檔案;辭職辭退、取消錄（聘）用或被開(kāi)除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案;與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)（聘用）關(guān)系人員的檔案;未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案;自費(fèi)出國(guó)留學(xué)及其他因私出國(guó)（境）人員的檔案;外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的檔案;自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案;其他實(shí)行社會(huì)管理人員的檔案。

2 現(xiàn)階段流動(dòng)人員人事檔案管理難點(diǎn)

對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案的有效管理能夠促進(jìn)人才在不同行業(yè)、不同地區(qū)時(shí)間實(shí)現(xiàn)合理流動(dòng)，有利于社會(huì)資源的有效配置，解決流動(dòng)人員的后顧之憂。但在實(shí)際工作中，由于流動(dòng)人員數(shù)量多、流動(dòng)性大等特殊性，流動(dòng)人員人事檔案管理面臨著一些困難和問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：

2.1 檔案管理機(jī)構(gòu)不規(guī)范

在實(shí)際工作中，流動(dòng)人員人事檔案多頭管理的現(xiàn)象依然存在，流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)有縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門(mén)授權(quán)的單位，也有各行業(yè)成立的人力資源中心、部分私營(yíng)人力資源機(jī)構(gòu)。未經(jīng)授權(quán)的檔案管理機(jī)構(gòu)管理混亂，標(biāo)準(zhǔn)不高，隨意性大，擾亂了流動(dòng)人員人事檔案管理工作秩序，流動(dòng)人員的利益無(wú)法保障。

2.2 人事檔案作用弱化

流動(dòng)人員多數(shù)在非公有制單位就業(yè)，處于人檔分離的狀態(tài)。在工作中，用人單位以工作能力決定員工崗位晉升和薪酬標(biāo)準(zhǔn)，在某種程度上使檔案的作用弱化。流動(dòng)人員對(duì)人事檔案的作用缺乏了解，檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案不夠重視，認(rèn)為檔案可有可無(wú)。有的畢業(yè)后沒(méi)有辦理檔案托管，將檔案放在個(gè)人手中;有的將檔案托管到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)后，再也不聞不問(wèn)，聯(lián)系方式變更，多年失去聯(lián)系，棄檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.3 人事檔案材料收集困難

流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)以服務(wù)為主，對(duì)流動(dòng)人員檔案材料的主動(dòng)歸檔難以形成約束。流動(dòng)人員對(duì)新取得材料的歸檔工作也不夠重視，普遍存在檔案材料更新不及時(shí)的現(xiàn)象，該歸檔的材料未及時(shí)歸檔，造成檔案材料不完整，缺乏連續(xù)性，很多人工作多年，檔案信息未發(fā)生任何變化。在依據(jù)檔案出具證明時(shí)，由于檔案中沒(méi)有相關(guān)記載，無(wú)法通過(guò)檔案及時(shí)了解流動(dòng)人員的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)等情況，對(duì)出具證明造成很大的困難。

2.4 人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

流動(dòng)人員人事檔案管理未執(zhí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。如檔案轉(zhuǎn)遞程序不統(tǒng)一，各人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)行政（工資）介紹信、檔案工資材料、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、調(diào)整改派手續(xù)的要求不一致，導(dǎo)致流動(dòng)人員檔案轉(zhuǎn)遞尤其是跨地區(qū)流動(dòng)時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)接收障礙的情況。對(duì)于檔案轉(zhuǎn)遞的途徑也不規(guī)范，檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，有的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不通過(guò)機(jī)要通道轉(zhuǎn)遞或?qū)Ｈ怂腿?，交由本人自行攜帶，容易造成檔案丟失、損壞或違規(guī)拆封。

2.5 人事檔案管理經(jīng)費(fèi)保障不足

自2015年起，取消了流動(dòng)人員人事檔案管理收費(fèi)。要求各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提供免費(fèi)的流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)，各地將相關(guān)經(jīng)費(fèi)納入同級(jí)財(cái)政預(yù)算。但在實(shí)際工作中，經(jīng)費(fèi)保障嚴(yán)重不足，尤其是一些縣（區(qū)）級(jí)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，有一些基本沒(méi)有經(jīng)費(fèi)保障，難以滿足日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.6 人事檔案信息化水平不高

各人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的信息化程度進(jìn)展不同步，有的省份信息化建設(shè)起步早，目前已推行全省統(tǒng)一的流動(dòng)人員人事檔案管理信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了省內(nèi)電子檔案信息共享;有的省份部分地區(qū)完成流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)，但是省內(nèi)未統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);還有的地區(qū)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)工作仍未開(kāi)展。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)信息化水平不高，大大影響了流動(dòng)人員人事檔案的服務(wù)水平，影響了人才流動(dòng)的效率。

