鄭自如

摘要：目前大部分企業(yè)面臨著信息缺乏有效集成的問題，信息孤島導(dǎo)致溝通代價(jià)太高。通過ERP系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)銷售、生產(chǎn)、設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)等各環(huán)節(jié)信息的共享，達(dá)到提高生產(chǎn)能力的目的?？刂苹顒?dòng)的目的有利于公司實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)，而信息是完成各項(xiàng)任務(wù)不可缺少的重要組成部分，管理者要確保整個(gè)內(nèi)控過程的信息暢通，各級(jí)員工均能接收到管理層傳達(dá)的重要信息，包括上下級(jí)之間及外部團(tuán)體。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)環(huán)境 內(nèi)部控制 關(guān)系

中圖分類號(hào)：F275

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2096-0298（2019）02（b）-147- 02

1

ERP系統(tǒng)建設(shè)在企業(yè)中的重要作用

管理者經(jīng)常會(huì)抱怨面臨著諸多方面的經(jīng)營困擾：比如市場反應(yīng)慢、成本難以控制、資金占用多、信息不能及時(shí)反饋及管理水平太低等。近年來，大多數(shù)企業(yè)采用了ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享和優(yōu)化整體業(yè)務(wù)，需要各部門的協(xié)同合作，統(tǒng)一使用數(shù)據(jù)操作規(guī)范，持續(xù)改進(jìn)企業(yè)的整體業(yè)務(wù)水平，系統(tǒng)可以作為強(qiáng)有力的支持工具。

談到信息化，一般都會(huì)聯(lián)想到ERP系統(tǒng)，很多企業(yè)認(rèn)為ERP就等同于企業(yè)信息化，從某種意義上看，ERP只是企業(yè)信息化的重要組成部分，是將企業(yè)內(nèi)部各種資源整合在一起，對(duì)企業(yè)采購、成本、銷售、財(cái)務(wù)及人力資源等各方面進(jìn)行的規(guī)劃，從而使資源達(dá)到的最佳組合，是目前全球范圍內(nèi)使用最廣泛和有效的企業(yè)管理方法，已經(jīng)通過計(jì)算機(jī)軟件得到了應(yīng)用。ERP要處理大量的信息，要保證原始數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，經(jīng)過加工、處理產(chǎn)生對(duì)決策者有用的信息。

任何一個(gè)企業(yè)存在的目標(biāo)都是通過有效利用企業(yè)各項(xiàng)資源，降低成本，從而實(shí)現(xiàn)利益的最大化。在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中，往往存在著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)：如何有效控制成本、合理管理庫存數(shù)量、及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析等，系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。利用系統(tǒng)后，各部門間明顯改善協(xié)作水平，使人工效率大大提升，企業(yè)決策更加科學(xué)、合理有效。由于提高了管理效率，必然會(huì)降低各項(xiàng)成本費(fèi)用。

更加完善企業(yè)的基本數(shù)據(jù)，大幅提高其準(zhǔn)確性。例如，本企業(yè)使用ERP系統(tǒng)及CRM系統(tǒng)，包括輸入客戶姓名、地址、聯(lián)系電話等基本信息，為日常工作節(jié)約很多時(shí)間，使管理層可以科學(xué)決策，對(duì)市場應(yīng)變的速度大為提高。

使員工擺脫復(fù)雜和繁瑣的手工整理數(shù)據(jù)，更專注于重要的領(lǐng)域，使企業(yè)管理減少隨意性，取得更好的經(jīng)濟(jì)效益。ERP的主要宗旨就是充分調(diào)配和平衡各項(xiàng)資源，使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

2 ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制之間的關(guān)系

ERP系統(tǒng)雖然融合了現(xiàn)代最先進(jìn)的管理理念，但在我國完全照搬國外的思路是行不通的，無論企業(yè)的條件多么優(yōu)越，準(zhǔn)備多么充分，仍然存在著諸多的風(fēng)險(xiǎn)。比如企業(yè)的決策管理層認(rèn)識(shí)不到系統(tǒng)需要規(guī)劃或者是規(guī)劃不合理;硬件及軟件選擇不適合本企業(yè)要求;系統(tǒng)存在著非法入侵的隱患，忽視安全問題等。保證系統(tǒng)成功實(shí)施的重要環(huán)節(jié)是如何有效控制和管理風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以采取以下措施。

2.1 做好戰(zhàn)略規(guī)劃，ERP是企業(yè)長期規(guī)劃的重要保證

作為IT系統(tǒng)的組成部分，應(yīng)根據(jù)IT系統(tǒng)規(guī)劃，明確系統(tǒng)實(shí)施的范圍及內(nèi)容。ERP是管理系統(tǒng)，牽動(dòng)整個(gè)企業(yè)的全局，實(shí)施過程中一定要有企業(yè)決策者授權(quán)和參與，管理者扮演著重要角色。只有大力支持和要求各部門全力配合，才能設(shè)計(jì)出符合企業(yè)實(shí)際需要的系統(tǒng)。

