胡嘉峰
摘要:在新形勢(shì)下,企業(yè)針對(duì)工程檔案管理工作的開(kāi)展應(yīng)該樹(shù)立起正確的工作理念,并對(duì)傳統(tǒng)不合理的工作模式及方法進(jìn)行必要的改進(jìn)和完善,促使企業(yè)的工程檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代及工程建設(shè)的實(shí)際要求,而且要注重專業(yè)化檔案管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng),進(jìn)而為整個(gè)工程檔案管理工作的開(kāi)展提供良好的保障。本文主要探討了道路橋梁的檔案管理工作。
關(guān)鍵詞:道路橋梁;檔案管理;重要性
在工程項(xiàng)目建設(shè)中,會(huì)涉及到多個(gè)方面的內(nèi)容,因此會(huì)出現(xiàn)大量的信息資料,檔案管理的主要目標(biāo)就是完成這些信息資料的整理,真實(shí)有效且內(nèi)容完備的檔案資料能夠?qū)⒐こ坦芾硭接枰泽w現(xiàn),而且能夠?yàn)楣こ藤|(zhì)量控制提供可靠的依據(jù),所以,工程檔案管理有著重要的意義。
一、道路橋梁工程檔案的重要性
道路橋梁工程檔案是科技檔案,存在雙重價(jià)值,即文件的原始價(jià)值和文件的從屬價(jià)值。道路橋梁工程檔案在形成過(guò)程中,其文件價(jià)值對(duì)文件的形成者在對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、完工后的維護(hù)管理等從事的其他工程實(shí)務(wù)都具有參考和憑證的價(jià)值。而文件的從屬價(jià)值體現(xiàn)了文件對(duì)社會(huì)的有用性,文件檔案可以給社會(huì)提供參考、借鑒等有用的情報(bào)價(jià)值。因此做好道路橋梁工程檔案管理非常重要,根據(jù)工程檔案的價(jià)值屬性我們知道在文件形成的過(guò)程中,控制好文件的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整是必要的。
二、道路橋梁工程檔案管理的特點(diǎn)
(一)轉(zhuǎn)換性
從道路橋梁工程檔案管理的整個(gè)過(guò)程來(lái)看,其信息總是在一種不斷地更新過(guò)程中,因此,在進(jìn)行工程檔案管理時(shí),在遵循基本的管理目標(biāo)和要求的前提下,對(duì)各種道路橋梁工程信息進(jìn)行相應(yīng)的處理,這樣才可以保證道路橋梁工程檔案中的信息不僅更加易于管理,同時(shí)還可以更加方便快捷的進(jìn)行調(diào)取使用。
(二)發(fā)展性
道路橋梁工程檔案管理還有一個(gè)顯著特點(diǎn)就是其發(fā)展性,因?yàn)殡S著國(guó)家、社會(huì)以及管理機(jī)關(guān)的不斷發(fā)展變化,在不同的階段對(duì)于道路橋梁工程的檔案管理的要求也不盡相同。比方說(shuō),隨著社會(huì)科技的發(fā)展,要求道路橋梁工程的檔案管理在進(jìn)行信息的收集和處理時(shí),需要相應(yīng)地增加其信息技術(shù)含量,這就要求檔案管理系統(tǒng)需要對(duì)自身的方式方法進(jìn)行相應(yīng)的升級(jí)和完善。
(三)效益性
在管理道路橋梁工程檔案的時(shí)候,效益性也是其不可忽視的特征。在管理檔案的時(shí)候,必然要損耗部分人、物、財(cái)力,因而,在管理的時(shí)候,要基于實(shí)際,將發(fā)揮檔案最大效能為抓手,基于花錢最少、辦事最多的原則,將有價(jià)值的檔案信息管理和保存好。
(四)總分合性
在管理公路檔案的時(shí)候,總分合性也是一個(gè)重要的特征,此特征指的是基于檔案管理的整體,對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃以及管理,而這里的分,就是將整體把握好,將整個(gè)管理進(jìn)行分解,然后結(jié)合分解的各個(gè)部分做好相應(yīng)分工,使得檔案管理可以更加專業(yè)、更加規(guī)范、依據(jù)相關(guān)程序做好。而這里的合,是基于科學(xué)的分解,依據(jù)每個(gè)部分具有的特征以及它們之間存在的聯(lián)系,將它們成功組成為連接嚴(yán)密而有效的協(xié)作體系。
三、加強(qiáng)道路橋梁工程檔案管理工作的途徑
(一)完善管理制度
建設(shè)企業(yè)及施工單位在開(kāi)展施工管理工作的過(guò)程中,都需要以健全的管理制度作為基礎(chǔ),減少管理工作當(dāng)中產(chǎn)生的問(wèn)題。在對(duì)建設(shè)工程檔案信息進(jìn)行管理的過(guò)程中,建設(shè)企業(yè)需要完善管理制度,讓工作人員在管理的過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)其的重視,避免其在管理的過(guò)程中過(guò)于隨意。建設(shè)企業(yè)要明確工程檔案的管理范圍,對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容進(jìn)行明確,并且做好相應(yīng)的記錄。管理人員在區(qū)分不同的環(huán)節(jié)時(shí),需要避免重復(fù)記錄,防止增加工作量。不同的部門需要發(fā)揮不同的職能,檔案管理部門就需要體現(xiàn)其職能效用,在工作當(dāng)中做好檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃管理,強(qiáng)化資料的收集、整理及保護(hù)作用。不同的管理部門需要設(shè)立不同的負(fù)責(zé)人,建設(shè)企業(yè)需要針對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展設(shè)立專門的管理人員,讓其按照要求定期移交工程資料。在管理的過(guò)程中,需要按照《中國(guó)檔案分類法》確定檔案管理范圍,然后再根據(jù)建設(shè)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況對(duì)制度進(jìn)行完善。在對(duì)檔案進(jìn)行分類管理的過(guò)程中,需要按照制度內(nèi)容對(duì)文件進(jìn)行歸檔,提高檔案資料的準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性,還需要使其完整保存在檔案庫(kù)中。