3 改善流動(dòng)人員人事檔案管理對(duì)策

建立健全流動(dòng)人員人事檔案管理體系，做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作，有利于打破人才流動(dòng)的瓶頸，解決流動(dòng)人員的后顧之憂，為促進(jìn)人才合理流動(dòng)、更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局做出積極貢獻(xiàn)。主要做好以下六個(gè)方面工作：

3.1 進(jìn)一步規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)

按照規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，主管部門(mén)為政府人力資源社會(huì)保障部門(mén)，接受同級(jí)黨委組織部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門(mén)授權(quán)的單位管理。對(duì)于違規(guī)管理流動(dòng)人員人事檔案的機(jī)構(gòu)，有關(guān)部門(mén)要加大監(jiān)督檢查力度，維護(hù)流動(dòng)人員人事檔案管理工作秩序，保障流動(dòng)人員的利益。

3.2 加大人事檔案作用的宣傳力度

即便在非公有制企業(yè)，也經(jīng)常會(huì)遇到依據(jù)檔案記載出具學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明的情況。入黨、參軍、公務(wù)員招錄、出國(guó)（境）政審，都需要用到人事檔案。因此，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要加大對(duì)人事檔案作用的宣傳力度，使流動(dòng)人員充分認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性。

3.3 建立人事檔案材料收集歸檔長(zhǎng)效機(jī)制

檔案信息更新不及時(shí)，檔案就失去了憑證和參考的意義。無(wú)法從檔案中及時(shí)了解個(gè)人的信息情況，人事檔案的作用將大打折扣。因此，必須建立健全檔案材料收集歸檔機(jī)制。一方面要加強(qiáng)與流動(dòng)人員工作單位和相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)收集有關(guān)材料;另一方面在流動(dòng)人員辦理檔案托管手續(xù)時(shí)，簽訂協(xié)議，告知檔案材料收集歸檔的范圍和內(nèi)容，提醒流動(dòng)人員及時(shí)將新形成的檔案材料歸檔，確保檔案材料的完整齊全。在收集歸檔材料時(shí)，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定認(rèn)真進(jìn)行鑒別，確保歸檔材料真實(shí)準(zhǔn)確。

3.4 統(tǒng)一檔案接收和轉(zhuǎn)遞標(biāo)準(zhǔn)

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，接收檔案時(shí)，對(duì)于明確取消的檔案工資記載、轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)、行政（工資）介紹信等不得再要求轉(zhuǎn)出機(jī)構(gòu)出具相關(guān)材料，暢通檔案轉(zhuǎn)遞渠道。檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，嚴(yán)格通過(guò)機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿》绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案，保障檔案的安全。有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，建立投訴反饋機(jī)制，對(duì)于拒收符合規(guī)定的流動(dòng)人員人事檔案的機(jī)構(gòu)要采取相應(yīng)措施加以約束，為人才流動(dòng)提供便利。

3.5 完善人事檔案管理經(jīng)費(fèi)保障

流動(dòng)人員人事檔案取消收費(fèi)后，公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)完全依托財(cái)政經(jīng)費(fèi)保障開(kāi)展工作，經(jīng)費(fèi)是否充足，直接影響到檔案管理設(shè)備設(shè)施的配備和信息化建設(shè)，影響檔案管理水平的高低。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)積極加強(qiáng)與財(cái)政部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，將流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)相關(guān)經(jīng)費(fèi)納入同級(jí)財(cái)政保障，參考保管的檔案數(shù)量等因素確定經(jīng)費(fèi)數(shù)額，保障流動(dòng)人員人事檔案管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.6 提高人事檔案管理信息化水平

信息化是流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的重要手段和發(fā)展方向。有關(guān)部門(mén)應(yīng)建立全國(guó)統(tǒng)一的流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建全國(guó)通用的數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)體系。各人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要加快推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案電子化、數(shù)字化工作，在各人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間推行信息互通和數(shù)據(jù)銜接，實(shí)現(xiàn)信息異地查詢、檔案轉(zhuǎn)遞網(wǎng)上預(yù)審等服務(wù)，不斷提高流動(dòng)人員人事檔案管理水平和服務(wù)效率。

參考文獻(xiàn)

[1]中共中央組織部、人力資源社會(huì)保障部、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)、財(cái)政局、國(guó)家檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)）.

[2]王魯花，韓春紅.新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題及對(duì)策〔J〕.人力資源開(kāi)發(fā).2014，（16）：3-4.