2.2 業(yè)務(wù)流程控制，避免企業(yè)遭受人為損失

在設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)時(shí)，兼顧效率和控制，業(yè)務(wù)流程冗余或控制環(huán)節(jié)過多，必然會(huì)使工作效率降低。系統(tǒng)上線后，要求各項(xiàng)業(yè)務(wù)處于有效的控制當(dāng)中。

2.3 加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理

具體包括：授權(quán)系統(tǒng)操作人員，禁止無操作權(quán)限的人員接觸系統(tǒng);預(yù)防病毒;監(jiān)督非法入侵;追蹤更改數(shù)據(jù);存檔及數(shù)據(jù)安全備份等。目前企業(yè)存在不重視安全管理問題，如不注意口令保密，授權(quán)多人使用超級(jí)口令等，缺乏安全意識(shí)直接導(dǎo)致設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)存在漏洞。近年來，不斷報(bào)道非法入侵企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，為企業(yè)不重視安全管理敲響了警鐘。

2.4 防范自然災(zāi)害或意外

地震、火災(zāi)等不可抗力的各種自然災(zāi)害會(huì)給系統(tǒng)帶來毀滅性打擊，這種破壞會(huì)中斷企業(yè)的業(yè)務(wù)交易活動(dòng)，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。降低這一風(fēng)險(xiǎn)最大的方法，例如建立備份文件等，在系統(tǒng)不能正常運(yùn)行的情況下，恢復(fù)手工處理業(yè)務(wù)的措施。

2.5 系統(tǒng)建設(shè)中存在著各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)部控制尤為重要

企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制活動(dòng)是緊密聯(lián)系在一起的，信息傳遞在很大程度上幫助管理層作出正確決策，要求系統(tǒng)及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)需要的信息。指派不同的人員負(fù)責(zé)資產(chǎn)保管、交易記錄及業(yè)務(wù)授權(quán)，以降低發(fā)生舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。信息通常包括來自企業(yè)的內(nèi)部和外部，既包括上下級(jí)間的溝通，也包括供應(yīng)商、客戶的溝通等。

3 ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制的影響

20世紀(jì)正式提出了內(nèi)部控制的概念，需要針對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，財(cái)務(wù)和行政活動(dòng)等，建立內(nèi)部控制制度，健全組織機(jī)構(gòu)等。通過組織協(xié)調(diào)內(nèi)部各項(xiàng)管理活動(dòng)，可靠準(zhǔn)確地取得各種信息，能夠不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理水平。完成任務(wù)必不可少的是信息，信息傳遞在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)過程中非常重要，ERP系統(tǒng)幫助管理層需要的信息正常運(yùn)轉(zhuǎn)，包括電算化及人工程序。

3.1 通過系統(tǒng)的實(shí)施，可以使企業(yè)擁有大量的數(shù)據(jù)信息

企業(yè)管理正在從傳統(tǒng)的手工管理向計(jì)算機(jī)集成的管理方向發(fā)展，要求不斷地提高信息的集成度，ERP系統(tǒng)目前是在全球范圍內(nèi)使用最廣泛的企業(yè)管理方法。企業(yè)的競爭歸根結(jié)底是信息的競爭，誰能夠在同行業(yè)中反映最迅速，就可以最快的速度占領(lǐng)市場，獲得最大化的利潤。

3.2 實(shí)施ERP時(shí)重點(diǎn)關(guān)注財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，實(shí)時(shí)控制是財(cái)務(wù)管理的核心

財(cái)務(wù)模塊不同于一般的財(cái)務(wù)軟件，比如可以將銷售活動(dòng)輸入信息自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，完全替代傳統(tǒng)的人工錄入方式，提高工作效率，降低人工成本。可以支持異地經(jīng)營，為各個(gè)分支機(jī)構(gòu)提供統(tǒng)一的平臺(tái)，如果沒有ERP系統(tǒng)，只能是靠人工來完成，不能有效合理的利用時(shí)間，這樣對(duì)企業(yè)是極其不利的。系統(tǒng)更加注重事前控制能力，財(cái)務(wù)通過實(shí)時(shí)反映企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，使財(cái)務(wù)管理更加迅速，當(dāng)然在很大程度上依賴于軟件的自動(dòng)處理。例如：財(cái)務(wù)分析可以對(duì)各個(gè)部門的收入、成本費(fèi)用、利潤情況進(jìn)行具體分析，為企業(yè)制定營銷策略、市場細(xì)分和定位、評(píng)價(jià)客戶質(zhì)量提供量化的科學(xué)依據(jù)。

3.3 客戶管理是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要內(nèi)容，信息技術(shù)的發(fā)展創(chuàng)造了更好的條件

