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        基于大數(shù)據(jù)的高校學(xué)生檔案管理模式研究

        2019-09-10 07:22:44鄧婷
        蘭臺內(nèi)外 2019年10期
        關(guān)鍵詞:模式大數(shù)據(jù)高校

        摘 要:現(xiàn)代社會是一個高速發(fā)展的社會,科技發(fā)達(dá),信息流通,交流密切,大數(shù)據(jù)就是這個高科技時代的產(chǎn)物。在大數(shù)據(jù)時代下,數(shù)據(jù)信息也呈現(xiàn)出數(shù)量大、數(shù)據(jù)復(fù)雜、處理快的特征。高校學(xué)生檔案管理是學(xué)校的重要工作內(nèi)容之一,它是記載學(xué)生學(xué)習(xí)及社會實踐的重要材料,也為人才培養(yǎng)的研究提供了基礎(chǔ)保障。在當(dāng)今計算機(jī)技術(shù)日益成熟且追求效率的社會,人工保管高校檔案出現(xiàn)了效率低下、保密性差等特征?;诖髷?shù)據(jù)背景,對高校檔案管理的模式的改革已迫在眉睫。本文闡述了大數(shù)據(jù)的特征,并在此基礎(chǔ)上對高校檔案管理的模式進(jìn)行了研究分析。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);高校;學(xué)生檔案管理;模式

        一、前言

        隨著社會的發(fā)展,信息水平的提升,對數(shù)據(jù)處理的速度及水平要求越來越高,大數(shù)據(jù)時代應(yīng)運而生。大數(shù)據(jù)應(yīng)用具備速度快、時效高的特性,它可將紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)迅速提煉出所需數(shù)據(jù),提高工作效率。大數(shù)據(jù)應(yīng)用以其獨特的優(yōu)勢迅速占領(lǐng)人們生活的各個領(lǐng)域,為工作生活提供了方便。高校學(xué)生檔案管理是學(xué)校的重要工作內(nèi)容之一,它不僅構(gòu)成了學(xué)校的體系建設(shè),還是學(xué)生學(xué)習(xí)、社會實踐的重要記載材料。運用學(xué)生檔案,也可對人才培養(yǎng)的研究進(jìn)行分析。但學(xué)生檔案數(shù)量龐大,產(chǎn)生大量的文件及數(shù)據(jù),對于檢索、更新和維護(hù)都帶來了較大的困難,且人工管理效率低下、保密性差,不利于檔案管理工作的有序開展。使用計算機(jī)對高校學(xué)生檔案進(jìn)行管理,建立數(shù)據(jù)庫,使其具備檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等特點,這是人工管理無法比擬的優(yōu)點。

        二、大數(shù)據(jù)概述

        最早提出“大數(shù)據(jù)”時代到來的是全球知名咨詢公司麥肯錫,麥肯錫稱:“數(shù)據(jù),已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域,成為重要的生產(chǎn)因素。人們對于海量數(shù)據(jù)的挖掘和運用,預(yù)示著新一波生產(chǎn)率增長和消費者盈余浪潮的到來?!薄按髷?shù)據(jù)”在物理學(xué)、生物學(xué)、環(huán)境生態(tài)學(xué)等領(lǐng)域以及軍事、金融、通訊等行業(yè)存在已有時日,卻因為近年來互聯(lián)網(wǎng)和信息行業(yè)的發(fā)展而引起人們關(guān)注。

        大數(shù)據(jù)是信息時代的產(chǎn)物,又稱巨量資料,指的是所涉及的數(shù)據(jù)資料量規(guī)模巨大,人們無法通過人腦或是主流軟件工具,在合理的時間內(nèi)擷取、管理、處理、并整理所需的資訊,從而為人們所利用。大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息,而在于對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理,形成有意義的數(shù)據(jù)。由于大數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性及便利性,已被人們在工作、生活的各個領(lǐng)域廣泛應(yīng)用,成為一項人們必不可少的工具。

        大數(shù)據(jù)作為云計算、物聯(lián)網(wǎng)之后又IT行業(yè)又一大顛覆性的技術(shù)革命,廣泛應(yīng)用于社會的各個領(lǐng)域,它具備數(shù)量大、種類繁多、速度快、時效高的特征。它的使用價值,不僅能夠為人們提供需要的信息數(shù)據(jù),還可以針對個人需求提供個性化的信息數(shù)據(jù)服務(wù)。所以在信息化社會的今天,人們的生活、工作及思維都隨著大數(shù)據(jù)時代的到來發(fā)生了巨大變革。

