梁華崢

摘 要：教學(xué)檔案記錄著學(xué)校發(fā)展的歷史，里面有許多經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及人事材料，是非常寶貴的材料，所以檔案管理工作非常重要。闡述了如何在校園數(shù)字化背景下更新檔案管理模式，提升檔案管理工作水平，以及檔案管理模式提升過(guò)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題及解決方案。

關(guān)鍵詞：校園數(shù)字化;檔案管理模式;必要性

一、小學(xué)檔案管理模式數(shù)字化必要性

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案收集工作是與教育教學(xué)活動(dòng)相互分離的，一般情況下是階段性教學(xué)任務(wù)。比如一個(gè)學(xué)期或者學(xué)年完成后，檔案管理人員定期到相應(yīng)的班級(jí)教師、教研室、教務(wù)部門、教學(xué)保障部門、學(xué)生管理部門收集到原始材料后經(jīng)過(guò)整合和加工后編撰完成。素材的多項(xiàng)提供及人工采集存在失誤及疏漏使檔案信息缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性。并且每個(gè)教學(xué)階段都會(huì)采集大量的檔案素材，這些素材再經(jīng)過(guò)檔案人員加工、整理、編撰，會(huì)消耗大量的人力、時(shí)間成本。

在校園數(shù)字化背景下，教師及校內(nèi)工作人員辦公都依托數(shù)字化校園網(wǎng)，檔案管理工作當(dāng)然也離不開校園網(wǎng)的數(shù)字化提升。因此，小學(xué)檔案管理數(shù)字化很有必要。本文闡述了如何在數(shù)字化背景下提升小學(xué)檔案管理模式。

二、校園數(shù)字化背景下檔案管理模式的創(chuàng)新

1.基于校園數(shù)字化平臺(tái)提升檔案工作效率

校園數(shù)字化背景下檔案管理工作人員可以直接通過(guò)校園網(wǎng)調(diào)取教師及其他工作人員填寫的檔案信息，不再需要人工收集材料，以及后期大量的人工整理、編撰工作，這大大減輕了檔案工作人員的工作量。例如，教師可以把學(xué)生的期中考試成績(jī)直接通過(guò)數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上傳到本班級(jí)成績(jī)統(tǒng)計(jì)欄目下，教師的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)目標(biāo)、完成情況等也可直接在校園網(wǎng)工作記錄欄目下填寫，提交后系統(tǒng)自動(dòng)形成記錄。檔案管理人員根據(jù)網(wǎng)絡(luò)管理人員設(shè)置的相應(yīng)權(quán)限可以直接從校園網(wǎng)調(diào)出階段性檔案材料，利用電腦辦公軟件整理、整合進(jìn)入歷史檔案。

這種依托數(shù)字化校園網(wǎng)平臺(tái)的檔案管理工作大大減輕了檔案工作人員的工作量，幫助他們從大量繁重的紙質(zhì)材料整理、編撰工作中解脫出來(lái)。

2.建立數(shù)字化電子檔案大大提升檔案再利用效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存檔管理方式，從收集、整理、編撰到建立索引入庫(kù)需要消耗大量的人力、時(shí)間成本，而且入庫(kù)檔案的再利用率也比較低，一份檔案材料別人正在查閱或被借出時(shí)那其他人就無(wú)法再查閱利用，而且查找起來(lái)也不是特別方便，經(jīng)常會(huì)遇到在索引上能找到該檔案材料的記錄及存放位置，但是實(shí)地找的時(shí)候卻找不到。

電子檔案能做到對(duì)檔案的實(shí)時(shí)查閱、調(diào)取，大大提高了檔案的再利用率，而且能實(shí)現(xiàn)一份檔案材料可供多人同時(shí)調(diào)取查閱，大大優(yōu)化了檔案管理部門的服務(wù)功能。

3.數(shù)字化背景下的檔案管理工作面臨的問(wèn)題

校園數(shù)字化背景下的檔案管理確實(shí)減輕了檔案工作人員的工作量，大大提高了檔案工作效率。同時(shí)，建立的電子檔案可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)在網(wǎng)絡(luò)上被查閱，可同時(shí)供多人閱覽，大大提升了檔案的再利用率和檔案部門的服務(wù)功能。但這種情景下的檔案管理模式也存在如下一些問(wèn)題：

（1）檔案管理人員從數(shù)字化校園平臺(tái)中可獲取一部分檔案材料，卻不能完全滿足檔案材料收集標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)樾@平臺(tái)中的材料屬于教育教學(xué)材料，不是按照檔案材料收集標(biāo)準(zhǔn)收集的。

對(duì)于以上問(wèn)題，檔案管理人員要做好工作計(jì)劃，在階段性教學(xué)開始前準(zhǔn)備好接下來(lái)的需要收集的檔案材料列表及收集標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明，標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明要能保證非檔案工作人員看到說(shuō)明后能清楚表格如何填寫，數(shù)據(jù)如何收集等，使普通校內(nèi)教職工能按檔案材料收集要求填寫收集材料。之后，檔案人員要與校內(nèi)檔案材料收集相關(guān)單位人員如教師代表、教研室、教務(wù)部門、教學(xué)保障部門、學(xué)生管理部門工作人員代表召開檔案材料說(shuō)明會(huì)，現(xiàn)場(chǎng)與各方溝通在教育教學(xué)過(guò)程中在校園網(wǎng)平臺(tái)上填寫、上傳各種教學(xué)材料時(shí)兼顧好檔案部門材料收集標(biāo)準(zhǔn)。這樣，通過(guò)檔案人員前期準(zhǔn)備工作及召開碰頭會(huì)的方式，保證校內(nèi)各方在工作過(guò)程中在校園網(wǎng)平臺(tái)實(shí)時(shí)記錄、上傳的材料符合檔案材料收集標(biāo)準(zhǔn)，能被檔案人員直接作為檔案材料收集。

（2）依托數(shù)字化校園平臺(tái)建立的電子檔案管理模式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式交織并存，兩套檔案系統(tǒng)造成檔案人員管理及使用人員查閱檔案都非常不便。

針對(duì)（2），可以逐步把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式更新為電子檔案管理系統(tǒng)，并入新建立的基于校園數(shù)字化平臺(tái)的電子檔案管理系統(tǒng)中。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式更新過(guò)程中對(duì)于需要留存紙質(zhì)版本的材料比如蓋章材料、簽字材料、內(nèi)容很多的書本式材料，可留紙板保存，其余不需要留紙板的直接把文件通過(guò)掃描、拍照等形式轉(zhuǎn)成電子版保存，接下來(lái)的教學(xué)年度的檔案材料都按此方式保存，在條件允許的情況下盡量保存電子檔案材料。

三、總結(jié)

傳統(tǒng)檔案管理工作充分利用校園數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可大大減輕檔案管理工作工作量，同時(shí)提升檔案部門服務(wù)水平，提高檔案材料再利用效率。另外，檔案管理模式在數(shù)字化創(chuàng)新過(guò)程中也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，檔案工作人員要發(fā)揮創(chuàng)新思維，逐步摸索出一條適合檔案工作數(shù)字化的方式，保證檔案管理模式的順利更新。

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編輯 馮志強(qiáng)