張冰

摘 要：中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生檔案是對學(xué)生求學(xué)、成長、入團(tuán)、入黨、獎懲等經(jīng)歷的原始記錄與重要憑證，有利于學(xué)校掌握學(xué)生基本信息、了解學(xué)生情況，加強(qiáng)學(xué)生的思政工作、教學(xué)管理等工作。同樣也是學(xué)校從根本上高度貫徹了黨和國家的教育方針舉措，學(xué)生步入社會后能夠使各用人單位等真實客觀了解到學(xué)生的基本信息。本文從中職學(xué)生檔案管理的重要性、存在問題及改進(jìn)對策三部分進(jìn)行論述，以此提升中職院校學(xué)生檔案管理工作實績。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;學(xué)生檔案;檔案管理;檔案工作

一、中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的重要性

1.有利于全面提升學(xué)生綜合素質(zhì)。學(xué)生的綜合素質(zhì)是多方面能力素質(zhì)的集中體現(xiàn)，主要表現(xiàn)在學(xué)習(xí)成績、德育表現(xiàn)、心理健康狀況、交流溝通協(xié)調(diào)能力、合作、處理棘手問題、音美體育等方面。為了盡可能地全面表現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)，中等職業(yè)學(xué)校（以下簡稱中職學(xué)校）建立學(xué)生檔案，學(xué)生檔案這里指在學(xué)生從最初上學(xué)至今所經(jīng)歷的具有原始記錄作用的固化信息，學(xué)生檔案的構(gòu)成主要包括學(xué)業(yè)類：入學(xué)登記表、學(xué)生成績單、學(xué)生畢業(yè)登記表、學(xué)歷復(fù)印件;政歷類：入黨（團(tuán)）、政審信息，獎懲類材料以及軍訓(xùn)鑒定、實習(xí)鑒定等其他成長過程中形成的重要信息材料。學(xué)生檔案一定程度上也是學(xué)生展現(xiàn)自我、自己價值實現(xiàn)的表現(xiàn)，通過學(xué)生檔案中具有代表性“正能量”、具有良好上進(jìn)狀況的學(xué)生作為典型，在學(xué)生中宣傳，起到引領(lǐng)示范的作用，可以無形中對表現(xiàn)好的學(xué)生一種嘉獎、表現(xiàn)一般的學(xué)生一種鞭策，學(xué)習(xí)其他人身上的“優(yōu)點(diǎn)”“閃光點(diǎn)”引為己用，在這三年中職學(xué)習(xí)中完善自己，從而使學(xué)生綜合素質(zhì)得到提升。比如，一些中職學(xué)校將優(yōu)秀學(xué)生的檔案作為典型進(jìn)行宣傳，以此鼓勵其他學(xué)生向優(yōu)秀看齊，努力提升自身。

2.有利于學(xué)校推進(jìn)素質(zhì)教育戰(zhàn)略。中職學(xué)校學(xué)生素質(zhì)教育主要包括為思政德育、智力、體育、美術(shù)、音樂、勞動技能等多方面的教育。學(xué)校著力推進(jìn)學(xué)生素質(zhì)教育，通過學(xué)生檔案反映出素質(zhì)教育各方面成績?nèi)绾巍Ｔ谑占韺W(xué)生檔案材料過程中學(xué)生個體就會意識到學(xué)習(xí)效果，從而激動學(xué)生內(nèi)驅(qū)動力來學(xué)習(xí)，自覺地加強(qiáng)多方面的學(xué)習(xí)、參加活動等，這樣由學(xué)習(xí)效果檢驗反作用到激發(fā)學(xué)生內(nèi)驅(qū)動力而推進(jìn)學(xué)校素質(zhì)教育戰(zhàn)略。比如，大多數(shù)中職學(xué)校通過完善學(xué)生檔案的內(nèi)容，以此擴(kuò)充歸檔范圍促使學(xué)生多參加素質(zhì)教育相關(guān)活動，提升自身綜合競爭力，這樣整個學(xué)校在上級教育部門推進(jìn)的素質(zhì)教育戰(zhàn)略中無形中便很好的完成了。

3.有利于用人單位掌握學(xué)生的真實可靠信息。中職學(xué)校學(xué)生檔案的建立最終導(dǎo)向是等學(xué)生步入社會后向用人單位提供學(xué)生詳實信息資源，這里面既包括學(xué)生的基本情況信息，還有一些反應(yīng)學(xué)生綜合素質(zhì)，比如，吃苦耐勞精神、勤奮上進(jìn)品質(zhì)、組織協(xié)調(diào)溝通能力、知識儲備、心理健康狀況及其他所需才能等。這其中學(xué)生檔案材料的收集整理一定要秉承客觀公正，不能有偏頗袒護(hù)行為，這樣才能使用人單位在選人、用人時更加放心。比如，據(jù)有關(guān)權(quán)威數(shù)據(jù)顯示，北上廣深的大型企業(yè)反饋給各省市教育部門的信息表明中職學(xué)校所建立的學(xué)生檔案具有重要價值，可以對初入社會的中職學(xué)生有全面、綜合的了解，可以提供與招聘崗位相契合的信息數(shù)據(jù)，對組織人事部門有很好的參考價值。