        三、高校學(xué)生檔案管理的特征

        1.高校學(xué)生檔案數(shù)量巨大,人工管理工作量大

        高校學(xué)生數(shù)量龐大,學(xué)生每年入學(xué)、畢業(yè)、遷入、遷出、就業(yè)、深造等,檔案數(shù)據(jù)都會發(fā)生調(diào)整與改變。而目前,多數(shù)高校對檔案管理仍是采用人工管理的模式,信息化的管理模式仍未被高校普及及采用。面對數(shù)量巨大、工作量大的學(xué)生檔案管理工作,人工管理速度慢、耗時長,且不能有效地對有價值的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行提取。人力及物力的耗費對于高校的管理工作來說都是巨大的困惱,這就迫切的需要信息化的引入,對高校學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新,從而順應(yīng)時代潮流,為高校的管理工作提供便利。

        2.高校學(xué)生檔案變動頻繁,且要求處理速度快,需要大量的人力及物力

        學(xué)生每年入學(xué)、畢業(yè)、就業(yè)、深造等都要進(jìn)行檔案調(diào)動,跨界調(diào)動,學(xué)生每年的獎懲情況、學(xué)習(xí)成績、思想政治狀況等也都會發(fā)生數(shù)據(jù)變化。學(xué)生檔案的調(diào)動及檔案數(shù)據(jù)的變化產(chǎn)生巨大的工作量,這是檔案人工管理的一大難題。而且高校檔案調(diào)動集中在每年的畢業(yè)就業(yè)季,這就要求檔案管理工作處理速度快,必須在有限的時間內(nèi)完成。頻繁地調(diào)動、有限的時間需要大量的人力及物力,這也是高校管理工作的一大挑戰(zhàn)。

        3.高校學(xué)生檔案形式單一,紙質(zhì)化檔案存儲不足

        2008年9月1日,教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》,明確指出高等學(xué)校檔案,是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校的學(xué)生檔案包括學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績、政治思想表現(xiàn)情況、身體狀況等文字,而目前我國高校的學(xué)生檔案主要以紙質(zhì)為主,圖像、聲像資料少,紙質(zhì)檔案的簡單單一化,不足以全面展現(xiàn)學(xué)生全貌,豐富檔案表現(xiàn)形式也是高校學(xué)生檔案管理工作的一項內(nèi)容。

        4.高校學(xué)生檔案管理缺乏前瞻性及預(yù)測性

        傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理還停留在資料備份及存檔的層面,僅僅是對學(xué)生檔案的寄存與整理,而難以通過數(shù)據(jù)分析在實踐層面為高校的學(xué)生管理決策提供科學(xué)預(yù)判的數(shù)據(jù)價值。若用大數(shù)據(jù)工具進(jìn)行整合、分析挖掘形成學(xué)生檔案的智慧分析庫,高校根據(jù)有價值的分析數(shù)據(jù)可對學(xué)生管理工作、人才培養(yǎng)工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新,促進(jìn)高等院校管理工作的良性循環(huán)發(fā)展。

        5.高校學(xué)生檔案管理人員業(yè)務(wù)管理水平尚處于初級階段,亟待提升

        高校學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理水平直接關(guān)系到高校工作的正常開展及發(fā)展。而現(xiàn)階段,檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊,且多為兼職,缺乏正規(guī)的培訓(xùn),僅僅是通過人工管理對檔案進(jìn)行分類、整理及保存。檔案管理人員管理意識淡薄、管理模式陳舊,無法對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改革,致使檔案管理工作停滯不前,根本無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的到來。因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代,是高校檔案管理工作的重中之重。

        四、基于大數(shù)據(jù)的高校學(xué)生檔案管理模式研究

        1.高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)構(gòu)建開發(fā)高校檔案管理平臺

        在大數(shù)據(jù)背景下,高校學(xué)生檔案管理應(yīng)該開發(fā)檔案管理平臺,將紙質(zhì)化信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保存整理,以保障檔案的真實性、完整性及保密性。構(gòu)建檔案管理平臺需要進(jìn)行的工作是信息采集及信息錄入,高校學(xué)生檔案信息采集可以通過計算機(jī)或掃描儀來完成,保證紙質(zhì)檔案的完整性。對于信息錄入及檔案管理來說,高校應(yīng)對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí),或者配備專職人員進(jìn)行維護(hù)和管理。對于信息平臺的應(yīng)用來說,高校可以借助校園網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源共享,設(shè)置相應(yīng)的檢索功能,方便教師或?qū)W生進(jìn)行檔案信息的獲取和利用。

        2.高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)利用信息化平臺,構(gòu)建“大檔案”系統(tǒng)

