楊曉麗+楊曉娟

【摘要】關(guān)于電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制首先要弄清會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的概念和意義，也要系統(tǒng)的分析其所處在怎樣的環(huán)境之下才能就此展開(kāi)討論。還有要弄清的是這種內(nèi)部體系控制存在怎樣的問(wèn)題并且提出解決方案。再者就是要根據(jù)電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制的特點(diǎn)進(jìn)行深入研究。針對(duì)這種存在方式和企業(yè)間的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是否完整提出改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】電算化會(huì)計(jì) 企業(yè)內(nèi)部控制 會(huì)計(jì)系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展網(wǎng)絡(luò)電算化會(huì)計(jì)也逐漸發(fā)展起來(lái)，對(duì)于在財(cái)務(wù)方面的核算與管理所處的環(huán)境也發(fā)生了一定的變化。對(duì)于會(huì)計(jì)在財(cái)務(wù)方面的計(jì)算和處理過(guò)程也在電子計(jì)算中得到了實(shí)現(xiàn)，從而會(huì)計(jì)工作在網(wǎng)絡(luò)這個(gè)大環(huán)境的影響下也變得方便快捷。

一、電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的檢查、分析和設(shè)計(jì)

了解使用者的要求及現(xiàn)實(shí)環(huán)境是關(guān)于電算化會(huì)計(jì)的系統(tǒng)檢查的主要任務(wù)。

首先，需要對(duì)使用電算化會(huì)計(jì)體統(tǒng)的企業(yè)進(jìn)行基礎(chǔ)情況的調(diào)查，比如對(duì)該企業(yè)所設(shè)立的組織機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)部門(mén)與其他部門(mén)之間的信息聯(lián)系方式等情況進(jìn)行掌握；然后，在對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)部門(mén)基礎(chǔ)情況進(jìn)行掌握的前提下進(jìn)行該企業(yè)會(huì)計(jì)記錄特點(diǎn)以及會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)方法的總結(jié)。對(duì)企業(yè)所使用的電算化系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查的主要目的在于為下一步的決策提供科學(xué)、合理的信息，為企業(yè)下一步業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供充分的數(shù)據(jù)支持。

在對(duì)企業(yè)的電算化系統(tǒng)進(jìn)行分析時(shí)需要明確該系統(tǒng)被建立的主要目的是什么，以便在調(diào)查的過(guò)程之中可以和傳統(tǒng)系統(tǒng)進(jìn)行明顯的區(qū)分，在情況調(diào)查清楚的基礎(chǔ)上以文字、符號(hào)以及圖表等對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行明晰的表達(dá)，對(duì)于系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)，還需要建立起系統(tǒng)界面、內(nèi)部接口、功能、數(shù)據(jù)流程圖、數(shù)據(jù)字典、輸入輸出等的邏輯模型，這是開(kāi)展下一步工作的重要依據(jù)。

然后根據(jù)系統(tǒng)分析階段給出的系統(tǒng)應(yīng)該做些什么進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，也就是說(shuō)要提出一個(gè)具體的解決實(shí)施方案，再由編程人員根據(jù)所給出的方案編出滿足功能要求的應(yīng)用軟件。

電算化會(huì)計(jì)就可以根據(jù)編程軟件進(jìn)行核算校對(duì)，通過(guò)整理原始憑證，再由主管部門(mén)審核，之后要保有填制記賬的憑證，再由專職人員進(jìn)行二次審核，審核之后輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)的處理過(guò)后會(huì)形成各種賬務(wù)表格，最后可以打印輸出形成報(bào)表或者相關(guān)文件。

設(shè)計(jì)完畢之后，還需要電算化會(huì)計(jì)或者相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)試，合格之后會(huì)進(jìn)入試運(yùn)行階段。需要建立專門(mén)的模擬數(shù)據(jù)以便對(duì)系統(tǒng)中所設(shè)計(jì)的各個(gè)環(huán)節(jié)展開(kāi)性能測(cè)試，測(cè)試的主要目的是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，促進(jìn)設(shè)計(jì)系統(tǒng)的不斷完善。系統(tǒng)測(cè)試完畢進(jìn)行正式的投入使用前，還需要進(jìn)行人機(jī)同時(shí)操作檢測(cè)，以此對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)，確保系統(tǒng)設(shè)計(jì)質(zhì)量。

二、建立適應(yīng)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的內(nèi)部控制體系

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)包括財(cái)務(wù)系統(tǒng)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)還有管理決策系統(tǒng)。其中財(cái)務(wù)系統(tǒng)又包括總賬系統(tǒng)、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、成本管理、資金管理以及報(bào)表管理。供應(yīng)鏈系統(tǒng)包括采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、銷(xiāo)售管理以及存貨管理。管理決策系統(tǒng)包括財(cái)務(wù)分析、績(jī)效評(píng)價(jià)以及決策支持系統(tǒng)。在這種電算化模式下通常采用數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理以及信息輸出的財(cái)務(wù)處理程序進(jìn)行核算。