4.有利于組織人事部門在人力資源配置時開發(fā)更多相關(guān)數(shù)據(jù)與情報。組織人事部門在進(jìn)行人力資源配置管理時，最優(yōu)化、最科學(xué)的做法就是物盡其用、人盡其才。當(dāng)前國內(nèi)招攬人員的手段多樣、引才政策頻出，促使國內(nèi)人員流動較快。中職學(xué)校學(xué)生檔案中承載著個人求學(xué)、成長等年輪軌跡的信息情報，蘊(yùn)含著豐富的數(shù)據(jù)和信息。組織人事部門在人員流動性快的大環(huán)境下，通過翻閱查詢學(xué)生檔案從而獲取他們的成長軌跡、才能儲備等，能夠最大限度的匹配到企業(yè)的崗位，最優(yōu)化、最科學(xué)的進(jìn)行人力資源配置。當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)在招聘中職學(xué)校學(xué)生進(jìn)入到企業(yè)后實行的是靜態(tài)管理，對他們業(yè)務(wù)短板培訓(xùn)、能力提升沒有進(jìn)行即時管控，如若此時掌握一整套信息齊全、完備、詳細(xì)的學(xué)生檔案則可以在前期掌握學(xué)生的優(yōu)劣勢。比如，各級人社部門反映中職學(xué)校所建立的學(xué)生檔案中記載的各類信息，對于各用人單位在進(jìn)行人力資源配置時能起到很好的指導(dǎo)與參考作用。

二、中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作存在的若干問題

1. 學(xué)生檔案管理工作未引起足夠重視且缺乏規(guī)范化設(shè)計

中職學(xué)校學(xué)生檔案工作承擔(dān)著學(xué)校歷史記憶傳承、為行政工作提供數(shù)據(jù)信息支撐、服務(wù)校園各項管理工作等，它也是學(xué)校管理工作的重要一部分，且有著重要作用。當(dāng)前大多數(shù)中職學(xué)校在檔案管理上僅對教務(wù)檔案、科研檔案管理等重視，對學(xué)生檔案很少花力氣、給予足夠重視，在人員配備、經(jīng)費(fèi)投資上都一再縮緊，缺乏專業(yè)的指導(dǎo)、監(jiān)督檢查工作。久而久之，學(xué)生檔案管理便出現(xiàn)雜亂管理現(xiàn)象，未進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案管理者思想與行為上均出現(xiàn)怠工現(xiàn)象，主客觀原因促使學(xué)生檔案管理工作陷入困境。學(xué)校層面對于學(xué)生檔案工作思想、思路、檔案制度規(guī)范辦法的頂層設(shè)計，是開展學(xué)生檔案工作的關(guān)鍵之處，校領(lǐng)導(dǎo)層面足夠重視學(xué)生檔案工作必然會在學(xué)年工作計劃中、校長辦公會、黨委會議事日程中被提議。顯而易見，檔案工作未引起足夠重視是阻礙學(xué)生檔案工作發(fā)展的重要因素。

2.學(xué)生檔案歸檔范圍單一化且管理方式較為落后。當(dāng)前大多數(shù)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作歸口是學(xué)生處（學(xué)工部）、學(xué)生管理部門，這就造成了學(xué)生檔案歸檔范圍老套陳舊，多少年不曾變更過，每個人的信息數(shù)據(jù)皆是千篇一律，千人一面的境地。傳統(tǒng)的歸檔范圍大多圍繞在：學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績單、入黨（團(tuán)）、獎懲等信息，對于學(xué)生思想政治素質(zhì)、實踐技能素質(zhì)、協(xié)調(diào)溝通表達(dá)能力及音體美等綜合素質(zhì)未能得到表達(dá)。隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速普及，電子文件管理、信息化工作都遍及到學(xué)生檔案工作中，但多數(shù)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理仍是紙質(zhì)檔案管理模式，且檢索工具也是靠“大本子”來查詢，管理方式未能隨著技術(shù)革新而與時俱進(jìn)。雖有一些中等職業(yè)學(xué)校能夠按照上級單位指示精神，對學(xué)生檔案進(jìn)行電子化、信息化管理，但是大多都是停留在設(shè)備、設(shè)施上的新潮，并沒有很好的對學(xué)生檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)信息電子化進(jìn)行開發(fā)與管理。

