崔玉梅

摘 要：檔案信息化建設(shè)是促進各行各業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對我國經(jīng)濟社會發(fā)展也有十分重要的意義。隨著計算機信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)工作也持續(xù)開展。本文對檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、面臨的問題和對策進行分析與探討，旨在提高檔案信息化建設(shè)水平，促進檔案事業(yè)快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);現(xiàn)狀;問題;對策

隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，計算機信息技術(shù)在各個行業(yè)和領(lǐng)域中都有廣泛應(yīng)用，人們對信息化技術(shù)的依賴程度也越來越高。檔案事業(yè)是我國經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的重要內(nèi)容之一，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，檔案管理都至關(guān)重要，信息化建設(shè)是信息化技術(shù)與檔案事業(yè)相互融合發(fā)展得到的結(jié)果，以計算機信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案資源數(shù)字化管理為方向，對檔案信息資源進行科學(xué)化管理，促進檔案共享，提高檔案管理水平。

一、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.檔案信息化建設(shè)逐漸普及

在信息時代背景下，我國各個地區(qū)對檔案信息化建設(shè)的重視程度也不斷提高，而且相關(guān)部門加強了對檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，檔案信息化建設(shè)質(zhì)量不斷提升，當(dāng)前各個企事業(yè)單位都加強了對檔案信息化建設(shè)的認知，檔案信息化建設(shè)不斷普及化，有效提高了檔案信息化建設(shè)的整體水平，而且這些檔案信息的共享程度也越來越高，在相關(guān)部門的檔案信息網(wǎng)站中可以搜索到完整的檔案信息。

2.檔案信息化環(huán)境逐漸完善

檔案信息化的環(huán)境包括很多方面，比如硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、人力資源等方面，每一個部分都直接影響檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。從硬件角度來講，越來越多單位完善了檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施，比如計算機設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、通信設(shè)備等，構(gòu)成了一套比較完整的檔案信息網(wǎng)站和局域網(wǎng)絡(luò)，從軟件角度來講，政府加強檔案信息化管理政策和方法的改進，各個部門的檔案信息化意識也得到強化，為我國檔案信息化建設(shè)提供了有利支持。與此同時，在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息資源結(jié)構(gòu)也逐漸改善，而且在人才培養(yǎng)方面取得一定成績，為檔案信息化建設(shè)提供了更多支持。

二、事業(yè)單位檔案管理面臨的問題

1.檔案管理理念比較陳舊

事業(yè)單位發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案信息較多，而這些檔案信息的利用價值又很高，所以事業(yè)單位發(fā)展過程中必須要將檔案管理提到比較重要的日程上，對檔案資源進行充分利用。由于事業(yè)單位受到計劃經(jīng)濟時代的影響較大，在事業(yè)單位發(fā)展過程中檔案部門的職能定位不夠明確，尤其是在新時期背景下，檔案管理的要求越來越高，必須要積極加強對檔案管理理念的創(chuàng)新，但依舊有一部分檔案管理人員的思想觀念陳舊，影響檔案管理水平，在檔案管理過程中依舊以紙質(zhì)化檔案為主，信息化檔案較少。

2.檔案管理制度不健全

檔案管理必須要一整套科學(xué)合理的管理制度作為支撐，但是當(dāng)前事業(yè)單位管理過程中對檔案信息化建設(shè)的重視不夠，雖然信息化社會的發(fā)展讓那個事業(yè)單位的檔案管理也開始轉(zhuǎn)型，但是還沒有形成一套完整的與檔案信息化管理相對應(yīng)的檔案管理制度，所以在檔案資源的信息化管理過程中出現(xiàn)了檔案丟失、檔案遺失等問題。

3.對檔案信息化建設(shè)缺乏良好的規(guī)劃

就當(dāng)前實際情況來看，很多地區(qū)的檔案系統(tǒng)都缺乏一定的關(guān)聯(lián)性，這對檔案工作的統(tǒng)一安排和管理造成一定影響。由于檔案信息化建設(shè)的綜合性與系統(tǒng)性都比較強，所以在檔案信息化建設(shè)過程中會更多地關(guān)注對當(dāng)前問題的解決，而忽視檔案信息化建設(shè)的后期效益，導(dǎo)致整個檔案信息化建設(shè)過程中缺乏前瞻性，阻礙了檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展。另外，由于檔案信息化建設(shè)是一個全新的突破，檔案信息化建設(shè)依舊沒有制定出統(tǒng)一規(guī)范化的標準，所以不利于檔案信息化建設(shè)的推進。

4.檔案管理人員有待提高

檔案信息化建設(shè)與管理都離不開人的作用，尤其是在檔案信息化建設(shè)過程中必須要加強對檔案管理人員水平的培訓(xùn)。對于信息化時代的檔案管理人員，一方面要具備檔案管理知識，另一方面要具備計算機技能水平，同時還應(yīng)該要具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，在檔案管理過程中能夠保持足夠的耐心、細心，盡量減少檔案管理錯誤。從當(dāng)前實際情況來看，事業(yè)單位的檔案管理隊伍整體水平不高，尤其是在檔案信息化建設(shè)過程中，必須要組建一支能夠熟練掌握計算機信息技術(shù)的檔案管理人才，但是有的管理人員對計算機技術(shù)的認識不夠，操作水平參差不齊，影響檔案管理水平。