        學(xué)生檔案以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存,占用空間大、不具備保密性且保存受到時間的限制。開發(fā)高校檔案管理平臺,構(gòu)建高校大檔案系統(tǒng)。將文件、音頻、圖像、視頻等轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息進(jìn)行收集歸檔,形成高校檔案管理的大數(shù)據(jù)集。所有的檔案數(shù)據(jù)又以不同的分類進(jìn)行保存,不同的檔案文件又歸屬到不同類型的文件類型。所有的文件又以時間為序進(jìn)行排列,不設(shè)年限,以永久保存為準(zhǔn)。大檔案系統(tǒng)的建立,既保證了檔案管理的齊全真實,又為檔案工作的管理帶來了便利。

        3.高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)利用信息化平臺,構(gòu)建“大服務(wù)”體系

        在大數(shù)據(jù)的背景下,高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)當(dāng)利用信息化平臺,構(gòu)建“大服務(wù)”體系,實現(xiàn)檔案管理工作的社會化、多元化、開放性及先進(jìn)性。高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識,切實做好為教師及學(xué)生服務(wù)。高校學(xué)生檔案管理平臺以校園網(wǎng)為依托,在校內(nèi)對教師及學(xué)生開放,這樣既確保了學(xué)生檔案的保密性,又增強(qiáng)了學(xué)生檔案工作的開放性。學(xué)生可登錄檔案管理平臺搜索查看個人檔案,進(jìn)而對個人進(jìn)行分析提升。學(xué)??梢罁?jù)檔案管理平臺的數(shù)據(jù)分析,為學(xué)校的學(xué)生管理工作提供決策性意見支撐。

        4.高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)當(dāng)建立高質(zhì)量人才隊伍,提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量

        大數(shù)據(jù)時代的到來,對人才的需求及要求也越來越高,這也迫切需要提升高校檔案管理工作人員的素質(zhì)水平。檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到檔案管理工作的開展水平,高質(zhì)量、高素質(zhì)的人才才能保障檔案管理工作的開展與創(chuàng)新。因此,各高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人才隊伍的培養(yǎng)與建立,提升工作人員的業(yè)務(wù)水平,使之更適應(yīng)現(xiàn)階段的大數(shù)據(jù)信息化時代,才能更好地為教師及學(xué)生提供個性化、專業(yè)化的服務(wù),從而滿足大數(shù)據(jù)時代對高校學(xué)生檔案管理工作提出的要求,促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的信息化、社會化及可視化的目標(biāo)實現(xiàn),從而為社會各行業(yè)輸送高質(zhì)量的人才。

        5.高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)當(dāng)利用信息化平臺,維護(hù)檔案信息安全

        在大數(shù)據(jù)時代,檔案信息的安全也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)確保檔案信息的原始真實、機(jī)密可用、齊全完整。所以在保障檔案信息開放的同時,檔案管理工作還應(yīng)當(dāng)確保檔案信息的保密性。在人員方面,高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人員的培訓(xùn),提高工作人員安全意識,加強(qiáng)安全宣傳,避免因工作人員安全意識薄弱而造成檔案信息泄露的安全事故;在硬件方面,加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)及維護(hù),從而保障檔案管理平臺的正常運行;在軟件方面,要利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),設(shè)置訪問權(quán)限、加密文檔、文件備份等,保障檔案信息的安全,不外泄;此外,還應(yīng)建立相應(yīng)的應(yīng)急處置方案,一旦信息外漏,要及時進(jìn)行處理,避免給檔案管理工作帶來更大的危害。

        五、結(jié)語

        高校檔案管理工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作,它關(guān)系到學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,高校學(xué)生檔案管理工作也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。高校應(yīng)當(dāng)順應(yīng)趨勢,對學(xué)生檔案的管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新。開發(fā)檔案管理平臺,構(gòu)建高校學(xué)生檔案的“大檔案”、“大服務(wù)”體系,實現(xiàn)檔案管理工作的社會化、多元化、開放性及先進(jìn)性;同時也應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)高質(zhì)量人才隊伍,加強(qiáng)工作人員安全意識培訓(xùn),維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全,保障檔案信息的保密及真實性。大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理也具有了新的發(fā)展形勢,各高校應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時代的特征及優(yōu)勢,加大對高校檔案管理工作信息化的探索與研究,使檔案管理工作在時代的引領(lǐng)下逐漸完善與進(jìn)步,也為高校的整體發(fā)展規(guī)劃奠定堅實的基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn):

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        [4]石峻峰,周俐霞,付雙雙.數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案資源管理研究現(xiàn)狀與趨勢分析[J].信息安全與通信保密,2014(9).

        作者簡介:鄧婷(1981-),性別:女,民族:漢族,籍貫:山西省臨汾市,職稱:助館,學(xué)歷:本科。

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