3. 學(xué)生檔案管理工作人才隊伍建設(shè)薄弱。當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作大多是由一人身兼數(shù)職來完成的，這就造成了將學(xué)生檔案工作放至最為不重要的位置，到最后時間倉促就草草整理了事。學(xué)生檔案從歸檔收集到后續(xù)管理利用開展效果如何，很大程度上取決于誰在做這個事情，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)是決定這一切的關(guān)鍵，目前學(xué)生檔案管理部門亟需一支專業(yè)化、素質(zhì)強(qiáng)、特色化的檔案人才隊伍。從用人單位、組織人事部門反饋回意見，推導(dǎo)出學(xué)生檔案整理質(zhì)量取決于管理者業(yè)務(wù)水平，這也可以反向推出人才隊伍建設(shè)直接決定檔案服務(wù)水平。

三、解決中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)問題的對策

1. 加強(qiáng)學(xué)校對學(xué)生檔案的重視并建立規(guī)范化檔案管理制度。將學(xué)生檔案管理工作納入到學(xué)校檔案管理工作的范圍中，請校領(lǐng)導(dǎo)作為此項工作成果的驗收者，明確考核成績與年終績效發(fā)放、職務(wù)晉升掛鉤。在全校師生中要加大檔案工作的宣傳力度，尤其是學(xué)生檔案，讓全校師生了解到學(xué)生檔案的重要性，關(guān)乎學(xué)生、學(xué)校、用人單位等多方利益。同樣，由學(xué)校層面再到學(xué)院、部門建立健全規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案規(guī)章制度，明確檔案崗位職責(zé)，專人負(fù)責(zé)，檔案歸檔范圍、檔案整理辦法等均需制定具體化。

2.加強(qiáng)學(xué)生檔案歸檔范圍、豐富擴(kuò)充檔案內(nèi)容。學(xué)生檔案管理部門要加大檔案歸檔范圍，改變原有傳統(tǒng)、老舊的收集范圍，使學(xué)生檔案內(nèi)容變得豐富飽滿，富有立體感。不僅能反映出學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績單、入黨（團(tuán)）、獎懲等信息，還能將學(xué)生思想政治素質(zhì)、實踐技能素質(zhì)、協(xié)調(diào)溝通表達(dá)能力及音體美等綜合素質(zhì)表達(dá)出。要以社會用人單位、組織人事部門的需求為第一要義，圍繞他們的需求來豐富擴(kuò)充學(xué)生檔案內(nèi)容，以利用為導(dǎo)向，這樣用人單位在看到學(xué)生的檔案中便能獲得詳實、可觀的有用信息。

3.優(yōu)化人事檔案信息化人才隊伍結(jié)構(gòu)。中職學(xué)校人事檔案信息化工作不同于以往紙質(zhì)檔案管理，僅需要傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)知識就可以，大數(shù)據(jù)時代下的文檔管理既需要人事檔案管理知識又要具備IT、電子等現(xiàn)代信息技術(shù)等業(yè)務(wù)知識。優(yōu)化中職學(xué)?，F(xiàn)有的人事檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)要從兩方面來抓：一是對現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)維護(hù)及人事檔案管理相關(guān)專家請到學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行業(yè)務(wù)大講堂，同時也鼓勵專兼職檔案員在線上進(jìn)行充電;二是招聘現(xiàn)有亟需的專業(yè)人才，這就節(jié)約了學(xué)校的培訓(xùn)人才成本，也能使現(xiàn)有招聘人才更快、更好投入工作。中職學(xué)校人事檔案信息化工作人才隊伍一定要轉(zhuǎn)變原有單一人才結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)向多元化、綜合性人才結(jié)構(gòu)。只有多元化、綜合性合理科學(xué)的人員隊伍結(jié)構(gòu)才能使人事檔案信息化工作效率更高、管理利用工作更加實效化。

4. 以用戶為中心將服務(wù)工作變被動為主動。今后中職學(xué)校開展學(xué)生檔案管理工作要積極“以用戶為中心”，將學(xué)生檔案的利用者需求作為未來工作的重點(diǎn)，上學(xué)期間學(xué)校老師更多從學(xué)生素質(zhì)教育方面、步入社會工作期間用人單位更多關(guān)注學(xué)生的實踐動手能力以及與人溝通表達(dá)等方面的素質(zhì)。這些就要求學(xué)生檔案管理部門在開展學(xué)生檔案管理工作時尊重用戶需求，將用戶可能所需求的信息數(shù)據(jù)歸入學(xué)生檔案中。與此同時，學(xué)生檔案部門要將服務(wù)工作變被動為主動，主動向全校師生宣傳學(xué)生檔案的重要性、不能被動等著接收檔案，主動對學(xué)生檔案進(jìn)行編輯研究工作、不能守著一堆數(shù)據(jù)信息不去開發(fā)，主動走出去向其他優(yōu)秀兄弟單位學(xué)習(xí)優(yōu)秀的工作做法與經(jīng)驗、不能自己關(guān)起門來造車。相信通過這些舉措定能夠使學(xué)生檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的作用，對社會各方、學(xué)校自身及學(xué)生個人都是受益無窮。

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