三、檔案信息化建設(shè)發(fā)展對策與建議

事業(yè)單位檔案信息資源較多，隨著單位不斷改革與創(chuàng)新發(fā)展，產(chǎn)生的檔案信息也越來越多，分類復(fù)雜，比如有人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等，不同的檔案分類對單位的發(fā)展有不同的作用。對此，要重視檔案的收集、整理、存儲、利用，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力支持。針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及未來檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢，可以從以下幾個方面著手加強檔案管理工作：

1.加強對檔案信息化建設(shè)的認識

信息化時代背景下事業(yè)單位的檔案管理也必須要實現(xiàn)信息化發(fā)展，不斷轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變管理模式。首先要在單位內(nèi)部樹立新的管理意識和管理理念，提高檔案管理人員對信息化技術(shù)的認識。首先，在單位內(nèi)部加強對計算機信息技術(shù)的宣傳，利用微信、微博、單位網(wǎng)站等媒介平臺，對檔案管理的重要性以及檔案信息化建設(shè)的重要性進行宣傳，讓事業(yè)單位檔案管理人員可以逐漸轉(zhuǎn)變思想觀念，努力學(xué)習(xí)更多新技術(shù)、新方法，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。其次，要在單位內(nèi)部形成良好的信息化工作氛圍，比如在日常工作中所使用自動化辦公室手段、信息化交流方法，讓檔案管理人員形成信息化意識。

2.加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案信息化管理提供支持

檔案信息化建設(shè)需要依賴于各種信息化設(shè)備、計算機設(shè)備，但是就當(dāng)前事業(yè)單位的硬件設(shè)施條件來看，事業(yè)單位的硬件條件還有待改善，計算機設(shè)備、通信設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備數(shù)量不足等，所以不利于檔案信息化建設(shè)工作[3]。

首先，單位發(fā)展過程中要加強各種硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的建設(shè)，多撥付資金，采購計算機設(shè)備、通信設(shè)備，為檔案管理提供良好的硬件條件。

其次，要加強事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提升檔案信息共享水平。信息化技術(shù)時代，數(shù)據(jù)庫可以存儲大量信息資源，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，也是構(gòu)建檔案管理信息平臺的過程，可以構(gòu)建技術(shù)先進、功能全面、高效快捷的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，對檔案資源進行深度開發(fā)利用，并且將這些信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，給予不同部門的人員不同的權(quán)限，讓不同部門的人可以根據(jù)自己的需要查詢事業(yè)單位的檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的良性循環(huán)與共享，讓人事資源檔案的價值達到最大化。

最后，要加強檔案資源結(jié)構(gòu)的調(diào)整。在檔案信息化建設(shè)過程中，需要對檔案信息化管理要求和技術(shù)標準進行確定，做好數(shù)字化檔案結(jié)構(gòu)的建設(shè)，不斷豐富數(shù)字化檔案資源類別，使的數(shù)字化檔案信息的分類更明確、更細致。同時，單位必須要對各方面信息進行整合，構(gòu)建完整的檔案數(shù)據(jù)庫，并利用各種信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)對檔案信息資源的共享，確保檔案信息化管理水平不斷提升。

3.完善信息化管理制度

制定一套完整的管理制度是確保檔案工作可以按照規(guī)章制度進行的前提，可以有效減少檔案管理過程中的問題。

首先，要制定明確的檔案安全管理制度，在信息化背景下，事業(yè)單位檔案資料以信息化和數(shù)字化形式呈現(xiàn)、保存，為了防止檔案丟失、被盜，需要加強安全管理，制定安全管理制度，進入檔案系統(tǒng)的人員必須要具備一定的許可證明，同時，檔案人員要定期對檔案系統(tǒng)進行維護，減少各種信息安全問題。

其次，要不斷完善檔案管理責(zé)任制度。傳統(tǒng)的檔案管理制度對于信息化時代的檔案管理工作而言已經(jīng)不再適用，所以，為了適應(yīng)信息化時代的發(fā)展要求，要對檔案管理制度進行優(yōu)化與完善，完善檔案管理人員的責(zé)任制度，提高其責(zé)任意識，讓每個人明確自己的使命和責(zé)任，一旦發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題，要結(jié)合制度進行獎懲，提高檔案管理人員的責(zé)任心，減少檔案管理中的問題。

第三，完善檔案管理獎懲制度，對檔案管理人員設(shè)置相應(yīng)的獎懲制度，充分調(diào)動其工作積極性，對于積極完成工作的人員可以給予一定的獎勵，而管理失誤的人則要接受相應(yīng)的懲罰，以調(diào)動檔案管理人員的積極性。

4.加強檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案信息化建設(shè)離不開一支高素質(zhì)檔案管理隊伍，針對當(dāng)前檔案管理隊伍存在的問題，可以積極加強對檔案管理人員的培訓(xùn)教育，一方面，招聘更多專業(yè)化檔案管理人員，從事單位檔案管理隊伍，另一方面，要加強日常培訓(xùn)教育的力度，從業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德素養(yǎng)培養(yǎng)兩個方面著手，以提高檔案管理人員的綜合能力水平，促進檔案信息化建設(shè)工作持續(xù)推進。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理存在很多問題，比如檔案資源丟失、檔案混亂等，不利于單位對檔案信息資源進行利用。對此，應(yīng)該要不斷創(chuàng)新檔案管理理念，加強檔案管理人員對信息技術(shù)的認識，同時要不斷完善事業(yè)單位內(nèi)部的硬件和軟件條件，完善檔案管理制度，促進檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展下去。

參考文獻：

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