胡臻

【摘要】近年來，我國各單位及企業(yè)人員辦公過程中文件的收發(fā)數量呈現明顯上升的趨勢，為了有效提升企業(yè)以及機關部門辦公效率，有必要在辦公室建立系統(tǒng)的文件收發(fā)平臺，提升企業(yè)以及機關單位的辦公效率。實現辦公室電子文檔的網絡化傳遞，能夠減輕工作負擔、降低不必要的辦公支出，同時還能夠減輕工作人員的工作壓力。本文分析了辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺建立的必要性，深入探討了系統(tǒng)建立時需要應用的要點，以期為相關工作者提供指導和幫助。

【關鍵詞】辦公室文件;收發(fā)平臺;開發(fā);應用

現階段，全球經濟快速發(fā)展以及新的政治形勢變化，對我國的單位機關以及企業(yè)安全都提出了新的要求，同時，由于信息化時代的到來，文件、通知的傳遞越來越頻繁。過去的文件及通知傳遞大都通過傳真的方式進行，對于保密等級較高的文件，則需要基層單位派專人去取，這種文件傳遞方式不僅效率低下，同時成本極大，對于一些需要緊急處理的文件，人工取送的方式已經難以滿足當前的工作要求。在計算機技術以及互聯網技術普及的今天，機關單位以及企業(yè)部門有必要借助互聯網資源，建立專門的辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺，實現通信渠道的拓寬以及信息傳遞速度的提升，從而推動現階段我國企業(yè)及基層辦公效率。

一、辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺建設簡述

（一）系統(tǒng)需求分析。辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺的開發(fā)和建設，主要包括辦公室文件下發(fā)、辦公室內部文件互傳以及基層文件上傳等幾個方面的工作內容，因此在每個部分的權限以及保密建設時，需要采取不同的操作權限以及密碼，確保文件通過系統(tǒng)傳輸時的私密性和安全性。辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺的建設需要經歷以下幾個階段：借助軟件工程技術進行結構化、模塊化設計，同時根據企業(yè)以及機關單位實際辦公需求進行辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺的設計，對平臺的底層進行確定，另外，還需要進行平臺分模塊開發(fā)以及集成測試等工作，確保平臺的運營穩(wěn)定后將其投入使用。在進行系統(tǒng)建設時，將領導辦公室與基層辦公室之間快速的文件傳遞作為目標，力求借助系統(tǒng)文件收發(fā)平臺滿足以下幾個工作要求：第一，領導辦公室向區(qū)域范圍內的基層辦公室進行文件發(fā)送。第二，各領導辦公室之間以及各基層辦公室之間進行文件互相傳輸。第三，基層辦公室向領導辦公室進行文件上報。第四，文件接收單位能夠進行文件實名簽收，方便之后信息查詢及反饋。第五，對系統(tǒng)的每個使用者進行IP地址記錄，避免他人盜用用戶名以及密碼。第六，建立歷史記錄模塊，將半年甚至一年內的文件傳輸名稱進行保存，方便進行審核查詢。第七，對半年之內的文件傳輸記錄進行保存，清除這個時間區(qū)間之外的文件傳輸記錄，避免冗余信息造成工作人員資料查詢的不便。

（二）系統(tǒng)設計目標。想要確保系統(tǒng)文件收發(fā)平臺切實幫助工作人員辦公，需要在進行系統(tǒng)設計時滿足以下幾個目標：第一，系統(tǒng)可靠性要強。長時間的運行、大規(guī)模的信息傳遞都不會影響其運行的可靠性以及安全性。第二，文件收發(fā)平臺要具有實用性。也就是說文件收發(fā)平臺的使用難度不能過大，同時要與基層辦公的實際情況接軌良好，避免工作人員在使用時出現隔閡感。第三，系統(tǒng)要具有擴展性，也就是說文件傳輸系統(tǒng)的擴展升級是較為簡單的，這樣能夠幫助領導在進行規(guī)劃時處于一個高起點，而在具體實施時分步進行，逐步擴展。第四，文件收發(fā)平臺要具有一定的先進性，具體來說，在進行文件收發(fā)平臺設計時，必須充分考慮到文件收發(fā)平臺未來的發(fā)展情況以及未來辦公室文件收發(fā)的工作需求，并運用先進的理念及技術進行平臺設計，確保系統(tǒng)文件收發(fā)平臺在一定的時間內都處于可使用狀態(tài)內。第五，文件收發(fā)平臺要具有靈活性，也就是說文件收發(fā)平臺的適用范圍要廣，不能僅局限于某一區(qū)域。第六，文件收發(fā)平臺在研究以及設計過程中盡可能具有更高的性價比，減少成本投入，從而為我國的政府工作以及經濟發(fā)展提供更大的支持。

二、系統(tǒng)關鍵技術簡述

（一）動態(tài)數據庫維護程序設計。為了減少工作人員在進行文件錄入時的工作量，同時提升文件信息錄入時的準確程度，有必要對收發(fā)平臺需要維護的信息按照其類別進行分類，同時，借助相應的模塊來對這些信息進行靈活的增加、刪減、修改以及保存。

（二）系統(tǒng)程序結構設計。在進行文件收發(fā)平臺設計時，需要采用分級模塊來進行程序設計，實現“不同權限可使用的功能不同”這一要求。一般來說，所有的文件收發(fā)平臺需要具備以下四個功能，即基層文件接收、同級文件接收、發(fā)送文件以及已發(fā)送文件存儲，這四個功能模塊有機結合，是文件收發(fā)平臺的重要組成部分。

（三）系統(tǒng)優(yōu)化處理。系統(tǒng)優(yōu)化處理，就是緊密結合辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺設計使用需求來對系統(tǒng)進行相應的設計以及優(yōu)化。具體來說，文件收發(fā)平臺優(yōu)化處理主要包括以下幾個方面：第一，設計相應的程序，確保用戶在文件簽收時留下簽名記錄。第二，定期對系統(tǒng)半年以前的傳輸文件進行清除。第三，對系統(tǒng)文件傳輸后的文件名稱進行記錄以及分類，方便工作人員后續(xù)的查找工作。

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