會(huì)計(jì)電算化是電子計(jì)算機(jī)代替人工，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬、記賬、算賬、查賬及部分會(huì)計(jì)信息統(tǒng)計(jì)、分析、判斷甚至是提供決策的過(guò)程。企業(yè)對(duì)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用可以大大提高企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的核算處理速度，同時(shí)準(zhǔn)確性也極大的提高，但是存在優(yōu)勢(shì)就必然也會(huì)伴隨著一定的弊端，為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來(lái)許多新的問(wèn)題。

會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)賬務(wù)的集中化處理，使會(huì)計(jì)部門(mén)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施和相關(guān)的數(shù)據(jù)檢查核對(duì)自然而然地消失了。取而代之的是計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制措施。

隨著會(huì)計(jì)電算化后，企業(yè)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)方面不再僅限于紙張記錄而是將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)直接記錄在磁盤(pán)或光盤(pán)上，很容易被篡改甚至不留痕跡，這樣就很難辨別會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真?zhèn)?。因此，?huì)計(jì)數(shù)據(jù)就會(huì)存在丟失或者毀壞的危險(xiǎn)，如何保證數(shù)據(jù)的安全可靠防止被非法修改就成了一個(gè)亟待解決的重要問(wèn)題。

另外，如果將對(duì)待會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的控制范圍擴(kuò)大，就能夠很好地適應(yīng)該系統(tǒng)建立和運(yùn)行的復(fù)雜性。對(duì)傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒(méi)有控制到的相關(guān)方面加以控制，做好對(duì)會(huì)計(jì)信息的安全保護(hù)以及針對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防治還有有關(guān)操作系統(tǒng)的維護(hù)。

授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見(jiàn)的、基礎(chǔ)的電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制，與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的業(yè)工作人員可利用特殊的電算化系統(tǒng)方式進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，這樣就會(huì)造成不可控事件以及人為故意造成的財(cái)產(chǎn)資料丟失事故。

三、完善電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制

當(dāng)今很多企業(yè)的電算化系統(tǒng)并不是十分完善，這就要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于相關(guān)部門(mén)的設(shè)置以及人員的分工情況進(jìn)行相應(yīng)的制定，并要在效果可行的情況下進(jìn)行管理控制。關(guān)鍵在于企業(yè)管理者要制定職責(zé)分工制度，是各個(gè)部門(mén)在分工和承擔(dān)責(zé)任上做到相互約束，相互協(xié)調(diào)，減少原有系統(tǒng)可能發(fā)生的企業(yè)隱患。

在對(duì)于系統(tǒng)的操作權(quán)限以及操作規(guī)定方面，企業(yè)管理者也要制定相關(guān)規(guī)定并形成文件，使工作人員互相監(jiān)督，也有助于方便企業(yè)管理者對(duì)于企業(yè)以及操作系統(tǒng)的管理，使系統(tǒng)不存在越權(quán)操作的可能性，從而保證系統(tǒng)的安全。

同時(shí)企業(yè)管理者也要指派工作人員做好系統(tǒng)的維護(hù)工作，為防止故障發(fā)生，要定期檢查，定期維護(hù)并且要做好記錄。而且也要定期的檢測(cè)程序是否安全，是否會(huì)影響正常運(yùn)行，財(cái)務(wù)信息是否具有良好的完整性和保密性。進(jìn)行數(shù)據(jù)控制要力求任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失，不損壞也不被修改，因此，要定期的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測(cè)，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵。

最后，也要對(duì)網(wǎng)絡(luò)采取安全控制，為了更好地提高其安全性需要加強(qiáng)用戶權(quán)限設(shè)置，進(jìn)行密碼設(shè)置，設(shè)置系統(tǒng)的管理員，對(duì)各種數(shù)據(jù)的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，而且要設(shè)有不同的操作權(quán)限，拒絕其他用戶的訪問(wèn)。同時(shí)也要要求每位用戶按照自己的用戶身份和密碼進(jìn)入系統(tǒng)，對(duì)密碼進(jìn)行分組管理，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行有效加密，并且定期更新加密密碼。

對(duì)電算化會(huì)計(jì)的檔案也要進(jìn)行有效的控制管理，在存檔時(shí)，存檔的手續(xù)必須有會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管，做好各種安全保證措施，另外會(huì)計(jì)檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

對(duì)于電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制首先要選擇好財(cái)務(wù)軟件，從根源上進(jìn)行控制，其次要完善和健全企業(yè)電算化內(nèi)部控制的制度，再者就是加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督，一是找到系統(tǒng)弱點(diǎn)改善內(nèi)部控制，二是提高審計(jì)人員的素質(zhì)，以適應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的審計(jì)要求。最后一點(diǎn)是健全相關(guān)法制建設(shè)，用法律手段進(jìn)行維護(hù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

如何更好的完善電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制，這就要求企業(yè)管理者需要結(jié)合實(shí)際情況制定相關(guān)系統(tǒng)規(guī)定以及對(duì)于財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的規(guī)定并且要求內(nèi)部工作人員嚴(yán)格遵守，同時(shí)要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)。另外，對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行加密設(shè)置的同時(shí)也要進(jìn)行單一的系統(tǒng)設(shè)置，即兩個(gè)或多個(gè)系統(tǒng)不能同時(shí)被打開(kāi)，通過(guò)對(duì)電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的完善，以確保數(shù)據(jù)不會(huì)存在丟失的可能性。endprint