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        人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用

        2019-09-10 20:55:41于世洋
        現(xiàn)代營銷·理論 2019年8期
        關鍵詞:人事檔案人力資源管理作用

        于世洋

        摘 要:人力資源作為企業(yè)發(fā)展過程當中的重要組成部分,人事檔案管理工作對于企業(yè)的正常運行也有著十分重要的作用,隨著我國社會的不斷發(fā)展,經(jīng)濟的不斷進步,我國現(xiàn)在已經(jīng)迪的確確進入了信息時代,在這樣的背景下傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)階段的管理要求,并且人事檔案當中的信心資料也越發(fā)成為企業(yè)今后發(fā)展的重要信息資源,并且在企業(yè)人力資源管理過程當中發(fā)揮著越來越大的作用,但是從目前企業(yè)的發(fā)展來看,人事檔案管理工作還存在著許多不足之處。因此本篇文章就在這樣的背景之下,對企業(yè)人力資源管理的作用進行了分析。

        關鍵詞:人事檔案;人力資源管理;作用

        隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展,企業(yè)相關部門對于人事檔案的管理要求也越來越高,人事檔案的管理工作將會對企業(yè)人力資源管理有著很重要的影響,因此企業(yè)就應該根據(jù)自己的發(fā)展目標和現(xiàn)狀分析人事檔案管理的重要作用并采取相關的措施,不斷優(yōu)化人事檔案管理工作。

        一、人事檔案管理對人才資源管理的作用

        1.促進人力資源科學化管理

        由于人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分,如果工作人員可以利用現(xiàn)有的信息化手段對人力資源進行科學化的管理,那么就可以很大程度上促進企業(yè)的不斷進步,而對于人事檔案科學化的管理來說,其中心內容就是對每一個員工的信息進行全面的了解和分析,根據(jù)每個員工的不同學習狀況和工作能力分配適合的崗位,同時也應該分析每一個員工在工作過程當中的優(yōu)點和缺點,幫助他們找到最合適的工作領域,只有這樣才可能大大提高員工的工作效率,充分利用人力資源,提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。

        2.促進人力資源的合理布置

        通過全面的分析人事檔案信息,可以對員工的基本情況進行全面的把控,十分有利于今后的人力資源管理工作。比如說通過分析人事檔案信息,可以掌握每一個員工的特長優(yōu)點,學習能力等多方面的素質,對于特殊人才,也可以通過檔案管工作進行相應的工作配置,由此可以看出,在對于各員工的信息完全了解的基礎之上,領導人員可以更好地幫助員工選擇他們適合的崗位,將每一個員工的工作才能發(fā)揮到最大。

        3.促進人力資源需求預測的規(guī)范化

        如果一個企業(yè)想要真正意義上提高自己的人力資源管理質量,就應該做好人力檔案的相關管理工作。首先來講,管理部門應該充分了解各個部門,各個崗位人才的自身情況,在這樣的背景之下,在對人力資源管理進行全面的規(guī)劃。此外,由于企業(yè)的人力資源管理離不開人事檔案的科學化管理,沒有人事檔案的管理,企業(yè)的人力資源管理也一定不會全面,規(guī)范。

        二、我國相關企業(yè)人事檔案管理存在的問題

        1.人事檔案管理缺乏意識

        據(jù)調查顯示,目前我國相關的企業(yè)在進行人力資源管理過程當中十分不重視人事檔案管理工作,主要表現(xiàn)在以下幾個方面。首先來講,由于企業(yè)上級領導的不重視,導致人事檔案管理工作缺乏相應的資金、人力、物力的支持,導致實際的人事檔案管理工作內容十分混亂,不能夠發(fā)揮人事檔案管理的真正作用。其次,盡管是部分企業(yè)已經(jīng)開始重視人事檔案管理工作,但是由于不能夠完全利用人事檔案管理,對自己發(fā)展的重要作用,再加上人事檔案設計了員工的保密信息,一般企業(yè)在進行管理時出現(xiàn)了重保密,輕利用的問題,此外,相關的企業(yè)也不能夠對人事檔案的管理進行統(tǒng)一的規(guī)劃,管理人員不了解如何進行企業(yè)的人事檔案管理工作,同時也不能夠根據(jù)現(xiàn)階段的社會發(fā)展,更好地為一位員工分配他們適合他們的崗位,這些問題的存在都在一定程度上制約了企業(yè)人事檔案管理工作的開展,阻礙了企業(yè)的發(fā)展腳步。

        2.管理人員專業(yè)水平不足

        由于人事檔案管理工作涉及到方方面面,因此需要有專業(yè)檔案管理經(jīng)驗和人力資源管理專業(yè)知識的人員進行,但是從目前來看,我國部分企業(yè)的人事檔案管理工作人員專業(yè)水平參差不齊,導致企業(yè)的人事檔案管理工作難以開展。究其原因,發(fā)現(xiàn)由于高校的檔案學專業(yè)對于相關檔案管理人員的培訓不夠全面,學生畢業(yè)之后缺乏相關的社會檔案管理經(jīng)驗,導致管理起來十分的困難。此外,高校也不重視全面型,但管理人才的培養(yǎng)。企業(yè)的有關部門為了提高自己的經(jīng)濟效益,甚至會存在檔案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象,使得他們沒有足夠的精力和時間進行檔案管理工作,總而言之,由于目前我國相關的企業(yè)人事檔案管理人員的整體專業(yè)水平不足,在一定程度上對人力資源的科學化管理產(chǎn)生了負面的影響。

        三、人事檔案管理對策

        1.動態(tài)化展開人事檔案管理

        對于傳統(tǒng)的人事檔案管理工作來說,由于工作人員不能夠及時的了解人事變動情況,導致人事檔案管理內容一成不變,在現(xiàn)階段企業(yè)的有關管理人員一定要定期對人檔案當中不完善的內容進行補充,剔除多余的內容,全方位的記錄工作人員的信息,實行動態(tài)化的人事管理工作。

        2.提高管理人員的專業(yè)水平

        隨著社會的不斷進步,對于企業(yè)人事檔案管理工作人員的管理能力要求越來越高,因為相關管理人員在工作當中,不僅僅要求他們可以掌握較為全面的檔案管理知識,同時也應該熟悉現(xiàn)階段較為火熱的網(wǎng)絡技術,因此企業(yè)在選拔當案管理工作人員時,應該對應聘者的專業(yè)知識和專業(yè)技能進行一定的要求,就這樣才能夠保證后期人事檔案管理工作的質量和管理效率。

        3.更新到管理方法

        企業(yè)相關管理部門在進行檔案管理工作時,要及時地更新自己的管理理念,引進國外先進的優(yōu)秀檔案管理方法,不斷提高自己的管理效果。同時也可以借助網(wǎng)絡信息技術對檔案進行高效的管理,保證自己工作效率的同時提高檔案管理的準確性。

        總結

        綜上所述,目前人事檔案管理工作對于企業(yè)的人力資源管理有著很大的影響,如果企業(yè)可以重視人事檔案管理工作,那么可以在很大程度上提高的人力資源管理效率,保證為員工分配適合自己的崗位,為企業(yè)今后的發(fā)展奠定堅實的基礎。

        參考文獻:

        [1]任志花. 人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用[J]. 辦公室業(yè)務,2015,0(21).

        [2]宋歡. 醫(yī)院人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J]. 辦公室業(yè)務,2015,0(5).

        [3]孔慶玲. 人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的作用[J]. 辦公室業(yè)務,2017,0(4).

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