企業(yè)通過建立全面的客戶信息系統(tǒng)，查詢歷史交易記錄及相關(guān)評(píng)價(jià)，能夠幫助銷售人員達(dá)成交易，抓住更多的銷售機(jī)會(huì)。傳統(tǒng)的手工方式下，當(dāng)客戶數(shù)量較多時(shí)，業(yè)務(wù)處理過程就容易延時(shí)或出現(xiàn)錯(cuò)誤，不能及時(shí)獲得參考信息。建立完整的客戶信息庫，大大提高準(zhǔn)確性，從手工方式繁瑣的工作中解脫出來，節(jié)省了人力物力，銷售部門按照系統(tǒng)要求建立客戶個(gè)人檔案，對(duì)將來的交易及需求分析都是非常有益的。

3.4 能夠?qū)ζ髽I(yè)的固定資產(chǎn)進(jìn)行管理

軟件的基本功能是對(duì)固定資產(chǎn)的變動(dòng)情況以及計(jì)提折舊方法進(jìn)行核算，包括對(duì)資產(chǎn)總額、折舊數(shù)據(jù)的管理等，協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行分析和管理工作。處理資產(chǎn)變動(dòng)的業(yè)務(wù)，包括使用年限、凈殘值、折舊方法、累計(jì)折舊的調(diào)整，能夠支持用戶的自定義，提供評(píng)估功能等。

3.5 有效的信息溝通系統(tǒng)能保證內(nèi)部控制有效

信息貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的始終，所有經(jīng)營活動(dòng)都離不開信息支持。內(nèi)部信息通常包括運(yùn)營、財(cái)務(wù)、人力資源等;編制財(cái)務(wù)報(bào)表需要財(cái)務(wù)信息，生產(chǎn)、銷售活動(dòng)離不開運(yùn)營信息，人力資源包括晉升、評(píng)價(jià)、錄用、解聘等方面的信息。通過篩選、整合來提高信息的有用性，全面收集內(nèi)外部與內(nèi)控相關(guān)的信息，為內(nèi)控的有效運(yùn)行提供信息支持。溝通渠道的設(shè)置為企業(yè)營造積極氛圍，使各種信息在部門之間、上下級(jí)之間及員工之間有效溝通，提高了企業(yè)運(yùn)營效率;企業(yè)與客戶的外部溝通同樣至關(guān)重要，比如設(shè)立24小時(shí)服務(wù)熱線，處理客戶投訴等，改善服務(wù)水平和質(zhì)量。

4 ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)完善內(nèi)控的策略

4.1 信息系統(tǒng)內(nèi)部控制強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)管理

由于新的風(fēng)險(xiǎn)不斷涌現(xiàn)，需要形成總體信息系統(tǒng)內(nèi)控框架，為業(yè)務(wù)系統(tǒng)正常運(yùn)行提供保障，有效利用業(yè)務(wù)流程中的信息資源，提高企業(yè)的管理水平，改善經(jīng)營管理效率。目前IT不支持業(yè)務(wù)運(yùn)用問題較為嚴(yán)重，通過內(nèi)控有效管理信息資源，保證投資回報(bào)最大化，并支持決策。

4.2 信息控制的重要程序是職責(zé)的分離

由于信息技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)代替了許多人工的工作，軟件被安裝使用后，重要程序是進(jìn)行職責(zé)的分離。企業(yè)可以指定歸口管理部門，負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)及運(yùn)行，管理層要保證運(yùn)行過程中各負(fù)其責(zé)，按照部門指定的標(biāo)準(zhǔn)來運(yùn)行系統(tǒng)。各崗位的設(shè)置必須相互牽制，通過制衡措施來消除內(nèi)控中存在的盲點(diǎn)。

4.3 系統(tǒng)開發(fā)、建設(shè)要堅(jiān)持成本效益原則

內(nèi)部控制要求花費(fèi)的成本和經(jīng)濟(jì)效益保持適當(dāng)平衡，充分調(diào)動(dòng)各部門及員工的積極性，降低生產(chǎn)經(jīng)營成本，以合理的成本取得最佳的效果。要求各部門在系統(tǒng)建設(shè)中，緊密銜接各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，避免推諉扯皮和相互脫節(jié)的現(xiàn)象。

4.4 堅(jiān)持以人為本的管理思路，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化

內(nèi)控建設(shè)實(shí)施都需要人作為載體，需要對(duì)其負(fù)責(zé)的工作實(shí)施控制;同時(shí)又受到其他員工的監(jiān)督。比如個(gè)人價(jià)值觀會(huì)影響到內(nèi)控的實(shí)施效果，管理者的決策能力對(duì)內(nèi)控環(huán)境影響重大。

參考文獻(xiàn)

[1]王瓊，葉勇.ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制問題研究[J].化工管理，2014（25）.

[2]魏麗娟.淺析ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2016，29（4）.

[3]周子濤.淺析ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（9）.