(二)優(yōu)化人員配置
工作人員是檔案管理的關(guān)鍵,雖然在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中,信息化管理方式層出不窮,但是對(duì)于部分重要的管理內(nèi)容還是需要由工作人員實(shí)施管理工作。建設(shè)工程的檔案資料存在一定的特殊性,檔案管理人員在管理的過(guò)程中需要做好合同等資料的管理,防止其產(chǎn)生問(wèn)題,影響建設(shè)企業(yè)的根本效益。建設(shè)工程項(xiàng)目種類較多,還會(huì)分散在不同的區(qū)域,在較長(zhǎng)的施工周期中,管理人員要強(qiáng)化綜合管理效用。建設(shè)企業(yè)需要對(duì)人員配置進(jìn)行優(yōu)化,在處理龐大的數(shù)據(jù)及資料時(shí),需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心,做好檔案分類工作,還需要對(duì)其進(jìn)行整合,錄入到檔案管理系統(tǒng)中。企業(yè)在選拔檔案管理人員時(shí),要對(duì)其專業(yè)能力進(jìn)行考察,工作人員要了解建設(shè)工程的基礎(chǔ)特點(diǎn),并且對(duì)項(xiàng)目的第一線情況進(jìn)行掌握,這樣才能夠在檔案管理的過(guò)程中得心應(yīng)手。管理人員最好需要具備一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn),了解檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容,還需要具備創(chuàng)新意識(shí),在管理的過(guò)程中對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。工作人員需要具備端正的工作態(tài)度,提高自身的專業(yè)素養(yǎng),為提高建設(shè)工程建設(shè)施工質(zhì)量提供保障。
(三)提高管理信息化
現(xiàn)代化信息社會(huì)的發(fā)展促使各行各業(yè)在開(kāi)展工作的過(guò)程中都開(kāi)始利用信息化技術(shù)提高工作效率。雖然建設(shè)工程檔案管理的部分內(nèi)容需要由工作人員全權(quán)開(kāi)展,但是還是由大部分檔案可以通過(guò)信息化方式進(jìn)行管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠給建設(shè)工程檔案管理注入新鮮的血液,讓現(xiàn)代信息化技術(shù)逐漸取代傳統(tǒng)的管理方式。建設(shè)企業(yè)需要提高管理信息化,對(duì)管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn),讓其能夠靈活應(yīng)用信息化技術(shù)完善建設(shè)工程檔案管理。管理人員可以對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)等進(jìn)行應(yīng)用,建立信息化檔案管理平臺(tái),讓工作人員在需要檔案時(shí),直接輸入關(guān)鍵詞,檢索檔案信息。這種方式方便、快捷,能夠有效提高檔案管理效率。建設(shè)企業(yè)可以建立信息化檔案庫(kù),讓檔案管理工作可以與建設(shè)工程建設(shè)施工的開(kāi)展同步發(fā)展。管理人員需要提高自身的信息化技能,在編制與建設(shè)工程相關(guān)的資料及信息時(shí),直接利用信息化技術(shù)進(jìn)行查詢,減少人力資源的使用,還能夠提高檔案信息的準(zhǔn)確性。
(四)營(yíng)造良好的環(huán)境條件,完善獎(jiǎng)懲制度
環(huán)境營(yíng)造人,一個(gè)工作環(huán)境和氛圍都不是很好的項(xiàng)目,難以留住優(yōu)秀的檔案人員,相反,好的環(huán)境造就好的人,即使是初學(xué)者,在良好的學(xué)習(xí)、工作、生活環(huán)境下,也將不斷成長(zhǎng)為優(yōu)秀的人才。在公路工程建設(shè)中,先天的環(huán)境因素并非特別理想,但環(huán)境氛圍是人為創(chuàng)造的。業(yè)主管理單位一開(kāi)始就要求監(jiān)理、施工單位建立檔案管理制度,建構(gòu)檔案框架,具體到人,責(zé)任到分管領(lǐng)導(dǎo)。通過(guò)建立獎(jiǎng)罰制度、培訓(xùn)制度、提高檔案人員的待遇、改善員工的生活環(huán)境等手段營(yíng)造輕松良好的工作氛圍,從各方面提高綜合檔案人員的積極性、增強(qiáng)責(zé)任感、提升個(gè)人能力、減少流動(dòng)性,期間兩名專職檔案人員在工程建設(shè)期間未更換,有效保障了檔案資料的延續(xù)性,為工程交工驗(yàn)收提供了有利的保證。
四、結(jié)語(yǔ):
工程檔案管理需要以有關(guān)的管理制度作為基礎(chǔ),檔案管理人員在工作當(dāng)中需要按照制度規(guī)范提高管理質(zhì)量。建設(shè)企業(yè)可以引進(jìn)信息化技術(shù),提高檔案管理效率,讓管理人員掌握信息化技術(shù),推動(dòng)建設(shè)企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展。做好各方面的檔案管理工作能夠?yàn)榻ㄔO(shè)施工質(zhì)量的提升提供保障,還可以促使建設(shè)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
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